Was kostet eine Mitarbeiterbefragung?

Unternehmensgröße & Anzahl der teilnehmenden Mitarbeitenden

Die Unternehmensgröße und die Anzahl der Sprachen, in denen die Befragung durchgeführt wird haben ebenso einen Einfluss auf die Kosten einer Mitarbeiterumfrage. Je mehr Personen befragt werden – insbesondere in Unternehmen mit vielen Standorten, internationalen Teams oder Schichtarbeit – desto höher ist der Aufwand für die Durchführung, Datenverarbeitung und Ergebnisanalyse. Große Unternehmen mit einer komplexen Struktur benötigen oft differenzierte Auswertungen, zum Beispiel nach Abteilungen, Standorten oder Führungsebenen, was zusätzliche Berichtseinheiten und detailliertere Analysen erforderlich macht. Dies erhöht mitunter den technischen als auch den personellen Aufwand für die Befragung und die anschließende Interpretation der Ergebnisse.

Umfang der Befragung: Fragenanzahl & Themen

Der Umfang der Befragung, also die Anzahl der Fragen und behandelten Themen, hat ebenfalls einen direkten Einfluss auf die Kosten. Ein kurzer Puls-Check mit 5 –10 Fragen ist schneller durchzuführen und auszuwerten als ein umfassender 50-Fragen-Katalog, der tiefgehende Einblicke in verschiedene Themenbereiche wie Arbeitszufriedenheit, Führung, Unternehmenskultur oder Weiterentwicklung liefert. Je mehr Fragen gestellt werden, desto höher ist der Aufwand für die Fragebogenentwicklung, die Datenverarbeitung und die detaillierte Auswertung der Antworten. Umfangreiche Befragungen erfordern oft komplexe Filterlogiken, individuelle Ergebnisberichte für verschiedene Unternehmensbereiche und tiefere Analysen, was die Gesamtkosten weiter erhöht.

Durchführungsart

Auch die Durchführungsart einer Mitarbeiterbefragung beeinflusst die Kosten. Online-Befragungen sind in der Regel kostengünstiger, da sie keine Druck-, Versand- oder manuellen Erfassungskosten verursachen. Zudem ermöglichen sie eine automatisierte Auswertung und eine schnellere Bereitstellung der Ergebnisse. Darüber hinaus relativieren sich die Kosten bei wiederholter Durchführung, weil die Initialisierungskosten wegfallen. Papierbasierte Befragungen hingegen sind aufwendiger, da Fragebögen gedruckt, verteilt, manuell ausgefüllt und anschließend digital erfasst werden müssen – besonders in Unternehmen mit vielen Standorten oder Mitarbeitenden ohne Computerzugang kann dies hohe Zusatzkosten bedeuten. Ein hybrider Ansatz, bei dem Online- und Papierbefragungen kombiniert werden, kann eine sinnvolle Lösung sein, um eine breite Teilnahme zu ermöglichen, ist aber ebenfalls mit höheren Kosten verbunden.

Mehrsprachigkeit der Umfrage

Die Mehrsprachigkeit einer Mitarbeiterbefragung hat ebenfalls Einfluss auf die Kosten, da jede zusätzliche Sprache mit Übersetzungs- und Qualitätssicherungsaufwand verbunden ist. Nicht nur der Fragebogen, sondern auch Einladungen, Reminder und Auswertungsberichte müssen professionell übersetzt und geprüft werden, um inhaltliche Konsistenz und Verständlichkeit in allen Sprachen sicherzustellen. Besonders in internationalen Unternehmen mit vielen Standorten kann dies zu einem erheblichen Kostenfaktor werden, der bei der Budgetplanung berücksichtigt werden sollte.

Auswertungsaufwand & Berichtstiefe

Der Auswertungsaufwand und die Berichtstiefe sind wesentliche Kostentreiber bei einer Mitarbeiterbefragung. Je mehr detaillierte Berichte für einzelne Teams, Abteilungen oder Standorte benötigt werden, desto höher ist der Analyseaufwand. Besonders aufwändige Auswertungen, wie Benchmark-Vergleiche, Vorjahresanalysen oder tiefgehende Segmentierungen, erfordern zusätzliche statistische Auswertungen und Datenaufbereitungen, was die Kosten weiter erhöht. Eine einfache Gesamtauswertung ist deutlich günstiger als eine kleinteilige Berichterstattung mit individuell aufbereiteter Ergebnisdarstellung für verschiedene Unternehmensbereiche.

Folgeprozess & Maßnahmenplanung nach der Befragung

Die Mitarbeiterbefragung ist nur der erste Schritt – der eigentliche Mehrwert entsteht erst durch den Folgeprozess. Damit die Ergebnisse nachhaltig wirken, sollten Unternehmen in Workshops, Maßnahmenableitung und die Umsetzung von Verbesserungen investieren. Ohne gezielte Veränderungen bleibt die Befragung wirkungslos und kann sogar Frustration bei den Mitarbeitenden erzeugen. Daher sollten die Kosten für die Nachbereitung von Anfang an eingeplant werden. Eine sinnvolle Faustregel ist, etwa 50 Prozent des Gesamtbudgets für den Folgeprozess zu reservieren, um sicherzustellen, dass auf die gewonnenen Erkenntnisse konkrete Maßnahmen folgen.

Weitere Informationen zu Mitarbeiterbefragungen

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• Was die Gründe für schlechte Rücklaufquoten bei Mitarbeiterbefragungen sind und was man dagegen tun kann, erklären wir in diesem Artikel.

Mitarbeiterbefragung intern durchführen oder extern beauftragen?

Die Entscheidung, eine Mitarbeiterbefragung intern durchzuführen oder extern zu beauftragen, hat erhebliche Auswirkungen auf das Budget und die Qualität der Ergebnisse. Eine interne Durchführung kann zunächst günstiger erscheinen, erfordert aber internes Know-how, technische Ressourcen und erheblichen Zeitaufwand für Konzeption, Umsetzung und Auswertung. Zudem kann die Wahrnehmung der Anonymität leiden, was ehrliche Antworten beeinträchtigen könnte. Ein externer Dienstleister für Mitarbeiterbefragungen wie Rogator bringt nicht nur Erfahrung und professionelle Befragungstools mit, sondern stellt auch sicher, dass die Fragebogenentwicklung, Datenerhebung und Analyse methodisch fundiert und datenschutzkonform erfolgen. Auch die Aufbereitung der Ergebnisse sowie Folgeprozesse werden durch Experten effizient gestaltet. Wer eine hochwertige, anonyme und aussagekräftige Befragung mit minimalem internen Aufwand durchführen möchte, sollte auf einen externen Anbieter wie Rogator setzen.

Typische Kosten & Preisbeispiele

Die Preise für eine Mitarbeiterbefragung variieren je nach Umfang und Anforderungen. Kleine Online-Befragungen mit wenigen Fragen für bis zu 100 Mitarbeitende starten bei ca. 3.000–5.000 €. Mittelgroße Befragungen für Unternehmen mit mehreren Standorten und detaillierten Auswertungen bewegen sich oft zwischen 10.000–20.000 €. Bei großen, internationalen Befragungen mit mehreren Sprachen, Benchmark-Analysen und umfassenden Maßnahmenableitungen können die Kosten über 50.000 € liegen. Externe Dienstleister wie Rogator bieten unternehmensindividuelle Lösungen, die je nach Anforderungen maßgeschneidert kalkuliert werden.

Beispiel 1 – Kleine interne Befragung

Ein kleines Unternehmen mit weniger als 100 Mitarbeitenden könnte eine kostengünstige, interne Befragung durchführen. In diesem Low-Budget-Szenario wird die Umfrage selbstständig online mit einer flexiblen Befragungssoftware wie zum Beispiel G3plus von Rogator durchgeführt. Die Mitarbeiterbefragung-Kosten fallen hauptsächlich für die Arbeitszeit der internen Mitarbeitenden an, die die Umfrage konzipieren, durchführen und auswerten, sowie für die Software-Lizenz, die im besten Fall nur geringe Gebühren verursacht. Der Aufwand für die Befragungserstellung und Datenauswertung ist jedoch nicht zu unterschätzen, da der methodische Hintergrund und die Ergebnisse selbst aufbereitet werden müssen. Insgesamt kann ein solches Projekt kostengünstig unter 1.000 € realisiert werden, allerdings erfordert es ein hohes Maß an internem Engagement und Erfahrung im Umgang mit der Befragungssoftware und der Auswertung.

Beispiel 2 – Mittleres Unternehmen mit externem Anbieter

Ein mittelgroßes Unternehmen mit etwa 500 Mitarbeitenden entscheidet sich, einen externen Anbieter wie Rogator für die Mitarbeiterbefragung zu beauftragen. In diesem mittleren Preissegment liegen die Kosten zwischen 5.000 und 10.000 €, abhängig vom Leistungsumfang. In diesem Paket könnten Fragebogenentwicklung, der Zugang zu einer Online-Plattform für die Befragung, Datenerhebung und -auswertung sowie ein Standard-Report enthalten sein. Der Bericht umfasst oft eine Zusammenfassung der Ergebnisse, häufig mit grafischen Darstellungen und Benchmark-Vergleichen. Je nach Bedarf können auch zusätzliche Auswertungen, eine individuelle Beratung oder Follow-up-Maßnahmen angeboten werden, was die Mitarbeiterbefragungspreise weiter beeinflussen würde. Die genaue Preisgestaltung variiert je nach den spezifischen Anforderungen des Unternehmens, wie zum Beispiel Anzahl der Befragten, Anzahl der Fragen und der gewünschten Berichtstiefe.

Beispiel 3 – Umfangreiche Befragung in einem Großunternehmen

In einem großen, international aufgestellten Unternehmen mit einer komplexen Struktur und mehreren tausend Mitarbeitenden können die Kosten für eine Mitarbeiterbefragung erheblich steigen. Wenn mehrere Sprachen benötigt werden, zahlreiche Berichtseinheiten erstellt werden müssen und eine ausführliche Beratung sowie maßgeschneiderte Auswertungen erforderlich sind, bewegen sich die Kosten in einem mittleren fünfstelligen bis sechsstelligen Bereich – je nach Projektgröße und Umfang. Solche Projekte beinhalten typischerweise mehrsprachige Umfragen, detaillierte Benchmark-Analysen, umfangreiche Follow-up-Prozesse und die Erstellung von individuellen Reports für verschiedene Teams und Abteilungen. Darüber hinaus wird oft eine intensive Beratung zur Interpretation der Ergebnisse sowie zur Ableitung von Maßnahmen gewünscht. Diese umfangreichen und komplexen Anforderungen machen dieses Szenario zu einem der teuersten, bei dem Unternehmen eine hochgradig individualisierte Lösung benötigen, die ihre spezifischen Bedürfnisse abdeckt.

Rogator: Der ideale Partner für Mitarbeiterbefragungen – maßgeschneiderte Angebote für jedes Unternehmen

Egal, ob es sich um ein kleines internes Projekt oder eine umfangreiche Befragung in einem Großunternehmen handelt – Rogator bietet für jede Unternehmensgröße die passende Lösung. Mit maßgeschneiderten Softwarelösungen und einem flexiblen Leistungsportfolio sorgt Rogator dafür, dass jede Befragung effizient und zielgerichtet umgesetzt wird. Vom Low-Budget-Szenario für kleinere Unternehmen bis hin zu komplexen, mehrsprachigen Projekten für internationale Großunternehmen – Rogator liefert die nötige Expertise und Unterstützung, um den gesamten Prozess professionell und nachhaltig zu gestalten. Wir beraten Sie gerne zu Ihrer Mitarbeiterbefragung.