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Geschäftsmann an den Strängen eines anderen

Gefälschte Fragebögen vermeiden

Anonymität und Datenschutz bei Mitarbeiterbefragungen
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Gefälschte Fragebögen vermeiden – Befragungsdaten besser schützen

 

Dass die Gewährleistung von Anonymität, Vertraulichkeit und Sicherheit der Daten das oberste Prinzip einer Mitarbeiterbefragung sein muss, sollte selbstverständlich sein. So lassen sich Skandale wie die im Januar 2020 publik gewordene Manipulation der Mitarbeiterbefragung durch Führungskräfte bei der Deutschen Post vermeiden. Es reicht aber nicht aus, Anonymität und Datenschutz einfach nur in der Kommunikation zu erwähnen, sondern es müssen auch die technisch-organisatorischen Voraussetzungen dafür geschaffen werden. An dieser Stelle spielen Aspekte wie die SSL-Verschlüsselung der Daten, die technische Sicherheit der Befragungsserver und vor allem die Vorkehrungen im Einladungsprozess zur Vermeidung von Manipulationen bei Mitarbeiterbefragungen eine entscheidende Rolle.

 

Im Folgenden erfahren Sie, welche Möglichkeiten Sie haben, Manipulationen bei der Teilnahme an Mitarbeiterbefragungen zu vermeiden. Weiterhin zeigen wir Ihnen, welche Vorkehrungen während und nach der Befragung notwendig sind, um die Befragungsdaten vor falschen Zugriffen zu bewahren.

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Wie können Sie gefälschte Fragebögen bei Mitarbeiterbefragungen vermeiden?

 

Zur Vermeidung gefälschter Fragebögen bei Mitarbeiterbefragungen stehen Ihnen verschiedene Möglichkeiten und Vorkehrungen im Einladungsprozess zur Verfügung. An dieser Stelle muss man zwischen Online- und Papierbefragungen noch einmal differenzieren.

 

Gruppe sitzt am Tisch mit Handy

Vorkehrungen bei Online-Befragungen

Wir empfehlen bei Online-Befragungen grundsätzlich die Arbeit mit codegeschützten Links. Die pseudonymisierten Codes können den Teilnehmerinnen und Teilnehmern entweder traditionell per E-Mail und dabei an den Umfragelink angehängt zugestellt werden.

 

Um eine noch höhere Sicherheitsstufe zu erreichen, kann man die Teilnahmecodes aber auch getrennt vom Umfragelink in einer separaten Nachricht übermitteln. Der Teilnahmecode wird in einer zwischengeschalteten Bestätigungsseite eingegeben und kann nur einmalig benutzt werden.

Paper Pencil Stift und Papier

Vorkehrungen bei Paper-Pencil-Befragungen

Bei Paper-Pencil-Befragungen empfehlen wir ebenfalls die Zustellung des Fragebogens an die private Adresse des Mitarbeitenden, um Manipulationen und Fremdzugriffen vorzubeugen, sofern dies datenschutzrechtlich darstellbar ist. Für den Fall, dass gleichzeitig auch die Online-Teilnahme möglich sein soll und die Teilnehmenden folglich einen Teilnahmecode benötigen, bietet es sich wiederum an, die Einladung zur Befragung (inkl. Teilnahmecode) in einem separaten Brief und getrennt vom Fragebogen inklusive Anschreiben zu verschicken. Somit ist eine Doppelabsicherung gewährleistet, denn sollte eine andere Person in den Besitz des Fragebogens kommen oder einer der Briefe abhandenkommen, wäre der Teilnehmer alarmiert.

Empfehlungen für den Umgang mit Mitarbeitenden, die längere Zeit ausfallen

 

Immer wieder kommt es zu der Situation, dass Arbeitskräfte für eine längere Zeit ausfallen, beispielsweise aufgrund einer Dauererkrankung, Elternzeit oder einer längeren Auszeit vom Job. An dieser Stelle wird in den Unternehmen häufig die Frage diskutiert, ob diese Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter überhaupt in die Befragung miteinbezogen werden sollten, da sie über aktuelle Themen und Entwicklungen ggf. weniger Informationen besitzen und dies die Ergebnisse beeinträchtigen könnte.

 

Unsere Erfahrung zeigt: Viele Firmen möchten aus Höflichkeit zunächst alle Beschäftigten in die Umfragen einbeziehen, um diesen ein gutes Gefühl zu vermitteln. In der Realität sind die Teilnahmequoten bei Langzeiterkrankten jedoch sehr gering. Dies führt unter anderem auch zu einer geringeren Rücklaufquote der Befragung für das ganze Unternehmen. Daher empfehlen wir in diesen Fällen, die Betroffenen postalisch anzuschreiben und selbst entscheiden zu lassen, ob sie teilnehmen möchten oder nicht. Falls ja, kann die E-Mail-Einladung oder der Fragebogen separat an die private Adresse verschickt werden. Somit wird jegliche Manipulation in Form des Abfangens und Fremdausfüllens von Fragebögen von vornherein vermieden.

 

Datenschutz bei der Mitarbeiterbefragung: das Wichtigste auf einen Blick

Schloos mit Datenstrukturen
  • Wie schätzt das Personal die Abläufe und die Kommunikation im Unternehmen ein und wie zufrieden sind die Beschäftigten damit? Dies herauszufinden ist Aufgabe von Mitarbeiterbefragungen.
  • Aus datenschutzrechtlicher Sicht ist eine betriebsinterne Befragung nur dann unbedenklich, wenn sie anonymisiert durchgeführt wird. Darum ist die Anonymität bei einer Mitarbeiterbefragung zu wahren.
  • Befragungen müssen immer auf freiwilliger Basis geschehen. Der Grund: Bei einer Mitarbeiterbefragung fehlt in aller Regel die rechtliche Grundlage für eine zwingende Teilnahme. Diese müsste vorab arbeitsvertraglich geregelt werden. Darüber hinaus ist ein erzwungenes Feedback in aller Regel weniger ehrlich als ein freiwilliges.

Was muss bei einer Mitarbeiterbefragung hinsichtlich des Datenschutzes beachtet werden?

 

Datenschutz, Vertraulichkeit und Anonymität bedingen einander. Ein hohes Maß an Anonymität gewährleistet ausreichenden Datenschutz. Dabei stellt sich folgendes Problem: Wie lassen sich Datenschutz und Informationsgehalt miteinander vereinbaren?

 

Mitarbeiterbefragungen haben beispielsweise die Aufgabe, die Zufriedenheit und die Einschätzung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in Bezug auf die Abläufe und die interne Kommunikation herauszufinden. Dabei dienen sie indirekt der Verbesserung. Weil Mitarbeiterbefragungen subjektive Einschätzungen erheben und daher bei einer authentischen Beantwortung möglicherweise auch Kritik beinhalten, sind bei ihrer Durchführung einige Aspekte zu berücksichtigen. Diese Aspekte fallen in den Bereich Datenschutz am Arbeitsplatz.

 

Die Bewertungen müssen auf freiwilliger Basis geschehen. Es fehlt nicht nur eine Rechtsgrundlage für eine zwingende bzw. angewiesene Teilnahme. Die Freiwilligkeit bzw. die implizite Einwilligung der Teilnehmenden ist auch notwendig, um ein unverfälschtes und ehrliches Feedback zu erhalten.

 

Allerdings erweist es sich in der Praxis oft als schwierig, den Datenschutz bei einer Mitarbeiterbefragung auf diese Weise zu berücksichtigen. Die Beschäftigten könnten trotz einer freiwilligen Teilnahme auf der Basis einer Einwilligung fürchten, Nachteile zu erleiden, wenn sie ihre Meinung äußern. Dieser Aspekt führt möglicherweise zu einer geringeren Teilnahme oder zu wenig aussagekräftigen Antworten.

 

Warum ist Anonymität bei der Mitarbeiterbefragung so wichtig?

Anonymitaet und Datenschutz

Anonymität ist ein zentrales Element bei der Befragung von Mitarbeitern, weil sie authentische Antworten der Befragten wahrscheinlicher macht. Den Angestellten soll ermöglicht werden, ihre Meinung und ihre Kritik am Unternehmen und an den Prozessen im Unternehmen offen äußern zu dürfen.

 

Eine anonyme Mitarbeiterbefragung erweist sich auch als guter Ansatz für die Einhaltung des Datenschutzes. Auf diese Weise können Datenschutz und Privatsphäre zu einem hohen Grad gewährleistet werden. Das mindert nicht nur die Schwelle für die zu befragenden Angestellten, ebenfalls an der Umfrage teilzunehmen, sondern es bietet ihnen auch einen Rahmen, um wahrheitsgetreue Angaben zu machen.

 

Eine anonyme Mitarbeiterbefragung sollte deshalb einen Fragebogen enthalten, der auf dieses Ziel hin entwickelt ist. Der Datenschutz ist bei einer Mitarbeiterbefragung dann nicht mehr gegeben, wenn sich aus den Antworten eine konkrete Person identifizieren lässt.

Transparenz bei Mitarbeiterbefragungen

 

Transparenz ist oberstes Gebot, um zu gewährleisten, dass der Datenschutz bei einer Mitarbeiterbefragung durch Anonymität gewährt ist und dass die Mitarbeitenden dieser Tatsache auch vertrauen. Deshalb ist es im Rahmen einer Mitarbeiterbefragung besonders wichtig, die Angestellten über alle Punkte zu informieren, welche die Befragung betreffen:

  • Vorgehen: Wie genau läuft die Umfrage ab?
  • Befragungsgegenstand: Wonach wird konkret gefragt?
  • Zweck: Welchem Zweck dient die Mitarbeiterbefragung?
  • Personen: Wer erhebt und verarbeitet die Daten?

Um die Mitarbeiterbefragung mit dem Datenschutz in Einklang zu bringen, sollte die Durchführung mit dem Betriebsrat und mit dem internen Datenschutzbeauftragten abgesprochen werden.

 

Herausforderungen

 

Datenschutz ist – von der Konzeption von Befragungsprojekten bis zur Auswertung der Daten – ein ebenso sensibles wie spezielles Thema. Darum sollten Unternehmen darauf achten, nur professionelle Unterstützung zu ihrem Befragungsprojekt hinzuzuziehen. Im Zuge der Datensicherheit bei Feedback und Befragungsprojekten ergeben sich darum die folgenden Herausforderungen:

professionelle Baratung
  • Ein stimmiges Datenschutz- und -sicherheitskonzept sollte existieren und allen Beteiligten zugänglich sein.
  • Manipulationen und Fälschungen von Umfragen sind keine Seltenheit. Darum ist Kontrollen und Qualitätsstandards eine hohe Gewichtung beizumessen.
  • Information: Die Beschäftigten sind hinsichtlich des Themas Anonymität zu sensibilisieren. Sie sind in Bezug auf den Datenschutz aufzuklären und über konkrete Maßnahmen, um die Anonymität zu wahren, zu informieren.
  • Kosten: Zusätzlicher Aufwand bedeutet meist auch höhere Kosten. Diese zahlen sich im Ergebnis aber letztlich aus.
  • Irrtum oder Fälschung: Ob es sich bei Falschaussagen um einen Irrtum der befragten Person oder eine bewusste Fälschung handelt, ist oft schwer zu unterscheiden.
Geschäftsmann freut sich über Ergebnisse

Vorteile für Unternehmen

 

Was bringt es Unternehmen, wenn sie Anstrengungen unternehmen, gefälschte Fragebögen bei einer Mitarbeiterbefragung zu entdecken bzw. zu vermeiden?

 

Wenn es gelingt, Manipulationen und Fälschungen bei Mitarbeiterbefragungen zu unterbinden, erhält das Unternehmen authentischere Daten, dadurch kommt es zu aussagekräftigeren Ergebnissen und somit zu besseren Umfragen insgesamt.

Auf Nummer sicher, aber wie?

 

Bei Studien sollten die erhobenen Daten grundsätzlich kritisch hinterfragt werden. Achten Sie bei der Erhebung von Daten im Rahmen einer Mitarbeiterbefragung auf Kontrollen und Qualitätsstandards. Mithilfe folgender Checkliste lassen sich Fremdzugriffe vermeiden und der Datenschutz steigern:

  • Die Datenschutzvorgaben sollten gewahrt werden.
  • Bei der Erhebung sollten für mehrere Systeme unterschiedliche Passwörter benutzt werden.
  • Umfrageserver sollten gegen nicht erwünschte, kriminelle Zugriffe gesichert sein.
  • Zentrale Fragen zur Methodik sollten geklärt werden: Auf welche Weise wurden die Daten erhoben? Wie viele Menschen wurden in welchem Zeitraum befragt?
  • Wurden alle Interviews in einer Gruppe am selben Tag durchgeführt? Das kann ein Zufall sein. Aber auf alle Fälle ist es ein Grund nachzuhaken.
  • Erhobene Daten sind auf Widersprüche und fehlende Logik zu prüfen. Bei Inkonsistenzen ist nachzuforschen.
  • Vorsicht bei zu günstigen Dienstleistungs-Angeboten. Bei marktunüblichen Niedrigpreisen heißt es skeptisch sein, wie in einem solchen Fall seriös gearbeitet werden kann. Die Datenqualität sollte immer an oberster Stelle stehen.

 

 

Geschäftsleute besprechen Ergebnisse Gefälschte Fragebögen

Fazit:

Gefälschte Fragebögen lassen sich mit professioneller Unterstützung vermeiden

Datenschutz ist ein hohes Gut. Nicht erst seit der DSGVO ist das Thema einer breiten Öffentlichkeit bekannt. Allerdings sieht man einer Studie auf den ersten Blick nicht an, ob sie auf manipulierten Rohdaten basiert. Deshalb spielen für die Qualität und den Erfolg von Mitarbeiterbefragungen Anonymität, Sicherheit und Vertraulichkeit der Daten eine wesentliche Rolle. Werden diese datenschutzrelevanten Aspekte in einem hohen Maß beachtet, lassen sich Manipulationen von Mitarbeiterbefragungen vermeiden. Durch die höhere Datenqualität erhalten Unternehmen aussagekräftigere Ergebnisse und bessere Umfragen insgesamt.

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Für eine bessere Qualität der Umfrageergebnisse ist es notwendig, Manipulationen und Fälschungen bei Mitarbeiterbefragungen zu unterbinden. Starten Sie Ihr Befragungsprojekt mit Rogator und profitieren Sie von unverfälschten Fragebögen und authentischen Daten.

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