Die Administration von Panels erfordert erfahrungsgemäß ein gewisses Organisationstalent. Dies ist vor allem nötig, um die vielfältigen Anforderungen eines Panels gut zu meistern und dabei auch ein gutes Verhältnis zu den Teilnehmenden zu pflegen. Denn ein Panel besteht aus verschiedensten Panelisten, von der sehr aktiven Nutzerin, die auch regelmäßig Anfragen stellt, bis zum zurückhaltenden User, der vielleicht nur unregelmäßig an Umfragen teilnimmt. Ihnen als Panel-Administratorin oder -Administrator fällt die Aufgabe zu, alles am Laufen zu halten und dabei den Überblick zu behalten.
Wir möchten im folgenden Beitrag näher erläutern, welche wichtigen Bereiche und Tätigkeiten die Paneladministration umfasst und was es im Tagesgeschäft zu beachten gilt.
Breites Aufgabenspektrum
Das Spektrum der Paneladministrations-Tätigkeiten reicht von der Verifizierung von frisch registrierten Teilnehmerinnen und Teilnehmern bis zum „Bei-Laune-Halten“ Ihrer Panelisten durch Surveytainment. Die folgende Übersicht zeigt einen Überblick der Aufgaben, die für die Administration der meisten Panels regelmäßig anfallen. Selbstverständlich sind je nach Online-Panel und Unternehmen aber auch andere oder zusätzliche Tätigkeitsbereiche möglich:
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1. Kommunikation mit den Panelisten
Die Panelisten sind quasi das Herzstück eines jeden Panels – ohne sie gäbe es kein Panel. Die Teilnehmenden investieren Zeit und Energie, um Ihnen durch die Teilnahme an den Befragungen das wertvolle Feedback zu geben, das Sie zur Beantwortung Ihrer Forschungsfragen und Produkt- oder Dienstleistungsoptimierungen benötigen. Entsprechend zuvorkommend sollten die Teilnehmenden und ihre Fragen und Anliegen behandelt werden: Anfragen sollten tagesaktuell beantwortet und etwaige Verifizierungsprozesse ebenfalls möglichst zügig durchgeführt werden.
Die Datenaktualisierung von Stammdaten und Merkmalen sowie die Prüfung der Datenstruktur erfolgen in der Regel in größeren Zeitabständen, aber nichtsdestotrotz regelmäßig. Wir empfehlen, die Datenaktualisierung ein- bis zweimal Mal pro Jahr durchzuführen.
Gleichzeitig ist die Datenaktualisierung eine hervorragende Gelegenheit, Ihren zugrunde liegenden Initialfragebogen auf den Prüfstand zu stellen. Fragen, die für die Stichprobenziehung doch nicht oder nicht mehr verwendet werden, können in diesem Zuge entfernt, und fehlende Informationen, die für die Ziehung von Stichproben eigentlich relevant wären, hinzugenommen werden. Bei der Datenaktualisierung werden dann alle Panelisten direkt zum neuen Initialfragebogen eingeladen. So haben Sie immer aktuelle Daten und höchste Datenqualität in Ihrem Online-Panel.
2. Durchführung von Studien
Der Hauptzweck eines Panels besteht darin, Studien durchzuführen und daraus Erkenntnisse zu gewinnen. Ihre Panelisten dürfen dementsprechend zurecht erwarten, regelmäßig zu Studien eingeladen zu werden. Hier hat es sich bewährt, im Rahmen der Paneladministration darauf zu achten, dass sich das Themenspektrum möglichst abwechslungsreich gestaltet und die Befragungen zudem in möglichst gleichmäßigen Abständen ausgespielt werden. Da im Rahmen der Stichprobenziehung durchaus eine Zufallsauswahl zum Einsatz kommen kann, ist außerdem darauf zu achten, dass dennoch alle Teilnehmerinnen und Teilnehmer regelmäßig zum Zug kommen.
Ein wichtiger Aspekt dabei ist die Motivation der Panelisten. Diese kann durch das Aufbauen einer Bindung zum Panel bzw. zu den Panel-Betreibenden gestärkt werden, beispielsweise durch Verwenden eines Namen für das Panel, quasi das Schaffen einer eigenen Marke und Markenbekanntheit, aber auch Maßnahmen des Surveytainment, und dadurch, dass die bereits angesprochene Kommunikation gut funktioniert.
Incentivierung – ein beliebtes Mittel zur Teilnahme-Motivation – ist übrigens nicht zwangsläufig als monetärer Ausgleich zu interpretieren. Häufig sind Panelisten an Informationen zum Thema der Befragung interessiert und freuen sich über Vorab-Informationen oder exklusive Insider-Kenntnisse. Auch das Mitwirken an Gestaltungs– und Entscheidungsprozessen kann eine gut funktionierende Incentivierung darstellen. Hier lohnt es sich also, in den Austausch zu gehen, was die Teilnehmenden Ihres Panels eigentlich antreibt, Stichwort intrinsische Motivation.
3. Pflege der Panelwebsite
Wie jede Website sollte auch Ihre Panelwebsite und/oder –app regelmäßig gepflegt werden. Dies beinhaltet News-Meldungen für die Panelisten, aber auch die Erstellung regelmäßiger Reports und Statistiken.
Hierbei gilt: Nichts ist in Stein gemeißelt. Es ist sogar empfehlenswert, einige zentrale Bereiche regelmäßig neu zu gestalten, wenn sich die Bedürfnisse der Panelisten oder der Panel-Betreibenden verändern. So gibt es für Ihre Panelisten immer mal etwas Neues zu entdecken und es bleibt spannend.
Passende Angebote von Rogator
Rogator steht Ihnen beim Thema Paneladministration gern zur Seite. Unsere Software RogPanel bietet viele Möglichkeiten zur komfortablen Administration inklusive einer Panel-App. Ebenso unterstützen wir Sie gerne bei der Paneladministration, je nach Bedarf zeitweise, beispielsweise bei vorübergehender Ressourcenknappheit, oder auch langfristig.
Fazit
Paneladministration ist mitnichten eine rein verwaltende oder technische Tätigkeit, auch wenn das Wort Administration dies womöglich vermuten lässt. Stattdessen ist die Paneladministration eine facettenreiche Aufgabe, ohne die kein Panel bestehen kann. Im stressigen Arbeitsalltag mag es bisweilen herausfordernd sein, sich möglichst zügig um verschiedenste Anliegen zu kümmern. Dafür haben sorgsam gepflegte Panels häufig nur eine geringe Panel-Mortalität und erfreuen sich regelmäßiger konstruktiver Hinweise durch die Panelisten selbst. Und nur ein lebendiges Panel, das ebenso viel Wertschätzung erhält wie auch ihm entgegengebracht wird, kann einen wertvollen Beitrag zur Weiterentwicklung Ihres Unternehmens leisten.
Vorträge zum Thema Paneladministration
Erfahren Sie mehr über das Thema Paneladministration in unseren Videoaufzeichnungen aus der Rogator-Roadshow 2020 und 2021 und aus der succeet21. Sowohl unsere Videoaufzeichnungen als auch die dazugehörigen Unterlagen bzw. Vortragsfolien stehen Ihnen kostenfrei zur Verfügung.
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Referenzprojekte zum Nachlesen
Erfahren Sie mehr zum Thema Panel in unseren Case Studies:
- Administration eines proprietären Panels – Fallstudie aus der Pharmabranche
- Individuelle Panelstudienbetreuung – Fallbeispiel aus der Medienbranche
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