Können die Ergebnisse von Mitarbeiterbefragungen in einem Dashboard dargestellt werden?
Eine Mitarbeiterbefragung wurde konzipiert, durchgeführt und ausgewertet. Nun warten die Abteilungsleiter und Führungskräfte gespannt auf die Ergebnisse. In welcher Form werden die Antworten und Stimmungsbilder am besten aufbereitet? Ein Dashboard ist eine übersichtliche Möglichkeit dafür – mit der die Verantwortlichen auch nicht bis zum Ende der Umfrage warten müssen, um erste Resultate einzusehen.
Was ist ein Dashboard?
Ein Dashboard ist eine Oberfläche im Internet, auf der die Ergebnisse einer Online-Umfrage grafisch in Form von Diagrammen dargestellt werden – sozusagen eine Ergebnispräsentation online. Der Vorteil besteht zum Beispiel darin, dass die Ergebnisse auch schon in der Feldzeit der Mitarbeiterbefragung eingesehen werden können und in Echtzeit aktualisiert werden.
Was kann ein Dashboard?
Neben der bereits erwähnten Möglichkeit, die Befragungsdaten fortlaufend auf dem aktuellen Stand darzustellen, kann ein Online-Dashboard Folgendes leisten:
- Filterfunktion: Im Dashboard sind zahlreiche Filterungen möglich. Es können verschiedenste Betrachtungseinheiten gewählt werden, etwa auf Ebene von Standorten, Abteilungen oder Teams. Es lassen sich somit genau die Daten und Ergebnisse schnell abrufen, die gerade für Ihre Fragestellung relevant sind.
- Verfügbarkeit: Die Daten sind jederzeit online von überall aus abrufbar.
- Benchmarks: Es lassen sich übersichtlich Vergleichsgruppen anzeigen, zum Beispiel Standortergebnisse verglichen mit den Gesamtergebnissen.
- Export: Die Ergebnisse können in verschiedenen Formaten exportiert werden.
- Berechtigungen: Es können unterschiedliche Zugänge angelegt werden, sodass jeder Nutzer auch nur die Ergebnisse sieht, die er sehen darf. Abteilungsleiter haben dann beispielsweise nur Einsicht in die Ergebnisse ihrer eigenen Abteilung, nicht in die der anderen Abteilungen usw.
Die Grenzen eines Dashboards bei Mitarbeiterbefragungen
Einer der wesentlichsten positiven Aspekte eines Dashboards ist im Rahmen einer Umfrage unter der Belegschaft eines Unternehmens allerdings der kritischste: Bei Mitarbeiterbefragungen ist zu beachten, dass die Aktualisierung nicht in Echtzeit erfolgen darf! Ansonsten ließen sich möglicherweise die Antworten einzelner Teilnehmer herauslesen – zum Beispiel, wenn man mitbekommt, dass ein Kollege gerade die Umfrage ausgefüllt hat, und die aktualisierten Ergebnisse dann aufgrund dieses einen Teilnehmers schlechter geworden sind. Bei Mitarbeiterbefragungen darf eine Aktualisierung daher nur höchstens einmal täglich erfolgen.
Sicherer ist es bei Mitarbeiterbefragungen deshalb, das Dashboard erst nach Feldende bereitzustellen. Der Vorteil für den Kunden ist dann, dass er sich die unterschiedlichen Teilergebnisse (z. B. Ergebnisse pro Standort, pro Abteilung usw.) selber filtern kann und nicht extra für jede Betrachtungsgruppe einen Bericht bestellen muss.
Gibt es Alternativen?
Neben dem Dashboard bieten sich für die Ergebnisvorstellung einer Mitarbeiterbefragung natürlich auch eine PowerPoint-Präsentation sowie eine Auswertung als PDF an. Unter Umständen erhalten Berichte in dieser digitalen (oder auch gedruckten) Form mehr Aufmerksamkeit vom Leser, da das Dashboard erst aktiv aufgerufen werden muss. In Berichten kann außerdem zusätzlich zu den Ergebnissen noch beschrieben werden, was die nächsten Schritte sind und bis wann Maßnahmen umgesetzt werden sollen. Diese Info kann zwar auch im Dashboard hinterlegt werden, allerdings muss der Leser diese dann wiederum selbstständig aufrufen.
Berichte bieten überdies noch etwas mehr Spielraum zur individuellen Gestaltung. Daneben ist diese Variante der Auswertungsdarstellung meist erschwinglicher: Wenn es sehr viele Berichtsempfänger gibt, können die monatlichen Lizenzkosten für ein Dashboard sehr hoch ausfallen. Hier ist es in der Summe betrachtet häufig günstiger, die Berichte einmalig zu erstellen.
Wenn die Lizenz für das Dashboard endet, sind die Ergebnisse in dieser Form nicht mehr zugänglich; es sei denn, sie wurden vorher alle exportiert, was bei großen Projekten allerdings sehr aufwendig sein kann. PowerPoint- oder PDF-Berichte dagegen gehören dem Kunden und können so lange aufbewahrt werden wie gewünscht.
Fazit
Auf einem Dashboard lassen sich die Ergebnisse einer Mitarbeiterbefragung online übersichtlich darstellen und praktisch je nach Anspruch filtern. Zudem ist eine Beobachtung der Antworten während der Feldzeit in Echtzeit möglich. Dies ist aber gleichzeitig ein Knackpunkt, da aus Datenschutzgründen die häufige Aktualisierung nicht erlaubt ist – die Ergebnisse dürfen nicht auf einzelne Kollegen zurückzuführen sein. Ein klassischer Bericht im PDF- oder PowerPoint-Format ist zwar statisch, bietet aber mehr Gestaltungsspielraum und ist eine kostengünstigere Variante, da Lizenzgebühren für die Nutzung eines Dashboards entfallen. Dem Anwender bieten sich also verschiedene Alternativen, aus welchen er je nach Bedarf die beste für sich auswählen kann.
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Referenzprojekt zum Nachlesen
Erfahren Sie mehr zur Mitarbeiterbefragung in unserer Case Study ,,Online-Mitarbeiterbefragung“.
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Verfasst von Carina Römermann
Carina Römermann ist als ehemalige Marketing-Teamleitung bei der Rogator AG Expertin in allen Bereichen des strategischen Marketings. Durch ihr Marketingstudium mit den Schwerpunkten Marketing Management und Market Research sowie der jahrelangen Praxiserfahrung im Bereich Marktforschung bereichert sie unsere Blogbeiträge mit ihrem Fach- und Unternehmenswissen.
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