Auch wenn Behörden manchmal ein verstaubtes Image haben, gibt es doch zahlreiche, die mit viel Einsatz ihre Prozesse analysieren und verbessern wollen. Egal, ob klassisches Mitarbeiterfeedback, die gesetzlich vorgeschriebene Gefährdungsbeurteilung oder eine Schnittstellen-Befragung: Es gibt einige Besonderheiten, die Behörden von Unternehmen in der freien Wirtschaft unterscheiden, und die sich auch auf etwaige Befragungen auswirken. Wir stellen diese im Folgenden vor.
Besonderheiten bei den Rahmenbedingungen
Die Struktur von Behörden erzeugt spezielle Anforderungen, die bei Feedback-Erhebungen beachtet werden müssen:
- Vergabeverfahren
Häufig kann eine Befragung nicht direkt durchgeführt, sondern muss offiziell nach einem vorgeschriebenen Procedere vergeben werden. In diesem Fall ist eine Ausschreibung vonnöten.
- Dauer
Vieles wird in Behörden zentral gesteuert. Infolgedessen sollte in der Projektplanung ausreichend Zeit für sämtliche Entscheidungsprozesse eingeplant werden.
- Verschiedenste Ansprechpartner
Nicht nur Betriebs- und Personalräte, sondern auch weitere Interessenvertretungen sollten frühzeitig einbezogen werden, zum Beispiel Gleichstellungs-, Chancengleichheits- oder Schwerbehindertenbeauftragte. Deren Anforderungen, zum Beispiel bezüglich der Barrierefreiheit, müssen bei der Umsetzung beachtet werden.
Spezifika innerhalb der Organisation
Abhängig vom konkreten Aufbau einer Behörde können auch die folgenden Aspekte relevant sein
- Infrastruktur
Bei Behörden ist es keine Seltenheit, dass verschiedene Abteilungen sehr unterschiedlich arbeiten. Daher kann die Notwendigkeit einer Hybridbefragung entstehen, also einer Befragung, die beispielsweise teils online und teils auf Papier durchgeführt wird.
- Längere Befragungszeiträume
Da gerade in Behörden viele Mitarbeitende in Teilzeit arbeiten oder durch längere Abwesenheiten nicht verfügbar sind, lohnt es sich, die Möglichkeit der Dauer an der Teilnahme nicht zu knapp zu kalkulieren.
Inhaltliche Schwerpunkte bei Befragungen in Behörden
Auch in inhaltlicher Hinsicht gibt es bei Feedbacks in Behörden einige Besonderheiten:
- Verschiedene Führungskräfte
Gelegentlich kommt es vor, dass Mitarbeitende mehreren Führungskräften gleichzeitig zuarbeiten bzw. im Rahmen von zwei Halbtagsstellen. Diese Personen sollten entsprechend auch mehrfach eingeladen werden bzw. alternativ sollte diese Option in den Fragen berücksichtigt werden.
- Persönliche Weiterentwicklung
Ein beliebtes Thema bei Mitarbeiter- oder auch Führungskräftebefragungen ist die Frage nach den Entwicklungschancen. Je nach Struktur der Behörde sind selbige jedoch häufig stark eingeschränkt – dies muss bei der Konzeption des Fragebogens beachtet werden. Eventuell ist die Frage nach den eigentlichen Karriereerwartungen eine gute Alternative. Diese sind in vielen Fällen deutlich niedriger als anderswo.
Langjähriges Behörden-Know-how
Rogator arbeitet bereits seit zwei Jahrzehnten erfolgreich mit Behörden bei Mitarbeiter-Feedbacks und auch allen anderen Arten von Befragungen zusammen. Wir nehmen gern an Angebotsausschreibungen teil und unterstützen Sie mit unserem Expertenwissen in allen relevanten Bereichen, von Datenschutz bis hin zu Gleichstellungsanforderungen.
Fazit
Die Durchführung einer Befragung wie beispielsweise einem Mitarbeiter-Feedback kann in Behörden ein komplexes Unterfangen darstellen – muss hier doch auf viele Aspekte wie Vergabeverfahren, Infrastruktur oder längere Befragungszeiträume Rücksicht genommen werden. Mit ausreichend Vorbereitung und professioneller Unterstützung lohnt sich dieses Projekt jedoch, da hierdurch gezielt Optimierungen und Verbesserungen initiiert werden können. Dies wirkt sich positiv auf die Arbeitsqualität aus und bietet Möglichkeiten, Prozesse zu verschlanken.
Vortrag zum Thema Behörde
Erfahren Sie mehr über das Thema Behörde in der Video-Aufzeichnung „Führungskräftefeedback im behördlichen Umfeld – Besonderheiten, Herausforderungen, Chancen“ aus der digitalen Rogator-Roadshow 2020.
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