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Mobiles Arbeiten

Mithilfe von Befragungen alle Vorteile von flexiblen Arbeitsplätzen nutzen und erfolgreich optimieren
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Mobiles Arbeiten wird immer wichtiger und hat gerade durch die Corona-Pandemie 2020/2021 recht plötzlich noch mehr Bedeutung erlangt. Doch was ist damit überhaupt gemeint? Und wie können Befragungen dazu beitragen, Prozesse, Technik und Strukturen von mobilen Arbeitsplatzkonzepten erfolgreich zu optimieren? Diese Wissensseite gibt Aufschluss.

 

 

Mobiles Arbeiten – Definition

 

Mobiles Arbeiten bezeichnet die Arbeit an verteilten Arbeitsplätzen. Dies inkludiert die Möglichkeit, den Arbeitsplatz von Tag zu Tag – entweder spontan oder nach einem festen System – zu wechseln.

 

Mobiles Arbeiten meint also, dass verschiedene, flexible Arbeitsplätze zur Verfügung stehen: Diese können sich in der eigenen Wohnung oder im eigenen Haus befinden oder auch an einem ganz anderen Ort, beispielsweise im Hotel, im Zug, beim Partner bzw. der Partnerin oder bei der Familie.

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Warum ist mobiles Arbeiten wichtig?

Mobiles Arbeiten ermöglicht nicht nur Mitarbeitenden sondern auch Unternehmen ein hohes Maß an Flexibilität. Dies ist vor allem in einer Pandemie-Situation hilfreich, wenn sich tagesaktuell neue Erkenntnisse zum besten Vorgehen in der jeweiligen Gesundheitslage ergeben oder bestimmte Rahmenbedingungen gesetzlich verändert werden. Aber auch außerhalb von Krisen- oder Change- bzw. Umbruchssituationen auf Ebene des Unternehmens erhalten Mitarbeitende mehr Möglichkeiten dabei, täglichen Herausforderungen zu begegnen.

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Wenn es beispielsweise um die vorübergehende Betreuung eines Angehörigen geht, um ein krankes Kind, das betreut werden muss, oder falls die Anfahrt ins Büro aufgrund einer Groß-Baustelle zeitweise zur Bewährungsprobe wird, kann mobiles Arbeiten die ideale Lösung darstellen und die Work-Life-Balance für die Betroffenen erheblich fördern. Denn durch mobiles Arbeiten können Mitarbeitende diesen Veränderungen in ihrem Leben Rechnung tragen, ihren Arbeitgebern aber dennoch für die tägliche Arbeit zur Verfügung stehen. So können Ausfälle und Vertretungen vermieden werden, die sich ansonsten auf ganze Teams auswirken.

Professionelle Befragung mit Rogator zum mobilen Arbeiten

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Für Firmen stellen sinkende Kosten aufgrund geringerer Bürobesetzungen bzw. geringeren Bedarfs an Bürofläche im Vergleich zur Vollbesetzung sowie ein positives Image und einfachere Rekrutierung von Talenten wichtige Vorteile des mobilen Arbeitens dar.

 

 

Mobiles Arbeiten mithilfe von Befragungen einführen und verbessern

Einige Unternehmen haben für ihre Mitarbeitenden bereits Möglichkeiten für mobiles Arbeiten geschaffen. Hier ist es empfehlenswert, regelmäßig zu evaluieren, wie dieses Angebot eingeschätzt wird und an welchen Stellen es womöglich verbessert werden könnte.

 

Vor allem dann, wenn mobiles Arbeiten in einem Unternehmen noch nicht die Regel ist, ist es sinnvoll, vorab den allgemeinen Bedarf und die spezifischen Bedürfnisse der Mitarbeitenden abzufragen. Mobiles Arbeiten kann vielfältige Formen annehmen und es ist besser, frühzeitig zu verstehen, worauf es der Belegschaft besonders ankommt. Mithilfe online durchgeführter Befragungen ergeben sich hier schnell und anonym verlässliche Erkenntnisse.

 

Welche Vorteile ergeben sich durch Online-Befragungen zu mobilem Arbeiten?

 

Es gibt verschiedene positive Aspekte, die Befragungen zu mobilem Arbeiten mit sich bringen können. So zum Beispiel:

  • Motivation und Loyalität

    Arbeitnehmern ist es wichtig, gehört und gefragt zu werden. Durch eine Befragung werden sie ernst genommen und können ehrlich äußern, was für sie von besonderer Bedeutung ist. Wenn diese Aspekte dann im Nachgang aufgegriffen und umgesetzt werden – bzw. im Falle der Nicht-Umsetzung begründet werden –, so kann dies die Bindung ans Unternehmen sowie die allgemeine Motivation verstärken.

  • Faktenbasierte Entscheidungsgrundlage

    Konzepte für mobiles Arbeiten werden häufig kritisch geprüft, nicht nur dann, wenn sie eingeführt werden. Denn Unternehmen möchten, dass sich eventueller Mehraufwand lohnt oder zumindest rechtfertigt – und gerade durch technisches Aufrüsten oder das Umstellen von Prozessen entsteht ein solcher Aufwand. Mithilfe einer Umfrage unter den Mitarbeitenden können Bedarf und potenzielle Nutzung von mobilem Arbeiten gezielt evaluiert werden. Aber auch die eventuell von den Kollegen und Kolleginnen gesehenen Einschränkungen und Nachteile sollten erfasst werden. Durch ein solcherart umfassendes Bild sind faktenbasierte Entscheidungen erst möglich, die insbesondere auch eine langfristige höhere Zufriedenheit aller Unternehmensmitglieder mit sich bringen können.

  • Individuelle Ausgestaltung

    Mobiles Arbeiten ist nicht gleich mobiles Arbeiten. Manchen Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern ist die ergonomische Einrichtung aller ihrer Arbeitsplätze wichtig und andere legen wiederum mehr Wert auf klare Regeln zur Abgrenzung von Arbeitszeit und Privatleben. Selbstverständlich dürfen auch die Führungskräfte und ihre Bedürfnisse nicht vernachlässigt werden, da diese ihr Team auch bei verteilten Arbeitsplätzen bestmöglich führen möchten. Um herauszufinden, welche konkreten Ansprüche in einem Unternehmen und den jeweiligen Teams bestehen, ist eine Befragung sinnvoll. So kann die Einführung oder die Verbesserung des mobilen Arbeitens individuell konzipiert und angepasst werden.

Welche Herausforderungen bringen Befragungen zu mobilem Arbeiten mit sich?

 

Gerade bei einer Befragung zu mobilem Arbeiten bietet es sich an, diese online durchzuführen. Auch wenn Online-Befragungen in der Regel schneller und unkomplizierter als Papier-Befragungen oder Mischformen durchgeführt werden können, gilt es trotzdem einige Hürden zu meistern:

  • Grundsätzliche Anforderungen an Mitarbeitendenfeedbacks

    Es gelten auch bei diesem Thema die methodischen Ziele einer möglichst hohen Teilnahmequote, eines möglichst ehrlichen und offen Feedbacks sowie als Grundbedingungen die absolute Anonymität der Teilnehmenden. Diese Faktoren unterscheiden sich im Grunde nicht von anderen Feedback-Befragungen in Unternehmen.

  • Alle Gruppen motivieren

    Wenn es um mobiles Arbeiten geht, fühlen sich die Kolleginnen und Kollegen möglicherweise nicht ganz so angesprochen, bei denen ohnehin klar ist, dass ihr Arbeitsplatz für mobiles Arbeiten gar nicht in Frage kommt. Dennoch ist es wichtig, diese Personen zum einen mit entsprechenden Fragen abzuholen und zum anderen dennoch zur Teilnahme zu motivieren. Denn sie können und sollen die Perspektive derjenigen repräsentieren, die mit anderen, mobil arbeitenden Personen kommunizieren und zusammenarbeiten.

  • Negative Aspekte nicht aussparen

    Vor allem Personen, die noch nie mobil gearbeitet haben, bringen nicht selten übersteigerte Erwartungen an diese neue Arbeitsform mit. Aber die neue mobile Arbeitswelt hat nicht nur Vorteile. Dies kann und sollte im Rahmen einer Befragung durchaus auch thematisiert werden. Hier geht es nicht darum, ewige Bedenkenträger zufriedenzustellen, sondern in ehrlicher Weise auch mögliche Reibungsverluste und Ineffizienzen mit entsprechenden Fragen zu behandeln, die sich beim mobilen Arbeiten auch ergeben können.

  • Erwartungen managen

    Wer offenes Feedback einholt, wird auch viele Vorschläge zur Ausgestaltung von Arbeit erhalten, insbesondere wenn im Unternehmen so etwas wie eine Feedbackkultur herrscht. Hier gilt es allerdings im Rahmen des Befragungsprojektes auch klarzumachen, dass nicht alles Vorgeschlagene auch direkt umgesetzt wird, sondern dass die Entscheidung darüber letztendlich dem Management obliegt, das die Aufgabe hat, die Arbeit nicht zuletzt auch im Sinne des Unternehmens bestmöglich zu organisieren

  • Offene Fragen stellen

    Diese Spielart des Mitarbeitendenfeedbacks lebt auch sehr stark davon, Vorschläge für die Arbeitsorganisation zu erfassen. Hierfür nutzt man in aller Regel offene Textfelder. Wichtig ist aber an dieser Stelle, die Daten in strukturierter und kurzer Form zu erfassen, sonst erhält man am Ende zu viel Text, der nicht mehr effizient auszuwerten ist. Als Lösung haben sich pro offener Frage zum Beispiel drei einzeilige Textfelder mit einer Eingabebegrenzung auf je 100 Zeichen bewährt. Auf diese Weise erhält man stichwortartige und bereits priorisierte Antworten.

  • In die Zukunft blicken

    Wenn man eine solche Befragung zum mobilen Arbeiten durchführt, dann ist es ratsam, nicht nur den Status Quo zu erheben oder die Optionen unter den momentan gegebenen Umständen auszuloten. Es bietet sich ebenfalls an, einmal gemeinsam mit der Belegschaft in die Zukunft zu blicken: Wie sehen diese die möglichen Arbeitsformen im Unternehmen in 5 oder 10 Jahren? Welche Visionen haben sie hierfür. Von wem auch immer geäußert, schon ein einziger guter Vorschlag könnte – im Nachgang entsprechend geprüft, evaluiert und vom Management für gut befunden – die Zukunft der Organisation entscheidend prägen.

Führungskraft übermittelt dem Team die Ergebnisse der Mitarbeiterbefragung

Weitere Herausforderungen und Erfolgsfaktoren

Gerade, wenn mobiles Arbeiten neu eingeführt wurde oder wird, ist es mit einer einzigen Befragung meist nicht getan. Arbeitnehmende brauchen Zeit, um ihre neuen Arbeitsplätze optimal zu gestalten, etwaige Abläufe und Prozesse müssen verändert werden und auch Führungskräfte müssen sich auf die neue Situation einstellen. Es ist daher sinnvoll, eine Online-Befragung in regelmäßigen Abständen zu wiederholen, um die Entwicklung des mobilen Arbeitens im Unternehmen angemessen beurteilen zu können.

 

Doch letzten Endes bringt auch die beste Datenerhebung nichts, wenn nicht operativ mit den Ergebnissen gearbeitet wird. Da die Themen von zentraler Bedeutung für das Unternehmen sind, bietet sich bspw. eine interne und interdisziplinäre Task Force an, die den Auftrag hat, das mobile Arbeiten im Unternehmen voranzutreiben, immer unter Aufsicht und Freigabe durch das Management. Auf diese Weise können auch die möglichen Aktionen einzelner Führungskräfte koordiniert und gebündelt werden.

Letztlich gibt es für diesen Prozess der Umsetzung keine Blaupause, denn die Gegebenheiten und Bedürfnisse jedes Unternehmens sind anders. Doch für alle gilt: Wenn die Befragungsergebnisse nur zur Kenntnis genommen und anschließend weiter „Dienst nach Vorschrift“ stattfindet, kann man sich das Feedback im Grund auch sparen. Ganz abgesehen davon, dass dies mittelfristig auch zur Demotivation der Belegschaft führt.

 

Mögliche Themen für Online-Befragungen zu mobilem Arbeiten

 

Je nachdem, wie die konkrete Ausgestaltung des mobilen Arbeitens in einem Unternehmen aussieht oder aussehen könnte, können die Arbeitnehmenden zu folgenden Themen befragt werden:

Junge Frau, am Laptop
  • Zusammenarbeit und Kommunikation mit dem Team
  • Genereller Umgang des Arbeitgebers mit Gesundheitsgefährdung
  • Organisatorische Rahmenbedingungen und Spielregeln
  • Virtuelle Prozesse vs. Prozesse im Büro
  • Arbeitsumgebung und technische Ausstattung beim Mobilen Arbeiten
  • Persönliche Lebenssituation und Anforderungen an Mobiles Arbeiten
  • Trennung von Arbeit und Privatleben
  • Physische Gesundheit, zum Beispiel Ergonomie
  • Psychische Gesundheit, zum Beispiel virtuelle Team-Events
  • Unterstützung durch Führungskräfte
  • Zusammenarbeit zwischen Führungskräften und Mitarbeitenden
  • Zukünftige Rahmenbedingungen und Arbeitsmodelle

Die zukünftige Bedeutung des mobilen Arbeitens

Home Office mobiles Arbeiten

Mobiles Arbeiten wird allem Anschein nach in der Zukunft immer wichtiger, nicht zuletzt beim Anwerben interessanter Nachwuchskräfte, Schlagwort Generation Y oder Generation Z. Ein bewährtes Konzept fürs mobile Arbeiten, das mithilfe des regelmäßigen Feedbacks der Arbeitnehmenden kontinuierlich weiterentwickelt wurde, ist ein starkes Argument für die Attraktivität eines Unternehmens. Clever umgesetzt, hat es das Potenzial, die Arbeitgebermarke im Sinne des Employer Branding nachhaltig zu prägen.

 

Außerdem ermöglicht mobiles Arbeiten, die alltägliche Büroarbeit ein Stück weit unabhängig von globalen oder auch persönlichen Unwägbarkeiten im Umfeld eines Arbeitnehmenden zu gestalten. Eine derartige Umsetzung gelingt besonders erfolgreich, wenn alle Beteiligten im Unternehmen sich mithilfe von Online-Befragungen einbringen konnten und das Konzept fürs mobile Arbeiten so gestaltet wurde, dass es passgenau zum Unternehmen passt.

 

 

Weitere Informationen zur mobilen Arbeiten

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Zwei Kollegen arbeiten an einem Projekt zusammen in einem Gemeinschaftsraum

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