Wissen: Puls-Befragung
Feedback in Echtzeit - Change Management Prozesse begleiten
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Der Zweck einer Puls-Befragung
Eine Puls-Befragung ist eine kompakte und fokussierte Umfrage, die rasch Informationen einholt und schnell auswertbar ist. Im Gegensatz zu einer klassischen, ausführlichen Mitarbeiterbefragung widmet sie sich mit wenigen Fragen einem eng umrissenen Thema. Dieser gestraffte Prozess ermöglicht sozusagen ein Feedback in Echtzeit.
Puls-Befragung: Unerlässlicher Begleiter des Change Managements
Neben der Knappheit ist ein weiteres Charakteristikum der Puls-Befragung die zyklische Durchführung. Grundsätzlich kann eine Puls-Befragung zu jeglichem Gegenstand gestartet werden, zu dem eine schnelle Rückmeldung gewünscht ist, wie etwa zu jüngst durchgeführten Events oder neu auf den Markt gebrachten Produkten. Ihre volle Stärke kann eine Puls-Befragung aber dann ausspielen, wenn sie in regelmäßigen Abständen – etwa einmal im Quartal – bezüglich übergeordneter Themen durchgeführt wird. Denn dann gibt sie nicht nur punktuelle Ansichten und ein akutelles Stimmungsbild, sondern einen Stimmungsverlauf wieder. Dies ermöglicht ohne großen Aufwand, den Einsatz von Veränderungsmaßnahmen (Change Management) zu überprüfen, Entwicklungstrends zu erkennen und wenn nötig sofort gegenzusteuern.
Themenfelder Puls-Befragung
Klassische Themenfelder einer Puls-Befragung sind folgende:
- Mitarbeiterzufriedenheit
- Mitarbeiterengagement
- Mitarbeiterleistung und -entwicklung
- Auswirkungen von Change Management
Gerade wenn Veränderungsprozesse in Gang sind, wie eine neue strategische Ausrichtung, die Einführung neuer Arbeitsmittel oder der Aufbau eines neuen Standorts, hat regelmäßiges Feedback der Mitarbeiter einen hohen sozialen und wirtschaftlichen Wert. Wer wiederholt die Zufriedenheit der Belegschaft abfragt, kann Missstimmungen schneller erkennen und ihnen entgegenwirken. Und falls neue Prozesse ins Stocken geraten und modifiziert werden sollten, können das vor allem die Mitarbeiter bewerten, die diese täglich umsetzen. Rasche Konsequenzen aus dem Feedback zu ziehen, steigert Engagement und Produktivität.
Ablauf einer Puls-Befragung
Die Puls-Befragung gleicht in ihrem Ablauf im Großen und Ganzen einer umfassenden Mitarbeiterbefragung:
- Zielformulierung
- Ausarbeitung
- Feldphase
- Auswertung
- Ergebniskommunikation
- Umsetzung
Der Unterschied besteht in der Reduzierung, sowohl die Anzahl der Fragen als auch den Auswertungsaufwand betreffend. Etwa fünf bis maximal zehn Fragen zu einem klar abgesteckten Thema werden in einer Puls-Befragung abgehandelt. Durch standardisierte Abläufe ist zusätzlich Effizienz gewährleistet. Dies ist besonders wichtig, da Puls-Befragungen in kürzeren Abständen wiederholt werden als umfangreichere Mitarbeiterzufriedenheitsumfragen.
Zur Effizienz trägt ebenfalls eine Online-Durchführung des kurzen Fragebogens bei. Eine schlanke und digitale Logistik garantiert eine schnelle und breite Verteilung sowie eine rasche Analyse. Idealerweise können die Mitarbeiter die Umfrage sogar auf ihrem Smartphone beantworten.
Stärken und Herausforderungen von Puls-Befragungen
Je nach Zielsetzung hat eine Puls-Befragung also folgende unschlagbare Stärken:
- Unmittelbares Einholen von aktuellem Feedback
- Geringer Aufwand für Durchführung und Auswertung
- Schnelle Reaktion auf Negativtrends möglich
- Sichtbarmachen von Trends durch einfache Wiederholbarkeit
- Hohe Rücklaufquote dank der schnellen Ausfüllbarkeit
Die Kürze birgt allerdings auch einige Schwächen:
- Weniger differenzierter Erkenntnisgewinn aufgrund unspezifischer Fragen
- Beeinflussung der Ergebnisse durch zyklische Schwankungen
- Befragungsmüdigkeit bei zu häufiger Wiederholung
Den Schwachpunkten der Puls-Befragung lässt sich aber entgegenwirken, indem genügend Zeit in gut durchdachte Fragen investiert und es mit der Häufigkeit der Befragung nicht übertrieben wird. Dann kann das Unternehmen den erfassten Meinungs- und Stimmungsbildern ganz akut mit eventuell nötigen Veränderungsprozessen datenbasiert begegnen. Nur wer aus einer Befragung Konsequenzen zieht, kann sich der Loyalität seiner Mitarbeiter sicher sein. Bei der Puls-Befragung gilt umso mehr: Durch die schnelle Bearbeitung wird von Seiten der Belegschaft auch eine schnelle Reaktion auf die Ergebnisse erwartet.
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