Offene Fragen bei Mitarbeiterbefragungen

Offene Fragen bei Mitarbeiterbefragungen

Warum sollte ich offene Fragen stellen?

Die Vorteile von geschlossenen Fragen – also Fragen bei denen die Antwortkategorien bereits vorgegeben sind – liegen auf der Hand: Die Antworten lassen sich leicht und bequem auswerten und man erhält ein Stimmungsbild über alle Teilnehmer zu einem bestimmten Sachverhalt. Es besteht eine Vergleichbarkeit zu anderen Gruppen (intern, extern oder im zeitlichen Verlauf), die genau die gleiche Frage und die gleichen Antwortmöglichkeiten gestellt bekommen haben.
Offene Fragen sind hingegen auf den ersten Blick mühsam auszuwerten und ein Vergleich ist oftmals nicht sinnvoll.Trotzdem haben offene Fragen entscheidende Vorteile gegenüber geschlossenen Fragen:

  1. Bei offenen Fragen haben Sie die Möglichkeit Themengebiete, Probleme, Stimmungen und Meinungen aufzugreifen, an die Sie vielleicht gar nicht gedacht haben und die deshalb im Fragebogen nicht behandelt werden.
  2. Offene Fragen erlauben tiefere Erkenntnisse, weil der Teilnehmer zu wichtigen Sachverhalten Erläuterungen, Hintergründe und Motivationen darlegen kann. 
  3. Der Teilnehmer erfährt eine gewisse Wertschätzung, indem man ihm die Möglichkeit gibt, Themen anzusprechen, die ihm persönlich wichtig sind.

Wie viele offene Fragen sind sinnvoll?

Im Hinblick auf die Auswertung der offenen Fragen ist es erfahrungsgemäß eher nicht sinnvoll am Ende der Befragung nur eine offene Frage nach dem Motto „Was Sie uns schon immer einmal mitteilen wollten…“ zu stellen (der berühmt-berüchtigte „Kotzkübel“). Hierbei würden Sie vollkommen heterogene Antworten bekommen, die schwierig auszuwerten oder zu kategorisieren sind.
Stattdessen empfiehlt es sich bereits bestimmte Richtungen vorzugeben: Handelt es sich um kritisches oder positives Feedback? Zu welchem Themenbereich des Fragebogens gehört der Kommentar? Durch eine derartige Vorfilterung (ohne den Teilnehmer zu sehr einzuengen) wird auch eine spätere Verarbeitung der Kommentare erleichtert.

Wieviel schreiben Teilnehmer bei einer Mitarbeiterbefragung?

Die Menge an Freitexten, die durch offene Fragen entstehen, ist im vornherein schwer abzuschätzen. Hier 2 Beispiele (Online-Mitarbeiterbefragungen) aus der Praxis, damit Sie einordnen können, welche Textmengen zu erwarten sind:

  1. Bei einer globalen Mitarbeiterbefragung mit ca. 14.000 Teilnehmern wurden am Ende des Fragebogens 2 Textfelder angezeigt, für positives als auch negatives Feedback. 47% der Teilnehmer haben mindestens einen Kommentar abgegeben. Die durchschnittliche Länge der Kommentare lag bei 436 Zeichen (Median: 241 Zeichen). Der längste Kommentar hatte 4096 Zeichen. Alle Kommentare hatten eine Gesamtlänge von über 1.700.000 Zeichen, was circa 1.000 DIN A4 Seiten entspricht.
  2. Bei einer anderen globalen Mitarbeiterbefragung mit ca. 1.800 Teilnehmern wurde die Möglichkeit gegeben, zu verschiedenen Themen einen Kommentar abzugeben. 49% nutzten diese Option und schrieben im Durchschnitt 728 Zeichen (Median: 338 Zeichen). Ein Teilnehmer kam sogar über alle Kommentare hinweg auf 7.370 Zeichen. Insgesamt wurden über 640.000 Zeichen produziert, also ca. 350 DIN A4 Seiten.

In beiden Beispielen gaben fast 50% mindestens einen Kommentar ab. Auch die Menge, die ein einzelner Teilnehmer schreibt, schwankt stark zwischen den einzelnen Mitarbeiterbefragungen und ist nicht zuletzt abhängig von der Feedback-Kultur im Unternehmen.

Sollte man die Zeichenanzahl bei Freitextfeldern beschränken?

Die Zeichenanzahl bei Freitextfeldern zu beschränken bringt Vor- und Nachteile:

  • Vorteile:
    • Die Textmenge wird insgesamt reduziert, weil Vielschreiber keine „Romane“ mehr verfassen können. Dies erleichtert eine Auswertung.
    • Oftmals wird sehr langen Kommentaren auch implizit eine höhere Wichtigkeit attestiert. Dabei wird oftmals vergessen, dass sich hinter dem einen – wenn auch sehr langen – Kommentar nur 1 Mitarbeiter befindet. Indem man verhindert, dass extrem lange Kommentare produziert werden, beugt man auch derartigen Fehlschlüssen vor.
  • Nachteile:
    • Möglicher Informationsverlust: Es ist nicht undenkbar, dass ein Mitarbeiter tatsächlich ein komplexeres Anliegen hat, das er nicht im gegebenen Rahmen darlegen kann.
    • Gefühlte Wertschätzung: Manchen Mitarbeitern stößt eine Zeichenbeschränkung sauer auf und sie fühlen sich in ihrem Mitsprachrecht beschnitten.
      Letzten Endes sollte man diese Aspekte bei jeder Befragung abwägen: ein „richtig“ oder „falsch“ gibt es hierbei nicht.

Was mache ich mit den Freitextantworten bei einer Mitarbeiterbefragung?

Falls Sie sich dazu entscheiden, offene Fragen in Ihrer Mitarbeiterbefragung zu verwenden, müssen Sie auch „in den sauren Apfel beißen“ und diese im Anschluss verarbeiten. Wie können Sie dabei vorgehen:

  1. Kategorisierung: Die Kommentare werden gemäß ihrem Inhalt verschiedenen thematischen Kategorien zugeordnet. Dieses Verfahren ist allerdings je nach Freitextmenge sehr aufwändig. Bei internationalen Befragungen kommt eventuell die Problematik verschiedener Sprachen hinzu.
  2. Subsidiaritätsprinzip: Die Kommentare werden nach Teams, Abteilungen oder Standorten sortiert und diesen unverarbeitet zur weiteren Analyse zur Verfügung gestellt. Es findet somit eine Aufteilung der Arbeitslast auf mehrere untergeordnete Stellen statt, wobei jeder Bereich nur noch mit einer überschaubaren Menge an Freitexten zu arbeiten hat. Eine globale Betrachtung der Freitext ist bei diesem Vorgehen jedoch zweitrangig.

Fazit: Offene Fragen sind bei Mitarbeiterbefragungen eine Chance…

… aber kein Muss. Offene Fragen können neue Aspekte beleuchten, die noch nicht im Fokus der Aufmerksamkeit liegen, schaffen aber gleichzeitig einen hohen Arbeitsaufwand. Überlegen und klären Sie im Vorfeld zu Ihrer Befragung, was in Ihrem Fall konkret möglich und was sinnvoll ist.

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