Mitarbeiterbefragung - Typische Fallstricke

Typische Fallstricke bei der Mitarbeiterbefragung

Bei Mitarbeiterbefragungen gibt es typische Fehler und Fallstricke, die „immer wieder gerne“ gemacht werden, weil die entsprechende Erfahrung fehlt. Fehler dieser Art sind bei Mitarbeiterbefragungen mitunter umso schmerzlicher, da sie in der Folge erst mühsam wieder behoben und „geheilt“ werden müssen. Die Belegschaft wird sich mittelfristig an eventuelle Fehler und Unstimmigkeiten erinnern, was sich mindestens auf die jeweils nächste Befragung auswirken wird.

Mitarbeiterbefragung - Typische FallstrickeDer Zeitfaktor in der Mitarbeiterbefragung

Entscheidende Fehler bei Mitarbeiterbefragungen werden häufig schon bei der Konzeption und Organisation des Projektes gemacht. Hier wird nicht selten eine zu ehrgeizige Zeitplanung angelegt, mit den Vorbereitungen wird zu spät begonnen und das Ganze wird „übers Knie gebrochen“. Quelle eines solchen Fehlers sind nicht selten ehrgeizige Geschäftsführer und Vorstände, die der zuständigen Fachabteilung zu wenig Zeit zur adäquaten Umsetzung der Mitarbeiterbefragung geben. Wenn diese dann noch den schieren Zeitaufwand für die notwendigen Abstimmungen unterschätzt und die Vorbereitungen zu spät angeht, steht das Projekt von Beginn an unter einem unnötigen Zeitdruck. Hinzu kommt, dass gerade in hierarchisch strukturierten Unternehmen die meiste Zeit für interne Abstimmungen verbraucht wird, da viele Schritte von bestimmten Gremien und/oder Vorgesetzten freigegeben werden müssen.

Die Rolle des Betriebsrats

Ein besonders wichtiger Punkt ist die in aller Regel notwendige Absprache mit den Arbeitnehmervertretungen bzw. Betriebsräten, gerade wenn die Mitarbeiterbefragung zum ersten Mal online erfolgen soll. Nicht selten gibt es dann Verzögerungen in der Umsetzung, weil die Freigabe durch diese Institution nicht vorliegt, diese aber zum Beispiel nur alle vier Wochen zusammentritt und beschlussfähig ist. Aus diesen Gründen sollten Betriebsräte bei einer geplanten Mitarbeiterbefragung von Beginn an nicht nur informiert, sondern mit „ins Boot geholt“ und einbezogen werden. Wenn sich die Arbeitnehmervertreter ernst genommen fühlen und mit sinnvollen Argumenten vom Projekt überzeugt werden, dann ziehen sie in aller Regel auch gerne mit „an einem Strang“, machen sinnvolle Verbesserungsvorschläge, geben den Weg frei für die notwendigen Schritte und können sogar als „Promotoren“ des gesamten Projektes auftreten.

Vorab-Information der Belegschaft

Neben der Vertretung der Arbeitnehmer sollte auch die Belegschaft selbst zu einem gewissen Zeitpunkt über das Vorhaben „Mitarbeiterbefragung“ informiert werden. Auf diese Weise können eventuell auftretende Fragen, Einwände oder Missverständnisse bereits im Vorfeld thematisiert und ausgeräumt werden. Wenn die Mitarbeiter erst mit der Einladung von dem Projekt erfahren und sich erst dann einen Überblick hierzu verschaffen bzw. eine Meinung bilden können, ist es möglicherweise bereits zu spät. Bei nicht wenigen wird der Eindruck entstehen, dass die Befragung irgendwie „durchgedrückt“ werden soll, ohne dass allzu viel Information darüber preisgegeben werden sollen.

Professionalität bei der Durchführung der Mitarbeiterbefragung

Misstrauen bei der Belegschaft kann aber nicht nur durch eine verspätete oder ungeeignete Kommunikationspolitik entstehen, sondern ganz allgemein durch die unprofessionell wirkende Umsetzung des gesamten Projektes. Sobald die angesprochenen Personen bemerken, dass sich die durchführende Institution nicht wirklich Mühe bei der Umsetzung gibt, wirkt sich dieses auf den Erfolg aus. Beispiele hierfür sind:

  • inhaltlich „lieblos“ aufgestellter Fragebogen mit offensichtlichen methodischen Schwächen wie der Dopplung von Fragethemen oder zweideutig formulierten Fragen
  • Einladung zur Umfrage, die wichtige Aspekte außer Acht lässt wie beispielsweise das Thema Datenschutz und Anonymität
  • vermehrt auftretende orthographische oder Grammatik-Fehler
  • unklare Aussagen zur späteren Auswertung und Verwendung der Daten
  • eine unprofessionell wirkende Optik des Online-Fragebogens
  • technische Schwächen der Online-Befragung wie zum Beispiel nicht geladene Grafiken oder plötzlich auftauchende Warnmeldungen

Mitarbeiterbefragung mit klaren Zielen

Eine weitere, häufiger auftretende Problematik ist die Versuchung der beteiligten Personen, möglichst viele Aspekte in eine Mitarbeiterbefragung „hineinzupacken“. Nicht selten liegt das daran, dass in der Konzeptionsphase zu viele Menschen am Projekt beteiligt sind, die alle ihre „Wünsche“ für den Fragebogen haben. An dieser Stelle bewährt es sich, vorab klare Ziele für die Befragung abzustecken und die auftretenden Wunschfragen immer wieder an diesen Zielen zu messen. Ein langer Fragebogen und somit hoher Bearbeitungsaufwand spricht sich innerhalb der Belegschaft auch schnell herum. Vor allem in den Ohren derjenigen, die sich die Befragung noch gar nicht angesehen haben, wird diese dann bereits diskreditiert.

Auch die Häufigkeit von Mitarbeiterbefragungen zählt

Wenn Mitarbeiterbefragungen zu häufig durchgeführt werden, egal ob dies online oder auf andere Weise geschieht, dann sinkt in aller Regel nach kurzer Zeit bereits die Teilnahmebereitschaft der Belegschaft. Vor allem mit den neuen Möglichkeiten der Online-Befragung war es eine Zeit lang nicht unüblich, die Mitarbeiterbefragung im jährlichen Rhythmus auszurollen, um sozusagen jederzeit „am Puls des Mitarbeiters“ zu fühlen und ein aktuelles Bild des Unternehmensklimas zur Verfügung zu haben. Man musste jedoch bald feststellen, dass die Motivierbarkeit Grenzen hat. Deutlich sinkende Rücklaufquoten waren die Folge. In aller Regel ist ein solcher Rhythmus auch zu kurz, um nach einer Befragung die Ergebnisse nicht nur auswerten, sondern vor allem auch in sinnvolle Maßnahmen umsetzen und dies auch kommunizieren zu können. So entsteht bei der Belegschaft leicht der Eindruck, dass „ohnehin nichts geschieht“, egal wie sehr man in der Mitarbeiterbefragung auf Missstände hinweist bzw. wie fleißig man sich daran beteiligt.

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