Inhaltsverzeichnis
- 1. Definition Behördenfeedback
- 2. Besonderheiten einer Mitarbeiterbefragung im Öffentlichen Dienst
- 3. Ziele einer Mitarbeiterbefragung im Öffentlichen Dienst
- 4. Bedeutung von Angestellten in der öffentlichen Verwaltung
- 5. Feedback-Kulturen im öffentlichen Dienst
- 6. Professionelle Mitarbeiterbefragungen im öffentlichen Dienst
- 7. Ablauf einer Mitarbeiterbefragung in Behörden
- 8. Wichtige Themenfelder im Bereich Mitarbeiterbefragung im Öffentlichen Dienst
- 9. Besondere Herausforderungen für Mitarbeiterbefragung im Öffentlichen Dienst
- 10. Expertenwissen
- 11. Referenzprojekte zum Nachlesen
- 12. Häufige Fragen zur Mitarbeiterbefragung in Behörden
Das Wichtigste im Überblick:
- Mitarbeiterbefragungen in Behörden unterscheiden sich in einigen Aspekten von Mitarbeiterbefragungen in anderen Bereichen.
- Bei der Durchführung von Mitarbeiterbefragungen in Behörden müssen staatliche Vorschriften und weitere Besonderheiten beachtet werden.
- Wichtige Themenfelder: Arbeitszufriedenheit, interne Kommunikation, Belastung, etc.
- Besondere Herausforderungen in Behörden: Datenschutz und Digitale Technik.
Behördenfeedback – eine Begriffsbestimmung
Beim Behördenfeedback – also der Mitarbeiterbefragung im Öffentlichen Dienst – handelt es sich um ein personalpolitisches Instrument, das eine zeitgemäße und qualitätsbewusste Verwaltungsleitung in den Mittelpunkt stellen sollte. Es zeichnet sich – wie andere Formen des Mitarbeitendenfeedbacks auch – durch Anonymität und Freiwilligkeit aus.
Erfragt werden bei der Mitarbeiterbefragung im Öffentlichen Dienst bestimmte Bereiche der betrieblichen Arbeitswelt, die sich oftmals nicht so sehr von der Umgebung in Unternehmen unterscheiden, wie beispielsweise Arbeitszufriedenheit oder Belastungen am Arbeitsplatz. Mithilfe verschiedenartig standardisierter Fragebögen werden Einstellungen, Bewertungen und Bedürfnisse der Angestellten ermittelt, um Optimierungspotenziale aufzudecken, bestimmte Arbeitsabläufe oder Prozesse in der Behörde effizienter zu gestalten und letzten Endes auch die Arbeitsqualität zu erhöhen.
Was die Mitarbeiterbefragung im Öffentlichen Dienst ausmacht
Mit Behördenfeedbacks gelingt es, „Auge und Ohr“ am Befinden des Personals zu haben. Das Mitarbeiterbefragung im Öffentlichen Dienst unterscheidet sich allerdings in einigen Punkten von anderen Anwendungsgebieten der Mitarbeitendenbefragung. Beispielsweise sind in staatlichen Institutionen häufig spezielle Vorschriften und Besonderheiten zu beachten. Daraus ergeben sich einige Herausforderungen, die sich bei Nichtbeachtung schnell als Hemmnis erweisen können.
Mit einem branchenerfahrenen Dienstleister wie Rogator können sich staatliche Organisationen unterstützen lassen, sodass einem reibungslosen Ablauf ihrer Behördenbefragung kein Hindernis mehr im Weg steht.
Welche Ziele verfolgt eine Mitarbeiterbefragung im Öffentlichen Dienst?
Mitarbeiterbefragungen im Öffentlichen Dienst haben die Aufgabe, Erfahrungen der Angestellten zu erfassen und zu deren Zufriedenheit sowie zur Verbesserung der behördlichen Dienstleistungen beizutragen. Mittels Behördenfeedbacks werden Ämter, Behörden, Fachstellen, öffentliche Verwaltungen, Ministerien und andere staatliche Einrichtungen darin unterstützt, die eigenen Prozesse zu hinterfragen, Schwachstellen zu beheben und Potenziale auszuschöpfen.

Konkret können dabei beispielsweise folgende Aspekte untersucht werden:
- interne Zusammenarbeit verbessern und effizienter gestalten
- Probleme bei der internen Zusammenarbeit aufdecken
- Fehlerquellen, Verzögerungen und Verbesserungspotenzial bei Schnittstellen identifizieren
- Angemessenes Agieren im Zuge von Krisen (Corona usw.)
- allgemeine Vorschläge zu Verbesserungen für Weiterentwicklung finden
- Behörde bürgernäher/bürgerfreundlicher machen
Angestellte als Basis einer funktionierenden Verwaltung
Das eigene Personal ist gleichzeitig das Rückgrat und das Potenzial jeder Behörde. Soll eine Verwaltung wirtschaftlich und wirksam arbeiten, braucht sie ihre Angestellten. Dies gilt umso mehr, wenn die Behörde Schritt für Schritt modernisiert werden soll. Hierfür sind motivierte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter essenziell, die sich wertgeschätzt fühlen und von einem hohen Maß an Zufriedenheit gekennzeichnet sind. Eine wichtige Rolle hierbei spielt die herrschende Feedback-Kultur.
Mitarbeiterbefragung im Öffentlichen Dienst: Unterschiedliche Feedback-Kulturen kennen
Behörden mitsamt ihrer Feedback-Kultur sind nicht alle gleich. Aber tendenziell ist zu beobachten, dass Entwicklungsinstrumente und Feedback-Werkzeuge bei Behörden und behördennahen Organisationen und Institutionen weniger stark verbreitet sind als in „normalen“ Unternehmen der freien Wirtschaft. Häufig streben sie daher an, sich in diesem Bereich zu modernisieren. Um eine funktionierende Feedback-Kultur in Behörden zu etablieren, muss allerdings vorab entsprechende Aufklärungsarbeit geleistet werden.
Institutionen der öffentlichen Hand professionell befragen
Mitarbeiterbefragungen im Öffentlichen Dienst können verschiedene Themen behandeln und unterschiedliche Ziele verfolgen. Möchten Organisationen der öffentlichen Hand ihre Angestellten befragen, so bieten sich klassische Mitarbeiterbefragung ebenso an wie Führungskräftefeedbacks, Schnittstellen-Feedbacks oder die Gefährungsbeurteilung. Im Einzelfall ist zu prüfen, welche Befragungsform am ehesten für die jeweilige Behörde und Thematik infrage kommt.

Mitarbeiterbefragungen etwa können Behörden helfen, konstruktives Feedback zu erlangen, das sie zum Beispiel für Investitionsentscheidungen brauchen. So können gut durchdachte Befragungen Ämter und Behörden dabei unterstützen, sowohl die gegenwärtigen als auch die langfristigen Interessen der Beschäftigten besser zu verstehen.
Ein 360°-Feedback kann auf der anderen Seite die Beziehungen zwischen Vorgesetzten und Mitarbeitenden verbessern. Ein solches Projekt sollte aber mit einem durchdachten Follow-up-Prozess angegangen werden, denn gerade in Behörden gibt es oftmals sehr lange Dienstverhältnisse und wenig Mitarbeiterfluktuation, was mitunter zu starren und „verkrusteten“ Führungsbeziehungen führt, die nur schwer zu modernisieren sind.
Ablauf einer Mitarbeiterbefragung in Behörden
Der konkrete Ablauf einer Mitarbeiterbefragung im Öffentlichen Dienst unterscheidet sich nicht substanziell von anderen Projekten. Allerdings gibt es einige Punkte, in denen sich das Procedere unterscheidet, die es daher besonders zu beachten gilt:
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Hierarchie
In Behörden ist es üblich, dass notwendige Entscheidungen an zentraler Stelle getroffen werden müssen und auch länger dauern. Dies ist im Rahmen der Projektplanung einer Mitarbeiterbefragung in Behörden zu berücksichtigen, vor allem in den Phasen der Abstimmung vor der eigentlichen Befragung.
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Beteiligung von Interessenvertretungen
In vielen Fällen müssen in Behörden, neben den Betriebs- bzw. Personalräten, noch weitere Interessenvertretungen einbezogen werden, bspw. Gleichstellungsbeauftragte oder Schwerbehindertenbeauftragte. Werden sie frühzeitig beteiligt, können sie im besten Fall als Promotoren der Mitarbeiterbefragung in Ihrer Behörde auftreten.
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Datenbeschaffung
Nicht selten ist die Datenverwaltung – vor allem in sehr großen Behörden – auf einem relativ alten technischen Stand. Dies kann zum Flaschenhals werden, wenn man sich blind darauf verlässt, auf einfache Weise die benötigten Listen der Mitarbeitenden „ziehen“ zu können. An dieser Stelle gibt es gelegentlich negative Überraschungen.
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Arbeitsverhältnisse
In vielen Behörden gibt es eine ausgeprägte Tendenz zu Teilzeitbeschäftigungen. Das bedeutet, dass diese Personengruppe eventuell weniger Zeit zum Ausfüllen einer Befragung hat. Dies muss im Zeitplan berücksichtigt werden. Auch der Umstand, dass diese Personen oftmals vormittags arbeiten, kann dann zum Problem werden, wenn nach der Befragung Kommunikations-Workshops mit den Beschäftigten angesetzt werden, die aus Effizienzgründen auch einmal nachmittags stattfinden müssen.
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Behördenspezifische Besonderheiten
Bei Mitarbeiterbefragungen in Behörden ist es wichtig, für die Rechtskultur und die Rechtstraditionen der jeweiligen Behörde offen zu sein, die rechtlichen Rahmenbedingungen zu beachten und die vorgegebenen Regularien und Richtlinien innerhalb der einzelnen Behörde zu befolgen. Beispielsweise kommen in Behörden oft andere Themengerüste zur Anwendung als in privaten Unternehmen. Bei Institutionen der öffentlichen Hand sind häufig Aspekte wie Mitbestimmung, Gleichberechtigung, Gleichstellung oder Datenschutz besonders relevant.
Wichtige Themenfelder im Bereich Mitarbeiterbefragung im Öffentlichen Dienst
Ganz konkret kann eine Mitarbeiterbefragung im Öffentlichen Dienst beispielsweise die folgenden Themen aufweisen. Es handelt sich hierbei um die Themen eines tatsächlich durchgeführten Projektes unter ca. 20.000 Beschäftigten der Behörde:
- Arbeitszufriedenheit: Sind die Mitarbeitenden insgesamt zufrieden mit ihrer Arbeitssituation?
- Bindung und Commitment zur Behörde: Wie stark identifizieren sich Mitarbeitende mit dem Arbeitgeber insgesamt?
- Bindung und Commitment zum eigenen Arbeitsbereich: Wie sehr identifizieren sich Beschäftigte mit ihrem direkten Arbeitsumfeld?
- Interne Kommunikation: Wie wird das Ausmaß der Versorgung mit notwendigen Informationen beurteilt?
- Vereinbarkeit Beruf & Privatleben: Inwieweit bietet die Behörde die Möglichkeit, Arbeit und persönliche Verpflichtungen gut miteinander zu vereinbaren?
- Erlebte Fairness: Fühlen sich Mitarbeitende im Hinblick auf verschiedene Aspekte gerecht behandelt?
- Belastungen: Wie werden die äußeren Einflüsse auf das Arbeitsgebiet in physischer und psychischer Form wahrgenommen?

- Zielklarheit: In welchem Ausmaß kennen und verstehen die Mitarbeitenden ihre Aufgaben und deren Ziele?
- Handlungsspielraum: Wie empfinden die Beschäftigten die persönlichen Freiheitsgrade bei der Arbeit?
- Hierarchieerleben: Wie sehr ist die Organisation von Vorgaben, Regeln und Bürokratie geprägt und wie wirkt sich dies aus?
- Partizipation: Wie sehr fühlen sich Mitarbeitende bei der Behörde und im Arbeitsbereich beteiligt und mitgenommen?
- Gratifikation: Wie wird das Verhältnis zwischen den Anforderungen der Arbeit, der persönlichen Leistung und der Entlohnung angesehen?
- Entwicklungsmöglichkeiten: Wie werden die Optionen und Chancen zur beruflichen Weiterentwicklung eingestuft?
- Führungsverhalten: Wie wird das Thema Führung in der Behörde aus verschiedenen Blickwinkeln betrachtet?
Die Themenliste einer anderen Mitarbeiterbefragung im Öffentlichen Dienst liest sich wie folgt. Hierbei handelt es sich um ein Führungskräftefeedback unter ca. 4.000 Angestellten, verteilt auf 10 Dienststellen:
- Respektvoll miteinander umgehen
- Arbeitsklima und Teamgeist fördern
- Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter einbinden
- Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter fördern und entwickeln
- Fachkompetenz verkörpern
- Verantwortungsvoll managen
- Für Veränderungen bereit sein
Besondere Herausforderungen für Mitarbeiterbefragung im Öffentlichen Dienst
Heutzutage müssen sich Unternehmen und auch Behörden den Herausforderungen einer zunehmend komplexen sozioökonomisch-politischen Welt stellen: wirtschaftliche Wettbewerbsfähigkeit, Verantwortung für die Umwelt, Überalterung der Gesellschaft und veränderte Ansprüche der jüngeren Generationen. Auch nehmen die Ausgaben für Infrastruktur, Forschung und Bildung vielerorts deutlich zu. Häufig erweisen sich zahlreiche Aspekte des Befragungsvorhabens bei staatlichen Institutionen als besonders herausfordernd:

Datenschutz
Wenn die technischen Voraussetzungen vor Ort gegeben sind, ist das Werkzeug der Online-Mitarbeiterbefragung besonders hilfreich. Allerdings besteht in Behörden nicht selten eine andere Wahrnehmung in Bezug auf Online-Medien.
Aus diesem Grund kommt gerade im öffentlichen Sektor dem Thema Datenschutz eine besondere Bedeutung zu. Nur wenn die Anonymität der Befragung überzeugend vermittelt und jederzeit gewährleistet wird, kann das Projekt Erfolg zeigen.
Digitale Technik
Moderne Befragungsvorhaben lassen sich mit intuitiver Software besser begleiten. Nicht immer jedoch sind innerhalb von Behörden die optimalen technischen Voraussetzungen gegeben. Auf Basis der im Einzelfall vorliegenden Umstände ist eine Umsetzungsstrategie festzulegen, welche die Umstände und Arbeitsplatzsituationen vor Ort – auch an verschiedenen Standorten – berücksichtigt. Dies kann teilweise durchaus auch den Rückgriff auf ein Offline-Medium wie Papier zur Umsetzung der Befragung beinhalten.
Imagebildung
Auch das Image einer modernen Behörde ist nicht zu unterschätzen, das mit professionellen Feedbacks vermittelt wird. Behörden, die professionelles Feedback einholen, vermitteln die Botschaft: Unsere Organisation befindet sich auf der Höhe der Zeit und pflegt eine moderne Feedback-Kultur.
Verdeutlichen der Wertschätzung durch eine Mitarbeiterbefragung in Ihrer Behörde
Mit Mitarbeiterbefragungen in Behörden zeigen Ämter und staatliche Verwaltungen, dass sie die Meinung ihrer Angestellten wichtig nehmen und wertschätzen. Die Beschäftigten wiederum erkennen, dass sie mit ihrer Meinung organisationsweit etwas bewirken können.
Dem Personal wird so die Möglichkeit gegeben, das eigene Arbeitsumfeld aktiv mitzugestalten. Dieser Aspekt eines Feedbackprojektes wird in Behörden oftmals besonders geschätzt, da im Allgemeinen die Feedback-Kultur geringer ausgeprägt ist als in Unternehmen.
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Häufige Fragen zur Mitarbeiterbefragung in Behörden
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Was ist das Ziel einer Mitarbeiterbefragung in Behörden?
Die Mitarbeiterbefragung in Behörden soll Ämtern und staatlichen Verwaltungen zeigen, dass die Meinung ihrer Beschäftigten wertgeschätzt wird. Diese erkennen so, dass ihre Meinung etwas bewirken kann.
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Wie läuft eine Mitarbeiterbefragung in Behörden ab?
Der Ablauf kann in verschiedene Phasen gegliedert werden:
1. Verifizierungsphase: Prüfung der Aktualität der Personalien sowie die Verfügbarkeit eines digitalen Arbeitsplatzes
2. Informationsveranstaltung: Fragen klären und Bedenken entkräften
3. Methodische und technische Gestaltung: Befragung methodisch konzeptionieren und technisch umsetzten
4. Feedback Phase: Mitarbeiter kriegen die Einladung zur Befragung und 1-2 Reminder, um möglichst hohen Rücklauf zu erreichen
5. Folgeprozesse: Ergebnisse auswerten und Verbesserungsvorschläge umsetzen -
Was sind wichtige Themenfelder?
Wichtige Themen, die abgefragt werden können sind z.B. die Arbeitszufriedenheit, Bindung und Kommittent zur Behörde/ zum eigenen Arbeitsbereich, interne Kommunikation, Vereinbarkeit von Beruf & Privatleben, Fairness, Belastungen, Handlungsspielraum, Hierarchieerleben usw.
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Was sind Besonderheiten einer Mitarbeiterbefragung in Behörden?
Bei Mitarbeiterbefragungen in Behörden ist es wichtig, die rechtlichen Rahmenbedingungen der jeweiligen Behörde zu beachten. In Behörden sind Themen wie Mitbestimmung, Gleichberechtigung oder Datenschutz besonders von Bedeutung.