Einladung Mitarbeiterbefragung: Herr Schmidt, einmal Feedback bitte!
Ob man die Teilnehmer einer Mitarbeiterbefragung im Einladungsschreiben persönlich anspricht oder nicht, mag für viele unbedeutend sein. Aber in solchen Details zeigt sich, mit wie viel Fingerspitzengefühl man an das Thema herangeht. Beide Varianten haben Vor- und Nachteile und es sollte bei jeder Mitarbeiterbefragung abgewägt werden, was im konkreten Fall die bessere Methode ist. In diesem Blogbeitrag haben wir für Sie unsere Erfahrungen zusammengetragen.
Welche Anrede benutze ich bei Mitarbeiterbefragungen?
Sie haben die Online-Umfrage für Ihre Mitarbeiterbefragung erstellt. Jetzt müssen Sie Ihre Mitarbeiter nur noch zur Befragung einladen. Per E-Mail natürlich, kein Problem. Sie haben einen aussagekräftigen Text und geschickte Formulierungen ausgearbeitet, um das Thema einzuleiten und die wichtigsten Informationen zusammenzutragen. Hinweise zur Anonymität und zum Datenschutz sind selbstverständlich enthalten. Jetzt fehlt nur noch eine Kleinigkeit in der ersten Zeile: die Anrede. „Sehr geehrter Herr Schmidt“ oder doch lieber einfach nur „Liebe Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter“. Was ist besser geeignet, um die Mitarbeiter in der Einladung zur Mitarbeiterbefragung abzuholen? Sollte der Teilnehmer nun persönlich angeschrieben werden oder ist eine allgemeine Anrede doch der wirksamere Weg? Beide Optionen haben unter anderem folgende Vor- und Nachteile:
Persönliche Anrede = höherer Rücklauf, oder?
Man liest immer wieder, dass eine persönliche Anrede bei der Teilnehmerrekrutierung für Online-Umfragen via E-Mail zu höheren Rücklaufquoten führt als Anschreiben ohne eine persönliche Ansprache. Es erscheint plausibel, dass der Empfänger die neue E-Mail nicht direkt löscht, da ihm durch die persönliche Ansprache eine höhere Verbindlichkeit suggeriert wird und die E-Mail beim Leser eine höhere Aufmerksamkeit genießt. Ob dieses Prinzip auch bei einer Einladung zur Mitarbeiterbefragung gilt, ist allerdings ungewiss, da der Kontext hier ein anderer ist als bei den meisten anderen Online-Befragungen im Marktforschungsbereich.
Bei einer Mitarbeiterbefragung wird der potenzielle Teilnehmer in der Regel bereits im Vorfeld ausgiebig über die anstehende Befragung informiert. Darüber hinaus wurde ihm idealerweise die Wichtigkeit der Teilnahme für die zukünftige Gestaltung des Unternehmens erläutert. Er weiß, dass er zu dieser Umfrage eine Einladung per E-Mail erhalten wird und erwartet diese bereits. Vermutlich hat er sich auch im Vorfeld eine Meinung zu der Thematik gebildet und sich überlegt, ob er grundsätzlich teilnehmen möchte oder nicht.
Der Rückgriff auf die persönliche Anrede erzielt somit einen geringeren positiven Effekt als bei anderen Online-Umfragen. Am größten ist dieser Einfluss auf die Teilnahmebereitschaft von eher unentschlossenen oder wenig motivierten Mitarbeitern, die durch die direkte Ansprache eben doch noch zum Mitmachen animiert werden.
Da steht mein Name… ist das wirklich noch anonym?
Wenn die persönliche Anrede einen positiven Effekt auf den Rücklauf haben kann, wäre der Entschluss, diese immer wieder zu verwenden dann das Sinnvollste? So einfach lässt sich diese Frage nicht beantworten. Ein Augenmerk ist auf Situationen zu richten, in denen eine persönliche Anrede negativ auf die Rücklaufquote wirken kann.
Teilnehmer von Mitarbeiterbefragungen sind oftmals hoch sensibel, wenn es um das Thema Anonymität geht. Innerhalb der Belegschaft besteht oftmals die große Befürchtung, dass der Chef oder andere Kollegen herausfinden, was man in der Mitarbeiterbefragung geantwortet hat. Potenzielle Angriffspunkte, die Zweifel an der Anonymität der Umfrage bieten, sollten daher möglichst vermieden werden. Die persönliche Anrede ist ein solcher Angriffspunkt. Die Mitarbeiter könnten unterstellen, dass der pseudonymisierte Umfragelink (ein Standardverfahren bei Mitarbeiterbefragungen, um unter anderem Mehrfachteilnahmen zu verhindern) mit dem Namen des Teilnehmers verknüpft ist. Diese Vermutung entspricht allerdings nicht den Tatsachen, weil durch technische Verfahren sichergestellt wird, dass die Umfragedaten nicht mit personenbezogenen Daten kombiniert werden. Dennoch kann die subjektiv wahrgenommene Anonymität darunter leiden. Wenn also bereits im Vorfeld des Öfteren Bedenken zur Anonymität bei Mitarbeiterbefragungen geäußert wurden (häufig haben Betriebsräte, Führungskräfte oder Personaler bereits ein gutes Gespür für die Stimmung in der Belegschaft), dann sollte man auf eine persönliche Anrede eher verzichten.
Wie das Weiterleiten einer E-Mail Ihre Ergebnisse verfälschen können
Um auf der sicheren Seite zu sein und keine Zweifel an der Anonymität Ihrer Umfrage aufkommen zu lassen, ist es somit naheliegend, dass Sie keine persönliche Anrede verwenden müssen. Allerdings kann sich auch ein Anschreiben ohne jeglichen Personenbezug negativ auf die Rücklaufquoten auswirken. So gibt es immer wieder Fälle, bei denen Teilnehmer einer Mitarbeiterbefragung beklagen, einen bereits verbrauchten Teilnahmelink erhalten zu haben, obwohl sie den Fragebogen noch gar nicht ausgefüllt hatten. Nachforschungen ergeben wiederholt, dass die betroffenen Personen die Einladungs-E-Mail im Mitarbeiterkreis weiterleiten, um beispielsweise „Werbung“ für die Befragung zu machen. Ein löblicher Gedanke. Leider ist diesen Personen wahrscheinlich nicht bewusst, dass der Teilnahmelink mit einem Pseudonym gesichert ist, welches zwar keinen direkten Personenbezug hat, aber dennoch ausschließlich für eine bestimmte Person gedacht ist. Hinzukommt, dass das Pseudonym in aller Regel einer bestimmten Unternehmensabteilung zugeordnet wird. Somit füllt im schlimmsten Fall ein anderer Mitarbeiter das betreffende Interview aus und die Daten werden der falschen Abteilung zugeordnet. Falls dies bekannt wird, kann man glücklicherweise nachkorrigieren. Das größere Risiko besteht darin, dass derartige Falschzuordnungen unerkannt bleiben.
Deshalb gilt: Wenn man mit dem Teilnahmelink weitere Metadaten (wie Bereich, Abteilung, Name des Vorgesetzten, usw.) verknüpft, sollte man dies auch kenntlich machen und die Teilnehmer darum bitten, die E-Mail nicht weiterzuleiten.
Fazit: Einladung Mitarbeiterbefragung – Die richtige Kommunikation macht´s
Feinheiten sind wichtig, eine gute und umfassende Kommunikationsstrategie ist wichtiger. Es lohnt sich beim Einladungsschreiben zu Ihrer Mitarbeiterbefragung auch auf Feinheiten, wie die Form der Anrede, zu achten und hierbei Gepflogenheiten und evtl. Bedenken innerhalb des Unternehmens zu berücksichtigen. Letzten Endes werden diese Details aber nicht maßgeblich über den Erfolg oder Misserfolg Ihrer Befragung entscheiden. Viel wichtiger ist die gesamte Kommunikationsstrategie, die Sie im Rahmen der Mitarbeiterbefragung verfolgen. Sie sollten die Mitarbeiter an unterschiedlichen Touchpoints mit Hilfe verschiedener Kanäle über die geplante Mitarbeiterbefragung informieren und auch sensible Themen, wie den Datenschutz, aufgreifen. Ein gutes Konzept und ein breiter Kommunikationsmix sind wichtige Faktoren für eine hohe Rücklaufquote. Wir empfehlen Ihnen das passende Kommunikationspaket für Ihre Mitarbeiterbefragung mit einem erfahrenen Dienstleister abzustimmen.
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Erfahren Sie alle wichtigen Informationen zum RogMessenger in einem kurzen Video.
Referenzprojekt zum Nachlesen
Erfahren Sie mehr zur Durchführung einer Mitarbeiterbefragung mit Rogator in unserer Case Study „Mitarbeiterbefragung zur Standortverlagerung eines Industriekonzerns“.
