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Wie können Puls Umfragen Onboarding-Prozesse sinnvoll begleiten?

07.11.2022
Ernstes Gespräch Frau und Mann

Wussten Sie, dass mehr als jeder zehnte Arbeitnehmende schon einmal während seiner oder ihrer ersten 100 Tage im neuen Job gekündigt hat? Diese hohe Zahl sollte Grund genug für Unternehmen sein, sich vom ersten Tag an gut um ihre neuen Mitarbeitenden zu kümmern, denn im Zuge der Rekrutierung wurde bereits viel Zeit und Geld in sie investiert. Zudem sind gut betreute neue Kolleginnen und Kollegen von Anfang an produktiver, loyaler und motivierter.

 

Diese Einstiegsphase wird auch Onboarding genannt: Sie beginnt mit der Vorbereitungsphase, die von der Vertragsunterzeichnung bis zum ersten Arbeitstag reicht, der eigentliche Arbeitsbeginn fällt in die Orientierungsphase, die etwa bis zum dritten Monat dauert, und zuletzt folgt die Integrationsphase, von der man bis zum Ende der Probezeit, teils sogar bis zu einem Jahr lang spricht. Um diesen Onboarding-Prozess erfolgreich zu gestalten, empfehlen wir die Durchführung regelmäßiger Puls Umfragen.

 

Was ist eine Puls Umfrage?

 

Eine Puls Umfrage, auch Puls Befragung oder Puls Check genannt, ist ein Stimmungscheck. Sie besteht aus einer kurzen Umfrage mit fünf bis maximal zehn Fragen, die standardisiert sind, d.h. sich zwischen einzelnen Befragungen nicht verändern. Dadurch kann sie schnell durchgeführt und schnell beantwortet werden. Zudem lässt sich ein Stimmungsverlauf feststellen. Natürlich ist es auch möglich, Frageblöcke zu ergänzen bzw. zu variieren, wenn es sehr dringende Themen gibt oder solche, die nicht bei jeder Befragungswelle abgefragt werden sollen. Im Rahmen des Onboardings bleiben Puls-Checks aber häufig sehr ähnlich und weisen von Welle zu Welle nur minimale Änderungen – je nach Phase des Onboarding-Prozesses – auf.

 

Puls Umfrage im Onboarding

 

Aufgrund des geringen Umfangs hat eine Puls Umfrage, anders als die klassische Mitarbeitendenbefragung, ein Schwerpunktthema. Dies ist für einen Stimmungscheck im Onboarding-Prozess auch vollkommen ausreichend, da die Aufnahme und Einarbeitung des neuen Mitarbeitenden ohnehin das vorherrschende Thema in dieser Phase sind. Zu diesem Thema sollte es einen fixen Frageblock geben. Daneben können – je nach der Phase des Onboardings, in der sich der neue Mitarbeitende gerade befindet – individuelle Fragen ergänzt werden.

 

Ein wichtiger Vorteil von regelmäßigen Puls Befragungen im Onboarding besteht darin, dass Unternehmen sehr schnell eine Rückmeldung erhalten, wie es ihren neuen Mitarbeitenden geht – und gegebenenfalls noch genug Zeit haben, um eventuellen unerwünschten Tendenzen gegenzusteuern! Denn gerade durch die kurze Kündigungsfrist während der Probezeit ist es sinnvoll, etwaigen negativen Entwicklungen zügig zu begegnen. Umgekehrt können neue Onboarding-Ideen rasch evaluiert und so der gesamte Onboarding-Prozess auch ganz kurzfristig optimiert werden.

 

Zeitpunkte für Puls Umfragen im Onboarding

 

Wir empfehlen folgende Zeitpunkte, um Puls Checks auszusenden:

 

  • Kurz nach der Einstellung: Hier bietet es sich an, den Frageschwerpunkt auf die Vorbereitungsphase zu legen, also beispielsweise, ob die neuen Mitarbeitenden im Vorfeld genug Informationen erhalten haben, ob sie eventuell Support bei Themen wie einem Umzug bekommen haben oder ob eine Ansprechperson des Unternehmens für Fragen zur Verfügung stand.
  • Nach der Orientierungsphase: Zu diesem Zeitpunkt empfehlen sich Fragen nach dem ersten Arbeitstag, zum Beispiel ob das Team vorbereitet war auf den Beginn der neuen Kollegin oder ob der Arbeitsplatz fertig eingerichtet war, aber auch nach den ersten Wochen, beispielsweise wie die ersten Kennenlern- und Zielsetzungsgespräche mit Vorgesetzten verlaufen sind und ob sich der neue Kollege oder die neue Kollegin im Unternehmen zurechtfindet.
  • Nach der Integrationsphase: Am Ende der Einarbeitung ist es möglich, in die Tiefe gehende Fragen zu stellen. So könnte erfragt werden, ob sich der oder die neue Mitarbeitende im Team wohlfühlt, die fachliche Einarbeitung als angemessen und ausreichend empfindet und sich allgemein auf seiner oder ihrer neuen Position wohlfühlt.

 

Anhand der Beispielfragen wird deutlich, dass es entscheidend ist, diese Fragen tatsächlich auch zu einem standardisierten Zeitpunkt zu stellen. Eine Puls Umfrage „irgendwann während der Einarbeitung“ verlangt entweder sehr allgemeine Fragen oder verschlechtert die Vergleichbarkeit, da sich bestimmte Einschätzungen im Laufe der Zeit verändern können. So könnte beispielsweise ein Team nach einem ersten herzlichen Willkommen im Arbeitsalltag eher gestresst agieren und wenig Zeit für den neuen Kollegen aufbringen, während ein anderes Team mit der neuen Kollegin erst warm werden muss, sie anschließend aber nachhaltiger ins Team integriert.

 

Umsetzung von Puls Umfragen im Onboarding mit Rogator

 

Sie möchten Ihren Onboarding Prozess verbessern, indem Sie regelmäßige Puls Checks an Ihre neuen Mitarbeitenden verteilen? Wir helfen Ihnen gern dabei. Mithilfe unserer Software RogMessenger können Sie die Einladungen zur Puls Umfrage automatisiert versenden. Über ein Dashboard sehen Sie jederzeit aktuell die Ergebnisse und können ggf. zügig darauf reagieren. Wir haben aber nicht nur spezialisierte Software für Sie: Bei Bedarf steht Ihnen unser Expertenteam auch gern beratend zur Seite.

 

 

Fazit

 

Die Onboarding-Phase ist eine tendenziell heikle Zeit: Neues Unternehmen, neuer Job, neue Gesichter – umso wichtiger ist die wohlwollende Aufnahme eines neuen Mitarbeitenden von Anfang an. Selbst kleine Gesten wie ein Blumenstrauß oder ein gemeinsames virtuelles Mittagessen können hier einen positiven ersten Eindruck bewirken. Je nach Unternehmensgröße gibt es jedoch sehr viele neue Mitarbeitende. Hier empfiehlt sich die automatisierte Durchführung regelmäßiger Puls Umfragen, um den Überblick zu behalten.

 

Aber auch bei kleineren Unternehmen sind Puls Checks sinnvoll, denn Veränderungen sind häufig schleichend, ohne dass die Verantwortlichen sie sofort bemerken. Denn warum sollten Sie in das Bleiben Ihrer Mitarbeitenden weniger investieren als in Ihr Kommen? Je schneller sich neue Mitarbeitende gut integriert und eingearbeitet fühlen, umso zügiger stehen sie als loyale und produktive Arbeitskräfte zur Verfügung.

 

 

Vorträge zum Thema Employee Feedback

 

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Referenzprojekt zum Nachlesen

 

Erfahren Sie mehr zum Thema in unserer Case Study „Change Management – Fallstudie eines Unternehmens im Umbruch“.

> zur Case Study <<

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