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Paper-Pencil-Methode: Vorteile,

Ablauf & Tipps

Wissen Paper-Pencil-Befragung: Befragungen mit der Paper-Pencil-Methode durchführen

Was ist eine Paper-Pencil-Befragung?
Wie wird eine Paper-Pencil-Befragung durchgeführt?
Tipps für höhere Rücklaufquoten bei Paper-Pencil-Befragungen

Lesezeit: 6 Minuten | Verfasst von: Carina Römermann

Die Paper-Pencil-Befragung ist eine klassische Methode der Markt- und Mitarbeitendenforschung, bei der Teilnehmende ihre Antworten handschriftlich auf Papier festhalten. Trotz des zunehmenden Einsatzes digitaler Befragungen hat diese Methode weiterhin ihre Daseinsberechtigung – insbesondere für Zielgruppen ohne Onlinezugang oder Computererfahrung.

In diesem Artikel erfahren Sie, wie eine Paper-Pencil-Befragung durchgeführt wird, welche Vor- und Nachteile sie bietet und welche Maßnahmen die Rücklaufquote verbessern können.

Das Wichtigste im Überblick:

Die Paper-Pencil-Befragung ist eine klassische Erhebungsmethode in der Markt- und Mitarbeitendenforschung.
Bei einer Paper-Pencil-Befragung füllen Umfrageteilnehmende Papierbögen handschriftlich aus.
Vorteile: Effizienter als persönliche Interviews sowie standardisierte Antwortmöglichkeiten und Anonymität.
Einsatzbereiche: Zielgruppen ohne Online-Zugang oder Computer-Erfahrung.

Inhaltsverzeichnis

Was ist eine Paper-Pencil-Befragung?
Vor- und Nachteile der Paper-Pencil-Befragung
Konzeption und Durchführung einer Paper-Pencil-Befragung
Tipps für hohen Rücklauf und Aussagekraft bei Paper-Pencil-Befragungen
Fazit

Was versteht man unter der Paper-Pencil-Methode?

Die Paper-Pencil-Befragung ist eine klassische Erhebungsmethode in der Markt- und Mitarbeitendenforschung. Die Umfrageteilnehmer füllen dabei handschriftlich einen Papierbogen aus. Mittlerweile hat die Onlinebefragung diese Variante der Datenerhebung weitgehend abgelöst, aber unter bestimmten Umständen hat sie nach wie vor ihre Berechtigung und kann ihre spezifischen Stärken ausspielen.

Die Einführung eines Papierfragebogens war zu seiner Zeit ein Meilenstein in der Marktforschung. Wo vorher ein hoher Personal- und Zeitaufwand in die Durchführung von Face-to-Face-Interviews investiert werden musste, bot die Paper-Pencil-Methode eine deutlich höhere Effizienz.

Tausendfach ausdruck- und verschickbar, konnten die Antwortmöglichkeiten standardisiert und damit vergleichbar gemacht werden – und der Bearbeitungsaufwand wurde zumindest für die Zeit des Ausfüllens komplett auf den Befragten übertragen. Der nicht mehr vorhandene Interviewereinfluss führte zu einer besseren Wahrnehmung von Anonymität. Somit war nun gewährleistet, dass auch Fragen sensibler Natur bereitwilliger beantwortet wurden. Und schließlich war der weite Verbreitungsradius per Post richtungsweisend.

Vor- und Nachteile der Paper-Pencil-Befragung

Welche Vor- und Nachteile hat die Paper-Pencil-Befragung? Heutzutage ist dieses traditionelle Marktforschungsinstrument zugunsten der onlinebasierten Umfrage aus der Mode gekommen.

Abwägung der Vor- und Nachteiler einer Paper-Pencil-Befragung

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Das liegt u.a. an folgenden Nachteilen:

Hohe Kosten für Druck und evtl. Versand
Großer Aufwand bei der Transkription der Daten (v. a. handschriftlicher Freitexte)
Geringe Rücklaufquote (im Extremfall nur fünf Prozent)

Wann ist der Einsatz der Paper-Pencil-Methode sinnvoll? Trotz der negativen Aspekte gibt es nach wie vor Einsatzgebiete, in denen ein per Hand auf Papier auszufüllender Fragebogen die praktikabelste und wirtschaftlich beste Lösung ist.

Zum Beispiel, wenn die zu befragende Zielgruppe aus Altersgründen keinen Umgang mit dem Computer gewohnt ist. Oder wenn Umfrageteilnehmer keinen Onlinezugang oder Zugriff auf ihr E-Mail-Postfach haben – im Rahmen einer Mitarbeitendenbefragung wäre dies beispielsweise das Personal in der Produktion.

Sie planen eine Mitarbeitendenbefragung im industriellen Bereich?

Die richtigen Fragen zu stellen, ist nur der erste Schritt – die Auswertung und Umsetzung der Ergebnisse sind entscheidend. Mit Rogator haben Sie einen Partner, der Ihre Paper-Pencil-Befragung von Anfang bis Ende begleitet und sicherstellt, dass Sie nicht nur Daten, sondern umsetzbare Erkenntnisse erhalten.

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Konzeption und Durchführung einer Paper-Pencil-Befragung

Die Konzepterstellung und der Ablauf einer Befragung auf Papier erfolgt üblicherweise in diesen Schritten:

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Schritt 1 – Inhaltliche Fragebogenkonzeption: Alle Prozessbeteiligten entwickeln einen Fragebogen, der die Befragungsziele erfüllt und komfortabel zu bearbeiten ist.
Schritt 2 – Erstellung der Fragebogendruckvorlage: Der fertige Fragebogen wird an das Layout der Corporate Identity angepasst und als Druckvorlage finalisiert.
Schritt 3 – Formulieren des Einladungsschreibens: Um zur Teilnahme zu motivieren, wird ein Anschreiben ausgearbeitet, das ebenfalls gemäß der Corporate Identity und dem Corporate Design des Unternehmens gestaltet ist.
Schritt 4 – Druck: Der Druck des Anschreibens und des Fragebogens kann intern vorgenommen oder an einen entsprechenden Dienstleister abgegeben werden. Sollen Rückantworten per Post zugesendet werden, wird überdies ein Antwortkuvert benötigt.
Schritt 5 – Feldphase: Innerhalb einer bestimmten Frist werden die Fragebögen ausgefüllt und gesammelt.
Schritt 6 – Auswertung: Die Fragebögen werden digitalisiert. Anschließend werden die Ergebnisse entsprechend der Vorgabe des Unternehmens extern oder intern aufbereitet und ausgewertet.

Tipps für hohen Rücklauf und Aussagekraft

Wie oben beschrieben leidet die Aussagekraft von Paper-Pencil-Befragungen häufig unter eher niedrigen Rücklaufquoten. Dazu kommt der Umstand, dass bei einer Umfrage auf Papier kaum kontrolliert werden kann, dass tatsächlich nur ein Teilnehmer einen Bogen ausfüllt – und nicht etwa mehrere Bögen oder einen „in Gemeinschaftsarbeit“.

Diesen Risiken können Sie im Rahmen einer Mitarbeitendenbefragung ganz einfach begegnen:

Wie kann die Rücklaufquote bei Paper-Pencil-Befragungen erhöht werden? Installieren Sie für die Dauer der Umfrage eine Art Wahllokal in Ihrem Betrieb. In einem separaten Raum kann das Personal während der Arbeitszeit ungestört und für sich den Bogen ausfüllen und schließlich anonym in einen geeigneten geschlossenen Behälter werfen.

Es bietet sich an, einen Vertreter des Betriebsrats für die Betreuung des Projekts zu benennen, der sicherstellt, dass jeder Mitarbeitende nur einen Fragebogen erhält, und der für eventuelle Fragen im Prozess zur Verfügung steht.

Häufige Fragen zur Paper-Pencil-Befragung

Wann kann eine Paper-Pencil-Befragung eingesetzt werden?

Die Paper-Pencil-Befragung kommt zum Einsatz, wenn beispielsweise die zu befragende Zielgruppe aus Altersgründen keinen Umgang mit dem Computer gewohnt ist, oder wenn Teilnehmende keinen Onlinezugang oder Zugriff auf ihr E-Mail-Postfach haben.

Was ist eine Paper-Pencil-Befragung?

Eine Paper-Pencil-Befragung ist eine traditionelle Methode der Datenerfassung, bei der ausgedruckte Fragebögen oder Umfrageformulare an die Teilnehmenden verteilt werden.

Was sind die Nachteile einer Paper-Pencil-Befragung?

Nachteile sind beispielsweise hohe Kosten für Druck und Versand, ein hoher Aufwand bei der Transkription der Daten sowie eine potenziell niedrige Rücklaufquote.

Fazit

Die Paper-Pencil-Befragung bleibt trotz der Digitalisierung ein bewährtes Instrument der Datenerhebung. Sie ist besonders vorteilhaft für Zielgruppen ohne Zugang zu digitalen Medien und ermöglicht eine einfache Durchführung ohne technische Hürden.

Allerdings erfordert sie einen höheren organisatorischen Aufwand und eine manuelle Datenauswertung, was zeitintensiv sein kann. Letztlich hängt die Wahl der Befragungsmethode von den spezifischen Anforderungen der Studie und der Erreichbarkeit der Zielgruppe ab.

Verfasst von Carina Römermann

Carina Römermann ist als ehemalige Marketing-Teamleitung bei der Rogator AG Expertin in allen Bereichen des strategischen Marketings. Durch ihr Marketingstudium mit den Schwerpunkten Marketing Management und Market Research sowie der jahrelangen Praxiserfahrung im Bereich Marktforschung bereichert sie unsere Blogbeiträge mit ihrem Fach- und Unternehmenswissen.

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