Der öffentliche Dienst hat manchmal ein etwas angestaubtes Image. Dies entspricht heutzutage jedoch vielerorts nicht mehr den Tatsachen: Insgesamt fünf Millionen Beschäftigte sorgen trotz teils umfangreicher rechtlicher Vorschriften täglich dafür, dass unsere Abläufe im Gemeinwesen reibungsfrei verlaufen, zum Beispiel in der kommunalen Wohnungsverwaltung, dem Job-Center oder im Kinderhort.
Wie in jedem modernen Unternehmen gibt es auch hier ein wachsendes Bewusstsein, dass Mitarbeitendenbefragungen in Behörden ein wichtiges Instrument sind, um zu evaluieren, wie es um die Beschäftigten und ihre Belange steht. Neben klassischen Mitarbeiterbefragungen gibt es weitere Formen wie Führungskräfte-Feedbacks, Schnittstellen-Feedbacks oder Gefährdungsbeurteilungen – der grobe Ablauf eines solchen Projekts ist jedoch bei allen ähnlich. Wir stellen daher in diesem Artikel vor, wie Mitarbeitendenbefragungen in Behörden ablaufen und welche Besonderheiten es zu beachten gilt.
Mitarbeitendenbefragung Behörde: Projektschritte
Eine Mitarbeitendenbefragung besteht aus folgenden Phasen:
- Verifizierungsphase:
Zu Beginn gilt es, alle Teilnehmenden zu verifizieren. Konkret heißt das, dass die Aktualität der Kontaktdaten geprüft wird und zudem geklärt werden sollte, ob die Personen über einen digitalen Arbeitsplatz verfügen und online an der Befragung teilnehmen können oder ob beispielsweise für einen bestimmten Kreis Papiereinladungen notwendig sind. Zudem lässt sich hier bereits klären, wie mit Personen umgegangen wird, die mehreren Führungskräften zugeordnet sind. - Informationsveranstaltung:
Gerade bei Mitarbeitenden in Behörden, die für Themen wie Datenschutz häufig sensibilisiert sind, lohnt sich eine Informationsveranstaltung im Vorfeld. Hier hat das Projektteam die Möglichkeit, Fragen zu beantworten, Bedenken zu entkräften, weitere Schritte zu erklären und ganz allgemein für die Teilnahme an der Mitarbeitendenbefragung innerhalb der Behörde zu werben. Selbstverständlich sind weitere flankierende Kommunikationsmaßnahmen angebracht, zum Beispiel Informationen im Intranet oder Flyer. - Methodische und technische Gestaltung:
Wenn die Strukturen feststehen und während in der Belegschaft Commitment erzeugt wird, gilt es die Befragung methodisch zu konzeptionieren und anschließend technisch umzusetzen. Die Befragung sollte in einem ansprechenden Layout gestaltet und leicht verständlich sein, damit alle Befragten motiviert sind, die Umfrage auch abzuschließen. Auch auf eine mobile Optimierung sollte dabei geachtet werden, damit die Mitarbeitenden sowohl an ihrem Desktop-Arbeitsplatz, als auch von einem mobilen Endgerät komfortabel teilnehmen können. - Feedback-Phase:
Sobald die Befragung steht, bekommen die Mitarbeitenden an dem vorab kommunizierten Zeitpunkt die konkrete Einladung zur Befragung und natürlich ausreichend Zeit, diese zu beantworten. Hier sollten auch Urlaube oder längere Krankheiten berücksichtigt werden. Ein oder mehrere Reminder sind erfolgversprechend, wenn es darum geht, einen möglichst hohen Rücklauf zu erreichen. - Auswertungen:
Die Ergebnisse einer Befragung sollten sowohl für die Behörde insgesamt, aber auch nach einzelnen Organisationseinheiten (Abteilungen, Dezernaten, Sachgebieten, usw.) ausgewertet und analysiert werden. Erst durch die Betrachtung kleinerer Einheiten kann man in der Regel herausfinden, „wo der Schuh drückt“ und konkrete Maßnahmen ableiten. Generell ist es sinnvoll, die Auswertung einer Umfrage zügig vorzunehmen und zu kommunizieren, damit das Thema bei den Beschäftigten präsent bleibt und nicht in Vergessenheit gerät. - Folgeprozesse:
Die Durchführung einer Mitarbeitendenbefragung in einer Behörde stellt nur den ersten Schritt dar. Im Anschluss ist entscheidend, dass die Ergebnisse verwertet werden, d.h. mögliche Verbesserungsvorschläge umgesetzt werden und dies auch kommuniziert wird. Die Beschäftigten erwarten eine Auseinandersetzung mit den Befragungsergebnissen. Wenn dies unter den Tisch fällt, ist Frustration vorprogrammiert und die Akzeptanz für folgende Befragungsprojekte wird erschwert. Im Falle eines Führungskräfte-Feedbacks sind individuelle Trainings und Weiterbildungen denkbar; diese werden häufig von externen Coaches begleitet.
Mitarbeitendenbefragung Behörde: Besonderheiten
Zum Abschluss möchten wir noch auf einige Besonderheiten eingehen, auf die Sie bei der Durchführung einer Mitarbeitendenbefragung in einer Behörde stoßen können:
- Sukzessive Durchführung:
Gerade bei großen Behörden mit vielen Dienststellen können einzelne Schritte länger dauern. Mitunter empfiehlt es sich daher, die Mitarbeitendenbefragung in der Behörde sukzessive, also an einzelnen Dienststellen nacheinander, durchzuführen. Dies hat den Vorteil, dass die Zeiträume zwischen Befragung, Auswertung und Folgeprozessen für die jeweiligen Mitarbeitenden kurz sind und deren Motivation dadurch gestärkt wird.
- Feedback-Kultur:
Insbesondere bei der ersten Durchführung einer Mitarbeitendenbefragung in einer Behörde ist es wichtig, den Sinn und Zweck derselben zu erklären. Es geht darum, den Eindruck zu vermeiden, dass die Umfrage ein Instrument zur Leistungsbeurteilung darstellt, sondern vielmehr zu erklären, dass sie als Grundlage zur Weiterentwicklung dient. Da sich die Feedback-Kultur innerhalb von Behörden teils stark unterscheidet, ist diese Einordnung entscheidend, um eine hohe Beteiligung an der Befragung zu erreichen.
- Prozessuale und inhaltliche Besonderheiten:
Zudem gilt es, weitere Spezifika bei Behörden zu beachten, seien es die Beteiligung von Interessenvertretungen, behördenspezifische Inhalte im Fragebogen oder heterogene Infrastrukturen.
Professionelle und verlässliche Durchführung
Wenn Sie sich bei der Mitarbeitendenbefragung in einer Behörde von einem professionellen Dienstleister unterstützen lassen wollen, steht Ihnen Rogator gern zur Seite. Wir verfügen über langjährige Erfahrung im öffentlichen Dienst und beteiligen uns gern an entsprechenden Ausschreibungen. Durch unser modulares Angebot können Sie genau die Leistungsbausteine auswählen, die Sie für Ihr Projekt benötigen, sei es methodische Beratung oder technische Umsetzung.
Fazit
Mitarbeitendenbefragungen in Behörden sind häufig ein erkenntnisreiches Projekt. Mitunter gibt es jahrzehntelange Arbeitsbeziehungen zwischen Mitarbeitenden und ihren Führungskräften, die gar nicht so einfach in einer Umfrage auf den Punkt zu bringen sind. Aber auch und gerade nach langjähriger Tätigkeit gibt es vieles, was Arbeitnehmer, aber auch Arbeitgeber noch lernen können. Eine Mitarbeitendenbefragung Behörde bietet eine vorurteilsfreie Bestandsaufnahme und legt den Grundstein für Veränderungen und Weiterentwicklungen.
Vortrag zum Thema Feedbacks in Behörden:
Erfahren Sie mehr über das Thema Behörde in der Video-Aufzeichnung „Führungskräftefeedback im behördlichen Umfeld – Besonderheiten, Herausforderungen, Chancen“ aus der digitalen Rogator-Roadshow 2020.
>> zum Video <<
Case-Studies zum Thema Mitarbeitendenbefragungen:
- Case Study: Online-Mitarbeiterbefragung
- Case Study: Change Management – Fallstudie eines Unternehmens im Umbruch
- Case Study: Implementierung einer kontinuierlichen Gefährdungsbeurteilung
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