Vieles läuft heutzutage so selbstverständlich online, dass wir manchmal fast vergessen, dass einige Vorgänge auch in Papierform existieren und ihre Berechtigung haben. Befragungen sind hierfür ein gutes Beispiel: Egal, ob sich eine Umfrage an Mitarbeitende oder an Kundinnen und Kunden richtet – die meisten Unternehmen würden sich spontan wahrscheinlich für die Online-Befragung entscheiden.
Dabei kann es gute Gründe für eine Papierbefragung geben: Dies ist beispielsweise der Fall, wenn die Mitarbeitenden keinen bzw. keinen ungestörten Zugang zu einem PC haben (z. B. in der Produktion) oder wenn die Kundschaft bzw. die Zielgruppe über geringe Internetaffinität verfügt. Wir erläutern in diesem Beitrag daher, was es bei einer Papierbefragung zu beachten gilt.
Was ist eine Papierbefragung?
Zu Beginn ist es wichtig, zu klären, was genau mit einer Papierbefragung gemeint ist. Es gibt auch hybride Befragungen, welche die Online- und Papier-Form kombinieren, wenn beispielsweise per Brief zu einer Online-Befragung eingeladen wird.
In diesem Beitrag soll es um reine Papierbefragungen gehen, die auch als Papier-Pencil-Befragungen bezeichnet werden. Das heißt konkret, dass der Versand der Fragebögen und die Beantwortung der Fragen komplett offline abgewickelt werden.
Papierbefragung: Dies gilt es zu beachten
Bei einer Papierbefragung gibt es einige Punkte, die bereits in der Planung einkalkuliert werden sollten:
- Zeit: Die Durchführung einer Papierbefragung benötigt ein gewisses Mehr an Zeit im Vergleich zu Online-Befragungen, angefangen beim Druck der Fragebögen, ihrem Versand und deren Beantwortung über die anschließende Rücksendung bis hin zur Datenerfassung und Auswertung. Es ist wichtig, in der Planung ausreichend Puffer-Zeiträume einzubauen, da viele Abhängigkeiten mit externen Dienstleistern, beispielsweise was den Druck und Versand angeht, bestehen, die sich so oft gar nicht unmittelbar beeinflussen lassen.
- Transkription: Um die Daten, die bei einer Papierbefragung erhoben werden, auszuwerten, ist es nötig, sie teils manuell zu transkribieren, also sie auf einen Computer zu übertragen, da die Analysen in der Regel PC-gestützt (z.B. mit Excel, SPSS, usw.) erfolgen. Damit dieser Aufwand nicht ins Unermessliche steigt, ist es empfehlenswert, sich genau zu überlegen, an welchen Stellen Freitextfelder Sinn machen – und an welchen eventuell auch eine geschlossene Frage denselben Zweck erfüllt.
- Kommunikation: Anders als bei einer E-Mail-Kommunikation, in der Reminder ohne großen Aufwand und Kosten verschickt werden können, gilt es, bei einer Papierbefragung genau abzuwägen, an welcher Stelle eine Kommunikationsmaßnahme erfolgen sollte. Zu viele davon bedeuten hohe Kosten, während sich zu wenige womöglich negativ auf die Rücklaufquote auswirken. Eine individuelle Abwägung ist hier das Mittel der Wahl.
Sonderfall Wahllokal
Eine gute Möglichkeit, etwas mehr Kontrolle über die Durchführung einer Papierbefragung zu behalten, besteht darin, eine Art Wahllokal zu simulieren – also einen Raum bereitzustellen, in dem die Umfrage vor Ort durchgeführt wird. Dies schont die Kosten, da der Versand und Rückversand der Fragebögen zentralisiert und damit auf ein minimales Maß reduziert werden kann, und stellt gleichzeitig sicher, dass die befragten Personen die Fragen allein und ohne Beeinflussung anderer Menschen beantworten.
Bei Kundenbefragungen gestaltet sich dies selbstverständlich schwierig, aber bei Mitarbeitendenbefragungen ist eine solche Maßnahme gut durchführbar und ein Unternehmen könnte beispielsweise auch den Betriebsrat involvieren. Aber auch bei Befragungen der Kundschaft gibt es entsprechende Anwendungsfälle – so könnte zum Beispiel im Rahmen einer Messe ein kleiner Raum beim Messestand für die Beantwortung einer Umfrage geschaffen werden.
Externe Unterstützung bei der Durchführung der Papierbefragung
Sie denken darüber nach, eine Befragung Ihrer Kundinnen und Kunden oder eine Mitarbeitendenumfrage durchzuführen? Wir von Rogator helfen Ihnen gern dabei. Egal, ob Sie eine komplette Paper-Pencil- , eine hybride oder eine Online-Befragung durchführen möchten, stellen wir gern unsere langjährige Erfahrung zur Verfügung. Unsere Expertinnen und Experten besitzen branchenübergreifende Expertise und sind geübt darin, ganz individuelle Spezifika von Unternehmen zu berücksichtigen.
Fazit
Auch wenn Papierbefragungen im Verdacht stehen, veraltet zu wirken, verfügen sie über einen nicht zu unterschätzenden Vorteil: Je nach Design, Druckart und Veredelung der Einladung und des Fragebogens können darüber Wertschätzung und Wichtigkeit gegenüber den Teilnehmenden transportiert werden.
Hochwertig gestaltete Kommunikationsmaßnahmen können die grundsätzliche Aussage einer Umfrage – dass die Meinung der befragten Personen ernst genommen wird – hervorragend unterstreichen. Im besten Fall führt dies dazu, dass die Einladungen zur Befragung zwischen den Werbebroschüren im Briefkasten nicht untergehen, sondern herausstechen, und sich dies wiederum positiv auf die Rücklaufquote auswirkt.
Case-Study zum Thema Papierbefragung:
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