Tipps für erfolgreiche Mitarbeiterbefragungen

Tipps fuer Mitarbeiterbefragungen

Typische Fehler bei Mitarbeiterbefragungen betreffen nicht nur den Fragebogen als solchen. Auch die Rahmenbedingungen haben einen starken Einfluss darauf, wie die Mitarbeiter die Fragen beantworten. Diese Aspekte sollten daher bereits in der Konzeptionsphase einbezogen werden, damit sie später während der Durchführung nicht untergehen. Konkret geht es um folgende Faktoren:

Anonymität gewährleisten

Auch der hilfsbereiteste Mitarbeiter wird kritische Fragen nicht ehrlich beantworten, wenn er fürchtet, dass man seine Antworten zu ihm zurückverfolgen kann. Ob er um den Verlust seiner Stelle oder „nur“ um seinen Aufstieg fürchtet, ist dabei unerheblich. Dieser Angst muss gegengesteuert werden, nicht nur kommunikativ. Idealerweise nutzt man bei Online-Mitarbeiterbefragungen die Möglichkeiten der Verschlüsselung, um die Anonymität explizit zu gewährleisten.

Ebenso gilt es in diesem Punkt, die Inhalte des Fragebogens zu beachten. Sehr beliebt bei Mitarbeiterbefragungen ist beispielsweise die Abfrage des Jobtitels und der Abteilung eines Angestellten. Je nach Größe der Firma oder einzelner Abteilungen lassen sich mit diesen Angaben aber bereits einzelne Mitarbeiter zuordnen! Daher ist an dieser Stelle eine Interessenabwägung vorzunehmen: Ungenaue Angaben, in welchem Bereich der Befragte tätig ist, vs. tendenziell positive Antworten, von denen unklar ist, ob sie ehrlich gemeint sind.


Üblich sind auch sogenannte Auswertungsschwellen: Damit ist eine Regelung gemeint, die festlegt, dass die Ergebnisse einer Gruppe (bspw. eines Teams oder einer Altersgruppe) nur ausgewertet werden, wenn eine ausreichende Menge an Mitarbeitern aus dieser Gruppe an der Umfrage teilgenommen hat. In der Regel liegt die Grenze hier zwischen 5 und 10 Teilnehmern.

Keine Pflichtteilnahme ausrufen

Es ist gar nicht so einfach, Mitarbeiter dazu zu bewegen, sich zusätzliche Arbeit in Form der Beantwortung einer Umfrage aufzubürden, selbst wenn es sich nur um eine kurze Befragung handelt. Eine Zwangsverpflichtung wirkt sich jedoch unter Umständen negativ auf das Ergebnis aus. Ein Mitarbeiter, der verärgert ist, möchte in diesem Moment nicht die positiven Seiten des Unternehmens sehen und beantwortet daher womöglich auch die Fragen negativ, die er in einer anderen Situation differenzierter betrachtet hätte. Man sollte daher ganz klassisch die Mitarbeiter motivieren, an der Mitarbeiterbefragung teilzunehmen.

Teilnahme-Müdigkeit vermeiden

Mitarbeiterbefragungen sind kein Ausnahme-Event. Jeder wird heutzutage ständig und oft nach seiner Meinung gefragt oder um die Teilnahme an einer Umfrage gebeten. Entsprechend schnell und geübt arbeiten oder klicken sich, im Falle einer Online Mitarbeiterbefragung, viele Befragte durch den Fragebogen. Und hören auch genauso schnell wieder damit auf. Bei vielen fehlt die Geduld dafür, sich intensiv mit einer Befragung auseinander zu setzen. Eine klare, gut verständliche Sprache ist daher das A und O einer Umfrage. Auch der Umfang hat nicht zu unterschätzenden Einfluss: Bei Hunderten von Fragen und keinem Ende in Sicht schwindet der gute Wille, an einer Verbesserung mitzuwirken, schnell.

Außerdem sollten die Überschneidungen mit anderen im Unternehmen stattfindenden Befragungen vermieden werden. Stimmen Sie sich bei der zeitlichen Planung deshalb mit anderen Verantwortlichen ab, die ebenfalls Umfragen in Ihrem Unternehmen durchführen.

Intensive Kommunikation

Ein wichtiger Faktor ist die Wertschätzung des Feedbacks, das die Mitarbeiter durch ihre Teilnahme abgeben. Viele Angestellte haben die Erfahrung gemacht, dass ihre Rückmeldung nicht erwünscht ist oder nicht ernst genommen wird. Wenn das der Fall ist, ist die Wahrscheinlichkeit hoch, dass sie die Fragen nur oberflächlich beantworten. Dieser Faktor in der Unternehmenskultur wird typischerweise oft vernachlässigt, teils auch aus unternehmenspolitischen Gründen. Dabei ist eine stringente, ehrliche Kommunikation unglaublich wichtig, um Vorbehalte an dieser Stelle abzubauen.

Außerdem sollte dieses Vertrauen im Anschluss an die Mitarbeiterbefragung bestätigt werden, indem die Ergebnisse zügig kommuniziert werden. Wenn sich nach Monaten niemand mehr an die Umfrage erinnert, interessiert sich auch niemand für das Ergebnis. Dies wirkt sich nicht nur auf die Unternehmenskultur negativ aus, sondern auch auf die Motivation an der Teilnahme möglicher Follow-up-Umfragen. Im Zuge der Kommunikation sollte dabei nicht nur auf positive Themen eingegangen werden, sondern auch kritische Felder und Verbesserungspotenziale, denen man sich annehmen möchte, beleuchtet werden.

Fazit: Mit der richtigen Taktik zu erfolgreichen Mitarbeiterbefragung

Auf dem Weg zu verwertbaren Ergebnissen von Mitarbeiterbefragungen gibt es einige Dinge, die beachtet werden müssen. Wichtig ist es, die Mitarbeiter zu motivieren, auf Management-Ebene mit gutem Beispiel voranzugehen und den persönlichen Nutzen, der aus der Mitarbeiterbefragung für jeden einzelnen hervorgeht, klar und deutlich herauszustellen. Eine offene und ehrliche Kommunikation hilft, Widerständen entgegenzuwirken und schafft somit die optimale Ausgangslage für eine erfolgreiche Durchführung Ihrer Befragung.
 

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