Was ist bei der Verarbeitung personenbezogener Daten – explizit in Kundenbefragungen – wichtig? Das verrät Ihnen dieser Artikel.
Datenschutz kann ein sehr heikles Thema sein. Im Zuge der Einführung der Datenschutz-Grundverordnung durch die Europäische Union, kurz DSGVO, wurden einige Vorschriften und vor allem die möglichen Strafen in diesem Bereich geschärft, so dass es sich nun endgültig um ein Must-have handelt. Aber auch wenn die korrekte Umsetzung mitunter herausfordernd erscheint, lohnt sich das Auseinandersetzen damit, denn auch die Sensibilität aller für dieses Thema hat in den letzten Jahren kontinuierlich zugenommen. Kundinnen und Kunden wertschätzen es, wenn die Unternehmen, mit denen sie interagieren, nicht nur das Nötigste umsetzen, sondern auch darauf achten, sie proaktiv, umfassend und verständlich im Sinne geltender datenschutzrechtlicher Bestimmungen zu informieren.
Wir möchten im Folgenden beschreiben, worauf Ihr Unternehmen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen einer Kundenbefragung besonders achten sollte. Denn durch einen sorgsamen Umgang mit vertraulichen Daten befolgen Sie nicht nur die DSGVO, sondern können zudem bei Ihrer Kundschaft Vertrauen schaffen.
Personenbezogene Daten
Am Anfang der Datenschutzprüfung Ihres Projekts steht die Frage, ob in Ihrer Kundenbefragung überhaupt personenbezogene Daten erhoben bzw. verarbeitet werden oder nicht. Wir reden immer dann von personenbezogenen Daten, wenn damit natürliche Personen identifiziert werden können bzw. identifizierbar sind, zum Beispiel Name, Adresse, Bankdaten , aber auch physische Merkmale.
Im Falle einer komplett anonymen Umfrage werden nur die Umfragedaten selbst erhoben sowie eventuell zusätzliche Informationen zum für die Teilnahme verwendeten Browser oder ähnliches. Hierbei ist es sehr wichtig, die IP-Adressen der Umfrage-Teilnehmenden nicht zu protokollieren, denn diese gelten als personenbezogenes Datum, mit dem Nutzerinnen und Nutzer eventuell identifiziert werden könnten.
Befragungen, die sinnvollerweise nicht anonym durchgeführt werden können, werden üblicherweise pseudonymisiert umgesetzt. Dabei wird darauf geachtet, dass die personenbezogenen Daten getrennt von den nicht-personenbezogenen aufbewahrt werden, wodurch die personenbezogenen Daten zwar gespeichert und somit verarbeitet, aber keiner konkreten Person zugeordnet werden können. Nach Abschluss der Befragung müssen die personenbezogenen Daten gelöscht werden und es bleiben nur die anonymisierten Befragungsdaten zurück.
Rechte gewährleisten und darüber informieren
Tue Gutes und rede darüber – gemäß diesem Motto sollten Sie potenzielle Umfrage-Teilnehmende lieber einmal zu häufig als einmal zu selten darüber aufklären, was mit ihren Daten geschieht. Wir bei Rogator empfehlen, bei unseren Umfragen eine sog. „Datenschutz-Infobox“ zu verwenden, die möglichst früh im Prozess der Teilnahme angezeigt wird. Folgende Informationen könnte diese beispielsweise enthalten:
- Verantwortliche Stelle für die Datenverarbeitung
- Speicherort(e)
- Verwendungszweck der Daten
- Rechte der Teilnehmenden bzgl. der Datenverarbeitung
- Zeitpunkt der Löschung der personenbezogenen Daten
- Kontakthinweise
Übrigens: Auch wenn Sie sich von einem externen Dienstleister unterstützen lassen, bleiben Sie trotzdem die für die Datenverarbeitung verantwortliche Stelle für Ihre Kundschaft und treten weiterhin als diese in Erscheinung.
Technisch-organisatorische Maßnahmen (TOMs)
Bei der technischen Vorbereitung Ihrer Kundenbefragung gilt es, eine gute Balance zu finden, dass personenbezogene Daten einerseits angemessen anonymisiert bzw. pseudonymisiert werden, aber andererseits auch der technische Aufwand das zuträgliche und wirtschaftlich vernünftige Maß nicht übersteigt.
Die geforderten TOMs gliedern sich dabei in folgende Punkte:
- Vertraulichkeit der Speicherung und Verarbeitung
- Integrität der Daten
- Verfügbarkeit und Belastbarkeit der verwendeten Systeme
- Verfahren zur regelmäßigen Überprüfung, Bewertung und Evaluierung der technischen Systeme
Die Maßnahmen zu diesen Aspekten müssen von den Verarbeitern personenbezogener Daten entsprechend ausgestaltet, umgesetzt, dokumentiert und letztlich auch vertraglich garantiert werden. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass sich die technischen und organisatorischen Prozesse an den Richtlinien orientieren und alle am Projekt beteiligten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter entsprechend geschult und sensibilisiert sind.
Support durch Rogator
Wenn Sie eine Kundenbefragung durchführen möchten, egal, ob B2B oder B2C oder international, unterstützen wir Sie gern dabei. Neben technisch ausgereifter Software gewährleisten wir Ihnen Datenschutz auf höchstem Niveau. Wir sind mit den gängigen Verordnungen wie DSGVO, BDSG und DIN ISO 27001 vertraut und setzen zudem zusätzliche Auflagen durch die Berufsverbände um. Es ist uns ein zentrales Anliegen, als kompetenter Treuhänder Ihrer Daten zu agieren und das in uns gesetzte Vertrauen zu bestätigen.
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