Welche Maßnahmen der internen Kommunikation sind bei einer Mitarbeiterbefragung zu empfehlen?
Das Ziel der Kommunikationsstrategie im Kontext von Mitarbeiterbefragungen ist in erster Linie die positive Wahrnehmung und Grundeinstellung für das Projekt. Dies kann durch eine transparente und empfängerbezogene Kommunikation erreicht werden, die Vertrauen bei den Mitarbeitern erzeugt. Hieraus folgt im Optimalfall eine hohe Beteiligungsquote sowie das Commitment der Mitarbeiter in Bezug auf die geplanten Folgeprozesse.
Inhalt und Form
Wesentliche Inhalte im Rahmen der Kommunikation sollten sein:
- Grundlegende Informationen über das Projekt
- Ziele der Befragung
- Beschreibung des Nutzens für jeden Einzelnen
- Ablauf und Termine zur Befragung
- Informationen zu Anonymität und Datenschutz
- Kommunikation der Ergebnisse sowie Folgeprozesse
Es empfiehlt sich ein abgestufter Mix verschiedener Medien zu unterschiedlichen Zeitpunkten, mit dem diverse Gruppen erreicht werden können (z.B. Aushänge, Intranet, Mitarbeiterzeitschrift, Rundschreiben, Brief, Flyer, Betriebsrat, Führungskräfte, Personalversammlung). Wichtig ist an dieser Stelle auch das richtige Maß: Ein Zuviel an Kommunikation kann von den Mitarbeitenden auch negativ wahrgenommen werden. Art und Umfang sollten sich an der Kommunikationskultur des Unternehmens orientieren.
Eine besondere Rolle kommt auch den Führungskräften zu. Diese werden durch entsprechende Maßnahmen zu wirklichen Promotoren des Projekts. Sie können in ihren jeweiligen Arbeitsbereichen und Abteilungen die Mitarbeiter aktiv durch persönliche Ansprache überzeugen und für deren ehrliches Feedback werben.
Fürsprecher auf allen Ebenen
Grundsätzlich sollte in der Kommunikation sichtbar werden, dass die Unternehmensleitung die Befragung unterstützt – genau wie der Betriebsrat. Dies kann z. B. durch ein Geleitwort der obersten Führungsetage in der Einladung und persönliche Statements der Arbeitnehmervertreter geschehen.
Fazit
Nicht zu viel und nicht zu wenig – in der begleitenden Kommunikation einer Mitarbeiterbefragung kommt es aufs richtige Maß an. In jedem Fall muss deutlich werden, zu welchem Zweck und auf welche Weise die Befragung durchgeführt wird. Nur wer im gesamten Prozess transparent kommuniziert und sich der Fürsprache der Führungskräfte und des Betriebsrats sicher ist, kann eine hohe Teilnahmerate und ehrliche Antworten erwarten.
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