Wann ist es sinnvoll Online- und Papierbefragungen zu kombinieren?
Wenn Ihre Belegschaft nicht vollständig online zu erreichen ist, lohnt es sich im Sinne hoher Rücklaufquoten die beiden Erhebungsmethoden zu kombinieren. Häufig ist eine Kombination aus einer Papier- und einer Online-Umfrage der geeignete Mittelweg. Die beiden Methoden Online-Umfrage und klassische Papierbefragung sind sich – abgesehen von dem genutzten Medium – sehr ähnlich und weisen erfahrungsgemäß kaum Unterschiede im Antwortverhalten der Teilnehmenden auf. Durch den Einsatz einer sogenannten Hybrid-Befragung oder Online-Hybridbefragung können somit die Vorteile beider Methoden genutzt werden, während gleichzeitig der Einfluss auf die Ergebnisse durch den Methodenmix möglichst geringgehalten wird.
Möglichkeiten der Kombination
Je nach Gegebenheiten im jeweiligen Unternehmen gibt es unterschiedliche Möglichkeiten, wie die Papierbefragung gestaltet werden kann:
Hybride Mitarbeiterbefragung
Diese Methode kommt zum Einsatz, wenn Teile der Belegschaft überhaupt keinen Zugang zu einem PC-Arbeitsplatz haben. Dabei erhalten diese Teilnehmenden einen Papierfragebogen, analog zur Online-Umfrage, und füllen diesen handschriftlich aus.
Online-Hybridbefragung
Wenn Teile der Belegschaft zwar keinen eigenen PC oder keine E-Mail-Adresse haben, aber die Möglichkeit besteht z.B. über Terminals oder gemeinsam genutzte PCs auf das Internet zuzugreifen, kann eine Online-Hybridbefragung gewählt werden. In diesem Fall erhalten die betreffenden Mitarbeitenden ein Anschreiben, welches den Befragungslink und einen pseudonymisierten Zugangscode enthält. Über bereitgestellte Terminals oder ein Smartphone kann der Teilnehmer oder die Teilnehmerin so dennoch online an der Umfrage teilnehmen.
Dadurch ergeben sich folgende Kombinationsmöglichkeiten, mit denen auch Mitarbeitende ohne PC-Arbeitsplatz an einer Mitarbeiterbefragung teilnehmen können.
- Papier plus Stift: Zuallererst bietet sich die Möglichkeit, die Umfrage und ihre begleitende Kommunikation per Papier zu gestalten. Mitarbeitende erhalten Einladung und Fragebogen an ihre Privatadressen oder betrieblichen Postfächer. Allerdings ist die ausschließliche Nutzung von Papier aufgrund höherer Kosten, Umweltauswirkungen und zeitintensiver manueller Datenerfassung kritisch zu betrachten.
- Papier plus Terminal: Eine hybride Möglichkeit ist, die Einladung auf Papier zu verschicken und darin auf das eigentliche Ausfüllen der Umfrage an Terminals im Betrieb zu verweisen. An zentralen Orten im Unternehmen aufgestellt, bietet dies z. B. Mitarbeitenden in der Produktion einen angenehmen und unkomplizierten Weg der Beantwortung. Und die Ergebnisse können genauso wie andere online gesammelte Daten automatisiert ausgewertet werden.
- Papier plus Privat-PC: Die dritte Option beinhaltet eine gedruckte Einladung mit einem Link zur Teilnahme über das eigene Smartphone oder den privaten PC. Dies kann die Teilnahmebarriere weiter senken, da die Umfrage unabhängig von Arbeitsort und -zeit ausgefüllt werden kann. Allerdings könnte dies für einige Mitarbeitenden abschreckend wirken, da nicht jeder bereit ist, private Geräte für berufliche Zwecke zu nutzen oder sich außerhalb der Arbeitszeit am heimischen Desktop-PC der Befragung zu widmen.
Optimal, um möglichst alle Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen zu erreichen und die Auswertung so effizient wie möglich zu gestalten, ist die Kombination einer Papier-Einladung mit dem Angebot, die Umfrage sowohl an Terminals als auch auf privaten Endgeräten auszufüllen. Am unkompliziertesten und günstigsten ist auch das Verteilen der Einladung innerhalb des Betriebs in die Postfächer der Mitarbeitenden anstatt des Versands an Privatadressen.
Wie kombiniere ich Online- und Papierbefragungen in einer Mitarbeiterbefragung?
Voraussetzung für die Kombination dieser zwei Methoden und deren gemeinsamen Auswertung ist der Einsatz eines identischen Fragebogens. Dieser wird zum einen in einer entsprechenden Online-Software programmiert und zum anderen als Word- bzw. PDF-Dokument aufgesetzt. Zeitgleich zur Einladung zur Online-Umfrage per Mail werden die Papierfragebögen bzw. die Zugänge denjenigen Mitarbeitenden zugestellt, welche keinen Internetzugang besitzen.
Auf welchem Wege die Papierfragebögen verteilt werden, kann je Unternehmen individuell abgestimmt werden. Der am häufigsten genutzte Weg ist der postalische Versand. In manchen Fällen können die Fragebögen auch vor Ort ausgegeben bzw. verteilt werden. Die ausgefüllten Fragebögen werden in der Regel per Rückantwort-Kuvert direkt an den durchführenden Dienstleister gesendet oder vor Ort in bereitgestellten Urnen gesammelt und weitergeschickt.
Die Antworten der Papier-Teilnehmer und Teilnehmerinnen werden dann in einer Datenbank erfasst, welche mit den Ergebnisdaten der Online-Umfrage zusammengefasst und so gemeinsam ausgewertet werden können.
Fazit: Alle Teilnehmer sind wichtig!
Auch wenn die Hinzunahme einer weiteren Methode zu einer geplanten Online-Befragung einen gewissen Mehraufwand und zusätzliche Kosten bedeutet, so ist es dennoch nicht ratsam darauf zu verzichten, wenn dies bedeutet, dass einzelne Mitarbeitergruppen damit von der Befragung ausgeschlossen werden. Sowohl für die Belastbarkeit der Daten als auch für die Akzeptanz der Umfrage seitens der Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen ist es wichtig, eine unternehmensweite Mitarbeiterbefragung auch tatsächlich unternehmensweit durchzuführen.
Referenzprojekt zum Nachlesen
Erfahren Sie mehr zur hybriden Mitarbeiterbefragung unserer Case Study „Hybride Mitarbeiterbefragung am Standort – Fallstudie aus der Industries“.
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Verfasst von Carina Römermann
Carina Römermann ist als ehemalige Marketing-Teamleitung bei der Rogator AG Expertin in allen Bereichen des strategischen Marketings. Durch ihr Marketingstudium mit den Schwerpunkten Marketing Management und Market Research sowie der jahrelangen Praxiserfahrung im Bereich Marktforschung bereichert sie unsere Blogbeiträge mit ihrem Fach- und Unternehmenswissen.
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