Wissen: Gefälschte Fragebögen vermeiden

Gefälschte Fragebögen vermeiden – Befragungsdaten besser schützen

Dass die Gewährleistung von Anonymität, Vertraulichkeit und Sicherheit der Daten das oberste Prinzip einer Mitarbeiterbefragung sein muss, sollte selbstverständlich sein. So lassen sich Skandale wie die im Januar 2020 publik gewordene Manipulation der Mitarbeiterbefragung durch gefälschte Fragebögen von Führungskräften bei der Deutschen Post vermeiden. Es reicht aber nicht aus, Anonymität und Datenschutz einfach nur in der Kommunikation zu erwähnen, sondern es müssen auch die technisch-organisatorischen Voraussetzungen dafür geschaffen werden. An dieser Stelle spielen Aspekte wie die SSL-Verschlüsselung der Daten, die technische Sicherheit der Befragungsserver und vor allem die Vorkehrungen im Einladungsprozess zur Vermeidung von Manipulationen bei Mitarbeiterbefragungen eine entscheidende Rolle.

Im Folgenden erfahren Sie, welche Möglichkeiten Sie haben, gefälschte Fragebögen und Manipulationen bei der Teilnahme an Mitarbeiterbefragungen zu vermeiden. Weiterhin zeigen wir Ihnen, welche Vorkehrungen während und nach der Befragung notwendig sind, um die Befragungsdaten vor falschen Zugriffen zu bewahren.

Wie können Sie gefälschte Fragebögen bei Mitarbeiterbefragungen vermeiden?

Um gefälschte Fragebögen bei Mitarbeiterbefragungen zu vermeiden, stehen Ihnen verschiedene Möglichkeiten und Vorkehrungen im Einladungsprozess zur Verfügung. An dieser Stelle muss man zwischen Online- und Papierbefragungen noch einmal differenzieren.

Gefälschte Fragebögen: Empfehlungen für den Umgang mit Mitarbeitenden, die längere Zeit ausfallen

Immer wieder kommt es zu der Situation, dass Arbeitskräfte für eine längere Zeit ausfallen, beispielsweise aufgrund einer Dauererkrankung, Elternzeit oder einer längeren Auszeit vom Job. An dieser Stelle wird in den Unternehmen häufig die Frage diskutiert, ob diese Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter überhaupt in die Befragung miteinbezogen werden sollten, da sie über aktuelle Themen und Entwicklungen ggf. weniger Informationen besitzen und dies die Ergebnisse beeinträchtigen könnte.

Unsere Erfahrung zeigt: Viele Firmen möchten aus Höflichkeit zunächst alle Beschäftigten in die Umfragen einbeziehen, um diesen ein gutes Gefühl zu vermitteln. In der Realität sind die Teilnahmequoten bei Langzeiterkrankten jedoch sehr gering. Dies führt unter anderem auch zu einer geringeren Rücklaufquote der Befragung für das ganze Unternehmen. Daher empfehlen wir in diesen Fällen, die Betroffenen postalisch anzuschreiben und selbst entscheiden zu lassen, ob sie teilnehmen möchten oder nicht. Falls ja, kann die E-Mail-Einladung oder der Fragebogen separat an die private Adresse verschickt werden. Somit wird jegliche Manipulation in Form des Abfangens und Fremdausfüllens von Fragebögen von vornherein vermieden.

Datenschutz bei der Mitarbeiterbefragung: das Wichtigste zur Vermeidung gefälschter Fragebögen auf einen Blick

Was muss bei einer Mitarbeiterbefragung hinsichtlich des Datenschutzes beachtet werden, um gefälschte Fragebögen zu vermeiden?

Datenschutz, Vertraulichkeit und Anonymität bedingen einander und sind die Basis, um gefälschte Fragebögen zuverlässig zu vermeiden. Ein hohes Maß an Anonymität gewährleistet ausreichenden Datenschutz. Dabei stellt sich folgendes Problem: Wie lassen sich Datenschutz und Informationsgehalt miteinander vereinbaren?

Mitarbeiterbefragungen haben beispielsweise die Aufgabe, die Mitarbeiterzufriedenheit und die Einschätzung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in Bezug auf die Abläufe und die interne Kommunikation herauszufinden. Dabei dienen sie indirekt der Verbesserung. Weil Mitarbeiterbefragungen subjektive Einschätzungen erheben und daher bei einer authentischen Beantwortung möglicherweise auch Kritik beinhalten, sind bei ihrer Durchführung einige Aspekte zu berücksichtigen. Diese Aspekte fallen in den Bereich Datenschutz am Arbeitsplatz.

Die Bewertungen müssen auf freiwilliger Basis geschehen. Es fehlt nicht nur eine Rechtsgrundlage für eine zwingende bzw. angewiesene Teilnahme. Die Freiwilligkeit bzw. die implizite Einwilligung der Teilnehmenden ist auch notwendig, um ein unverfälschtes und ehrliches Feedback zu erhalten.

Allerdings erweist es sich in der Praxis oft als schwierig, den Datenschutz bei einer Mitarbeiterbefragung auf diese Weise zu berücksichtigen. Die Beschäftigten könnten trotz einer freiwilligen Teilnahme auf der Basis einer Einwilligung fürchten, Nachteile zu erleiden, wenn sie ihre Meinung äußern. Dieser Aspekt führt möglicherweise zu einer geringeren Teilnahme oder zu wenig aussagekräftigen Antworten.

Warum ist Anonymität bei der Mitarbeiterbefragung so wichtig?

Anonymität ist ein zentrales Element bei der Befragung von Mitarbeitern, weil sie authentische Antworten der Befragten wahrscheinlicher macht. Den Angestellten soll ermöglicht werden, ihre Meinung und ihre Kritik am Unternehmen und an den Prozessen im Unternehmen offen äußern zu dürfen.

Eine anonyme Mitarbeiterbefragung erweist sich auch als guter Ansatz für die Einhaltung des Datenschutzes. Auf diese Weise können Datenschutz und Privatsphäre zu einem hohen Grad gewährleistet werden. Das mindert nicht nur die Schwelle für die zu befragenden Angestellten, ebenfalls an der Umfrage teilzunehmen, sondern es bietet ihnen auch einen Rahmen, um wahrheitsgetreue Angaben zu machen.

Eine anonyme Mitarbeiterbefragung sollte deshalb einen Fragebogen enthalten, der auf dieses Ziel hin entwickelt ist. Der Datenschutz ist bei einer Mitarbeiterbefragung dann nicht mehr gegeben, wenn sich aus den Antworten eine konkrete Person identifizieren lässt.

Transparenz bei Mitarbeiterbefragungen

Transparenz ist oberstes Gebot, um zu gewährleisten, dass der Datenschutz bei einer Mitarbeiterbefragung durch Anonymität gewährt ist und dass die Mitarbeitenden dieser Tatsache auch vertrauen. Deshalb ist es im Rahmen einer Mitarbeiterbefragung besonders wichtig, die Angestellten über alle Punkte zu informieren, welche die Befragung betreffen:

• Vorgehen: Wie genau läuft die Umfrage ab?
• Befragungsgegenstand: Wonach wird konkret gefragt?
• Zweck: Welchem Zweck dient die Mitarbeiterbefragung?
• Personen: Wer erhebt und verarbeitet die Daten?

Um die Mitarbeiterbefragung mit dem Datenschutz in Einklang zu bringen, sollte die Durchführung mit dem Betriebsrat und mit dem internen Datenschutzbeauftragten abgesprochen werden.

Herausforderungen bei der Vermeidung gefälschter Fragebögen

Datenschutz ist – von der Konzeption von Befragungsprojekten bis zur Auswertung der Daten – ein ebenso sensibles wie spezielles Thema. Darum sollten Unternehmen darauf achten, nur professionelle Unterstützung zu ihrem Befragungsprojekt hinzuzuziehen. Im Zuge der Datensicherheit bei Feedback und Befragungsprojekten ergeben sich darum die folgenden Herausforderungen:

Auf Nummer sicher, aber wie? Gefälschte Fragebögen sicher vermeiden!

Bei Studien sollten die erhobenen Daten grundsätzlich kritisch hinterfragt werden. Achten Sie bei der Erhebung von Daten im Rahmen einer Mitarbeiterbefragung auf Kontrollen und Qualitätsstandards. Mithilfe folgender Checkliste lassen sich Fremdzugriffe vermeiden und der Datenschutz steigern:

• Die Datenschutzvorgaben sollten gewahrt werden.
• Bei der Erhebung sollten für mehrere Systeme unterschiedliche Passwörter benutzt werden.
• Umfrageserver sollten gegen nicht erwünschte, kriminelle Zugriffe gesichert sein.
• Zentrale Fragen zur Methodik sollten geklärt werden: Auf welche Weise wurden die Daten erhoben? Wie viele Menschen wurden in welchem Zeitraum befragt?
• Wurden alle Interviews in einer Gruppe am selben Tag durchgeführt? Das kann ein Zufall sein. Aber auf alle Fälle ist es ein Grund nachzuhaken.
• Erhobene Daten sind auf Widersprüche und fehlende Logik zu prüfen. Bei Inkonsistenzen ist nachzuforschen.
• Vorsicht bei zu günstigen Dienstleistungs-Angeboten. Bei marktunüblichen Niedrigpreisen heißt es skeptisch sein, wie in einem solchen Fall seriös gearbeitet werden kann. Die Datenqualität sollte immer an oberster Stelle stehen.

Fazit:

Gefälschte Fragebögen lassen sich mit professioneller Unterstützung vermeiden

Datenschutz ist ein hohes Gut. Nicht erst seit der DSGVO ist das Thema einer breiten Öffentlichkeit bekannt. Allerdings sieht man einer Studie auf den ersten Blick nicht an, ob sie auf manipulierten Rohdaten basiert und gefälschte Fragebogen die Ergebnisse verzerrt haben. Deshalb spielen für die Qualität und den Erfolg von Mitarbeiterbefragungen Anonymität, Sicherheit und Vertraulichkeit der Daten eine wesentliche Rolle. Werden diese datenschutzrelevanten Aspekte in einem hohen Maß beachtet, lassen sich Manipulationen von Mitarbeiterbefragungen vermeiden. Durch die höhere Datenqualität erhalten Unternehmen aussagekräftigere Ergebnisse und bessere Umfragen insgesamt.