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Was versteht man unter der Paper-Pencil-Methode?
Die Paper-Pencil-Befragung ist eine klassische Erhebungsmethode in der Markt- und Mitarbeiterforschung. Die Umfrageteilnehmer füllen dabei handschriftlich einen Papierbogen aus. Mittlerweile hat die Onlinebefragung diese Variante der Datenerhebung weitgehend abgelöst, aber unter bestimmten Umständen hat sie nach wie vor ihre Berechtigung und kann ihre spezifischen Stärken ausspielen.
Ein großer Schritt in Richtung Effizienz
Die Einführung eines Papierfragebogens war ein Meilenstein in der Marktforschung. Wo vorher ein hoher Personal- und Zeitaufwand in die Durchführung von Face-to-Face-Interviews investiert werden musste, bot die Paper-Pencil-Methode eine deutlich höhere Effizienz:
Tausendfach ausdruck- und verschickbar, konnten die Antwortmöglichkeiten standardisiert und damit vergleichbar gemacht werden – und der Bearbeitungsaufwand wurde zumindest für die Zeit des Ausfüllens komplett auf den Befragten übertragen. Der nicht mehr vorhandene Interviewereinfluss führte zu einer besseren Wahrnehmung von Anonymität. Somit war nun gewährleistet, dass auch Fragen sensibler Natur bereitwilliger beantwortet wurden. Und schließlich war der weite Verbreitungsradius per Post richtungsweisend.
Nachteile der Paper-Pencil-Befragung
Heutzutage ist dieses traditionelle Marktforschungsinstrument zugunsten der onlinebasierten Umfrage aus der Mode gekommen. Das liegt an folgenden Nachteilen:
- Hohe Kosten für Druck und evtl. Versand
- Großer Aufwand bei der Transkription der Daten (v. a. handschriftlicher Freitexte)
- Geringe Rücklaufquote (im Extremfall nur fünf Prozent)
Der Papierfragebogen hat immer noch seine Berechtigung
Trotz der negativen Aspekte gibt es nach wie vor Einsatzgebiete, in denen ein per Hand auf Papier auszufüllender Fragebogen die praktikabelste und wirtschaftlich beste Lösung ist. Zum Beispiel, wenn die zu befragende Zielgruppe aus Altersgründen keinen Umgang mit dem Computer gewohnt ist. Oder wenn Umfrageteilnehmer keinen Onlinezugang oder Zugriff auf ihr E-Mail-Postfach haben – im Rahmen einer Mitarbeiterbefragung wäre dies beispielsweise das Personal in der Produktion.
Konzeption und Durchführung einer Paper-Pencil-Befragung
Die Konzepterstellung und der Ablauf einer Befragung auf Papier erfolgt üblicherweise in diesen Schritten:
- Inhaltliche Fragebogenkonzeption: Alle Prozessbeteiligten entwickeln einen Fragebogen, der die Befragungsziele erfüllt und komfortabel zu bearbeiten ist.
- Erstellung der Fragebogendruckvorlage: Der fertige Fragebogen wird an das Layout der Corporate Identity angepasst und als Druckvorlage finalisiert.
- Formulieren des Einladungsschreibens: Um zur Teilnahme zu motivieren, wird ein Anschreiben ausgearbeitet, das ebenfalls gemäß der Corporate Identity und dem Corporate Design des Unternehmens gestaltet ist.
- Druck: Der Druck des Anschreibens und des Fragebogens kann intern vorgenommen oder an einen entsprechenden Dienstleister abgegeben werden. Sollen Rückantworten per Post zugesendet werden, wird überdies ein Antwortkuvert benötigt.
- Feldphase: Innerhalb einer bestimmten Frist werden die Fragebögen ausgefüllt und gesammelt.
- Auswertung: Die Fragebögen werden digitalisiert. Anschließend werden die Ergebnisse entsprechend der Vorgabe des Unternehmens extern oder intern aufbereitet und ausgewertet.
Tipps für hohen Rücklauf und Aussagekraft
Wie oben beschrieben leidet die Aussagekraft von Paper-Pencil-Befragungen häufig unter eher niedrigen Rücklaufquoten. Dazu kommt der Umstand, dass bei einer Umfrage auf Papier kaum kontrolliert werden kann, dass tatsächlich nur ein Teilnehmer einen Bogen ausfüllt – und nicht etwa mehrere Bögen oder einen „in Gemeinschaftsarbeit“.
Diesen Risiken können Sie im Rahmen einer Mitarbeiterbefragung ganz einfach begegnen:
Installieren Sie für die Dauer der Umfrage eine Art Wahllokal in Ihrem Betrieb. In einem separaten Raum kann das Personal während der Arbeitszeit ungestört und für sich den Bogen ausfüllen und schließlich anonym in einen geeigneten geschlossenen Behälter werfen.
Es bietet sich an, einen Vertreter des Betriebsrats für die Betreuung des Projekts zu benennen, der sicherstellt, dass jeder Mitarbeiter nur einen Fragebogen erhält, und der für eventuelle Fragen im Prozess zur Verfügung steht.
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