Case Study: Implementierung einer kontinuierlichen Gefährdungsbeurteilung

1. Das Ziel

Einführung regelmäßiger Prozesse

Ein großes deutsches Versicherungshaus stand vor der Herausforderung, für das – eher dezentral strukturierte – Unternehmen ein adäquates Vorgehen zur Gefährdungsbeurteilung am Arbeitsplatz zu entwickeln und so den rechtlichen Vorgaben und den damit einhergehenden Pflichten als Arbeitgeber gerecht zu werden. Im Zuge dessen wurden zum einen regelmäßige Mitarbeiterversammlungen zum Thema „Gesundheit am Arbeitsplatz“ eingeführt, zum anderen sollten mögliche Belastungen im Arbeitsalltag durch regelmäßige Mitarbeiterbefragungen in den einzelnen Bereichen erfasst werden, um entsprechende Maßnahmen ableiten zu können.

Mit der Durchführung dieser Mitarbeiterbefragungen und der Analyse der Ergebnisse beauftragte das Unternehmen die Rogator AG, womit eine langjährige Zusammenarbeit fortgeführt wird, die bereits zuvor gepflegt wurde. Im Rahmen dieser nun schon 5jährigen Kooperation haben wir – neben anderen Themen – über 20 Einzelprojekte zur Messung der Belastungen am Arbeitsplatz erfolgreich gemeinsam durchgeführt.

2. Der Weg

Einheitlicher Fragebogen für alle Bereiche

Gemeinsam mit unserem Kunden wurde zu Beginn der Zusammenarbeit ein Fragebogeninstrument entwickelt, welches alle erforderlichen Dimensionen zu möglichen Belastungen am Arbeitsplatz gemäß der Vorgaben und darüber hinaus weitere relevante Themengebiete abdeckt. Konkret sind dies u.a. die Dimensionen:

• Organisation/Kommunikation
• Arbeitsumgebung
• Arbeitszeit
• Soziale Beziehungen
• Externer Kontakt
• Arbeitsinhalte
• Technische Ausstattung
• Entwicklungsmöglichkeiten

Um die Vergleichbarkeit zu gewährleisten, wird dieser Fragebogen für alle Abteilungen in gleicher Form verwendet, wobei Ergänzungen oder Anpassungen an abteilungsspezifische Gegebenheiten jederzeit möglich sind. Die Programmierung und Durchführung der Umfrage erfolgt über das bewährte Befragungs-Tool G3plus. Vor dem Start einer jeden Befragung wird diese seitens des Kunden bzw. des betreffenden Unternehmensbereiches auf den jeweiligen Gesundheitsveranstaltungen angekündigt. Anschließend werden von Rogator die Einladungen zur Online-Befragung per E-Mail an die Mitarbeiter versendet. Die Teilnehmer haben dann in der Regel zwei bis drei Wochen Zeit, um die Befragung abzuschließen. Abbildung 1 zeigt einen Auszug aus dem Fragebogen.

Abb. 1 (zur größeren Darstellung bitte anklicken)

3. Die Durchführung und Auswertung

Hohe Teilnahmemotivation

Die Teilnahmebereitschaft der Mitarbeiter ist seit Beginn der Befragungen und bis heute erfreulich hoch. Im Schnitt erreichten wir in den bisher durchgeführten Abteilungs-Befragungen eine Rücklaufquote von rund 70% – und dies ohne den Einsatz von Erinnerungs-Mails. Dies spricht dafür, dass die Befragung nicht nur akzeptiert wird, sondern dass die Mitarbeiter die Sinnhaftigkeit und den positiven Nutzen erkennen und daher gerne ihre Einschätzungen und Erfahrungen teilen.

Nach Abschluss der jeweiligen Befragungswelle erhält unser Kunde für die betreffende Abteilung sowohl die offenen Antworten (anonymisiert) als auch einen Tabellenband sowie die Darstellung der Ergebnisse in einer Power-Point-Präsentation. Ein Auszug aus der Power-Point sehen sie in Abbildung 2.

Abb. 2 (zur größeren Darstellung bitte anklicken)

Sofern möglich, werden in den Tabellen und den Ergebnisberichten auch die Ergebnisse von Untergruppen wie Standort, Team, Gruppe oder ähnliches ausgewertet. Dies erfolgt jedoch nur, sofern die Anonymitätsschwelle von mindestens sechs Personen erreicht wurde und auch durch Differenzprüfung kein Rückschluss auf Personengruppen von weniger als sechs Teilnehmern möglich ist. Seitens unseres Kunden werden die bereichsspezifischen Auswertungen den jeweiligen Verantwortlichen in den Abteilungen an die Hand gegeben, sodass diese kontinuierlich über die Situation in ihrem Bereich informiert sind und zeitnah auf kritische Entwicklungen reagieren können.

4. Die Erkenntnisse

Allgemeine und abteilungsbezogene Maßnahmen

In verschiedenen Abteilungen des Auftraggebers konnte das Unternehmen in den letzten Jahren immer wieder wertvolle Hinweise zu den Bereichen „Organisation/ Kommunikation“ oder „technische Ausstattung“ sammeln. Ganz konkret geht es dabei zum Beispiel um die Einarbeitung der Mitarbeiter in neue Prozesse oder in neue Technik. Hierauf gründend wurde etwa eine Optimierung der Onboarding– und Schulungsprozesse beschlossen, die eine Verbesserung der Arbeitsbedingungen im gesamten Unternehmen bewirken soll.

Andere Befragungsthemen sind in der Regel heterogener verteilt, das heißt, sie hängen weniger vom Gesamtunternehmen als vielmehr von den Gegebenheiten in den Abteilungen selbst ab. Hierzu gehören etwa „Arbeitsumgebung“ und „Soziale Beziehungen“, die von Abteilung zu Abteilung oder auch von Standort zu Standort unterschiedlich bewertet werden. Globale Maßnahmen wären hier nicht zielführend. Stattdessen kann unser Kunde bei entsprechenden Hinweisen in den Daten konkret in den Abteilungen oder am entsprechenden Standort die Gegebenheiten prüfen und erforderliche Maßnahmen ergreifen. Die bisher ermittelten Handlungsmöglichkeiten reichen von der Umgestaltung der Räumlichkeiten bis zu teambildenden Maßnahmen.