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Eine Mitarbeiterbefragung im eigenen Unternehmen durchführen
Möchte ein Unternehmen aufdecken, weshalb es in manchen Bereichen des Betriebs nicht rund läuft, kann es einen Experten bestellen, der sich auf Ursachenforschung begibt und Veränderungspotenziale aufspürt. Dies ist mitunter ein kostenintensives und langwieriges Projekt. Viel einfacher und überschaubarer ist es oftmals, diejenigen zu fragen, die die täglichen Prozesse im Detail kennen und wissen, wo es Schwachstellen gibt: die eigenen Mitarbeitenden.
Ziele einer Mitarbeiterbefragung
Eine Mitarbeiterbefragung kann sich ganz verschiedenen Aspekten des Unternehmens widmen. Letztendlich geht es aber immer darum, einen Betrieb langfristig wirtschaftlich stabil zu halten. Dies geschieht zum Beispiel über eine Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit. Eine Befragung der Belegschaft ist ein wichtiger Schlüssel: Sie vermittelt dem Personal Interesse an deren Wünschen sowie Wertschätzung ihrer Ansichten und Beobachtungen. Das Unternehmen gewinnt durch die Mitarbeiterbefragung wertvolle Einsichten in die eigenen Stärken und Schwächen sowie bezüglich dringender Handlungsbedarfe.
Konkret widmen sich Mitarbeiterbefragungen der Exploration unter anderem folgender Themenfelder:
- Gesamtzufriedenheit
- Motivation, Identifikation mit dem Unternehmen
- Betriebsklima
- Informationspolitik, Kommunikationskultur
- Zusammenarbeit, Kollegialität
- Aufgabenbereiche
- Arbeitsbedingungen, Ausstattung
- Weiterbildung, Aufstiegschancen, Vergütung
- Führungsverhalten
- Unternehmensstrategie, Geschäftsführung
- Innovationen, Kundenfokus
Das Aufdecken von Schwachstellen bzw. Gründen für Unzufriedenheit in einer Befragung des Personals hat zum Ziel, Maßnahmen zur Erhöhung der Zufriedenheit, des Engagements und der Loyalität der Mitarbeiter zu entwickeln. Richtig durchgeführt, fördert eine Mitarbeiterbefragung die Kommunikation zwischen Führungskräften und Teammitgliedern, baut soziale Distanz ab und stiftet einen messbaren wirtschaftlichen Mehrwert – durch mehr Motivation, mehr persönlicher Identifikation sowie mehr Innovation und häufig auch durch geringere Fluktuation sowie weniger Krankheitstage.
Wann sollte eine Mitarbeiterbefragung durchgeführt werden?
Grundsätzlich ist es ratsam, regelmäßig, etwa einmal im Jahr, seine Belegschaft zu befragen, um eventuelle Missstände frühzeitig aufzudecken und die Botschaft auszusenden, dass die Geschäftsleitung am Wohl der Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen interessiert ist und sich kümmert.
Im Speziellen kann es folgende Anlässe geben:
- Die Fluktuationsrate ist ungewöhnlich angestiegen.
- Mitarbeiter beklagen sich über die Schichtverteilungen.
- Die Fehlzeitenquote durch Krankheitstage ist auffallend hoch.
- Das Unternehmen muss eine reguläre Gefährdungsbeurteilung durchführen.
- Die Führungskompetenzen der Teamleitungen sollen bewertet und entwickelt werden.
Wie wird eine Mitarbeiterbefragung durchgeführt?
Die Vielfalt der gerade genannten Befragungsanlässe zeigt: Der erste Schritt ist die Zieldefinition. Was soll letztendlich mit einer Umfrage unter den Mitarbeitenden erreicht werden? Geht es um eine Verbesserung des Führungsstils, um die Förderung von Talenten, um das Antreiben von Innovationen, um die Verringerung des Krankenstands? Oder um die Steigerung der Motivation und Identifikation mit dem Unternehmen allgemein? Formulieren Sie Ihr Ziel für die Mitarbeiterbefragung so konkret wie möglich. Nur dann fördert eine Befragung auch Erkenntnisse zutage, die sich in konkrete Maßnahmen verwandeln lassen. Aus Ihrem Ziel leiten Sie auch Ihre Zielgruppe ab. Denn nicht für jeden Zweck muss die komplette Belegschaft befragt oder gar eine internationale Mitarbeiterbefragung durchgeführt werden – manchmal reicht ein Standort oder auch nur eine einzelne Organisationseinheit.
Das definierte Ziel beeinflusst auch den Umfang der Befragung. Generell gilt: Je kürzer und prägnanter die Fragestellungen, desto höher die Bereitschaft der Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen, die Umfrage auszufüllen. Das ultimative – wenn auch in der Praxis nicht erreichbare – Ziel ist natürlich eine Beteiligungsquote der Zielgruppe von 100 Prozent.
Um einen möglichst hohen Rücklauf zu erreichen, sollten folgende Aspekte durchdacht und umgesetzt werden:
- Planung: Eine souveräne Umsetzung auf Basis einer soliden Planung ist unschätzbar. Dazu gehört zum Beispiel, die Liste der Empfänger sorgfältig aufzusetzen, damit nicht etwa eine Abteilung vergessen wird und sich damit im Prozess der Aufwand vervielfacht und Frust bei den Adressaten entsteht.
- Transparenz: Den Mitarbeitern wird offen kommuniziert, was der Zweck der Befragung ist und in welchem Rahmen sie durchgeführt wird.
- Anonymität: Es ist sichergestellt, dass die Daten anonym erhoben werden und sie keine Rückschlüsse auf einzelne Befragte zulassen.
- Betriebsrat: Es fördert das Vertrauen der Mitarbeiter in die Befragung, wenn der Betriebsrat in den Prozess einbezogen wird.
- Zeitspanne: Die Befragung wird außerhalb von Ferien sowie anderer erwartbarer Ausfallzeiten durchgeführt. Ebenso werden konjunkturell bedingte Auslastungsphasen im Betrieb gemieden.
Die Struktur Ihres Betriebs bzw. die Zielsetzung der Befragung bedingen, über welches Medium die Daten abgefragt werden. Mittlerweile hat sich eine Online-Umfrage bewährt, da hier günstig und schnell ein großer Empfängerkreis erreicht wird und sich die Auswertung ebenfalls effizient gestaltet. Hat etwa eine Abteilung wie die Fertigung keinen Internetzugang, könnte für diese auf eine Paper-Pencil-Einladung bzw. eine Paper-Pencil-Variante zurückgegriffen werden. Das bedeutet mehr Aufwand und etwas höhere Kosten – die Einsichten und daraus abgeleitete Maßnahmen zur Verbesserung des Betriebsklimas kompensieren aber in der Regel den Mehraufwand.
Ist die Mitarbeiterbefragung inhaltlich und formal ausgearbeitet, folgt zuletzt die Entscheidung, über welche Kanäle die Mitarbeiterbefragung bekannt gemacht wird. Dies geschieht klassischerweise via E-Mail und über das Intranet. Zusätzlich können gedruckte Flyer und Plakate die Ankündigung unterstützen sowie persönliche Kommunikation von Vorgesetzten mit ihren Teams, Workshops oder auch Betriebsversammlungen.
Das Wichtigste kommt noch!
Eine Mitarbeiterbefragung ist nur ein Mittel zum Zweck. Nur wer konkrete Maßnahmen aus den Antworten ableitet, stiftet wirklich Nutzen und ist glaubwürdig. Wenn Mitarbeiter eine Umfrage nur ausfüllen sollen, hinterher aber weder über die Ergebnisse informiert werden, noch wahrnehmen, dass sich Strukturen, Prozesse oder Verhaltensmuster ändern, wird im Zweifelsfalle durch die Befragung mehr Schaden angerichtet als Nutzen gestiftet. Möglicherweise sinkt sogar die Produktivität – in jedem Falle sinkt aber die Motivation und Bereitschaft, an zukünftigen Erhebungen teilzunehmen.
Aus einer Mitarbeiterbefragung müssen also sichtbare Folgen erwachsen. Um die Umsetzung der Ergebnisse zu kontrollieren, wird nach entsprechender Zeit erneut eine Befragung durchgeführt.
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Befragen Sie Ihre Mitarbeitenden mit Rogator
Wie zufrieden sind meine Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen? Welche Stärken und Schwächen hat mein Unternehmen? Welche Probleme im Unternehmen bedingen dringenden Handlungsbedarf?
Rogator unterstützt Sie bei der Durchführung Ihrer Mitarbeiterbefragung, die Ihnen Antworten auf Ihre drängendsten Fragen. Auch wenn Sie eine Mitarbeiterbefragung in Behörden durchführen möchten, helfen wir Ihnen gerne weiter.
Häufige Fragen zu Mitarbeiterbefragungen
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Wozu eine Mitarbeiterbefragung durchführen?
Eine Mitarbeiterbefragung hat in erster Linie den Zweck, die Stimmung der Belegschaft einzufangen und eventuelle Missstände und Optimierungspotenziale aufzudecken. Denn diese können für Betriebe und Behörden erhebliche Schäden verursachen – deutschlandweit geht man von einem dreistelligen Milliardenbetrag aus. Basierend auf den Umfrageergebnissen können Maßnahmen durchgeführt werden, um die Zufriedenheit der Mitarbeitenden sowie die Leistungsfähigkeit der Organisation zu verbessern.
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Wie wird eine Mitarbeiterbefragung durchgeführt?
Am einfachsten lässt sich eine Mitarbeiterbefragung mithilfe einer professionell aufgesetzten und von einem erfahrenen Dienstleister begleiteten Online-Befragung durchführen. Diese sollte selbstverständlich anonym umgesetzt werden, um den Mitarbeitern die Sicherheit zu geben, Probleme offen ansprechen zu können, ohne negative Konsequenzen zu fürchten. Die Daten der Befragung werden in der Regel ebenfalls vom Dienstleister ausgewertet und können dann in Lösungsansätze umgesetzt werden.
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Wie wird eine Mitarbeiterbefragung ausgewertet?
Bei der Auswertung einer Mitarbeiterbefragung ist in erster Linie zu beachten, dass keine Gruppen analysiert werden, die zu klein sind (in der Regel mindestens 5 Teilnehmende). Andererseits ist es aber gerade wichtig, nicht nur das Gesamtbild zu sehen, sondern auch einzelnen Abteilungen eine Rückmeldung zukommen zu lassen, da auf diesen unteren Ebenen häufig das größte Verbesserungspotenzial besteht.
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Sind Mitarbeiterbefragungen wirklich anonym?
Mitarbeiterbefragungen, die mit Rogator durchgeführt werden, sind anonym. Wir stellen sicher, dass die Befragungsergebnisse nicht mit persönlichen Daten in Verbindung gebracht und keine Rückschlüsse auf einzelne Mitarbeiter gezogen werden können. Das geschieht zum Einen dadurch, dass die Daten pseudonymisiert erhoben und anschließend durch Löschen der Pseudonyme anonymisiert werden und zum Anderen durch eine Anonymitätsschwelle. Das bedeutet, dass Auswertungen nur für Gruppen möglich sind, die eine bestimmte Mindestanzahl an teilnehmenden Personen aufweisen.
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Kann der Betriebsrat eine Mitarbeiterbefragung durchführen?
Auch der Betriebsrat hat grundsätzlich das Recht, eine Mitarbeiterbefragung durchzuführen. Das hat das Bundesarbeitsgericht bereits 1977 festgestellt (Az. 1 ABR 82/74). Und auch bei Befragungen durch das Management ist es ratsam, den Betriebsrat einzubinden.
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Ist eine Mitarbeiterbefragung mitbestimmungspflichtig?
Eine anonyme Mitarbeiterbefragung ist grundsätzlich nicht mitbestimmungspflichtig. Der Betriebsrat hat aber ein Mitbestimmungsrecht bei der Einführung eines neuen elektronischen Systems zur Mitarbeiterbefragung. Hintergrund ist, dass – im Gegensatz zu Rogator – nicht bei jedem Tool die Daten ausreichend anonymisiert werden. Spätere Änderungen der Fragen sind dagegen mitbestimmungsfrei.
Darüber hinaus hat der Betriebsrat in den meisten Fällen ein Informationsrecht und kann daher Einsicht in die Ergebnisse verlangen. -
Warum ist eine Mitarbeiterbefragung wichtig?
Eine Mitarbeiterbefragung dient zum Einen dazu, Schwachstellen und Potentiale zu entdecken und daraus Maßnahmen zu entwickeln. Darüber hinaus kann die Mitarbeiterbefragung auch direkt die Wertschätzung des Unternehmens für die Ansichten und Wünsche des Personals signalisieren.
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Wie oft sollte eine Mitarbeiterbefragung durchgeführt werden?
Wir empfehlen, eine Mitarbeiterbefragung regelmäßig einmal im Jahr durchzuführen. Zusätzliche Befragungen können aus gegebenem Anlass erfolgen.
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Wann ist eine Mitarbeiterbefragung repräsentativ?
Grundsätzlich ist eine Mitarbeiterbefragung repräsentativ, wenn es in Bezug auf die Fragestellungen keine wesentlichen Unterschiede zwischen Teilnehmern und Nichtteilnehmern gibt – und das in allen „Auswertungs-Zellen“ (z.B. Standorte, Altersgruppen, Funktionen). Wir gehen davon aus, dass normalerweise ab einer Teilnahmequote von 70 % eine ausreichende Repräsentativität gegeben ist. Dies bedeutet jedoch nicht, dass Befragungen mit geringerer Teilnahmequote gar keine Aussagekraft haben.
