Einleitung Fragebogen

Es gibt unzählige Muster für Einladungsschreiben dieser Art. Bei allen Einladungsschreiben gilt es aber insbesondere für Unternehmen, darauf zu achten, diese auf ihre Corporate Identity bzw. Corporate Culture anzupassen. Dies betrifft beispielsweise die Anrede (zum Beispiel „Du“ oder „Sie“), die Tonalität oder die allgemeine Ausdrucksweise. Gerade bei Anschreiben zu einer Kundenbefragung kommt es darauf an, den Wiedererkennungswert für das Unternehmen zu garantieren.

Selbst wenn ein externer Dienstleister die Umfrage erstellt, ist es wichtig, dass die Kundschaft die Befragung als Aktion des betreffenden Unternehmens erkennt und akzeptiert. Ergänzend zur Anpassung der Formulierungen spielt daher auch die grafische Gestaltung eine wichtige Rolle, beispielsweise durch Logo und Farben im Corporate Design. Incentives können einen großen Einfluss auf die Motivation zur Teilnahme haben – falls welche geplant sind, sollten diese hier ebenfalls Erwähnung finden.

Hier haben wir für Sie Muster-Einladungsschreiben zum Download vorbereitet:

• Anschreiben Kundenbefragung Muster
• Anschreiben Mitarbeiterbefragung Muster

Bezüglich der Anschreiben zu einer Mitarbeiterbefragung empfehlen wir, gerade Unternehmensspezifika kritisch zu prüfen bzw. anzupassen. So können sich Informationen zu Abläufen oder die Kommunikation der späteren Ergebnisse in einzelnen Unternehmen gravierend unterscheiden. Möglicherweise machen auch pro Abteilung oder Unternehmenseinheit verschiedene Ansprechpersonen Sinn. Mitarbeitende sind mitunter besorgt, dass ihnen durch die Teilnahme an einer Mitarbeiterbefragung negative Konsequenzen drohen. Ein wichtiger Aspekt bei der Motivation zur Teilnahme besteht daher in der Kommunikation der Anonymität bzw. des Datenschutzes.

Allgemein empfehlen wir klare Formulierungen mit einer aktiven Ansprache, damit sich die potenziellen Teilnehmenden angesprochen fühlen und es zudem keine Missverständnisse gibt. Je nach Vorgehen ist es zudem sinnvoll, das genaue Forschungsthema in der Einladung zur Umfrage nur knapp zu nennen, um die Teilnehmenden und ihr Antwortverhalten nicht vorab zu beeinflussen. Selbstverständlich sollte das Einladungsanschreiben eine Begrüßung, vorzugsweise mit persönlicher Ansprache, sowie eine Verabschiedung enthalten. Auch eine erste Danksagung für eine mögliche Teilnahme ist angebracht. Dies gilt unabhängig davon, ob das Anschreiben per Post oder per E-Mail oder auf einem ganz anderen Weg verteilt wird. Eventuell sollte eine Einladungsmail zur Umfrage nicht ganz so ausführlich wie eine gedruckte Variante ausfallen, aber entscheiden ist, dass die Einladung das Ziel einer hohen Teilnahmequote erreicht.

Die Einleitung des Fragebogens ist die Startseite vor dem eigentlichen Fragebogen. Eine wichtige Aufgabe dieser Seite besteht darin, letzte Vorbehalte zu nehmen und die potenziellen Teilnehmenden darin zu bestärken, die Umfrage tatsächlich auszufüllen. Deshalb sollte die Einleitung als Gelegenheit genutzt werden, wichtige Ausfüllhinweise anzubringen, die für die ganze Umfrage gelten. Denn nur korrekt ausgefüllte Fragebögen können dazu beitragen, den eigentlichen Zweck der Befragung zu erfüllen. Wir empfehlen, den Umfrage Einleitungstext insgesamt eher kurz zu halten, denn ausführliche Hintergrundinformationen haben die Teilnehmenden bereits im Zuge des Einladungsanschreibens erhalten. Die Einleitung der Umfrage sollte sich daher nur auf das absolut Wesentliche fokussieren:

• Begrüßung (hier in jedem Falle nicht-persönlich)
• Evtl. eine ausführlichere Beschreibung des Themas und der Hintergründe als im Anschreiben
• Argumente für Teilnahme in Kurzform
• Wichtige Ausfüllhinweise (bspw. Abbruch und Wiederaufnahme des Interviews)

Trotz aller Kürze ist es wichtig, den potenziellen Teilnehmenden Wertschätzung zu übermitteln. Dies kann bereits mit sehr einfachen Mitteln erreicht werden, etwa in Form einer freundlichen und informativen Begrüßung, z.B. in dieser Form: „Herzlich willkommen bei der Umfrage [Thema] von [Unternehmen].“ Als Abschluss für den Fragebogen Einleitungstext empfehlen wir das folgende Beispiel: „Vielen Dank für Ihre Teilnahme.“ So simpel das klingen mag, vermittelt es jedoch ähnlich wie im ersten Satz Wertschätzung gegenüber dem möglichen und erwünschten Mitwirken der angesprochenen Person.

Zudem führt es die lesende Person gedanklich direkt weiter zur Teilnahme, damit diese idealerweise direkt im Anschluss den Fragebogen ausfüllt. Zudem ist es wichtig, dass sich der Einleitungstext der Umfrage stilistisch sowohl am Einladungsanschreiben als auch an der allgemeinen Corporate Identity des Unternehmens orientiert. Dies betrifft insbesondere die Tonalität und die Anrede – wir haben für das oben genannte Beispiel die „Sie“-Anrede gewählt, da dies zu unserem Rogator-Stil passt. Der Einsatz von Corporate Design Elementen, beispielsweise Farben und Logo, kann diese Botschaft unterstützen.

Ein komplettes Muster für eine gelungene Fragebogen Einleitung finden Sie unter folgendem Download-Link:

• Fragebogen Einleitungstext Beispiel Kundenbefragung
• Fragebogen Einleitungstext Beispiel Mitarbeiterbefragung

Nach dem Ausfüllen aller Fragen des Fragebogens sehen Teilnehmende üblicherweise einen Umfrage Abschlusstext. Dieser soll deutlich machen, dass das Ende der Befragung erreicht ist und es keine weiteren Fragen mehr zu beantworten gibt. Es ist völlig ausreichend, diesen sehr knapp zu gestalten. Häufig werden Teilnehmende auch direkt zu einer anderen Seite weitergeleitet, so dass ihnen ohnehin nur wenige Sekunden bleiben, um den Text zu lesen.

Ein Umfrage Schlusstext Beispiel für eine Kundenbefragung lautet:

„Vielen Dank, dass Sie sich die Zeit genommen haben, unsere Fragen zu beantworten. Wir nehmen Ihr Feedback ernst und werden es in die Weiterentwicklung unserer Produkte und Leistungen einfließen lassen.“

Ein Umfrage Schlusstext Beispiel für eine Mitarbeiterbefragung lautet:

„Danke für Ihre Teilnahme an der Befragung. Wir schätzen Ihr ehrliches Feedback sehr. Es trägt dazu bei, unser Unternehmen zu verbessern und weiterzuentwickeln.“