Schon heute sind große Teile der Organisation unseres Lebens online möglich: Wir buchen unseren Urlaub ganz selbstverständlich per Website oder App, mit unseren Lieben kommunizieren wir über verschiedene Messenger und Geschenke bestellen wir ebenfalls im Internet. Auch im Arbeitsleben wird „online“ immer häufiger als Standard gesehen, egal, ob es um Kommunikationsmethoden oder mobiles Arbeiten geht – ohne das Internet geht im Berufsleben so gut wie überhaupt nichts mehr.
Verständlicherweise fragen sich auch viele Führungskräfte und HR-Angehörige, ob dieser „Online-Standard“ auch für Befragungen gelten darf – und sollte. Wir gehen daher in diesem Artikel der Frage nach, was eine Online- Gefährdungsbeurteilung (kurz GBU), leisten kann und wo eventuelle Grenzen liegen.
Was ist eine Gefährdungsbeurteilung im Arbeitsumfeld?
Die regelmäßige Durchführung und Dokumentation einer Gefährdungsbeurteilung ist rechtlich vorgeschrieben. Mit ihr sollen Arbeitgeber prüfen, wie es um die psychische und physische Gesundheit ihrer Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer steht. Dabei geht es beispielsweise um ergonomisch eingerichtete Arbeitsplätze, die Arbeit mit Gefahrstoffen oder eine produktive Arbeitsatmosphäre ohne Mobbing.
Grundsätzlich gibt es zwei Ausprägungsformen einer GBU: die Begehung und die Befragung. Eine Begehung der Arbeitsplätze kann nur dem Augenschein nach offensichtliche Gefährdungen aufdecken, bspw. physische Gefahren durch Maschinen oder Gebäude. Sie kann aber nicht in die Köpfe der Mitarbeitenden hineinschauen – psychische Aspekte bleiben dementsprechend außen vor. Hier kommt die Online-Gefährdungsbeurteilung – durch Online-Befragung – ins Spiel. Wie jede Umfrage lässt sich die GBU grundsätzlich auf verschiedene Arten realisieren, zum Beispiel als Paper-Pencil-Befragung, Online-Befragung, mündliche Befragung oder auch als hybride Befragung. Hier soll es explizit um online durchgeführte Gefährdungsbeurteilungen gehen.
Vorteile einer Online-Gefährdungsbeurteilung
Eine Gefährdungsbeurteilung online durchzuführen bietet viele Vorteile:
- Schnelle und unkomplizierte Durchführung:
Mit einer leistungsfähigen Umfrage-Software und eventuellen Fragebogen-Vorlagen der Berufsverbände lassen sich Gefährdungsbeurteilungen online zügig aufsetzen. Auch die Auswertung dauert üblicherweise nicht lange, da die Daten automatisiert aufbereitet werden können. Diese erste Analyse kann in diesem Zusammenhang bereits die Grundlage für die gesetzlich notwendige Dokumentation bilden. - Komfortable Teilnahme:
Für die befragten Personen gibt es bei online durchgeführten Gefährdungsbeurteilungen meist die Option, von verschiedenen Endgeräten ihrer Wahl aus an der Umfrage teilzunehmen. Somit können Menschen die Befragung flexibel an ihrem PC-Arbeitsplatz, aber auch von ihrem Mobilgerät aus während einer Geschäftsreise beantworten. - Direkte Dokumentation
Eine umfassende Gefährdungsbeurteilung ist entscheidend, aber ohne adäquate Dokumentation verliert sie an Effektivität. Die klare Dokumentation ist nicht nur intern wichtig, sondern dient auch als Nachweis gegenüber dem Gesetzgeber, insbesondere bei der Rechenschaftslegung nach (Beinahe-)Unfällen. - Einschätzung der allgemeinen Gefährdungslage:
Egal, ob es um die generelle psychische oder physische Belastung geht – eine Online-Gefährdungsbeurteilung bietet einen guten ersten Überblick, wie es um die allgemeine Gefährdungslage in einem Unternehmen bestellt ist. Da diese anonym durchgeführt wird, verfügen die aus ihr gewonnenen Daten in aller Regel über eine hohe Glaubwürdigkeit.
- Beteiligung aller Mitarbeitenden:
Andere Formen der Gefährdungsbeurteilung online schließen nicht selten bestimmte Gruppen oder Personen aus. Nämlich diejenigen, die nicht zu den Meinungsführenden zählen bzw. die sich nicht in den Vordergrund drängen. Mithilfe der Online-Befragung werden alle Personen eines Unternehmens gleichermaßen angesprochen und gehört, auch die stillen Leistungsträger, deren Befinden genauso wichtig ist. - Anonyme Erhebung:
Die Online-Durchführung der Gefährdungsbeurteilung bietet den Vorteil der einfach herzustellenden Anonymität für die Teilnehmenden. Ein zufällig generierter Zugangscode ermöglicht eine Einladung per E-Mail und erlaubt innerhalb einer Abteilung den Austausch, wodurch physische Anonymität entsteht. Die dafür generierten Zugangscodes werden von den Befragungsdaten getrennt, um jeglichen Rückschluss auf Einzelpersonen zu verhindern. Die Mindestgröße von fünf Teilnehmenden pro Auswertungsgruppe ist entscheidend, unabhängig von der Durchführungsart (online oder auf Papier), um die Anonymität zu gewährleisten.
- Gliederung nach Bereichen möglich:
Eine Online-Gefährdungsbeurteilung kann auch so angelegt werden, dass sich die Fragen teilweise nach Bereichen unterscheiden. Dies ist immer dann sinnvoll, wenn es innerhalb eines Unternehmens beispielsweise sowohl Büro- als auch Produktionsarbeitsplätze gibt. Zudem ist es im Nachhinein möglich, bei der Auswertung zu prüfen, ob bestimmte Belastungen flächendeckend oder nur in einzelnen Bereichen zu identifizieren sind.
- Funktion eines Warnsignals:
Durch die schnelle Durchführung und gezielte Zuordnung von etwaigen problematischen Bereichen kann eine Online-Gefährdungsbeurteilung auch eine Art Alert-System darstellen. Gerade wenn sie regelmäßig durchgeführt wird, können Personalverantwortliche und Führungskräfte häufig auf einen Blick erkennen, wo es Probleme gibt, und aktiv gegensteuern.
Grenzen einer Online-Gefährdungsbeurteilung
Es gibt einige wenige Aspekte, die eine Gefährdungsbeurteilung online nicht abdecken kann.
- Lösung individueller Probleme:
Da die Teilnahme bei Online-Gefährdungsbeurteilungen anonym erfolgt, ist es schwierig, persönliche Hindernisse oder Problemlagen abzubilden bzw. zuzuordnen. Um dies abzufangen, könnte das Unternehmen beispielsweise eine separate Ansprechperson benennen, an die sich die befragten Personen zusätzlich zur Teilnahme an der Gefährdungsbeurteilung online vertraulich wenden können.
- Vor-Ort-Begehung:
Gerade Arbeitsschutz-Spezialistinnen und -Spezialisten, teilweise mit medizinischem Hintergrund, sehen häufig Gefahren, die den Arbeitnehmenden gar nicht bewusst sind und die daher auch keinen Eingang in eine Online-Gefährdungsbeurteilung finden. Jedoch ist es möglich, eine Vor-Ort-Begehung als Ergänzung zur Online-Gefährdungsbeurteilung durchzuführen, und die Themen, deren Abfrage online bereits erfolgt ist, nicht ein zweites Mal zu prüfen.
- Persönliches Gespräch:
Die Befragung von Mitarbeitenden ist gerade für HR-Personen eine gern genutzte Gelegenheit, mit selbigen ins Gespräch zu kommen und sich einen persönlichen Eindruck von der Stimmung zu verschaffen. Dieser Austausch entfällt, wenn die Gefährdungsbeurteilung online stattfindet, jedoch gibt es üblicherweise noch andere Gelegenheiten für ein Update.
- Unklare Ursachen:
Mitunter werden aus den Ergebnissen einer Online-Gefährdungsbeurteilung die Ursachen für bestimmte Veränderungen oder Probleme nicht eindeutig ersichtlich. Hier kann es hilfreich sein, im Anschluss mit einzelnen Teams oder Bereichen das persönliche Gespräch zu suchen, beispielsweise im Rahmen von Workshops und Tiefeninterviews. Gerade wenn tiefgreifende Verbesserungsmaßnahmen geplant sind, ist ein vorheriger persönlicher Austausch auf Basis der Befragungsergebnisse sinnvoll.
Gefährdungsbeurteilung online mit Rogator verwirklichen
Rogator bietet maßgeschneiderte Unterstützung für individuelle Gefährdungsbeurteilungen in Unternehmen. Mit Experten-Know-how und angepasster Software werden Arbeitgeber dabei unterstützt, gesetzliche Anforderungen zu erfüllen und potenzielle Gefährdungen der Belegschaft zu minimieren. Egal, ob es sich um erstmalige Befragungen, regelmäßige Puls-Befragungen oder die rechtlich geforderte Dokumentation handelt, Rogator bietet umfassende Hilfe. Das Full-Service-Angebot umfasst auch die Online-Umsetzung der Gefährdungsbeurteilung mit professionellen Tools und Beratung zu Datenschutz und Anonymität
Fazit: Gefährdungsbeurteilung online durchführen
Nicht bei allem, was online möglich ist, ist es sinnvoll, es auch tatsächlich online umzusetzen. Falls eine Gefährdungsbeurteilung online stattfindet, halten sich die Nachteile allerdings in engen Grenzen und können insbesondere durch umsichtige Planung gut abgefangen werden. Die Gefährdungsbeurteilung online durchzuführen stellt somit eine Chance dar, um zügig und schnell an wichtige Informationen zu kommen und herauszufinden, wie es den Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern Ihres Unternehmens geht – und eventuell Hinweise für nötige Veränderungen zu erhalten.
Wird die Anonymität der Befragten gewahrt – was unbedingt sichergestellt sein muss! – und dies ebenso überzeugend kommuniziert, dann sind ehrliche und aufschlussreiche Antworten zu erwarten. Diese können das physische und psychische Gefährdungspotenzial nachhaltig senken, sofern aus den Ergebnissen auch tatsächlich konkrete Maßnahmen abgeleitet werden.
Denn auch wenn manche Unternehmen die Gefährdungsbeurteilung als eine lästige Pflicht erachten, so birgt sie doch hohes Potenzial, da es um das Wohlbefinden Ihrer Mitarbeitenden geht. Und selbiges stellt, wie wir alle wissen, eine der wichtigsten Ressourcen eines Unternehmens dar.
Referenzprojekt zum Nachlesen
Erfahren Sie mehr zum Thema in unserer Case Study „Implementierung einer kontinuierlichen Gefährdungsbeurteilung – Fallstudie aus einer Versicherungsbranche“.
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