In Zeiten von wachsenden und sich schnell ändernden Märkten sind eine agile Unternehmenskultur und ein funktionierendes Change-Management unverzichtbare Erfolgsfaktoren. In diesem Beitrag wird erläutert, wie Mitarbeiterbefragungen in Veränderungsprozessen eingesetzt werden können.
Mitarbeiterbefragung als unterstützende Maßnahme
Um die Bedenken den Mitarbeiter während des Change-Prozesses möglichst gering zu halten, ist es maßgeblich, sie nicht vor vollendete Tatsachen zu stellen. Daher ist es wichtig sie frühzeitig in den Prozess einzubeziehen und ihre Sorgen ernst zu nehmen. Der einfachste und effektivste Weg, Informationen zur Stimmungslage der Belegschaft zu erhalten, ist die Durchführung einer oder mehrerer Mitarbeiterbefragungen. Diese generieren nicht nur wertvolle Informationen, sondern verdeutlichen zudem den Mitarbeitern, dass sie am Change-Prozess nicht nur als passive „Leidtragende“, sondern als aktive Mitgestalter beteiligt werden.
Puls-Befragungen
Große strukturelle Änderungen der Abläufe oder gar der Unternehmenskultur erstrecken sich in der Regel über lange Zeiträume. Die Phasen des Change-Prozesses laufen dabei nicht auf allen Ebenen oder in allen Abteilungen zeitgleich ab und sind unterschiedlich ausgeprägt. Um nun zielgenau erkennen zu können, in welchem Bereich welche Unterstützungsmaßnahmen einzuleiten sind, empfiehlt sich die Durchführung von regelmäßigen Puls-Befragungen. Die Verantwortlichen erhalten so in kürzester Zeit Informationen über den Grad der bereits erfolgten Umsetzung im Arbeitsalltag und die Einschätzung der Mitarbeiter zur Sinnhaftigkeit der Change-Maßnahmen.
Null-und Kontrollmessung
Bei kleinräumigeren Change-Prozessen, die z.B. nur einen einzelnen Arbeitsbereich betreffen, lohnt sich eine kontinuierliche Befragung meist nicht. Dennoch können Widerstände auftreten, wenn die Mitarbeiter nicht ausreichend involviert und begleitet werden.
Gerade wenn es um die Verbesserung konkreter Arbeitsabläufe geht, kann es äußerst gewinnbringend sein, die betroffenen Mitarbeiter schon in der Planungsphase des Change-Managements zu integrieren. Schließlich weiß kaum jemand besser als die Mitarbeiter selbst, welche Arbeitsschritte möglichweise redundant, umständlich oder fehleranfällig sind bzw. wie genau die Arbeit erleichtert und damit effektiver gestaltet werden kann.
Die Vorgehensweise könnte folgendermaßen aussehen:
Das Management ermittelt, an welchen Stellen Änderungen notwendig sind und welche Ziele erreicht werden sollen (z.B. schnellere Abwicklung, Digitalisierung einzelner Arbeitsschritte o.ä.), die konkreten Maßnahmen zur Zielerreichung werden aus einer Befragung (Null-Messung) unter den betroffenen Mitarbeitern abgeleitet.
Im Rahmen dieser Befragung können – je nach Zielsetzung – Themen abgefragt werden, wie:
- Bewertung des Ablaufs / Vorgehens/ Prozesses
- Fehlerquellen
- Vorschläge, wie die gesetzten Ziele erreicht werden können.
Aus den Ergebnissen kann das Change-Management-Team ableiten, welche Strukturen einer Änderung bedürfen und wie diese praxisnah gestaltet werden kann.
Veränderungen, an denen die Mitarbeiter selbst mitgewirkt haben, werden in der Folge auf deutlich weniger Ablehnung stoßen und schneller nachhaltig in den Arbeitsablauf integriert werden.
Nach der Umsetzung der Änderungsmaßnahmen und einer gewissen Eingewöhnungsphase empfiehlt es sich, eine Kontrollmessung durchzuführen. Darin können z.B. folgende Aspekte abgefragt werden:
- Bewertung des Ablaufs / Vorgehens / Prozesses
- Bewertung der Veränderungs-Maßnahmen
- Zielerreichung (z.B. Arbeitserleichterung, Effizienzsteigerung etc.)
- Unvorhergesehene Probleme / weiteres Verbesserungspotenzial.
Mit den Ergebnissen der Kontrollmessung kann ein Vorher-/Nachher-Vergleich der einzelnen Arbeitsschritte durchgeführt werden und so der Erfolg des Change-Prozesses gemessen werden. Falls der gewünschte positive Effekt nicht erreicht wurde, besteht an dieser Stelle noch die Möglichkeit nachzusteuern.
Fazit: Mitarbeiterbefragungen stützen den Change-Management-Prozess
Change-Management ist kein zeitlich begrenztes Projekt, das am Ende mehr oder weniger erfolgreich abgeschlossen und wieder vergessen wird. Vielmehr handelt es sich um eine Grundeinstellung, die entsprechend in der Unternehmenskultur verankert werden muss. Die Change-Prozesse sind dann erfolgsversprechend, wenn alle Beteiligten an einem Strang ziehen. Die Mitarbeiterbefragung ist ein probates Mittel, die Gedanken und Bedenken der Mitarbeiter zu erfragen und in den Prozess einzubeziehen.
Referenzprojekt zum Nachlesen
Erfahren Sie mehr zum Thema Change Management in unserer Case Study „Change Management – Fallstudie eines Unternehmens im Umbruch“.
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