Niemand produziert gern Ideen oder Konzepte für die Tonne. Aber während es beispielsweise im Marketingbereich mitunter schwierig ist, nach einer Kampagne festzustellen, welche Maßnahmen tatsächlich erfolgreich waren, ist dies bei einer Befragung dank der Rücklaufquote recht einfach. Eine hohe Rücklaufquote wird bei Umfragen häufig als Qualitätskriterium angesehen, zudem garantiert sie die Repräsentativität der Ergebnisse. Wie brillant das Umfragekonzept auch immer sein mag, entscheidend ist letzten Endes, ob überhaupt jemand Ihre Fragen beantwortet.
Gerade bei Befragungen im B2B-Bereich gibt es einige Besonderheiten zu beachten, da Umfragen hier häufig ein Element des Gesamt-Kommunikationskonzepts sind und mitunter Bestandteil eines kontinuierlichen Feedbackprozesses. Es gibt ein paar Tipps und Hintergründe, die dabei helfen können, den Rücklauf einer B2B-Umfrage zu steigern. Diese beleuchten wir im folgenden Artikel etwas ausführlicher.
Hintergründe zum Rücklauf bei B2B-Umfragen
Die Rücklaufquote bei B2B-Umfragen liegt meist zwischen 15 und 30 % und ist somit relativ hoch im Vergleich zu beispielsweise B2C-Umfragen. Studien haben ergeben, dass Befragungen, die sich der persönlichen Beziehung zwischen den Unternehmen widmen, eine höhere Responsequote haben als solche, die sich auf Produkt- oder Sachthemen fokussieren.
Daher empfehlen wir, bei der Themenauswahl Sorgfalt walten zu lassen – und, falls es doch auf die Produkt- oder Sachebene hinausläuft, die Ansprechpersonen sehr gezielt auszuwählen. Während eine Umfrage zur Geschäftsbeziehung theoretisch von allen Kontaktpersonen eines Unternehmens beantwortet werden kann, kennt die Ansprechperson aus der Buchhaltung die Produkte eines Unternehmens womöglich gar nicht im Detail.
Tipps, um den Rücklauf bei B2B-Umfragen zu steigern
Folgende Maßnahmen haben sich unserer Erfahrung nach bewährt, um die Rücklaufquote bei B2B-Umfragen zu erhöhen:
- Vorabkommunikation: Gerade bei B2B-Umfragen können Unternehmen Pluspunkte sammeln, wenn sie ihre Ansprechpersonen bereits vor der Befragung über selbige informieren. Durch eine persönliche Ansprache können Hintergründe und Wichtigkeit der B2B-Umfrage gut vermittelt werden, und die Kontaktpersonen fühlen sich individuell abgeholt. Besonders vielversprechend ist diese Maßnahme, wenn nicht nur die Vertriebspersonen, sondern auch der Vorstand oder das Management aktiv für die Befragung werben.
- Incentivierung: Im B2B-Bereich ist bezüglich der Incentivierung Vorsicht angesagt, da einige Unternehmen strenge Compliance-Regelungen haben. Jedoch ist eine altruistische Incentivierung möglich, also dass beispielsweise pro Befragung eine Spende an eine wohltätige Organisation erfolgt.
- Herausstellen der Wirksamkeit: Ein besonderer Motivationsfaktor für die Teilnahme an einer Umfrage ist das Gefühl, dass sich durch die Befragung tatsächlich etwas verändern kann. Wenn es schon frühere Kundenbefragungen gegeben hat, ist es erfolgversprechend, zu zeigen, was das frühere Feedback bewirkt hat oder zu schildern, wie man aus dem Kunden-Feedback lernen möchte.
Weitere Maßnahmen
Zudem funktionieren auch viele nicht-B2B-spezifische Tipps, um den Rücklauf bei einer B2B-Umfrage zu steigern. Hier präsentieren wir eine kurze Auswahl:
- Versand von Remindern inklusive eines Last Call: Im stressigen Arbeitsalltag geht auch mal eine E-Mail unter oder wird niedrig priorisiert. Es ist also völlig legitim, nach einiger Zeit eine freundliche Erinnerung zu verschicken bzw. einen Last Call, wenn die Umfrage kurz vor dem Ende steht.
- Sorgfältig ausgewählte Ansprechpersonen: Wie oben bereits erwähnt, ist es sinnvoll, die B2B-Umfrage nicht nach dem Gießkannenprinzip zu verteilen, sondern zu prüfen, welche Kontakte auch wirklich noch mit der Kundenbeziehung betraut sind und einen Bezug zum Thema der Befragung haben.
- Internationalität beachten: Gerade bei internationalen Befragungen kann es sich lohnen, die Befragung in mehr als einer Sprache bereitzustellen. Außerdem gibt es weitere kulturelle Besonderheiten, bei denen es sich lohnt, diese im Blick zu behalten.
- Benutzerfreundliche, gut funktionierende Umfrage: Heutzutage sind die Anforderungen an die technischen Funktionen von Online-Umfragen hoch. Es ist daher wichtig, dass die Befragung auf allen üblichen Geräten – Desktop, Tablet, Smartphone – ausfallfrei funktioniert. Selbstverständlich sollte die Umfrage logisch und übersichtlich aufgebaut sein, sodass sich die befragten Personen gut zurechtfinden.
Unterstützung bei der Steigerung der Rücklaufquote
Sie möchten einen höheren Rücklauf bei Ihrer B2B-Umfrage erreichen? Oder benötigen allgemein Unterstützung bei der Durchführung derselben? Wir von Rogator sind gern für Sie da. Unsere Expertinnen und Experten bieten umfangreiches fachliches Know-how und beraten Sie individuell. Daneben haben wir spezialisierte Software-Lösungen. Ganz nach Ihrem Wunsch setzen wir Teile Ihrer Befragung oder auch das komplette Projekt für Sie um.
Fazit
Ein hoher Rücklauf bei einer B2B-Umfrage ist kein Selbstläufer. Aber mit den oben angesprochenen Maßnahmen sind Sie auf dem besten Weg, eine hohe Responsequote zu erreichen und Ihre Umfrage damit zu einem Erfolgsprojekt zu machen! Denn im Idealfall ist eine Befragung nur der Ausgangspunkt für weitere Maßnahmen, beispielsweise ein langes, ausführliches Gespräch mit einem Geschäftspartner, in dessen Verlauf mehr Dinge ans Licht kommen, als man quantitativ zu fragen gewagt hätte. Gerade im B2B-Bereich kann eine gute Kommunikation ausschlaggebend für die Beziehung zum anderen Unternehmen sein. Daher ist eine Befragung auch immer eine wertvolle Gelegenheit, selbige zu vertiefen und noch besser zu machen!
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- Steigerung von Rücklaufquoten in Zeiten inflationärer Befragungskulturen
- Grundlagen erfolgreicher Fragebogengestaltung – Teilnehmermotivation, Usability und Trends
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- Kundenbefragung im Rampenlicht – Best Practice im internationalen und industriellen Kontext
Referenzprojekt zum Nachlesen
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