Wissen: Onboarding von Mitarbeitenden
Die Einarbeitung neuer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter erfolgreich gestalten
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Was versteht man unter Onboarding?
„Onboarding“ steht für die Einstellung, Aufnahme und Einarbeitung eines neuen Mitarbeiters inklusive aller integrationsfördernden Maßnahmen eines Unternehmens. Während individuelle Aktionen einer Abteilung ein guter Anfang bzw. eine willkommene Ergänzung sind, sollte es grundsätzlich einen definierten Prozess für alle geben, um eine systematische, strukturierte Integration zu gewährleisten.
Wie wirkt folgendes Setting auf einen neuen Mitarbeiter? An seinem ersten Arbeitstag ist sein Rechner noch nicht eingerichtet. Zugangsdaten und Passwörter fehlen, genauso wie seine Namensschilder und Schlüssel. Der für seine Einarbeitung zuständige Kollege hat ausgerechnet jetzt eine Woche frei. Das klingt nach schlechtem Onboarding!
Die Chancen stehen gut, dass ein neuer Kollege seine Arbeitgeberwahl noch einmal gründlich überdenkt, wenn er das Gefühl hat, nicht willkommen zu sein. Dagegen können Motivation, Engagement und Produktivität vom ersten Tag an steil steigen, sofern einem neuen Mitarbeiter persönlich und wertschätzend begegnet wird und er adäquat gefordert und gefördert wird. Dies wird am besten durch ein strukturiertes Onboarding-Programm erreicht. Der Prozess reicht von der Vertragsunterzeichnung bis rund ein Jahr nach Arbeitsantritt, mindestens aber bis zum Ende der Probezeit. Die systematische Integration erfolgt dabei auf mehreren Ebenen: Neben der fachlichen Einarbeitung wird der Mitarbeiter auch in die Unternehmensphilosophie eingeführt und beim Knüpfen von Kontakten unterstützt.
Die Vorteile des Onboardings
Die Investition in Rekrutierung und Einarbeitung neuen Personals ist hoch – Onboarding mindert das Risiko einer Kündigung innerhalb der Probezeit bzw. des ersten Jahres und somit die Möglichkeit des Verlusts dieser Aufwendungen. Dagegen sind die Kosten für das Onboarding überschaubar! Folgende Vorteile bietet Onboarding:
- Motivation: Wer herzlich empfangen wird und sich willkommen fühlt, ist ein motivierterer Mitarbeiter.
- Produktivität: Je schneller der neue Kollege eingearbeitet ist, desto schneller kann er produktiv sein und zur Leistungssteigerung des gesamten Betriebs beitragen.
- Identifikation: Verläuft der Arbeitsstart rundum positiv, ist die Chance umso höher, dass der Mitarbeiter Loyalität dem Unternehmen gegenüber entwickelt und dieses als potenziellen Arbeitgeber authentisch weiterempfiehlt.
- Fehlersenkung: Eine ausführliche Einarbeitung kann Fehler aufgrund von Nichtwissen um Strukturen, Prozesse und Funktionalitäten verhindern.
- Verringerung von Fluktuation und Personalmangel: Gut integrierte Mitarbeiter bleiben dem Unternehmen bedeutend länger erhalten.
Die drei Phasen des Onboarding
Grundsätzlich lässt sich der Onboarding-Prozess in die Vorbereitungs-, Orientierungs- und Integrationsphase unterteilen.
Vorbereitungsphase Onboarding
Schon von der Vertragsunterzeichnung bis zum ersten Arbeitstag kann das Unternehmen ein Signal aussenden: Wir machen Onboarding! Der neue Arbeitgeber kümmert sich! Die Personalabteilung und das betreffende Team haben folgende Aufgaben:
- Informationen weitergeben: Das umfasst sowohl Infos über das Unternehmen allgemein als auch über den speziellen Arbeitsbereich sowie Weiterbildungsmöglichkeiten oder Produktbroschüren. Auch ein kleines Handbuch, in dem grundlegende Regeln, regelmäßige Termine, die Kontaktdaten wichtiger Ansprechpartner etc. gesammelt sind, erleichtert den Einstieg.
- Informationen einholen: Braucht der neue Mitarbeiter Hilfe beim Umzug oder beim Organisieren eines Kindergartenplatzes? Wie möchte er seine Arbeitszeiten gestalten? Liegen alle notwendigen Dokumente wie Sozialversicherungsausweis, Steueridentifikationsnummer und Krankenversicherungsnachweis vor?
- Pläne und Ziele formulieren: Neben einem Einarbeitungsplan werden auch die Ziele für die ersten drei Monate festgehalten – die selbstverständlich nach Arbeitsantritt in einem persönlichen Gespräch zu erörtern sind.
- Arbeitsplatz gestalten: Im Idealfall sind alle Arbeitsmittel so vorbereitet, dass der neue Angestellte sofort durchstarten kann. Dazu gehören Telefon, Rechner, Zugangsdaten, Schlüssel etc.
- Team vorbereiten: Auch für die Abteilung bzw. das Team beginnt mit der Einstellung des Mitarbeiters eine neue Phase. Alle Beteiligten werden daher über den Arbeitsbeginn des neuen Kollegen informiert. Auch die Benennung eines Paten ist hilfreich.
- Erreichbar sein: Für alle offenen Fragen sollte der neue Mitarbeiter jederzeit einen Ansprechpartner finden.
Orientierungsphase Onboarding
Die Phase der Orientierung im Onboarding dauert vom Arbeitsantritt ab rund drei Monate. Der Mitarbeiter lernt das Unternehmen mit seinen Prozessen kennen und findet sich in seinen Aufgabenbereich ein. Um sich rasch in der Fülle an neuen Gesichtern zurechtzufinden, ist ein „Who is Who“ mit Namen, Foto und Funktion der neuen Kollegen hilfreich – entweder physisch an der Wand oder digital im Intranet.
Für den ersten Arbeitstag und die erste Arbeitswoche stehen unter anderem folgende Aufgaben für Team und Vorgesetzte im Rahmen des Onboarding-Prozesses an:
- Infomappe, Visitenkarten, Schlüssel etc. aushändigen
- Rundgang durch Abteilung und Unternehmen
- Gemeinsames Mittagessen
- Einführung in Sicherheitsvorschriften
- Kennenlern- und Zielsetzungsgespräche mit relevanten Kollegen und Vorgesetzten
- Foto für die Teamseite im Intranet machen
Kleine Gesten zählen gerade am Anfang viel: Eine Willkommenskarte oder ein kleiner Blumenstrauß machen den Start umso angenehmer. Gerade in der Orientierungsphase ist außerdem wichtig zu beachten: Die Einführung sollte wohldosiert geschehen, sodass der neue Mitarbeiter weder mit zu vielen Informationen oder Veranstaltungen überfrachtet noch dass er mangels tatsächlicher Aufgaben unterfordert wird.
Integrationsphase Onboarding
Die dritte Phase dauert für gewöhnlich vom dritten Monat bis zum Ende der Probezeit oder sogar bis zu einem Jahr. Der Mitarbeiter verwächst nun immer mehr mit seiner Funktion, dem Unternehmen, dessen Zielen sowie dessen Kultur und identifiziert sich zunehmend mit seinem Arbeitgeber. Jetzt kann er selbstständig arbeiten und auch immer häufiger Initiative ergreifen.
Das Unternehmen kann die Entwicklung und Integration des Mitarbeiters in dieser Zeitspanne durch folgende Maßnahmen fördern: Workshops, Fortbildungen, aktives Teambuilding, Feedbackgespräche, Möglichkeiten zu beruflichem Netzwerken, gemeinsame Kunden- und Messebesuche.
Dass die Onboarding-Maßnahmen bis zu einem Jahr dauern können, heißt übrigens nicht gleichzeitig, dass sie es auch müssen: Je schneller das neue Personal integriert und damit produktiv ist, desto stärker profitiert das ganze Unternehmen.
Onboarding verbessern – durch Mitarbeitendenbefragungen
Gleichgültig ob erst einmal die Grundlagen für die Etablierung eines Prozesses gelegt werden oder bereits bestehende Maßnahmen analysiert werden sollen: Durch eine Mitarbeiterbefragung kann das Onboarding umfassend gemessen, bewertet und schließlich optimiert werden.
Ideal ist eine zweiteilige Befragung, die sich nach etwa zwei Wochen nach den ersten Eindrücken des Integrationsprozesses erkundigt und nach weiteren zwei Wochen nach der Zufriedenheit mit der Einarbeitung fragt. Die Fragen sind dabei spezifisch auf den Onboarding-Prozess gerichtet und widmen sich nicht allgemein der Unternehmenskultur. Die wichtigsten Themenkomplexe sind folgende:
- Information und Kommunikation
- Fachliche Einarbeitung
- Soziale Integration
- Feedback und Zielformulierungen
Der Fragebogen (optimalerweise eine Onlineversion) sollte ein ausgewogenes Verhältnis aus verschiedenen Fragetypen enthalten: Vorgegebene Antwortmöglichkeiten und Freitextfelder liefern zum einen messbare Daten und fördern zum anderen möglicherweise bislang noch unbedachte Aspekte zutage.
Eine Mitarbeiterbefragung zum Onboarding kann also direkt zum langfristigen Unternehmenserfolg beitragen – wenn Stärken beibehalten, Schwächen aufgedeckt und Verbesserungsmöglichkeiten so schnell und nachhaltig wie möglich umgesetzt werden.
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Häufige Fragen zum Onboarding von Mitarbeitenden
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Was versteht man unter Onboarding?
Beim Onboarding handelt es sich um ein Konzept aus dem Personalmanagement. Es bezieht sich auf den Prozess, neue Mitarbeitende einzustellen und zielgerichtet einzuarbeiten.
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Was sind die Vorteile des Onboardings?
Mitarbeitende die einen erfolgreichen Onboarding-Prozess durchlaufen haben sind motivierter, produktiver und loyaler gegenüber dem Unternehmen. Das Onboarding trägt also insgesamt zu einer besseren Mitarbeiterbindung bei.
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Welche Phasen gibt es im Onboarding-Prozess?
Der Onboarding Prozess lässt sich in 3 Phasen gliedern:
1. Die Vorbereitungsphase: Die Personalabteilung bereitet das Onboarding vor und informiert darüber.
2. Die Orientierungsphase: Der Mitarbeitende wird in seiner Einfindungsphase (ca. die ersten 3 Monate) unterstützt.
3. Die Integrationsphase: Das Unternehmen fördert die Integration des Mitarbeitenden, sodass er selbstständig arbeiten und Initiative ergreifen kann. -
Wie kann das Onboarding verbessert werden?
Eine Mitarbeiterbefragung kann wichtige Erkenntnisse liefern, um den Onboarding-Prozess zu analysieren und anschließend zu optimieren. Die Befragung sollte idealerweise aus zwei Teilen bestehen. Der erste Teil wird nach zwei Wochen im Unternehmen beantwortet und fragt nach den ersten Eindrücken zum Integrationsprozess. Der zweite Teil folgt nach weiteren zwei Wochen und erfasst die Zufriedenheit mit dem Einarbeitungsprozess.
