Das Anschreiben und die Einleitung einer Mitarbeiterbefragung – worauf ist besonders zu achten?
Sie möchten eine Mitarbeiterumfrage in Ihrem Unternehmen durchführen? Nehmen Sie Ihre Mitarbeitende von Anfang an mit ins Boot. Ein aussagekräftiges Anschreiben und eine durchdachte Einleitung erleichtern Ihren Angestellten den Einstieg in die Befragung und sind somit wichtige Aspekte für hohe Rücklaufquoten und den Erfolg des Umfrageprojekts insgesamt. In diesem Blogbeitrag vermitteln wir Ihnen Hinweise zu einer gelungenen ersten Ansprache bei einer Mitarbeiterbefragung.
Weiter unten stellen wir Ihnen das Beispiel einer E-Mail-Einladung zu einer Mitarbeiterbefragung als Download zur Verfügung. Gern können Sie unsere Mustervorlage als Inspirationsquelle nutzen.
Der erste Eindruck bei einer Mitarbeiterbefragung
In aller Regel gibt es bei Mitarbeiterbefragungen eine Kommunikationsphase vor dem eigentlichen Umfragestart, in der bereits wichtige Informationen zum Projekt an die Belegschaft vermittelt werden. Mit dem Beginn der Feldphase stellen jedoch das Anschreiben und die Einleitung die ersten Eindrücke zu der Befragung selbst dar. Nicht selten erweist sich dies als erste Hürde. Denn es ist nicht immer einfach, die Angestellten von der Befragung zu überzeugen.
Machen wir uns zuerst noch einmal den zeitlichen Ablauf bewusst: Zuerst erhält die zu befragende Person eine Einladung per E-Mail oder Brief. Nimmt sie an der Befragung teil, sieht sie online als Erstes die Einleitung bzw. Begrüßung auf der Startseite der Umfrage. Grundsätzlich sollte bei der inhaltlichen Gestaltung davon ausgehen werden, dass die Empfängerinnen und Empfänger möglicherweise gar nichts oder nur sehr wenig von der Vorab-Kommunikation mitbekommen haben.
Das Wichtigste zuerst
Bei jeder Mitarbeiterbefragung kommt dem Anschreiben an die Mitarbeitende eine zentrale Bedeutung zu. Die Mitarbeiter bzw. die Mitarbeiterin soll freundlich empfangen und neugierig gemacht werden. In das Anschreiben gehören darum die wichtigsten Informationen. Denn das Anschreiben ist der Text, den die zu befragende Person zuerst liest. An dieser Stelle entscheidet sie, ob sie an der Befragung teilnimmt. Deshalb müssen hier die wesentlichen Motivationsfaktoren gelegt sowie eventuelle Bedenken ausgeräumt werden. Nur bei Interesse geht die Person den nächsten Schritt zur Einleitung auf die Website, auf der die Mitarbeiterbefragung durchgeführt wird.
Umfang – So viel wie nötig, so wenig wie möglich
Weil Menschen am Bildschirm allgemein weniger bereit sind zu lesen, sollte sich das Volumen des online dargestellten Textes im Rahmen halten. Dies gilt umso mehr für die Einladung und Einleitung einer Mitarbeiterbefragung. Auch werden kurze Absätze oft eher gelesen als längere, weshalb weniger Informationen möglicherweise eine höhere Antwortrate bedeuten. Hier sollte ein guter Mittelweg zwischen „zu viel“ und „zu wenig“ Informationen gefunden werden.
Muster zu Einladungsschreiben als Inspirationsquelle
Mustervorlagen sind eine gute Sache, sollten jedoch nicht eins zu eins übernommen werden, da sonst die Glaubhaftigkeit verloren geht. Ein Musteranschreiben ist daher zur Orientierung ein gutes Mittel, sollte jedoch in jedem Fall an Ihr Unternehmen angepasst werden. Um Vertrauen zu gewinnen und die Individualität zu unterstreichen ist es wichtig, die Corporate Identity bereits im Einladungsschreiben hervorzuheben.
Gestaltung des Anschreibens und der Einleitung
Eine zeitgemäße Mitarbeiterbefragung wird in der Regel online durchgeführt und die Einladung erfolgt meist per E-Mail. Die folgenden Tipps gelten jedoch für elektronische Anschreiben und Briefe gleichermaßen. Beim Anschreiben und der Einleitung einer Mitarbeiterbefragung sind folgende Punkte zu beachten:
- Ablauf: Vermitteln Sie den Probanden, in welchen nachfolgenden Schritten die Mitarbeiterbefragung abläuft. Eine Schilderung des Ablaufs steht meist am Ende des Anschreibens. Informieren Sie die Teilnehmenden auch über den Aufbau des Fragebogens.
- Ankündigung: Es ist hilfreich, die Befragungen vorab anzukündigen. So weiß der Mitarbeiter, worum es geht, und hat sich möglicherweise schon Gedanken gemacht oder Interesse entwickelt, daran teilzunehmen.
- Anrede/Begrüßungsformel: In der Regel beginnt die Einladung zur Mitarbeiterbefragung mit einer Anrede. Persönliche Anrede oder eher allgemein formuliert? Die Art der Beziehung zwischen dem Fragesteller und der antwortenden Person bestimmt die Tonalität („Lieber“ … oder „Sehr geehrter …“ oder „Sehr geehrte Damen und Herren“ usw.). Mit Sicherheit erzeugt die namentliche Anrede eine höhere Aufmerksamkeit beim Empfänger. Im Zweifelsfall sollte sich hier jedoch an der Stimmung und den Gepflogenheiten des Unternehmens orientieren werden.
- Argumente für eine Teilnahme: Liefern Sie vor allem im Rahmen des Anschreibens gute Gründe, warum sich die zu befragende Person die Mühe einer Teilnahme machen sollte. Das wesentliche Argument für eine Teilnahme ist in der Regel, dass die Befragten ihre Arbeit sowie das Unternehmen anhand verschiedener Kriterien beurteilen und somit im eigenen Sinne Anstöße für Verbesserungen geben können.
- Dankesformel: Den Schluss einer Einladung oder einer Einleitung sollte ein Dank bilden. Nennen Sie außerdem einen Ansprechpartner mit einer Telefonnummer oder E-Mailadresse für Rückfragen sowie einen persönlichen Absender.
- Datenschutz: Unbedingt notwendig sind überdies Angaben zum Datenschutz. Ausführliche Informationen dazu können Sie beispielsweise auch über einen Link zur Verfügung stellen. Wichtig ist, dass Sie die Anonymität der Umfrage gewährleisten. Dabei unterstützt Sie ein externer Dienstleister wie die Rogator AG.
- Durchführende Institution: Um schon früh für Transparenz und Klarheit zu sorgen, sollte den Befragten schon in der Einladung der Name der beteiligten Parteien (durchführende Institution bzw. der technische Dienstleister) genannt werden. Machen Sie deshalb klar ersichtlich, von welchen Institutionen die Mitarbeiterbefragung durchgeführt wird. Nennen Sie sowohl das beauftragende Unternehmen als auch, wenn mit einbezogen, den Marktforschungsdienstleister.
- Incentives: Wenn der Mitarbeiter bei einer Teilnahme mit Anreizen belohnt wird, sollte ihm dies schon in der Einladung bzw. in der Einleitung mitgeteilt werden. Eine solche Form der Motivation ist bei Beschäftigtenbefragungen allerdings eher unüblich.
- Kontakt: Die Nennung eines Ansprechpartners mitsamt Kontaktdaten gibt den Befragten die Möglichkeit, mögliche Verständnisfragen zu klären.
- Link bzw. Start-Button: Der Link zum Starten der Befragung ist ein wichtiges Element im Anschreiben sowie in der Einleitung auf der Website. Dieser darf gerne auffällig gestaltet sein um nicht unterzugehen. Mithilfe eines Links oder referenzierenden Start-Buttons kann meist die Umfrage gestartet werden, darum steht er häufig in der Mitte des Anschreibens und nicht zu weit unten. Hierbei ist darauf zu achten, dass die angegebene Internetadresse entweder maskiert dargestellt wird („Hier geht es zur Umfrage“) oder möglichst vertrauenswürdig und nicht zu lang ausfällt.
- Thema: Zu Beginn sollte das Thema der Umfrage kurz und aussagekräftig erklärt werden, es kann schon in der Betreffzeile zur E-Mail-Einladung explizit genannt werden. Auf diese Weise sieht der Mitarbeitende früh, worum es geht und kann sich bei Interesse für eine Teilnahme entscheiden.
- Titel und Motto: Nennen Sie schon in der Einladung Motto und Titel, unter dem die geplante Mitarbeiterbefragung läuft, oder die Botschaft, die hiervon ausgehen soll.
- Wertschätzung: Zeigen Sie in der Ansprache Ihr Interesse an und Ihre Wertschätzung für die Meinung des Mitarbeiters, denn bei dem Umfragevorhaben geht es um genau das – die Ansichten der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter einzuholen, weil sie für das Unternehmen von hoher Bedeutung sind. Mögliche Formulierungen sind: „Ihre Meinung ist uns wichtig“ oder „Wir möchten gezielt auf die Bedürfnisse und Wünsche unserer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter eingehen“.
- Zeitbedarf: Wer lässt sich schon gern auf ein Unterfangen mit ungewissem zeitlichen Aufwand ein? Vermitteln Sie am besten schon im Anschreiben oder in der Einleitung den zeitlichen Rahmen, den das Befragungsprojekt voraussichtlich beanspruchen wird. Hierbei sind Erfahrungswerte hilfreich, meist reichen Circa-Angaben aus. Teilen Sie den Beschäftigten hierbei auch die Frist mit, bis zu welchem Datum die Teilnahme möglich ist.
- Zweck und Bedeutung: Lassen Sie die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter nicht im Unklaren darüber, welchen Zweck Sie mit dem Befragungsprojekt verfolgen, welche Bedeutung die geplante Mitarbeiterbefragung für das Unternehmen und den Einzelnen hat und in welcher Weise die Ergebnisse verwendet werden sollen.
Unterschied zwischen online und offline
Per E-Mail einen Umfragelink zusenden ist für das Personal die einfachste Art des Einstiegs. Die Angestellten müssen jetzt nur noch diesen Link anklicken, und schon kann es losgehen. Werden die Mitarbeitenden per Brief angesprochen, sollte eine kurze und einfach zu tippende Internetadresse angegeben werden, weil die Teilnehmenden diese URL von Hand in den PC oder in ihr Smartphone eingeben müssen. Immer häufiger werden auch QR-Codes zum Einscannen an dieser Stelle verwendet. Überlegen Sie sich doch zusätzlich zur Einladung per E-Mail oder per Papieranschreiben, noch weitere Kommunikationskanäle (Intranet, interne Kommunikations-Plattform, etc.) in Betracht zu ziehen, um eine größere Aufmerksamkeit für das Projekt zu erhalten.
Fazit: Der Einstieg lässt sich mit Köpfchen als erster Kontaktpunkt nutzen
BBei einer Mitarbeiterbefragung hat der Auftakt eine wichtige Aufgabe: Anschreiben und Einleitung sollen den Mitarbeiter mit offenen Armen empfangen, Vertrauen aufbauen und einen ersten guten Eindruck in Bezug auf das Befragungsprojekt vermitteln. Die Einladung zu einer Mitarbeiterbefragung ist der erste Schritt, um Ihre Mitarbeitenden ins Boot zu holen und sollte deshalb mit entsprechender Sorgfalt vorbereitet werden. Damit sich dieser erste Kontaktpunkt zur Mitarbeiterbefragung nicht als Hürde erweist, sind wichtige Aspekte zu beachten. Von A wie Ankündigung bis Z wie Zeitbedarf – wer die für den Einstieg in eine Mitarbeiterbefragung essenziellen Punkte im Blick hat, kann auf eine erfolgreiche Umfrage hoffen.
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Referenzprojekt zum Nachlesen
Erfahren Sie mehr zur Durchführung einer Mitarbeiterbefragung mit Rogator in unserer Case Study „Mitarbeiterbefragung zur Standortverlagerung eines Industriekonzerns“.
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