Wissen: Mitarbeiterbefragung in Behörden

Behördenfeedback – eine Begriffsbestimmung

Beim Behördenfeedback – also der Mitarbeiterbefragung im Öffentlichen Dienst – handelt es sich um ein personalpolitisches Instrument, das eine zeitgemäße und qualitätsbewusste Verwaltungsleitung in den Mittelpunkt stellen sollte. Es zeichnet sich – wie andere Formen des Mitarbeitendenfeedbacks auch – durch Anonymität und Freiwilligkeit aus.

Erfragt werden bei der Mitarbeiterbefragung im Öffentlichen Dienst bestimmte Bereiche der betrieblichen Arbeitswelt, die sich oftmals nicht so sehr von der Umgebung in Unternehmen unterscheiden, wie beispielsweise Arbeitszufriedenheit oder Belastungen am Arbeitsplatz. Mithilfe verschiedenartig standardisierter Fragebögen werden Einstellungen, Bewertungen und Bedürfnisse der Angestellten ermittelt, um Optimierungspotenziale aufzudecken, bestimmte Arbeitsabläufe oder Prozesse in der Behörde effizienter zu gestalten und letzten Endes auch die Arbeitsqualität zu erhöhen.

Welche Ziele verfolgt eine Mitarbeiterbefragung im Öffentlichen Dienst?

Mitarbeiterbefragungen im Öffentlichen Dienst haben die Aufgabe, Erfahrungen der Angestellten zu erfassen und zu deren Zufriedenheit sowie zur Verbesserung der behördlichen Dienstleistungen beizutragen. Mittels Behördenfeedbacks werden Ämter, Behörden, Fachstellen, öffentliche Verwaltungen, Ministerien und andere staatliche Einrichtungen darin unterstützt, die eigenen Prozesse zu hinterfragen, Schwachstellen zu beheben und Potenziale auszuschöpfen.

Angestellte als Basis einer funktionierenden Verwaltung

Das eigene Personal ist gleichzeitig das Rückgrat und das Potenzial jeder Behörde. Soll eine Verwaltung wirtschaftlich und wirksam arbeiten, braucht sie ihre Angestellten. Dies gilt umso mehr, wenn die Behörde Schritt für Schritt modernisiert werden soll. Hierfür sind motivierte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter essenziell, die sich wertgeschätzt fühlen und von einem hohen Maß an Zufriedenheit gekennzeichnet sind. Eine wichtige Rolle hierbei spielt die herrschende Feedback-Kultur.

Mitarbeiterbefragung im Öffentlichen Dienst: Unterschiedliche Feedback-Kulturen kennen

Behörden mitsamt ihrer Feedback-Kultur sind nicht alle gleich. Aber tendenziell ist zu beobachten, dass Entwicklungsinstrumente und Feedback-Werkzeuge bei Behörden und behördennahen Organisationen und Institutionen weniger stark verbreitet sind als in „normalen“ Unternehmen der freien Wirtschaft. Häufig streben sie daher an, sich in diesem Bereich zu modernisieren. Um eine funktionierende Feedback-Kultur in Behörden zu etablieren, muss allerdings vorab entsprechende Aufklärungsarbeit geleistet werden.

Institutionen der öffentlichen Hand professionell befragen

Mitarbeiterbefragungen im Öffentlichen Dienst können verschiedene Themen behandeln und unterschiedliche Ziele verfolgen. Möchten Organisationen der öffentlichen Hand ihre Angestellten befragen, so bieten sich klassische Mitarbeiterbefragung ebenso an wie Führungskräftefeedbacks, Schnittstellen-Feedbacks oder die Gefährungsbeurteilung. Im Einzelfall ist zu prüfen, welche Befragungsform am ehesten für die jeweilige Behörde und Thematik infrage kommt.

Ablauf einer Mitarbeiterbefragung in Behörden

Der konkrete Ablauf einer Mitarbeiterbefragung im Öffentlichen Dienst unterscheidet sich nicht substanziell von anderen Projekten. Allerdings gibt es einige Punkte, in denen sich das Procedere unterscheidet, die es daher besonders zu beachten gilt:

Wichtige Themenfelder im Bereich Mitarbeiterbefragung im Öffentlichen Dienst

Ganz konkret kann eine Mitarbeiterbefragung im Öffentlichen Dienst beispielsweise die folgenden Themen aufweisen. Es handelt sich hierbei um die Themen eines tatsächlich durchgeführten Projektes unter ca. 20.000 Beschäftigten der Behörde:

Die Themenliste einer anderen Mitarbeiterbefragung im Öffentlichen Dienst liest sich wie folgt. Hierbei handelt es sich um ein Führungskräftefeedback unter ca. 4.000 Angestellten, verteilt auf 10 Dienststellen:

• Respektvoll miteinander umgehen
• Arbeitsklima und Teamgeist fördern
• Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter einbinden
• Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter fördern und entwickeln
• Fachkompetenz verkörpern
• Verantwortungsvoll managen
• Für Veränderungen bereit sein

Besondere Herausforderungen für Mitarbeiterbefragung im Öffentlichen Dienst

Heutzutage müssen sich Unternehmen und auch Behörden den Herausforderungen einer zunehmend komplexen sozioökonomisch-politischen Welt stellen: wirtschaftliche Wettbewerbsfähigkeit, Verantwortung für die Umwelt, Überalterung der Gesellschaft und veränderte Ansprüche der jüngeren Generationen. Auch nehmen die Ausgaben für Infrastruktur, Forschung und Bildung vielerorts deutlich zu. Häufig erweisen sich zahlreiche Aspekte des Befragungsvorhabens bei staatlichen Institutionen als besonders herausfordernd:

Digitale Technik

Moderne Befragungsvorhaben lassen sich mit intuitiver Software besser begleiten. Nicht immer jedoch sind innerhalb von Behörden die optimalen technischen Voraussetzungen gegeben. Auf Basis der im Einzelfall vorliegenden Umstände ist eine Umsetzungsstrategie festzulegen, welche die Umstände und Arbeitsplatzsituationen vor Ort – auch an verschiedenen Standorten – berücksichtigt. Dies kann teilweise durchaus auch den Rückgriff auf ein Offline-Medium wie Papier zur Umsetzung der Befragung beinhalten.

Imagebildung

Auch das Image einer modernen Behörde ist nicht zu unterschätzen, das mit professionellen Feedbacks vermittelt wird. Behörden, die professionelles Feedback einholen, vermitteln die Botschaft: Unsere Organisation befindet sich auf der Höhe der Zeit und pflegt eine moderne Feedback-Kultur.