Schlechte Rücklaufquoten bei Mitarbeiterbefragungen – Was steckt dahinter?

27.02.2017
Schlechte Ruecklaufquoten

Rücklaufquoten bei Mitarbeiterbefragungen: Auf die Details kommt es an

 

Der Erfolg eines Mitarbeiterbefragungs-Projektes wird unter anderem auch an der Rücklaufquote festgemacht, also an der durchschnittlichen Beteiligung der Mitarbeiter.

Die Rücklaufquote ist aus drei Gründen wichtig:

 

  1. Die Qualität der Ergebnisse: Je höher die Teilnahme, desto hochwertiger sind die Ergebnisse. Diese Repräsentativität ist wichtig, damit, falls nötig, als Reaktion auf die Ergebnisse geeignete Maßnahmen ergriffen werden können. Wenn die Ergebnisse aufgrund zu geringer Teilnahme unklar sind, haben abgeleitete Maßnahmen möglicherweise nicht den erhofften Erfolg.
  2. Die Legitimierung der Befragung: Gerade bei Mitarbeiterbefragungen, die ein sensibles Thema innerhalb des Unternehmens darstellen, ist eine breite Unterstützung entscheidend.
  3. Die Auswertbarkeit über verschiedene Einheiten: Ein insgesamt guter Rücklauf gewährleistet in der Regel auch die Auswertbarkeit über verschiedene Einheiten hinweg, in unterschiedlichen Funktions- und Altersgruppen und in sonstigen, kleineren Auswertungs-Zellen.

 

Rücklaufquoten – ein paar Zahlen

 

  • 60-80% Rücklaufquote ist die durchschnittliche Beteiligung bei einer klassischen Mitarbeiterbefragung
  •  >70% Rücklaufquote sollten angestrebt werden

 

Gründe für schlechte Rücklaufquoten

Fehlende Unterstützung entscheidender Einflussgruppen

Die proaktive Unterstützung durch Führungskräfte in Form entsprechender Kommunikation ist mitentscheidend für den Erfolg. Bleibt sie aus oder ist sie nicht spürbar, wirkt dies demotivierend für die Mitarbeiter.

 

Auch das frühzeitige Einbeziehen des Betriebsrates ist wichtig. Sobald Zweifel daran aufkommen, dass der Betriebsrat die Sache unterstützt, sinkt das Vertrauen in die Befragung und somit die Rücklaufquote.

 

Nicht ausreichende Kommunikationsmaßnahmen

Einer der wichtigsten Aspekte einer Online-Mitarbeiterbefragung ist die Gestaltung und Umsetzung der direkt an die Teilnehmer versendeten Kommunikationselemente. In der Regel sind dies eine Vorankündigung, die Einladung zur Umfrage sowie ein Reminder.  Fehlt dieser aktive Hinweis auf die Befragung kann es sein, dass sich Mitarbeiter nicht ernst genommen fühlen. Folge: die Teilnahmebereitschaft sinkt.

 

Fehlende Sprachen

Gerade in internationalen oder international tätigen Unternehmen ist es gang und gäbe, ein Mitarbeiter-Feedback auch in verschiedenen Sprachvarianten anzubieten. Ziel hierbei ist es, den meisten Personen die Befragung in ihrer Muttersprache auszuliefern. Ein eingeschränktes Angebot entsprechender Sprachen könnte dazu führen, dass bestimmte Personenkreise mehr oder weniger systematisch ausgeschlossen werden. Dies führt dann zu Frustration, Ablehnung und geringerer Beteiligung.

 

Zu häufige Durchführung oder ungeeigneter Durchführungszeitraum

Die zu häufige Durchführung von Mitarbeiterbefragungen hat tendenziell eine kontraproduktive Wirkung. Im Allgemeinen hat sich für eine großangelegte Befragung der gesamten Belegschaft ein Wiederholungszeitraum von zwei bis maximal drei Jahren etabliert. Dazwischen können eventuell noch kleinräumigere Projekte bestimmter Funktionsbereiche untergebracht werden.

 

Auch der Durchführungszeitraum ist entscheiden. Werden Befragungen zu traditionellen Urlaubs- oder Ferienzeiten angesetzt, ist es selbstverständlich, dass die durchschnittliche Beteiligung zurückgeht. Ebenso sollten weitere jahreszeitlichen Besonderheiten, wie ein übliches „Frühjahrshochs“ oder der bilanzielle Jahresabschlusses im November berücksichtigt werden. Hier besteht die Gefahr, dass die Befragung als weniger wichtig angesehen wird.

 

Methodisch ungeeigneter Fragebogen

Rein inhaltlich gibt es eine Vielzahl von Möglichkeiten, ein Mitarbeiter-Feedback umzusetzen. Auch wenn bei einem solchen Projekt das Management die Inhalte zu bestimmen hat und nicht die Belegschaft, so ist es für die Rücklaufquote doch entscheidend, dass sich die Mitarbeiter in dem Fragebogen auch „wiederfinden“. Je mehr Fragen auftauchen, die mit der erlebten Realität nichts zu tun haben oder die Personen gar nicht betreffen, desto höher wird der Anteil der Abbrecher und Nicht-Teilnehmer sein. Auch sich ständig wiederholende Fragen zum gleichen Thema sind oftmals ein Ärgernis.

 

Die Länge eines Mitarbeiter-Fragebogens ist hingegen meist weniger wichtig als angenommen. Einen gut gemachten, aber langen Fragebogen werden die Mitarbeiter immer noch lieber ausfüllen als einen schlecht gemachten kurzen.

 

Nicht-funktionierende Technik

Bei online durchgeführten Mitarbeiter-Feedbacks muss die Technik funktionieren. Jede Einschränkung an dieser Stelle wird als Mangel wahrgenommen und mündet in geringerem Vertrauen und Frustration. Hier gibt es verschiedene Punkte zu beachten:

 

  • Werden die E-Mails zur Einladung den Mitarbeitern zugestellt oder verschwinden sie überraschend im Spam-Filter oder werden überlesen?
  • Können die eingeladenen Personen von ihrem Arbeitsplatz über das Internet überhaupt auf den Umfragelink zugreifen oder werden sie blockiert?
  • Wie sieht es mit der Server-Performance aus, wenn gleichzeitig mehrere hundert Personen an der Umfrage mitmachen möchten?
  • Können die Personen mit ihrer technischen Ausstattung, insbesondere über den vor Ort installierten Browser, normal an der Umfrage teilnehmen?
  • Gibt es innerhalb der Umfrage technische Probleme wie bspw. eine falsche Filterführung oder abgeschnittene Bildschirme?
  • Lässt sich die Befragung auch mit einem Smartphone oder Tablet ausfüllen?

Die oben genannten Punkte müssen gleichfalls als Hygienefaktoren betrachtet werden, die von den Mitarbeitern schlicht vorausgesetzt werden. Eine schlechte Leistung an dieser Stelle führt sofort zu vielen Nicht-Teilnahmen und somit zu einer geringeren Rücklaufquote.

 

Keine Veröffentlichung der Ergebnisse

Falls Ein wesentlicher Erfolgsfaktor einer Mitarbeiterbefragung hängt von der Frage ab, inwieweit auch der Belegschaft die Möglichkeit gegeben wird, etwas von den Resultaten der gerade durchgeführten Umfrage zu erfahren. Hierbei sollte ein gewisses Maß an Offenheit und Transparenz von Seiten der Geschäftsführung bzw. der Personalabteilung herrschen.

 

Neben der reinen Veröffentlichung geht es natürlich auch um die Umsetzung der Erkenntnisse aus einem Mitarbeiter-Feedback. Auch hierüber sollte durchaus berichtet werden, denn so manche sinnvolle Maßnahme, die von den Mitarbeitern begrüßt wird und die auf eine Mitarbeiterbefragung zurückgeht, wird von der Belegschaft gar nicht damit in Verbindung gebracht. An dieser Stelle gilt: „Tu Gutes und sprich darüber.“ Auch zum Nutzen der Quote.

 

Mangelndes Vertrauen in Anonymität

Ein Teilnehmer an einer Online-Mitarbeiterbefragung ist in der Regel kaum dazu in der Lage, das Ausmaß der Anonymität seiner Teilnahme an eben dieser Umfrage wirklich objektiv abzuschätzen. Dementsprechend ist es höchst relevant, den Teilnehmern eine gewisse subjektive Sicherheit gegenüber einem möglichen Datenmissbrauch zu vermitteln.

 

Neben der tatsächlich in technisch-organisatorischer Hinsicht realisierten Anonymität geht es deshalb vor allem um die perzipierte, also wahrgenommene Anonymität. Dies muss mit Hilfe verbindlicher und seriöser Erläuterungen der technischen und organisatorischen Maßnahmen zur Gewährleistung von Anonymität geschehen. Ein wesentlicher Punkt zur Glaubwürdigkeit ist an dieser Stelle das Einbeziehen bzw. die Beauftragung eines externen Dienstleisters, der die Anonymität der beteiligten Personen auch garantieren kann.

 

Die glaubwürdige Gewährleistung der Anonymität der Teilnehmer ist im konkreten Anwendungsfall als notwendige, jedoch nicht immer hinreichende Bedingung für befriedigende Teilnahmequoten zu sehen. Man könnte sagen, es handelt sich um einen „Hygienefaktor“, der als eigentlich selbstverständliche Voraussetzung betrachtet wird. Kann dieser Eindruck nicht vermittelt werden, sinken die Teilnahmequoten.

 

Fazit:

Mitarbeiterbefragungen sind Ihr Mittel der Wahl, wenn es darum geht, in die Köpfe Ihrer Mitarbeiter zu sehen. Die gesammelten Daten und deren Interpretation, formen den Grundstein für wichtige Managemententscheidungen. Damit die Mitarbeiterbefragungen auch repräsentativ sind ist es notwendig, die Belegschaft zu einer hohen Teilnahme zu motivieren. Die oben genannten Punkte sind essentiell für den Erfolg oder Nicht-Erfolg eines Mitarbeiterbefragungs-Objekts und sollten unbedingt beachtet werden.

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