Was tun bei Bedenken zur Anonymität der Mitarbeiterbefragung?

17.01.2018
Anonymitaet Mitarbeiterbefragung

Bei der Durchführung einer Mitarbeiterbefragung ist die Gewährleistung der Anonymität der Teilnehmer einer der wichtigsten Aspekte überhaupt. Denn nur in einem vertrauensvollen Klima geben die Teilnehmerinnen und Teilnehmer auch auf kritische Fragen ehrliche Antworten, die sinnvoll ausgewertet und interpretiert werden können. Nur auf diese Weise sind wirklich sinnvolle und belastbare Folgemaßnahmen aus den Ergebnissen ableitbar.

 

Mitarbeiterbefragung – Eine Frage des Vertrauens

 

Mitarbeiterbefragungen werden häufig als Online-Mitarbeiterbefragungen umgesetzt, die einen hohen technischen Anteil an Software und Datenübertragung mit sich bringen. Aus diesem Grund dürfte ein Teilnehmer an einer solchen Mitarbeiterbefragung in der Regel kaum dazu in der Lage sein, das Ausmaß der Anonymität seiner Teilnahme wirklich objektiv einzuschätzen. Denn er kann die vermittelten Informationen keiner wirklichen Prüfung unterziehen, er muss sie mehr oder weniger einfach glauben.

 

Dementsprechend ist es höchst relevant, den Teilnehmern auch eine hohe subjektive Sicherheit gegenüber einem möglichen Datenmissbrauch zu vermitteln. In dieser Hinsicht sind sämtliche Kommunikationselemente von Bedeutung, da die Teilnehmer für ihre ganz persönliche Einschätzung der Vertrauenswürdigkeit alle Informationen berücksichtigen, die auf sie einströmen.

 

Transparenz und Aufklärung

 

Neben der tatsächlich in technisch-organisatorischer Hinsicht realisierten Anonymität geht es also vor allem um die wahrgenommene Anonymität der Teilnehmer. Zentral ist darum bei allen Aktionen, dass ein ausreichendes Maß an Transparenz und Aufklärung erzeugt wird. Der Belegschaft muss der stimmige Eindruck vermittelt werden, dass ihr keine wichtigen Informationen vorenthalten werden. Kurz gesagt: Sie will sich erstgenommen fühlen und nicht als „Stimmvieh“ behandelt werden.

 

Um dies glaubwürdig zu vermitteln, sollte auf die Gestaltung und Umsetzung der direkt an die Teilnehmer versendeten Kommunikationselemente große Sorgfalt verwandt werden. In der Regel sind dies eine Vorankündigung, die Einladung zur Umfrage sowie ein Reminder. Hierin sind entsprechend verständliche und überzeugende Erläuterungen essenziell. Hinzu kommen die begleitenden Kommunikationsmaßnahmen.

 

Offene Kommunikation

 

Um die Seriosität des Projekts „Mitarbeiterbefragung“ angemessen zu vermitteln, ist das richtige Maß begleitender Kommunikationsmaßnahmen im Vorfeld der Mitarbeiterbefragung ebenfalls entscheidend. Hier geht es nicht darum, über alle möglichen Kanäle eine möglichst große Aufmerksamkeit zu erzeugen. Sondern es sollte mit einem cleveren Mix gewährleistet werden, dass alle Teile der Belegschaft nicht nur Zugang zu den gewünschten Informationen erhalten, wenn sie danach suchen, sondern dass sie auch aktiv auf die Befragung hingewiesen werden.
Das Ziel besteht darin, so gut wie alle Kolleginnen und Kollegen zu „erwischen“, die mit einem durchschnittlichen Informations-Suchverhalten agieren. Die sich hierfür bietenden Möglichkeiten sind beispielsweise die folgenden:

 

● Rundmails, Rundschreiben, Memos
● Intranet
● Mitarbeiterzeitschrift
● Flyer, Handzettel, Aufsteller
● Plakate
● Information durch Betriebsrat
● Betriebsversammlung
● Promotion durch die Führungskräfte

 

Beauftragen eines professionellen Dienstleisters als Treuhänder

 

Wenn es sich nicht gerade um sehr triviale Projekte handelt, dann sollte eine Mitarbeiterbefragung nicht vom Unternehmen selbst durchgeführt und administriert werden. In aller Regel ist es absolut sinnvoll, die Unterstützung durch einen entsprechenden Dienstleister zu suchen, der auch entsprechende Projekterfahrungen und Referenzen aufweisen kann, optimal auch in der gleichen Branche bzw. bei ähnlichen Unternehmen. Dies kann dann auch im Rahmen der Projekt-Ankündigung durchaus Erwähnung finden. Ein solcher Dienstleister sollte dann quasi als „Treuhänder der Anonymität“ auftreten und die Anonymität der Teilnehmer bzw. die Pseudonymisierung der personenbezogenen Daten vertraglich garantieren. Diese schriftliche Garantie kann durchaus auch im Rahmen der Kommunikation mit der Belegschaft eingesetzt werden, beispielsweise als pdf-Dokument zum Download.

 

Vertrauenswürdige Instanz

 

Das Einbinden einer vertrauenswürdigen Instanz in den gesamten Prozess kann zur Bildung des nötigen Vertrauens ebenfalls sehr hilfreich sein. An dieser Stelle wird gewöhnlich eine Arbeitnehmervertretung (Betriebsrat / Personalrat) möglichst frühzeitig mit einbezogen, die sich von der Seriosität des ausgewählten Dienstleisters überzeugen und dies auch gegenüber der Belegschaft in geeigneter Weise zum Ausdruck bringen sollte.

 

Eine weitere vertrauenswürdige Instanz ist der Datenschutzbeauftragte des Auftraggebers. Dieser hat die möglichen Auftragnehmer sachgemäß zu prüfen und im Rahmen der Beauftragung dafür zu sorgen, dass eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung abgeschlossen wird. Diese Aktivitäten des Datenschutzbeauftragten sollten ebenfalls auf angemessene Weise in die gesamte Kommunikation einbezogen werden.

 

Einbinden der Führungskräfte

 

Ein wesentlicher Faktor in der Ankündigungs- und Startphase einer Mitarbeiterbefragung sind nicht zuletzt auch die Führungskräfte des Unternehmens. Die proaktive Unterstützung durch die Entscheidungsträger auf verschiedenen Ebenen ist mit-entscheidend für den Erfolg und sie kann auch zur positiven Unterstützung der Anonymitätswahrnehmung beitragen. Die Führungskräfte sollten diesbezüglich in ihren Aussagen glaubhaft vermitteln, dass es ihnen um das Feedback der Gruppe als Ganzes geht und nicht etwa um Einzelaussagen. An dieser Stelle kann beispielsweise auch das Instrument des Mitarbeitergesprächs erwähnt werden – quasi als Gegenpol zur anonymen Mitarbeiterbefragung. Denn im Mitarbeitergespräch kommt es auf das persönliche und gegenseitige Feedback an, in der Mitarbeiterbefragung hingegen auf allgemeingültige Aussagen und Stimmungslagen. Die Verdeutlichung dieses Unterschiedes kann zusätzliches Vertrauen erzeugen, dass die Mitarbeiterbefragung nicht missbraucht wird.

 

Verwendung eines Zufallselements

 

Bei sehr großen Bedenken bezüglich der Anonymität kann – quasi zu Visualisierung der Teilnehmer-Anonymität – auch ein Zufallselement eingeführt werden. Dies kann etwa in der Form realisiert werden, dass für alle Abteilungen eines Unternehmens die benötigte Anzahl von Fragebögen vorbereitet wird und die Fragebögen dann zufällig unter den Mitarbeitern verteilt werden, die diese dann auch untereinander austauschen können, wenn sie möchten.

 

Im Fall einer Online-Befragung kann ähnlich verfahren werden, indem man die benötigte Menge an Einladungen inkl. Teilnahmecodes ausdruckt und aus einer Urne ziehen lässt. Der Nachteil dieses Verfahrens ist allerdings, dass es einen relativ hohen organisatorischen Aufwand erfordert und ab einer gewissen Größenordnung rasch unübersichtlich wird. Auch das Durchführen eines Reminders ist schwierig. Spätestens dann muss auch die Frage geklärt werden, wie damit umzugehen ist, wenn ein Mitarbeiter seine Einladung bzw. seinen Zugangscode „verloren“ hat.

 

In jedem Fall muss gewährleistet werden, dass ein Fragebogen im Nachgang auch der korrekten Abteilung zugeordnet werden kann. Falls also Fragebögen zwischen Angehörigen verschiedener Abteilungen ausgetauscht werden, entstehen fehlerhafte Ergebnisse. Die Option hingegen, Fragebögen unter allen Kollegen zufällig zu verteilen und diese die Organisationseinheit selbst angeben zu lassen, empfiehlt sich eher nicht, da hierdurch das Fehlerpotenzial stark ansteigt.

 

Umgang mit Bedenkenträgern

 

Trotz aller Bemühungen um Transparenz und Glaubwürdigkeit kann es dazu kommen, dass nach dem Befragungsstart dennoch Einzelpersonen als Bedenkenträger auftreten. Dies ist so lange relativ unbedeutend, wie diese Personen einfach nur die Teilnahme verweigern. Etwas anderes ist es, wenn diese Mitarbeiter ihr Antwortverhalten ändern, um – da sie ja annehmen, nicht anonym zu sein – gegenüber ihren Vorgesetzten nicht negativ aufzufallen.

 

Noch problematischer ist es, wenn die Bedenkenträger damit beginnen, andere Mitarbeiter zu beeinflussen und von ihrer Ansicht der Dinge zu überzeugen versuchen. Spätestens an dieser Stelle muss von Seiten des Unternehmens eingeschritten werden, denn per Flurfunk kann eine Einzelmeinung sich rasch im Betrieb ausbreiten und entsprechend negative Folgen für das Projekt nach sich ziehen.

 

In solchen Fällen sind nicht zuletzt die Führungskräfte gefragt, die zunächst in ihren Teams darauf hinwirken sollten, sich mit eventuellen Bedenken an die internen Ansprechpartner (in der Regel HR-Abteilung) oder an die Hotline des Dienstleisters zu wenden und diese nicht intern zu verbreiten. Darüber hinaus sollten die Führungskräfte den Verlauf und die Stimmung in der Belegschaft aufmerksam mitverfolgen, um eine mögliche Missstimmung auch erfassen und entsprechend nachfragen zu können. Dies hängt natürlich auch vom generellen Klima im Unternehmen sowie dem Vertrauensverhältnis zwischen Führungskräften und Mitarbeitern ab.

 

 

Fazit: Eine Mitarbeiterbefragung braucht vor allem eines – offene und ehrliche Kommunikation

 

 

Nur wenn dem Thema „Anonymität bei Mitarbeiterbefragungen“ eine angemessene Aufmerksamkeit geschenkt wird, können entsprechende Projektvorhaben auch erfolgreich umgesetzt werden. Hierfür stehen diverse Optionen zur Verfügung, welche in diesem Beitrag erläutert wurden. Ein verantwortungsvoller Dienstleister wird seinen Auftraggeber auf die nötigen und sinnvollen Vorkehrungen und Maßnahmen entsprechend hinweisen und so wesentlich zum Gesamterfolg des betreffenden Projektes beitragen.

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