Das Wichtigste im Überblick:
Inhaltsverzeichnis
Dass die Gewährleistung von Anonymität, Vertraulichkeit und Sicherheit der Daten das oberste Prinzip einer Mitarbeiterbefragung sein muss, sollte selbstverständlich sein. So lassen sich Skandale wie die im Januar 2020 publik gewordene Manipulation der Mitarbeiterbefragung durch gefälschte Fragebögen von Führungskräften bei der Deutschen Post vermeiden. Es reicht aber nicht aus, Anonymität und Datenschutz einfach nur in der Kommunikation zu erwähnen, sondern es müssen auch die technisch-organisatorischen Voraussetzungen dafür geschaffen werden. An dieser Stelle spielen Aspekte wie die SSL-Verschlüsselung der Daten, die technische Sicherheit der Befragungsserver und vor allem die Vorkehrungen im Einladungsprozess zur Vermeidung von Manipulationen bei Mitarbeiterbefragungen eine entscheidende Rolle.
Im Folgenden erfahren Sie, welche Möglichkeiten Sie haben, gefälschte Fragebögen und Manipulationen bei der Teilnahme an Mitarbeiterbefragungen zu vermeiden. Weiterhin zeigen wir Ihnen, welche Vorkehrungen während und nach der Befragung notwendig sind, um die Befragungsdaten vor falschen Zugriffen zu bewahren.
Um gefälschte Fragebögen bei Mitarbeiterbefragungen zu vermeiden, stehen Ihnen verschiedene Möglichkeiten und Vorkehrungen im Einladungsprozess zur Verfügung. An dieser Stelle muss man zwischen Online- und Papierbefragungen noch einmal differenzieren.
Um gefälschte Fragebögen bei Online-Befragungen zu vermeiden, empfehlen wir grundsätzlich die Arbeit mit codegeschützten Links. Die pseudonymisierten Codes können den Teilnehmerinnen und Teilnehmern entweder traditionell per E-Mail und dabei an den Umfragelink angehängt zugestellt werden.
Um eine noch höhere Sicherheitsstufe zu erreichen, kann man die Teilnahmecodes aber auch getrennt vom Umfragelink in einer separaten Nachricht übermitteln. Der Teilnahmecode wird in einer zwischengeschalteten Bestätigungsseite eingegeben und kann nur einmalig benutzt werden.
Bei Paper-Pencil-Befragungen empfehlen wir zur Vermeidung gefälschter Fragebögen ebenfalls die Zustellung des Fragebogens an die private Adresse des Mitarbeitenden, um Manipulationen und Fremdzugriffen vorzubeugen, sofern dies datenschutzrechtlich darstellbar ist. Für den Fall, dass gleichzeitig auch die Online-Teilnahme möglich sein soll und die Teilnehmenden folglich einen Teilnahmecode benötigen, bietet es sich wiederum an, die Einladung zur Befragung (inkl. Teilnahmecode) in einem separaten Brief und getrennt vom Fragebogen inklusive Anschreiben zu verschicken. Somit ist eine Doppelabsicherung gewährleistet, denn sollte eine andere Person in den Besitz des Fragebogens kommen oder einer der Briefe abhandenkommen, wäre der Teilnehmer alarmiert.
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Immer wieder kommt es zu der Situation, dass Arbeitskräfte für eine längere Zeit ausfallen, beispielsweise aufgrund einer Dauererkrankung, Elternzeit oder einer längeren Auszeit vom Job. An dieser Stelle wird in den Unternehmen häufig die Frage diskutiert, ob diese Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter überhaupt in die Befragung mit-einbezogen werden sollten, da sie über aktuelle Themen und Entwicklungen ggf. weniger Informationen besitzen und dies die Ergebnisse beeinträchtigen könnte.
Unsere Erfahrung zeigt: Viele Firmen möchten aus Höflichkeit zunächst alle Beschäftigten in die Umfragen einbeziehen, um diesen ein gutes Gefühl zu vermitteln. In der Realität sind die Teilnahmequoten bei Langzeiterkrankten jedoch sehr gering. Dies führt unter anderem auch zu einer geringeren Rücklaufquote der Befragung für das ganze Unternehmen. Daher empfehlen wir in diesen Fällen, die Betroffenen postalisch anzuschreiben und selbst entscheiden zu lassen, ob sie teilnehmen möchten oder nicht. Falls ja, kann die E-Mail-Einladung oder der Fragebogen separat an die private Adresse verschickt werden. Somit wird jegliche Manipulation in Form des Abfangens und Fremdausfüllens von Fragebögen von vornherein vermieden.
Datenschutz, Vertraulichkeit und Anonymität bedingen einander und sind die Basis, um gefälschte Fragebögen zuverlässig zu vermeiden. Ein hohes Maß an Anonymität gewährleistet ausreichenden Datenschutz. Dabei stellt sich folgendes Problem: Wie lassen sich Datenschutz und Informationsgehalt miteinander vereinbaren?
Mitarbeiterbefragungen haben beispielsweise die Aufgabe, die Mitarbeiterzufriedenheit und die Einschätzung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in Bezug auf die Abläufe und die interne Kommunikation herauszufinden. Dabei dienen sie indirekt der Verbesserung. Weil Mitarbeiterbefragungen subjektive Einschätzungen erheben und daher bei einer authentischen Beantwortung möglicherweise auch Kritik beinhalten, sind bei ihrer Durchführung einige Aspekte zu berücksichtigen. Diese Aspekte fallen in den Bereich Datenschutz am Arbeitsplatz.
Die Bewertungen müssen auf freiwilliger Basis geschehen. Es fehlt nicht nur eine Rechtsgrundlage für eine zwingende bzw. angewiesene Teilnahme. Die Freiwilligkeit bzw. die implizite Einwilligung der Teilnehmenden ist auch notwendig, um ein unverfälschtes und ehrliches Feedback zu erhalten.
Allerdings erweist es sich in der Praxis oft als schwierig, den Datenschutz bei einer Mitarbeiterbefragung auf diese Weise zu berücksichtigen. Die Beschäftigten könnten trotz einer freiwilligen Teilnahme auf der Basis einer Einwilligung fürchten, Nachteile zu erleiden, wenn sie ihre Meinung äußern. Dieser Aspekt führt möglicherweise zu einer geringeren Teilnahme oder zu wenig aussagekräftigen Antworten.
Anonymität ist ein zentrales Element bei der Befragung von Mitarbeitern, weil sie authentische Antworten der Befragten wahrscheinlicher macht. Den Angestellten soll ermöglicht werden, ihre Meinung und ihre Kritik am Unternehmen und an den Prozessen im Unternehmen offen äußern zu dürfen.
Eine anonyme Mitarbeiterbefragung erweist sich auch als guter Ansatz für die Einhaltung des Datenschutzes. Auf diese Weise können Datenschutz und Privatsphäre zu einem hohen Grad gewährleistet werden. Das mindert nicht nur die Schwelle für die zu befragenden Angestellten, ebenfalls an der Umfrage teilzunehmen, sondern es bietet ihnen auch einen Rahmen, um wahrheitsgetreue Angaben zu machen.
Eine anonyme Mitarbeiterbefragung sollte deshalb einen Fragebogen enthalten, der auf dieses Ziel hin entwickelt ist. Der Datenschutz ist bei einer Mitarbeiterbefragung dann nicht mehr gegeben, wenn sich aus den Antworten eine konkrete Person identifizieren lässt.
Transparenz ist oberstes Gebot, um zu gewährleisten, dass der Datenschutz bei einer Mitarbeiterbefragung durch Anonymität gewährt ist und dass die Mitarbeitenden dieser Tatsache auch vertrauen. Deshalb ist es im Rahmen einer Mitarbeiterbefragung besonders wichtig, die Angestellten über alle Punkte zu informieren, welche die Befragung betreffen:
Um die Mitarbeiterbefragung mit dem Datenschutz in Einklang zu bringen, sollte die Durchführung mit dem Betriebsrat und mit dem internen Datenschutzbeauftragten abgesprochen werden.
Datenschutz ist – von der Konzeption von Befragungsprojekten bis zur Auswertung der Daten – ein ebenso sensibles wie spezielles Thema. Darum sollten Unternehmen darauf achten, nur professionelle Unterstützung zu ihrem Befragungsprojekt hinzuzuziehen. Im Zuge der Datensicherheit bei Feedback und Befragungsprojekten ergeben sich darum die folgenden Herausforderungen:
Was bringt es Unternehmen, wenn sie Anstrengungen unternehmen, gefälschte Fragebögen bei einer Mitarbeiterbefragung zu entdecken bzw. zu vermeiden?
Wenn es gelingt, Manipulationen und Fälschungen bei Mitarbeiterbefragungen zu unterbinden, erhält das Unternehmen authentischere Daten, dadurch kommt es zu aussagekräftigeren Ergebnissen und somit zu besseren Umfragen insgesamt.
Bei Studien sollten die erhobenen Daten grundsätzlich kritisch hinterfragt werden. Achten Sie bei der Erhebung von Daten im Rahmen einer Mitarbeiterbefragung auf Kontrollen und Qualitätsstandards. Mithilfe folgender Checkliste lassen sich Fremdzugriffe vermeiden und der Datenschutz steigern:
Gefälschte Fragebögen lassen sich mit professioneller Unterstützung vermeiden.
Datenschutz ist ein hohes Gut. Nicht erst seit der DSGVO ist das Thema einer breiten Öffentlichkeit bekannt. Allerdings sieht man einer Studie auf den ersten Blick nicht an, ob sie auf manipulierten Rohdaten basiert und gefälschte Fragebogen die Ergebnisse verzerrt haben. Deshalb spielen für die Qualität und den Erfolg von Mitarbeiterbefragungen Anonymität, Sicherheit und Vertraulichkeit der Daten eine wesentliche Rolle. Werden diese datenschutzrelevanten Aspekte in einem hohen Maß beachtet, lassen sich Manipulationen von Mitarbeiterbefragungen vermeiden. Durch die höhere Datenqualität erhalten Unternehmen aussagekräftigere Ergebnisse und bessere Umfragen insgesamt.
Verfasst von Mirko Partschefeld
Mirko Partschefeld ist erfahrener Kommunikationsprofi, der Rogator seit vielen Jahren beim Verfassen, Korrigieren und Lektorieren von Texten unterstützt. Dabei verfolgt er den Ansatz, komplexe Sachverhalte aus den Bereichen Customer und Employee Feedback sprachlich verständlich zu machen und an die gewünschte Zielgruppe zu adressieren.
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