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Wie lassen sich offene Fragen sinnvoll in eine Mitarbeiterbefragung einbinden?

24.02.2020
Frau schreibt, offene Fragen Mitarbeiterbefragung

Offene Fragen in einer Mitarbeiterbefragung können bedeutsame qualitative Aussagen zutage fördern. Denn im Gegensatz zu geschlossenen Fragen, auf die meist nur ein Ja oder ein Nein als Antwort passt, hat der Befragte hier die Möglichkeit, seine Gedanken ohne Vorgaben völlig frei zu äußern. Was einerseits sehr wünschenswert ist – die Antworten auf offene Fragen sind oftmals sehr aufschlussreich –, stellt andererseits sehr hohe Ansprüche an die Auswertung dieser Daten. Denn eine automatisierte Auswertung ist hier oftmals nicht durchführbar. Inwiefern sind offene Fragen in einer Mitarbeiterbefragung also überhaupt sinnvoll?

 

Hoher Erkenntnisgewinn – hoher Aufwand

 

In jedem Fall ist mindestens eine offene Frage ratsam, je nach Länge eines Fragebogens auch mehr. Denn wie schon angesprochen lassen sich aus den Antworten wertvolle Einsichten gewinnen, die über Standardfragen zum Ankreuzen nicht erfasst würden. Den Umfrageteilnehmern wird dadurch überdies vermittelt, dass ihre Ideen, Wünsche und Anregungen geschätzt sind.

Offene Fragen starten gemeinhin mit einem W-Fragewort. Sie erkundigen sich also zum Beispiel nach dem

 

  • Was,
  • Wie,
  • Wo,
  • Warum,
  • Wodurch oder
  • Womit.

 

In seiner Antwort ist der Befragte durch keinerlei inhaltliche Vorgabe beschränkt. Es kann sozusagen alles kommen: Der eine nutzt das Freitextfeld zum Aufzählen von Stichworten, die zweite notiert einen ausformulierten Absatz; und auch vom Gehalt her bleibt es eine „Überraschung“ für die Auswertung.

 

Automatisierte Formen der Textauswertung erfordern in aller Regel sehr große Textmengen. Da es bei Mitarbeiterbefragungen häufig aber um Erkenntnisse auf „kleinerer Ebene“ geht, ist in diesen Fällen meist eine individuelle Durchsicht der Antworttexte erforderlich. Dies funktioniert dann nicht automatisch, wie bei den geschlossenen Fragen mit ihren vorgegebenen Antwortmöglichkeiten und Skalen.

 

Gezielte Fragen = sinnvollere Antworten

 

Der Hinweis, Fragen gezielt zu stellen, um einen möglichst hohen Erkenntnisgewinn zu verbuchen, klingt banal, ist aber speziell in Bezug auf offene Fragen von hoher Bedeutung. Eine offene Fragestellung sollte keine Einladung sein, alles, was einem Mitarbeiter auf dem Herzen liegt, an dieser Stelle endlich einmal loszuwerden. Als „Kummerkasten“ oder „Wunschzettel“ dienen andere Medien und Kanäle als die Mitarbeiterbefragung!

 

Auch eine offene Frage sollte also eine konkrete Thematik behandeln, inhaltlich klar abgegrenzt sein und zu einer zielgerichteten Stellungnahme auffordern. Dann sind die Antworten umso zweckorientierter auswertbar. Die berühmte Frage „Was wollen Sie uns sonst noch mitteilen?“ ist darum eher ungeeignet. Besser sind Fragen wie zum Beispiel „Wie könnte sich unser Unternehmen noch besser auf Veränderungen vorbereiten?“ oder „Wenn Sie der Chef des Unternehmens wären: Welche drei Dinge würden Sie sofort verändern?“

 

In aller Kürze

 

Einer unüberschaubaren Freitextflut wird auch durch eine simple Zeichenbegrenzung vorgebeugt. Ein Hinweis darauf sollte gleich (in Klammern) nach der Fragestellung auftauchen, sodass der Befragte schon vor dem Tippen seine Gedanken zur Frage rafft und sie auf den Punkt bringt. Die Zeichenbegrenzung muss gleichzeitig aber auch so viel Raum bieten, dass das Ausdrücken der Antwort sinnvoll möglich ist und die Teilnehmerinnen und Teilnehmer sich in ihrer freien Äußerung nicht beschnitten fühlen. Dürfte eine Person beispielsweise nur 100 Zeichen tippen, so würde dies eher nicht wie eine Wertschätzung der Meinung wirken und sie könnte beim Versuch, ihre Antwort in den knappen Raum zu pressen, die Befragung frustriert abbrechen. Empfehlenswert sind in diesem Kontext zum Beispiel drei Freitextfelder (1./2./3.) mit je 100 Zeichen.

 

Veröffentlichen der Antworten

 

Eine empfehlenswerte Strategie ist außerdem, bei einer offenen Frage den Hinweis zu platzieren, dass ausgewählte Kommentare unverändert veröffentlicht werden. Dies macht nicht nur die Ergebnispräsentation lebendiger und authentischer, sondern kann gleichzeitig dazu motivieren, eine gut überlegte, pointierte Aussage zu verfassen. Dieser Hinweis ist außerdem wesentlich, damit die Teilnehmer ihre Antworten so formulieren, dass sie nicht auf sie persönlich zurückzuführen sind und die Person dadurch nicht identifizierbar wird.

 

Strukturierte Auswertung

 

Eine Automatisierung bei der Auswertung ist aufgrund der Mengen häufig nicht möglich. Zumeist muss „händisch“ sortiert werden. Es bietet sich an, die Antworten erst einmal auf ein abstraktes Niveau zu heben, sodass die wesentlichen Inhalte erhalten bleiben, aber überschaubar werden. Dazu werden die einzelnen Antworten auf Schlagwörter untersucht und es werden Kategorien gebildet. Diese wiederum können codiert und damit auch maschinell verarbeitet werden. Auf den untersten Auswertungsebenen mit jeweils vergleichsweise wenigen Teilnehmerinnen und Teilnehmern erbringt die Kategorisierung von Antworten hingegen meist keinen besonderen Informationsgewinn. Hier ist es oft die bessere Variante, einfach mit einer Auflistung aller freien Antworten zu arbeiten. Da es sich um vergleichsweise wenige Kommentare handelt, bleibt es in aller Regel auch übersichtlich.

 

Eine mögliche Zwischenlösung

 

Es ist verständlich, dass Unternehmen bei Mitarbeiterbefragungen offene Fragen wegen des hohen Aufwands bei der Auswertung scheuen. Der Erkenntnisgewinn daraus darf aber nicht unterschätzt werden. Eine gangbare Zwischenlösung wäre, einige offene Fragen beim Pretest des Fragebogens zu verwenden und die Einsichten daraus in standardisierte geschlossene Fragen im finalen Fragebogen umzuwandeln bzw. schon bestehende eventuell zu modifizieren.

 

Fazit

 

Offene Fragen in Mitarbeiterbefragungen liefern unter Umständen einen sehr hohen Erkenntnisgewinn und Einsichten, die per geschlossener Frage nicht erfasst werden können. Demgegenüber steht ein hoher Aufwand bei der Auswertung. Es ist dennoch empfehlenswert, mindestens eine offene Frage in den Fragebogen zu integrieren – allein als Zeichen der Wertschätzung an die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, deren Ideen und Wünsche ein wertvolles Gut sind.

 

 

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