Ob online oder offline – zum Thema „Mitarbeiterbefragungen“ ließen sich ganze Bücher schreiben (und wurden auch geschrieben). Es gibt eine Fülle von einzelnen Aspekten und kleinen Details zu beachten, von der Planung bis zur Verwertung der Ergebnisse. Bei der Durchführungsart „online“ kommen noch diverse technisch-organisatorische Feinheiten hinzu.
Traditionell wurden und werden nach wie vor Befragungen in Unternehmen in vielen Fällen als schriftliche Befragung durchgeführt, das heißt unter Verwendung von Papier-Fragebögen. Hiermit sind gewisse Nachteile verbunden wie etwa ein üblicherweise längerer Erhebungszeitraum, Druck- und eventuell Portokosten, hoher Papierverbrauch oder die eingeschränkte Möglichkeit der Durchführung von Erinnerungen. Aus diesen Gründen wurde es seit Anfang der 2000er Jahre immer beliebter und entsprechend häufiger, dass Befragungen in Unternehmen online über das Internet bzw. Intranet durchgeführt wurden. Heute sind sie vielfach gelebte Praxis und die „Methode der Wahl“.
Befragungen von Unternehmensangehörigen online durchzuführen, birgt gegenüber anderen Methoden enorme Vorteile. So lassen sich etwa die Erhebungszeiträume in aller Regel deutlich verkürzen. Es lässt sich außerdem sehr effizient die gesamte Belegschaft befragen, wo vorher eventuell nur die Erhebung von Stichproben möglich war. In der Regel herrscht auch eine hohe Teilnehmermotivation durch die Modernität der Methode vor. Und es sind auch kleinere Projekte sinnvoll und ökonomisch umsetzbar, was die Geschäftsleitung – zumindest theoretisch – in die Lage versetzt, die Situation im Unternehmen mehr oder weniger ständig zu verfolgen und somit auch zu steuern.
Wie bereits erwähnt: bei der Online-Befragung von Mitarbeitern gilt es, eine Menge von Kleinigkeiten zu beachten. Diese „Do’s and Don’ts“ aus der bald 20jährigen Erfahrung von Rogator werden im Folgenden kursorisch beschrieben.
Do’s
- Beauftragen Sie einen Dienstleister
Man kann Mitarbeiterbefragungen im Unternehmen auch in Eigenregie online durchführen. Es gibt zahlreiche Online-Tools, die selbiges gestatten. Aber nur ein entsprechender Dienstleister kann zuverlässig die Daten der Mitarbeiter anonym erheben. In vielen Fällen kann man sich zur Kostenersparnis auch einige Aufgaben teilen. - Beziehen Sie den Betriebsrat mit ein
Mitunter schrecken Projektleiter davor zurück, allzu früh ihre Mitarbeitervertretungen in den Prozess mit einzubeziehen. Vielfach sind diese Befürchtungen einer möglichen Blockadehaltung aber unbegründet. Im Gegenteil können Betriebsräte nicht selten auch als Promotoren entsprechender Befragungsprojekte gewonnen werden. - Planen Sie geeignete Kommunikationsmaßnahmen
Auch die Belegschaft sollte vorab durch einen cleveren Kommunikations-Mix über das Projekt informiert werden. Ansonsten kann durch Gerüchte Misstrauen entstehen. - Garantieren Sie Anonymität
Zu dieser Kommunikation gehören insbesondere auch nachvollziehbare Aussagen zum Thema „Anonymität und Datenschutz“. Ihr Dienstleister sollte hierzu verbindliche und seriöse Erläuterungen vorhalten. - Verwenden Sie viel Zeit auf die Entwicklung Ihres Fragebogens
Ein inhaltlich „lieblos“ aufgestellter Fragebogen mit ganz offensichtlichen methodischen Schwächen wie der Dopplung von Fragethemen, zweideutig formulierten Fragen oder Rechtschreibfehlern wirkt unprofessionell und trägt zur Demotivation Ihrer Teilnehmer bei.
Planung ist alles
- Planen Sie „im Längsschnitt“
Die vergleichsweise hohe Effizienz von Online-Befragungen gestattet es, Mitarbeiterbefragungen bei vergleichbaren Kosten häufiger durchzuführen und auf diese Weise Längsschnittanalysen zu ermöglichen, durch die zeitliche Entwicklungen dokumentiert werden. - Nehmen Sie sich Zeit für Ihre Adressliste
Eine fehlerbehaftete Liste von Namen und E-Mail-Adressen sorgt nicht selten für Verdruss und hohen Aufwand für die Nachbearbeitung oder Nachmeldung ganzer Abteilungen, die zuvor „vergessen“ wurden. - Wählen Sie einen sinnvollen Zeitraum
Eine Mitarbeiterbefragung sollte nicht in der Ferienzeit stattfinden oder wenn die Organisation traditionell zu bestimmten Zeiten ausgelastet ist. Als Daumenregel für die Feldzeit hat sich je nach Dringlichkeit „2 bis 3 Wochen“ und „Montag bis Montag“ bewährt. - Wertschätzen Sie Ihre Teilnehmer
Mitarbeiterbefragungen werden in bestimmten Zeitintervallen gerne wiederholt. Da man im Großen und Ganzen meist wieder dieselben Personen befragt, müssen diese auch „höflich“ behandelt und dürften nicht durch eine „repressive“ Gestaltung bestimmter Elemente abgeschreckt werden. Ansonsten merken Sie dies an der Rücklaufquote. - Machen Sie einen „Soft Launch“
Versenden Sie nicht Tausende von Einladungs-E-Mails auf einmal in Ihre Organisation. Dies ist in aller Regel völlig unnötig. Falls Probleme auftreten, können Sie diese bei einem Soft Launch rasch erkennen. Außerdem wirken sich auftretende Schwierigkeiten nur auf wenige Personen überhaupt aus. - Planen Sie bereits im Vorfeld die Folgeprozesse
Wenn Sie eine Mitarbeiterbefragung planen, sollten Sie bereits im Vorfeld ein klares Bild davon haben, in welcher Weise die Ergebnisse weiterverarbeitet werden sollen. Dies ist auch eine wichtige Information für Ihre Mitarbeiter, welche zur Teilnahmemotivation beiträgt.
Don’ts
- Brechen Sie nichts „übers Knie“
Viele Fehler, die bei der Planung und Organisation aus Zeitmangel gemacht werden können, sind im Nachhinein nicht oder kaum mehr zu beheben. Lassen Sie sich nicht unnötig unter Zeitdruck setzen und planen Sie vor allem Zeit für interne Abstimmungen ein. Diese stellen häufig ein „bottle neck“ dar. - Fragen Sie nicht „alles von Interesse“ ab
Mitarbeiterbefragungs-Projekte sind dann am effizientesten, wenn sie sich auf bestimmte Kernthemen fokussieren. Fragebögen, die alles abfragen, das für irgendjemanden interessant ist, sollten vermieden werden. Bei der Fragebogengestaltung ist eine klare Zielorientierung einzuhalten. - Befragen Sie nicht zu häufig
Die empfohlene Häufigkeit einer Befragung hängt von ihren Inhalten, der Länge sowie der Geschwindigkeit der Ergebnisumsetzung ab. Jährlich durchgeführte Mitarbeiterbefragungen funktionieren nur dann, wenn man auch zeitnah mit den Ergebnissen arbeitet und die Mitarbeiter dauerhaft Sinn in ihrer Teilnahme sehen. - Schließen Sie gewerbliche Mitarbeiter nicht aus
Gelegentlich werden Mitarbeiter, die nicht über eine eigene E-Mail-Adresse im Betrieb verfügen, einfach nicht berücksichtigt, weil es zu aufwändig erscheint. Dies kann sich als kurzsichtig erweisen und auf diesen Personenkreis extrem demotivierend wirken. Solche Mitarbeiter können einen Papierfragebogen oder eine Papiereinladung erhalten. - Sparen Sie nicht bei den Sprachversionen
Vertrauen Sie nicht darauf, dass Ihre internationalen Mitarbeiter die Befragung alle in Englisch ausfüllen werden. Eine sinnvolle Auswahl von Sprachversionen sollte angeboten werden. - Vermeiden Sie so weit wie möglich technische Probleme
Technische Schwächen der Online-Befragung wie zum Beispiel nicht geladene Grafiken oder plötzlich auftauchende Warnmeldungen diskreditieren Ihr Projekt und verringern den Rücklauf. Verlassen Sie sich auf einen renommierten Dienstleister. Dieser sollte vorab auch die technischen Gegebenheiten an verschiedenen Standorten vernünftig testen.
Fazit: Bei Mitarbeiterbefragungen sind sehr viele Aspekte zu berücksichtigen
Die hier aufgeführten Do’s and Don’ts sind sicherlich nicht erschöpfend und beschreiben nicht alle möglichen Aspekte, welche bei Mitarbeiterbefragungen zu berücksichtigen sind. Die gedankliche Beschäftigung mit diesen Aspekten führt aber zu weiteren Gesichtspunkten oder anderen oftmals unternehmensspezifischen Besonderheiten, die im betreffenden Projekt von erhöhter Wichtigkeit sind.
Referenzprojekt zum Nachlesen
Erfahren Sie mehr zur Durchführung einer Mitarbeiterbefragung mit Rogator in unserer Case Study „Mitarbeiterbefragung zur Standortverlagerung eines Industriekonzerns“.
> zur Case Study <<
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Verfasst von Carina Römermann
Carina Römermann ist als ehemalige Marketing-Teamleitung bei der Rogator AG Expertin in allen Bereichen des strategischen Marketings. Durch ihr Marketingstudium mit den Schwerpunkten Marketing Management und Market Research sowie der jahrelangen Praxiserfahrung im Bereich Marktforschung bereichert sie unsere Blogbeiträge mit ihrem Fach- und Unternehmenswissen.
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