Anonyme Umfrage

Ein weiterer Punkt sind „Daten zur Person“, z.B. demographische Angaben wie Geschlecht oder Altersgruppe. Diese sind nicht direkt als personenbezogene Daten zu bezeichnen, da sie für sich alleine nicht eindeutig eine Person identifizieren. Allerdings können persönliche Angaben dieser Art in Kombination mit weiteren, ebenfalls nicht direkt personenbezogenen Daten dann doch auf eine Person schließen lassen. Die Erhebung solcher „Daten zur Person“ ist auch in anonymen Umfragen erlaubt. Allerdings ist dann ein sog. Treuhänder einzusetzen (in der Regel ein Marktforschungsinstitut), welcher den Datensatz verwaltet und vertraglich verpflichtet wird, Daten in den o.g. Kombinationen nicht an den Auftraggeber oder die Auftraggeberin weiterzugeben.

Zu guter Letzt ist noch darauf zu achten, dass Teilnehmende in Textfeldern zum Selbstausfüllen keine personenbezogenen Daten hinterlassen, weder über sich selbst, noch über andere. Dies kann durch entsprechende Ausfüllhinweise unterstützt werden. Um absolut sicher zu gehen, ist es aber notwendig, dass diese Texte vor der Weiterverarbeitung nochmals von einer neutralen Instanz (z.B. Marktforschungsinstitut) komplett gelesen und bei Bedarf anonymisiert werden.

Wir empfehlen zudem eine detaillierte Absprache mit der oder dem Datenschutz-Beauftragten des Unternehmens, da es sowohl auf die technischen Einstellungen als auch den Datenschutz im Fragebogen ankommt.

Es kann sehr lohnenswert für Unternehmen sein, eine anonyme Mitarbeiterbefragung durchzuführen, um eine  hohe Rücklaufquote zu erreichen sowie ehrliches Feedback zu erhalten – denn dies sind zwei essentielle Voraussetzungen, um auf Basis wahrheitsgemäßer Resultate auch gezielte Verbesserungsmaßnahmen ergreifen zu können. Wenn Unternehmen eine Mitarbeiterbefragung anonym durchführen, unterstreicht dies ihren Wunsch nach ehrlichem Feedback deutlicher als ausgefeilte Kommunikationsmaßnahmen.

Insbesondere wenn geplant ist, regelmäßig eine Mitarbeiterbefragung online durchzuführen, kommt es darauf an, das Vertrauen der Mitarbeitenden von Anfang an zu gewinnen. Die Wahrung der Anonymität muss an verschiedenen Stellen der Durchführung der anonymen Umfrage gewährleistet werden:

Es lohnt sich, die Anonymität einer Umfrage breit zu kommunizieren. Denn für viele Teilnehmende ist dies ein wichtiger Faktor für die Teilnahme, insbesondere bei Mitarbeiterbefragungen. Zudem geht es auch um Transparenz, was Aufbau, Ziele und Durchführung der Umfrage betrifft.

Die Kommunikationsmaßnahmen einer Umfrage lassen sich in mehrere Schritte unterteilen:

Eine anonyme Umfrage birgt sowohl für diejenigen einige Vorteile, die die Befragung erstellt haben, als auch für die Teilnehmenden. Wir listen diese hier im Überblick auf.

Ein weiteres Kriterium besteht darin, wie transparent das Umfrage-Tool mit seinen Datenschutz-Maßnahmen umgeht: Gibt es Informationen über den Standort der Server und die allgemeine Serversicherheit? Werden Richtlinien etwaiger Verbände eingehalten?

Das mag aufwändig klingen, aber wenn eine Online Umfrage anonym erstellt und dies kommuniziert wird, illustriert dies in heutigen Zeiten eine gewisse Verantwortung. Es gibt glücklicherweise zahlreiche Anbieter am Markt, die hohen Qualitätskriterien entsprechen und auch eine individuelle Beratung bieten.