Eine Umfrage wird als anonyme Umfrage bezeichnet, wenn alle Teilnehmenden der Befragung anonym bleiben, also nicht als konkrete Personen identifizierbar sind. Es ist entscheidend, dass weder durch technische Mittel noch durch die Antworten der Teilnehmenden erkennbar ist, welche Person an der Befragung teilgenommen hat bzw. welche Fragen von wem wie beantwortet wurden.
Die Anonymität in einer Umfrage ist besonders wichtig in Fällen, in denen es darum geht, ehrliche Antworten auf möglicherweise heikle Fragen zu erhalten. So bewährt sich diese Form des Datenschutzes besonders bei Mitarbeiterbefragungen, an denen viele Mitarbeitende aus Sorge vor möglichen negativen Folgen ohne die Zusicherung der Anonymität möglicherweise gar nicht teilnehmen würden.
Anonyme Umfragen sind insbesondere daran erkennbar, dass es einen entsprechenden Hinweis zu Beginn der Umfrage gibt. Eine anonyme Befragung stellt zudem keine Fragen nach personenbezogenen Daten, die wir im folgenden Abschnitt noch näher erläutern. Auch durch die Kombination der Fragen und Antworten darf kein Rückschluss auf eine konkrete Person möglich sein – ein anonymer Fragebogen ist daher eine der Grundlagen für die Anonymität bei Umfragen.
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Personenbezogene Daten ermöglichen es, eine natürliche Person mithilfe einer einzigen Angabe eindeutig zu identifizieren. Klassische Beispiele hierfür wären Name, E-Mail-Adresse oder im Falle einer Mitarbeiterbefragung eine sehr spezifische Positionsbezeichnung. Wie bereits angesprochen, dürfen im Fragebogen einer anonymen Umfrage personenbezogene Daten nicht verarbeitet oder abgefragt werden.
Zudem ist wichtig zu beachten, dass bereits die IP-Adressen der Teilnehmenden einer Online-Befragung laut Artikel 4 der Datenschutz-Grundverordnung (Art. 4, DSGVO) als personenbezogene Daten gewertet werden, d.h. diese dürfen ebenfalls nicht protokolliert werden. Bei der Zusammenarbeit mit einem professionellen Dienstleister oder Online-Tool wird dies üblicherweise technisch von vornherein unterdrückt, um den Datenschutz der anonymen Umfrage zu gewährleisten.
Ein weiterer Punkt sind „Daten zur Person“, z.B. demographische Angaben wie Geschlecht oder Altersgruppe. Diese sind nicht direkt als personenbezogene Daten zu bezeichnen, da sie für sich alleine nicht eindeutig eine Person identifizieren. Allerdings können persönliche Angaben dieser Art in Kombination mit weiteren, ebenfalls nicht direkt personenbezogenen Daten dann doch auf eine Person schließen lassen. Die Erhebung solcher „Daten zur Person“ ist auch in anonymen Umfragen erlaubt. Allerdings ist dann ein sog. Treuhänder einzusetzen (in der Regel ein Marktforschungsinstitut), welcher den Datensatz verwaltet und vertraglich verpflichtet wird, Daten in den o.g. Kombinationen nicht an den Auftraggeber oder die Auftraggeberin weiterzugeben.
Zu guter Letzt ist noch darauf zu achten, dass Teilnehmende in Textfeldern zum Selbstausfüllen keine personenbezogenen Daten hinterlassen, weder über sich selbst, noch über andere. Dies kann durch entsprechende Ausfüllhinweise unterstützt werden. Um absolut sicher zu gehen, ist es aber notwendig, dass diese Texte vor der Weiterverarbeitung nochmals von einer neutralen Instanz (z.B. Marktforschungsinstitut) komplett gelesen und bei Bedarf anonymisiert werden.
Wir empfehlen zudem eine detaillierte Absprache mit der oder dem Datenschutz-Beauftragten des Unternehmens, da es sowohl auf die technischen Einstellungen als auch den Datenschutz im Fragebogen ankommt.
Es kann sehr lohnenswert für Unternehmen sein, eine anonyme Mitarbeiterbefragung durchzuführen, um eine hohe Rücklaufquote zu erreichen sowie ehrliches Feedback zu erhalten – denn dies sind zwei essentielle Voraussetzungen, um auf Basis wahrheitsgemäßer Resultate auch gezielte Verbesserungsmaßnahmen ergreifen zu können. Wenn Unternehmen eine Mitarbeiterbefragung anonym durchführen, unterstreicht dies ihren Wunsch nach ehrlichem Feedback deutlicher als ausgefeilte Kommunikationsmaßnahmen.
Insbesondere wenn geplant ist, regelmäßig eine Mitarbeiterbefragung online durchzuführen, kommt es darauf an, das Vertrauen der Mitarbeitenden von Anfang an zu gewinnen. Die Wahrung der Anonymität muss an verschiedenen Stellen der Durchführung der anonymen Umfrage gewährleistet werden:
Es lohnt sich, die Anonymität einer Umfrage breit zu kommunizieren. Denn für viele Teilnehmende ist dies ein wichtiger Faktor für die Teilnahme, insbesondere bei Mitarbeiterbefragungen. Zudem geht es auch um Transparenz, was Aufbau, Ziele und Durchführung der Umfrage betrifft.
Die Kommunikationsmaßnahmen einer Umfrage lassen sich in mehrere Schritte unterteilen:
Zu Beginn besteht die Herausforderung darin, das Interesse potenzieller Teilnehmender an der anonymen Mitarbeiterbefragung zu wecken. Um dies zu erreichen, muss die Gewährleistung der Anonymität von Anfang an kommuniziert werden – selbst wenn es selbstverständlich erscheinen sollte. Dies gilt für jede Kommunikationsmaßnahme, egal ob es sich um einen E-Mail-Newsletter, einen Flyer, eine Betriebsversammlung oder eine virtuelle Informations-Veranstaltung handelt.
Die weiteren Kommunikationsmaßnahmen erfolgen im Rahmen der Umfrage. In einem Einführungstext zur Begrüßung – der gerade bei Online-Befragungen nicht zu lang sein sollte – sollte die Anonymität unbedingt ein weiteres Mal erwähnt werden. Hier lohnt es sich auch, technische Informationen zum Datenschutz zu präsentieren, beispielsweise übersichtlich in einer Box aufbereitet. Zudem kommt es, wie bereits erwähnt, darauf an, dass die Fragen keine Antworten generieren, die sich konkreten Personen zuordnen lassen – die Fragebogen-Anonymität hängt hier auch von den Formulierungen ab.
Bei der finalen Mitteilung der Ergebnisse – insbesondere bei Mitarbeiterbefragungen ist dies ein wichtiger Schritt, der zügig erfolgen sollte – ist es ebenfalls hilfreich, die Anonymität der Umfrage noch einmal aufzugreifen. Denn diese zeigt, dass durch die anonymen Antworten ein authentisches Feedback zustande gekommen ist.
Eine anonyme Umfrage birgt sowohl für diejenigen einige Vorteile, die die Befragung erstellt haben, als auch für die Teilnehmenden. Wir listen diese hier im Überblick auf.
Qualitativ hochwertiges Datenmaterial:
Die Anonymität einer Umfrage sorgt im besten Fall für eine hohe Teilnahme und ehrliche Antworten. Diese beiden Faktoren führen zu einer hohen Repräsentativität der Ergebnisse – und ermöglichen insbesondere guten Erfolg bei etwaigen Maßnahmen, die auf genau diesen Ergebnissen aufbauen.
Mehr Datenschutz und weniger zu beachtende DSGVO-Regeln:
Bei einer anonymen Umfrage sind in aller Regel nur wenige Datenschutz-Maßnahmen erforderlich, was Zeit spart und möglicherweise auch die Komplexität des Projekts reduziert.
Fokus auf aussagekräftigem Fragebogen:
Womöglich mag es anfangs wie eine Hürde erscheinen, aber wenn in einem Fragebogen auf Fragen zur Person verzichtet wird, müssen die übrigen Fragen umso aussagekräftiger formuliert sein, um trotzdem an hilfreiche Antworten zu gelangen. Dies führt im besten Fall zu einem durchdachten Fragebogen, dessen Antworten helfen, den Fokus auf das Wesentliche richten.
Keine Notwendigkeit der Eingabe von Daten zur Person:
Dieser Fakt mag ganz allgemein eine Erleichterung in heutigen Zeiten sein, in denen bei quasi allen Online-Transaktionen sehr viele Daten abgefragt werden – gefühlt häufig unabhängig von der Notwendigkeit. Eine anonyme Umfrage senkt somit für Datenschutz-sensible Menschen die Teilnahme-Hürde.
Keine Furcht vor negativen Konsequenzen:
Bei einer anonymen Umfrage wissen Teilnehmende, dass sie ehrlich antworten können und hieraus keine negativen Folgen befürchten müssen. Dies gilt insbesondere im Rahmen eines Arbeitsverhältnisses, aber womöglich auch bei B2B-Umfragen, wenn es um mögliche Kritik bei einer Zusammenarbeit mit wichtigen Klienten geht.
Ausdruck von Wertschätzung:
Besonders bei möglicherweise heiklen oder sensiblen Befragungen bekundet die Durchführung in Form einer anonymen Teilnahme an einer Umfrage Wertschätzung – sie zeigt, dass es dem Unternehmen in erster Linie wichtig ist, ehrliches Feedback zu erhalten. Das beste Beispiel hierfür sind Mitarbeiterbefragungen.
Eine anonyme Umfrage lässt sich mithilfe passender Online Tools recht einfach erstellen. In diesem Bereich gibt es eine breite Auswahl kostenfreier oder kostenpflichtiger Programme – wir geben einen ersten Überblick, worauf es ankommt, wenn anonym Feedback online eingeholt werden soll.
Vorab: Um eine anonyme Abstimmung online durchzuführen, ist es äußerst sinnvoll, auf fertige Tools zurückzugreifen. Es wäre extrem aufwändig, ein anonymes Feedback Tool selbst zu programmieren und gleichzeitig die erforderlichen Datenschutz-Anforderungen zu gewährleisten.
Damit die Online-Abstimmung anonym erfolgt, reicht es nicht aus, keine personenbezogenen Daten abzufragen – auch die IP-Adressen der Teilnehmerinnen und Teilnehmer dürfen nicht protokolliert werden. Diese Funktion sollte das Umfrage Tool daher unbedingt bieten.
Zudem ist es hilfreich, wenn eine Datenschutz-Info für die Teilnehmenden bereitgestellt werden kann: Bei der Software G3plus von Rogator ist es beispielsweise möglich, eine Datenschutzbox für die Umfrage-Teilnehmenden einzublenden, damit diese transparent informiert werden. Zudem legen wir großen Wert auf den Datenschutz aller Daten, die im Rahmen von Umfragen erhoben werden, und erläutern dies ausführlich.
Ein weiteres Kriterium besteht darin, wie transparent das Umfrage-Tool mit seinen Datenschutz-Maßnahmen umgeht: Gibt es Informationen über den Standort der Server und die allgemeine Serversicherheit? Werden Richtlinien etwaiger Verbände eingehalten?
Das mag aufwändig klingen, aber wenn eine Online Umfrage anonym erstellt und dies kommuniziert wird, illustriert dies in heutigen Zeiten eine gewisse Verantwortung. Es gibt glücklicherweise zahlreiche Anbieter am Markt, die hohen Qualitätskriterien entsprechen und auch eine individuelle Beratung bieten.
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Eine anonyme Umfrage garantiert den Datenschutz, also dass alle Menschen, die an ihr teilnehmen, anonym bleiben. Das bedeutet, dass weder die Beantwortung ihrer Fragen noch technische Hilfsmittel eine Identifikation ermöglichen.
Eine anonyme Umfrage fragt nicht nach personenbezogenen Daten, zum Beispiel Name, Adresse, Telefonnummer oder genaue Positionsbezeichnung im Unternehmen. Zudem gibt es keine Fragen, deren Beantwortung Rückschlüsse auf eine konkrete Person geben könnten. Üblicherweise erfolgt zum Beginn der Umfrage auch ein Hinweis zur Anonymität.
Mithilfe eines passenden Online Tools lässt sich eine anonyme Umfrage schnell erstellen. Es ist wichtig, bei der Wahl eines Feedback Tools darauf zu achten, dass dieses die Anonymität auch in technischer Hinsicht gewährleistet, also beispielsweise die IP-Adressen der Umfrage-Teilnehmerinnen und -Teilnehmer nicht protokolliert werden.
Mitarbeitende machen sich häufig Sorgen, dass sie bei einer nicht anonymen Umfrage-Teilnahme negative Folgen erleiden könnten. Durch die Garantie der Anonymität fühlen sie sich sicher, ehrliche Antworten abzugeben. Diese sind für Unternehmen deswegen so wichtig, weil sie ein authentisches Meinungsbild ermöglichen, aufgrund dessen gezielte Verbesserungsmaßnahmen möglich sind.
Bei Mitarbeiterumfragen ist die Sinnhaftigkeit einer anonymen Umfrage recht schnell klar. Jedoch ist dies bei anderen Arten von Befragungen nicht immer der Fall. Im Zweifel gilt jedoch das Prinzip der Datensparsamkeit der DSGVO: Dieses besagt, dass es für Datenerhebungen gute Gründe geben muss. Überlegen Sie daher, ob persönliche Daten der Umfrage-Teilnehmenden für die geplanten Fragestellungen überhaupt nötig sind.
