Wissen: Einleitung Fragebogen
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Das Wichtigste im Überblick:
- Eine Fragebogen Einleitung nimmt potenzielle Teilnehmende einer Umfrage gewissermaßen in Empfang.
- Daher sollten hier alle relevanten Informationen kompakt enthalten sein.
- Allgemein empfehlen sich wertschätzende Formulierungen, um das Teilnahme-Interesse zu bestärken.
- Es gilt, etwaige Mustertexte für die Einladung bzw. Einleitung zum Fragebogen individuell anzupassen, damit sie der Corporate Identity des Unternehmens entsprechen.
Einleitung Fragebogen Bedeutung: Der erste Eindruck zählt
Eine Umfrage – egal ob Mitarbeiterbefragung oder Kundenbefragung – wird üblicherweise mit einem Einführungstext gestartet. Dieser ist die Einleitung zum eigentlichen Fragebogen und enthält in knapper Form grundlegende Informationen zur Befragung sowie eventuell rechtliche Hinweise. Damit nicht zu verwechseln ist das Einladungsschreiben zur Umfrage. Dieses wird zuvor veröffentlicht, beispielsweise als postalisches Anschreiben oder per E-Mail, und beinhaltet ausführlichere Informationen als die Einleitung des Fragebogens.
Einleitung Fragebogen vs. Einladung zur Teilnahme an einer Umfrage
Die Einladung zu einer (Online-)Befragung verfolgt ein Hauptziel, und zwar, die Adressatinnen und Adressaten dazu zu bewegen, an der Befragung teilzunehmen. Für die Motivation zur Teilnahme reicht ein inspirierender Werbetext häufig nicht aus. Es ist vielmehr entscheidend, dass die potenziellen Teilnehmenden alle für sie relevanten Informationen für die individuelle Entscheidung erhalten, ob man mitmachen möchte oder nicht.
Folgende Aspekte sollten also Teil des Anschreibens sein:
- Thema der Umfrage
- Ablauf, ggf. technische Informationen
- Argumente für die Teilnahme
- Zeitbedarf
- Befragungszeitraum
- Durchführende Institution
- Informationen zu Anonymität und/oder Datenschutz
- Mögliche Incentives als Belohnung für die Teilnahme
- Kontaktdaten für Fragen oder Support
- Link oder Informationen zum Umfragestart
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Es gibt unzählige Muster für Einladungsschreiben dieser Art. Bei allen Einladungsschreiben gilt es aber insbesondere für Unternehmen, darauf zu achten, diese auf ihre Corporate Identity bzw. Corporate Culture anzupassen. Dies betrifft beispielsweise die Anrede (zum Beispiel „Du“ oder „Sie“), die Tonalität oder die allgemeine Ausdrucksweise. Gerade bei Anschreiben zu einer Kundenbefragung kommt es darauf an, den Wiedererkennungswert für das Unternehmen zu garantieren.
Selbst wenn ein externer Dienstleister die Umfrage erstellt, ist es wichtig, dass die Kundschaft die Befragung als Aktion des betreffenden Unternehmens erkennt und akzeptiert. Ergänzend zur Anpassung der Formulierungen spielt daher auch die grafische Gestaltung eine wichtige Rolle, beispielsweise durch Logo und Farben im Corporate Design. Incentives können einen großen Einfluss auf die Motivation zur Teilnahme haben – falls welche geplant sind, sollten diese hier ebenfalls Erwähnung finden.
Hier haben wir für Sie Muster-Einladungsschreiben zum Download vorbereitet:
Bezüglich der Anschreiben zu einer Mitarbeiterbefragung empfehlen wir, gerade Unternehmensspezifika kritisch zu prüfen bzw. anzupassen. So können sich Informationen zu Abläufen oder die Kommunikation der späteren Ergebnisse in einzelnen Unternehmen gravierend unterscheiden. Möglicherweise machen auch pro Abteilung oder Unternehmenseinheit verschiedene Ansprechpersonen Sinn. Mitarbeitende sind mitunter besorgt, dass ihnen durch die Teilnahme an einer Mitarbeiterbefragung negative Konsequenzen drohen. Ein wichtiger Aspekt bei der Motivation zur Teilnahme besteht daher in der Kommunikation der Anonymität bzw. des Datenschutzes.
Allgemein empfehlen wir klare Formulierungen mit einer aktiven Ansprache, damit sich die potenziellen Teilnehmenden angesprochen fühlen und es zudem keine Missverständnisse gibt. Je nach Vorgehen ist es zudem sinnvoll, das genaue Forschungsthema in der Einladung zur Umfrage nur knapp zu nennen, um die Teilnehmenden und ihr Antwortverhalten nicht vorab zu beeinflussen. Selbstverständlich sollte das Einladungsanschreiben eine Begrüßung, vorzugsweise mit persönlicher Ansprache, sowie eine Verabschiedung enthalten. Auch eine erste Danksagung für eine mögliche Teilnahme ist angebracht. Dies gilt unabhängig davon, ob das Anschreiben per Post oder per E-Mail oder auf einem ganz anderen Weg verteilt wird. Eventuell sollte eine Einladungsmail zur Umfrage nicht ganz so ausführlich wie eine gedruckte Variante ausfallen, aber entscheiden ist, dass die Einladung das Ziel einer hohen Teilnahmequote erreicht.
Best-Practice-Tipps zur Einleitung eines Fragebogens
Die Einleitung des Fragebogens ist die Startseite vor dem eigentlichen Fragebogen. Eine wichtige Aufgabe dieser Seite besteht darin, letzte Vorbehalte zu nehmen und die potenziellen Teilnehmenden darin zu bestärken, die Umfrage tatsächlich auszufüllen. Deshalb sollte die Einleitung als Gelegenheit genutzt werden, wichtige Ausfüllhinweise anzubringen, die für die ganze Umfrage gelten. Denn nur korrekt ausgefüllte Fragebögen können dazu beitragen, den eigentlichen Zweck der Befragung zu erfüllen. Wir empfehlen, den Umfrage Einleitungstext insgesamt eher kurz zu halten, denn ausführliche Hintergrundinformationen haben die Teilnehmenden bereits im Zuge des Einladungsanschreibens erhalten. Die Einleitung der Umfrage sollte sich daher nur auf das absolut Wesentliche fokussieren:
- Begrüßung (hier in jedem Falle nicht-persönlich)
- Evtl. eine ausführlichere Beschreibung des Themas und der Hintergründe als im Anschreiben
- Argumente für Teilnahme in Kurzform
- Wichtige Ausfüllhinweise (bspw. Abbruch und Wiederaufnahme des Interviews)
Trotz aller Kürze ist es wichtig, den potenziellen Teilnehmenden Wertschätzung zu übermitteln. Dies kann bereits mit sehr einfachen Mitteln erreicht werden, etwa in Form einer freundlichen und informativen Begrüßung, z.B. in dieser Form: „Herzlich willkommen bei der Umfrage [Thema] von [Unternehmen].“ Als Abschluss für den Fragebogen Einleitungstext empfehlen wir das folgende Beispiel: „Vielen Dank für Ihre Teilnahme.“ So simpel das klingen mag, vermittelt es jedoch ähnlich wie im ersten Satz Wertschätzung gegenüber dem möglichen und erwünschten Mitwirken der angesprochenen Person.
Zudem führt es die lesende Person gedanklich direkt weiter zur Teilnahme, damit diese idealerweise direkt im Anschluss den Fragebogen ausfüllt. Zudem ist es wichtig, dass sich der Einleitungstext der Umfrage stilistisch sowohl am Einladungsanschreiben als auch an der allgemeinen Corporate Identity des Unternehmens orientiert. Dies betrifft insbesondere die Tonalität und die Anrede – wir haben für das oben genannte Beispiel die „Sie“-Anrede gewählt, da dies zu unserem Rogator-Stil passt. Der Einsatz von Corporate Design Elementen, beispielsweise Farben und Logo, kann diese Botschaft unterstützen.
Ein komplettes Muster für eine gelungene Fragebogen Einleitung finden Sie unter folgendem Download-Link:
Abschlusstext der Umfrage
Nach dem Ausfüllen aller Fragen des Fragebogens sehen Teilnehmende üblicherweise einen Umfrage Abschlusstext. Dieser soll deutlich machen, dass das Ende der Befragung erreicht ist und es keine weiteren Fragen mehr zu beantworten gibt. Es ist völlig ausreichend, diesen sehr knapp zu gestalten. Häufig werden Teilnehmende auch direkt zu einer anderen Seite weitergeleitet, so dass ihnen ohnehin nur wenige Sekunden bleiben, um den Text zu lesen.
Ein Umfrage Schlusstext Beispiel für eine Kundenbefragung lautet:
„Vielen Dank, dass Sie sich die Zeit genommen haben, unsere Fragen zu beantworten. Wir nehmen Ihr Feedback ernst und werden es in die Weiterentwicklung unserer Produkte und Leistungen einfließen lassen.“
Ein Umfrage Schlusstext Beispiel für eine Mitarbeiterbefragung lautet:
„Danke für Ihre Teilnahme an der Befragung. Wir schätzen Ihr ehrliches Feedback sehr. Es trägt dazu bei, unser Unternehmen zu verbessern und weiterzuentwickeln.“
Am wichtigsten ist es, dass dieser Abschlusstext eine Dankesformel enthält. Dadurch wird den Leserinnen und Lesern auf freundliche Weise signalisiert, dass sie das Ende der Umfrage erreicht haben. Zudem drückt ein finales Dankeschön für das Ausfüllen des Fragebogens Wertschätzung aus und sorgt idealerweise dafür, dass die Teilnehmenden auch nach der Umfrage noch ein positives Gefühl gegenüber den Initiatoren bzw. Auftraggebern der Studie haben.
Je nachdem, inwieweit das weitere Vorgehen klar ist oder nicht, könnte eine Information ergänzt werden, wann und wo die Ergebnisse der Umfrage publiziert werden. Gerade im Zuge einer Mitarbeiter- oder Kundenbeziehung signalisiert dies den Wunsch, in einem regelmäßigen Austausch zu bleiben.
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Häufige Fragen zur Einleitung Fragebogen
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Warum ist eine Fragebogen Einleitung wichtig?
Die Einleitung des Fragebogens erläutert Hintergründe zur Umfrage und ordnet sie ein. Die potenziellen Teilnehmenden erhalten durch sie wichtige Informationen, beispielsweise zum Datenschutz oder wie ihre Teilnahme an der Umfrage eine Veränderung bewirkt. Diese Informationen motivieren sie im besten Fall zur Teilnahme. Zudem enthält die Fragebogen Einleitung Hinweise zum Ausfüllen, wodurch die Qualität der Antworten erhöht wird.
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Kann ich ein Muster für einen Fragebogen Einleitungstext bei meiner Umfrage (wieder-)verwenden?
Wir empfehlen, die Einleitungstexte des Fragebogens an die jeweilige Umfrage anzupassen. Durch geschickte Formulierungen können die potenziellen Teilnehmenden bei jeder Befragung individuell angesprochen werden, wodurch sich die Motivation, den Fragebogen der Umfrage auszufüllen, erhöht.
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Wie erhöhe ich die Aufmerksamkeit für die Einleitung des Fragebogens?
Kurze, prägnante Formulierungen sowie eine übersichtliche Gliederung tragen dazu bei, den Einleitungstext des Fragebogens schnell zu erfassen. Gezielt eingesetzte visuelle Elemente – idealerweise aussagekräftig statt nur dekorativ – unterstützen dieses Vorhaben.
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Wie lang sollte eine Fragebogen Einleitung sein?
Eine Fragebogen Einleitung darf mehrere Absätze umfassen. Sie sollte alle wichtigen Informationen enthalten, zum Beispiel Thema der Befragung, Datenschutz/Anonymität oder technische Hinweise. Im Gegensatz zum vorangegangenen Einladungsschreiben ist es hier nicht mehr nötig, in aller Ausführlichkeit auf die Gründe für eine Teilnahme an der Befragung einzugehen. Ein grober Überblick über die wichtigsten Aspekte ist ausreichend.
