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Welche Maßnahmen führen zu höheren Rücklaufquoten beim Mitarbeiterfeedback?

11.05.2020
Meeting Diagramm auf Tablet

Wer Mitarbeiterbefragungen durchführt, legt meist Wert auf eine hohe Rücklaufquote. Eine hohe Antwortquote steigert die Repräsentativität der Erhebung und deutet eine gewisse Wertigkeit der Umfrage insgesamt an. Wie aber lassen sich die vorgesehenen Beschäftigten zur Teilnahme motivieren? Wie überzeugen Sie Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, an der Befragung teilzunehmen? Welche Möglichkeiten gibt es, die Teilnahmebereitschaft zu steigern? Wie reagieren Sie auf eine geringe Teilnahme? Der aktuelle Blogartikel ergründet, mithilfe welcher Maßnahmen die Rücklaufquote bei Mitarbeiterfeedbacks erhöht werden kann.

 

Weshalb hohe Rücklaufquoten attraktiv sind

 

Die Beteiligung von möglichst vielen der gewünschten Probanden ist ein Beleg für die Qualität einer Stichprobe – so die weitläufige Meinung vieler Forscher und am Prozess Beteiligter gerade in Bezug auf heterogene Grundgesamtheiten. Dies gilt umso mehr für Personengruppen, deren Motivation, an einer solchen Umfrage teilzunehmen, ohnehin begrenzt ist. Wenn es gelingt, eingeplante Probanden solcher „schwierigen“ Gruppen zu befragen, ist die Aussagekraft der Stichprobe – unter sonst gleichen Bedingungen – umso höher, weil die Stichprobe die Grundgesamtheit besser abbildet, also repräsentiert (daher der Begriff der „Repräsentativität“).

 

 

Wie lässt sich die Rücklaufquote steigern?

 

Grundsätzlich geht es darum, die gewünschten Beschäftigten zum einen überhaupt zur Teilnahme zu motivieren und zum anderen den Abbruch der Befragung zu verhindern, sobald sie einmal begonnen wurde, und so die Abbrecherquote zu senken. Mithilfe folgender Instrumente lässt sich die Teilnahmebereitschaft fördern:

 

  • Kommunikationskonzept vermitteln

Ist die Befragung in ein Kommunikationskonzept eingebettet? Existiert ein Konzept hinter dem Befragungsprojekt, ist es den angedachten Teilnehmenden vorab zu kommunizieren. Mithilfe einer persönlichen Nachricht können die Mitarbeitenden direkt angesprochen und über die Ziele und Inhalte des Vorhabens informiert werden.

 

  • Ausführliche Information vor und während des Befragungszeitraums

Die angedachten Teilnehmenden sind vorab über alle wichtigen Details in Kenntnis zu setzen. Auf diese Weise wird ihnen vermittelt, dass ihr Aufwand anerkannt und ihr Beitrag wertgeschätzt wird. Dabei ist auf ein richtiges Maß der vermittelten Informationen zu achten: Kommuniziert werden sollte nicht zu viel und auch nicht „too much information“, wodurch die eingeladenen Personen überfrachtet werden. Auch über das weitere Vorgehen (Termine für Maßnahmenableitung, Besprechung der Ergebnisse usw.) sollten die Teilnehmenden informiert werden. Ebenfalls ratsam ist eine Fortschrittsanzeige für die Umfrage-Ausfüller. Auf diese Weise sind der derzeitige Stand der Bearbeitung und der noch ausstehende Aufwand für die Befragung ersichtlich.

 

Bedenken in Bezug auf den Datenschutz sind auszuräumen. Weil es sich bei der Meinung über den eigenen Arbeitgeber um besonders sensible Daten handelt, sollte den vorgesehenen Probanden die Teilnehmer-Anonymität besonders klargemacht und die hierfür ergriffenen Prinzipien und Maßnahmen erklärt werden.

 

  • Herausstellen der Wichtigkeit der Teilnahme

Die Teilnehmenden sind für die Bedeutsamkeit der Befragung für sie selbst und für das gesamte Unternehmen zu sensibilisieren. Mitarbeiterfeedbacks haben in aller Regel eine recht hohe Bedeutung für die Organisation – und damit auch für die Angestellten. Helfen die Beschäftigten per Befragung mit ihren Antworten das Unternehmen zu verbessern, kommt ihnen dies letztlich selbst zugute.

 

  • Mitbestimmung

Welche Punkte brennen den Angestellten eventuell auf den Nägeln? Im Rahmen eines Mitarbeiterfeedbacks können die Beschäftigten ihren Gedanken Luft machen und ihre konstruktive Kritik anbringen. Die Einbeziehung vieler Stakeholder ist für den Erfolg einer Mitarbeiterbefragung essenziell, und zwar von Anfang an.

 

Die genannten Punkte haben sich in vielen Projekten als hilfreich erwiesen und können dazu beitragen, eine hohe Rücklaufquote bei Mitarbeiterbefragungen zu fördern. Deshalb sind sie möglichst klar zu kommunizieren. Sie lassen sich zum Beispiel mithilfe folgender Detailmaßnahmen verwirklichen:

 

  • Anschreiben

Die Anfangskommunikation ist in einfacher, leicht verständlicher Sprache zu halten, übersichtlich zu strukturieren und am besten persönlich an die Adressaten zu richten. Die Einladung bzw. ein ergänzendes Informationsschreiben sollten Gründe vermitteln, weshalb es auch für den einzelnen Angestellten vorteilhaft ist, an der Befragung teilzunehmen. Hierbei sind die Vorzüge hervorzuheben, die er oder sie persönlich bzw. das Unternehmen aus der Befragung erhält. Ebenfalls ist im Anschreiben mitzuteilen, wie die Befragung aufgebaut ist. Das Einladungsschreiben enthält zudem den Online-Link zur Befragung (z. B.: „Umfrage starten“). Spätestens hier sollten die Probanden auch erfahren, wann und in welcher Form sie über die Ergebnisse informiert werden.

 

  • Umfragelink

Sind die wichtigsten Informationen dargestellt, wird ein Start-Knopf oder ein Umfragelink platziert. Möglich ist auch, einen solchen Internet-Querverweis zweimal im Anschreiben zu verwenden. Dies kann ein direkt klickbarer Hyperlink sein, ein QR-Code oder auch die Angabe einer URL. Bei Angabe einer Internetadresse ist darauf zu achten, dass sie möglichst einfach gehalten ist und ein Zeilenumbruch an dieser Stelle vermieden wird.

 

  • Vorankündigung

Die Beschäftigten können mithilfe von Flyern, Postern oder per Intranet über das Befragungsprojekt informiert werden. Diese Kommunikationsmittel sollten die wichtigsten Fakten vermitteln und insbesondere über Datenschutz-Aspekte informieren.

 

  • Infoveranstaltungen

Ein Auftaktmeeting gibt Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern die Möglichkeit, weitere Informationen zu erhalten und Fragen zu stellen.

 

  • Führungskräfte als Promotoren

Statt einer Rundmail „von oben“ empfiehlt sich ergänzend eine hierarchiefreie Kommunikation. Teamleiterinnen und Teamleiter sprechen mit den Angestellten, hören ihnen zu, stellen ihre Bedeutung für das gesamte Unternehmen heraus und werben aktiv für Feedback. Je mehr Stakeholder beteiligt sind, desto besser für das Befragungsprojekt und letztlich auch für die Angestellten selbst.

 

Erinnerungen bieten sich an, um Angestellte doch noch zur Beteiligung zu überzeugen. Diese finale Information wird meist kurz vor Befragungsende versandt. Möglich ist es auch, mehrere aufeinander aufbauende Reminder einzusetzen. Den Schluss bildet der letzte Reminder (auch bekannt als „Last Call Mail“). Hier hat sich eine persönliche Ansprache der Beschäftigten als hilfreich erwiesen statt einer allgemeinen Grußformel. Dieser letzte Reminder ist im Vergleich zu vorigen Erinnerungsbotschaften deutlich kürzer. Er enthält in aller Regel nur die Hauptinformation.

 

  • Rücklaufquote

Während des Befragungszeitraums ist die Rücklaufquote in einzelnen Bereichen zu beobachten.Gerade in Bereichen mit geringer Teilnahmequote empfiehlt es sich, die Gruppe gezielt zu erinnern (am besten auch intern durch Führungskräfte, Betriebsrat etc.).

 

  • Wiederholungsbefragungen

Wenn vorherige Befragungen (für die Beschäftigten spürbare) Verbesserungen hervorgebracht haben, dann werden auch die folgenden Befragungen positiver aufgenommen. Es bietet sich dann auch an, im Rahmen der allgemeinen Kommunikation nochmals darauf zu verweisen, dass die letzte Umfrage entsprechende Maßnahmen zur Folge hatte. Dies mag nicht jeder beteiligten Person bewusst sein.

 

 

Fazit

 

Mitarbeiterfeedbacks bilden die Basis für elementare Entscheidungen des Managements. Eine hohe Antwortquote erhöht die Aussagekraft solcher Befragungen und vermittelt Akzeptanz sowie Verlässlichkeit. Wie gezeigt wurde, lässt sich mittels gezielter Maßnahmen die Bereitschaft zur Teilnahme positiv steuern und so der Rücklauf steigern. Entscheidend ist die gleichzeitige Beachtung vieler der genannten Details, um ein Mitarbeiterfeedback-Projekt zum Erfolg zu führen. Wer eine Mitarbeiterbefragung erfolgreich durchführen möchte, hat nun die entsprechenden Stellschrauben in der Hand und kann sich mit fachkundiger Begleitung – zum Beispiel durch Rogator – unterstützen lassen.

 

 

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