Wissen: Change Management

Change Management: Planvoll – nicht kopflos

Die oberste Maxime beim Change Management ist: Die Veränderungen werden planvoll, zielgerichtet und ganzheitlich auf den Weg gebracht und umgesetzt. Denn beim Change Management geht es nicht um kleinere Abwandlungen einzelner Arbeitsabläufe, sondern um eine tiefgreifende Veränderung von Strategien, Strukturen und unternehmenskulturellen Aspekten. Und diese betrifft im Zweifelsfalle ausnahmslos alle Mitarbeiter. Bei diesem Change-Prozess ist es nicht ratsam, irgendwelche Managementmoden aufzugreifen, nur weil diese gerade im Trend sind! Der gezielte Prozess des Change Managements beginnt bei der strategiegeleiteten Ermittlung des tatsächlichen Bedarfs von Veränderungen.

Change Management hat einen absoluten Fokus auf das Heute. Es geht dabei nicht darum, in der Vergangenheit nach Fehlern zu suchen, Schuldige zu identifizieren oder verpassten Chancen nachzutrauern, sondern darum, den aktuellen Herausforderungen aktiv mit den passenden Instrumenten zu begegnen.

Change Management als strukturierter Prozess

Im Rahmen des Change Managements werden wie im klassischen Projektmanagement verschiedene Stufen durchlaufen:
Planung, Durchführung, Überwachung und gegebenenfalls Gegensteuerung.

Zu Anfang steht das Erfassen des Veränderungsbedarfs mithilfe einer Selbst- und Marktbewertung inklusive Analyse der Mitbewerber. Daraus werden Ziele und Maßnahmen abgeleitet sowie Argumente formuliert, deren Nachvollziehbarkeit unabdingbar für eine breite Akzeptanz unter der Mitarbeiterschaft ist. Die Umsetzung des Change Managements erfolgt schließlich zum Beispiel mithilfe von Prozessmanagement, Workshops, Coachings, Beratung etc.

Der nächste wichtige Schritt ist die Kontrolle des Change Managements: Wurden alle Ziele zufriedenstellend erreicht? Wenn diese Frage im Idealfall mit „Ja“ beantwortet wird, folgt darauf final die Kommunikation an alle: „Das war’s!“ Auch wenn inzwischen der stetige Wandel der Normalzustand geworden ist und Unternehmen sich beständig an neue Rahmenbedingungen anpassen müssen, braucht ein konkreter Change-Management-Prozess ein ebenso konkretes Ende. Ein stabiles Umfeld ist nach der Betriebsamkeit der Veränderungen wichtig, damit sich die neuen Prozesse nach dem Change-Prozess endgültig einspielen können.

Neben der großen Chance, die ein Unternehmen ergreift, wenn es nötige Veränderungen anstößt, um wettbewerbsfähig zu bleiben, lauern im Rahmen solch umfangreicher Prozesse allerdings auch große Risiken. Change Management kann Unternehmen auch in die Krise führen, wenn es nicht fachgerecht umgesetzt wird. Auch ein Im-Sande-Verlaufen der umfangreich angekündigten Maßnahmen stiftet nachhaltig ein schlechtes Betriebsklima – ganz abgesehen vom betriebswirtschaftlichen Potenzial, das dadurch möglicherweise ungenutzt bleibt bzw. verloren geht.

Folgende Fehler sollten darum möglichst vermieden werden:

• Es fehlt eine positive und scharf umrissene Vision.
• Die Kommunikation ist nur einseitig und hat keine klare Linie.
• Veränderungen werden zu schnell bzw. radikal „durchgepeitscht“.
• Führungskräfte und Management engagieren sich nicht sichtbar.
• Die Bedürfnisse und Emotionen der Mitarbeiter werden übergangen.
• Es mangelt an kurzfristigen Erfolgen (die auch gefeiert werden dürfen).

Häufig müssen sie ihre Komfortzone verlassen und ihre Handlungssicherheit aufgeben. Kritischer Widerstand kann sich dann formieren, wenn Mitarbeiter ihren Wert als Mensch angegriffen sehen sowie mit zu hohen Erwartungen konfrontiert oder dazu gezwungen werden, etwas zu tun oder zu unterlassen.

Die Hauptgründe für ein Scheitern des Change Managements auf Personalebene sind folgende:

• Mangelnde Kommunikation
• Fehlendes Vertrauen
• Individuelle Vorbehalte
• Zu geringe Motivation

Puls-Befragungen im Prozess des Change Managements gezielt einsetzen

Die Antworten der Umfrage zeigen präzise auf, wo Handlungs- oder Kommunikationsbedarf besteht, ob etwa in der entsprechenden Abteilung Unterstützung nötig ist. In diesem Sinne ist ein leichter Widerstand gegen neue Prozesse gut, weil er Bedürfnisse aufzeigt, auf die es sich reagieren lässt. Ebenso bieten Befragungsergebnisse wertvolle Reflexionsansätze. Solche knappen Puls-Befragungen im Change Management Prozess werden optimalerweise quartalsweise durchgeführt, wenn nötig sogar monatlich.