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Warum sind Exit-Befragungen ebenso nützlich wie schwierig?

26.09.2022
Geschäftsmann geht mit einem Kollegin

Abschied fällt mitunter schwer. Das gilt im privaten Umfeld genauso wie im beruflichen– häufig gibt es ungelöste Konflikte, die beide Seiten belasten, und bisweilen fehlt eine Vorstellung davon, wie es ohne die andere Partei weitergehen soll.

 

Es handelt sich also auch im beruflichen Kontext um eine sensible Phase, in der bedachtes Agieren angesagt ist. Nichtsdestotrotz können Unternehmen Vorteile daraus ziehen, wenn sie ihre ausscheidenden Mitarbeitenden um Informationen bezüglich ihrer Austrittsgründe bitten. Diese Art des Feedbacks ist auch als Exit-Befragung bekannt. Wir gehen im folgenden Text auf beide Seiten der Medaille ein: Welchen Nutzen Unternehmen aus einer letzten Befragung ziehen können, aber auch, warum sich selbige so schwierig gestaltet.

 

 

Mögliche nützliche Erkenntnisse durch Exit-Befragungen

 

Die Gründe für den Weggang von Mitarbeitenden sind vielfältig, bieten aber mehrere Ansatzpunkte für neuen Erkenntnisgewinn:

  • Konkrete Probleme aufdecken und beheben: Falls Mitarbeitende ein Unternehmen verlassen, weil sie mit bestimmten Rahmenbedingungen nicht einverstanden sind oder zurechtkommen, ist es wichtig, darüber Bescheid zu wissen. Es gibt einige Fälle, in denen es von Seiten des Unternehmens angebracht ist, schnell aktiv zu werden, um zu verhindern, dass sich Kündigungen häufen, zum Beispiel, wenn es um schlechtes Betriebsklima oder gar Mobbing geht.
  • Stärken und Schwächen identifizieren: Gerade ehemalige Mitarbeitende haben häufig ein unverfälschtes Bild von den Prozessen und Strukturen eines Unternehmens. Da alle Menschen in einem laufenden Betrieb mitunter zu Betriebsblindheit neigen, kann es hilfreich sein, kürzlich ausgeschiedene Personen mit etwas Abstand nach ihrer Einschätzung zu fragen, um Stärken und Schwächen zu identifizieren sowie dieses Meinungsbild bei Strategiekonzepten zu berücksichtigen.
  • Informationen zum Wettbewerb: Nicht selten wechseln Mitarbeitende zu einem Konkurrenz-Unternehmen, um ihre Fachkenntnisse weiter gewinnbringend einsetzen zu können. In diesen Fällen ist es hilfreich, zu erfahren, wodurch die anderen Firmen sie von einem Wechsel überzeugen konnten.

 

Diese und weitere Chancen, die sich durch Exit-Interviews ergeben, haben wir in einem weiteren Blogartikel noch ausführlicher beleuchtet.

 

 

Mögliche Herausforderungen bei der Durchführung von Exit-Befragungen

 

Wie bereits erwähnt ist der Weggang eines Mitarbeitenden häufig eine sensible Phase, allerdings nicht nur aus etwaigen emotionalen Gründen, sondern auch aus datenschutzrechtlicher Hinsicht. Folgende Hürden gilt es zu umschiffen:

 

  • Angst vor negativen Folgen: In vielen Unternehmen lässt das Arbeitszeugnis ein paar Wochen auf sich warten. Das ist soweit nicht schlimm, jedoch sollte die Einladung zu einer Exit-Befragung erst im Anschluss verschickt werden. Ansonsten haben ausscheidende Personen üblicherweise Bedenken, ob eine möglicherweise schlechte Bewertung einen negativen Einfluss auf die Bewertung ihrer Arbeit im Arbeitszeugnis haben könnte. Daher empfehlen wir, mit dem Exit-Interview abzuwarten, bis das Thema Arbeitszeugnis für beide Seiten zufriedenstellend abgewickelt wurde. Dies sollte sich aber nicht zu lange hinziehen, da früher oder später die Erinnerungen an die genauen Umstände und Gründe für die Kündigung verblassen oder ungenau werden.
  • Datenschutz: Daten ehemaliger Mitarbeitender dürfen nur in bestimmten Fällen benutzt werden, zum Beispiel, wenn ein berechtigtes Interesse des Unternehmens vorliegt. Da dies im Fall der Exit-Befragung nicht zwangsläufig gegeben ist, ist es sinnvoll, sich die Kontaktdaten sowie eine Einwilligung der Nutzung dafür schon vor dem Weggang einzuholen. Hierbei können Vorgesetzte die Möglichkeit nutzen, für die Teilnahme zu werben und den Nutzen der Befragung zu erläutern.
  • Fehlende Motivation der ausgeschiedenen Personen: Mitunter wollen ehemalige Mitarbeitende nichts mehr mit dem Unternehmen zu tun haben, gerade wenn die Trennung nicht im Guten erfolgt ist. Hier gilt es, Überzeugungsarbeit zu leisten, eventuell auch von einer als unabhängig wahrgenommenen Person aus einer anderen Abteilung. Besonders das Herausstellen der Anonymität der Befragung ist hier wichtig, um zu zeigen, dass es keine (weiteren) negativen Folgen für die ausgeschiedene Person geben wird. Darüber hinaus kann es motivierend wirken, die Ziele der Exit-Befragung transparent zu machen: das kontinuierliche Verbessern der Arbeitssituation. Dies könnte sich wiederum auf verbliebene Kolleginnen und Kollegen positiv auswirken, was für die Ausscheidenden ebenfalls motivierend wirkt. Auch über eine altruistische Incentivierung kann nachgedacht werden.
  • Unangemessene Fragen: Weggang ist nicht gleich Weggang. Je nach Art der Fluktuation, zum Beispiel bei einem Eintritt in den Ruhestand, sind andere Fragen sinnvoll und angebracht als bei einem Wechsel zur Konkurrenz oder bei einer Kündigung durch das Unternehmen. Es ist daher empfehlenswert, für jeden dieser Fälle eigene Fragebögen zu konzipieren. So wird vermieden, dass sich ausscheidende Mitarbeitende womöglich persönlich angegriffen fühlen, und vielmehr gewährleistet, dass sie der Befragung positiv gegenüber stehen und einen guten letzten Eindruck Ihres Unternehmens bekommen.

 

Unterstützung bei der Umsetzung von Exit-Befragungen

 

Sie möchten besser verstehen, warum wertvolle Mitarbeitende Ihr Unternehmen verlassen? Wir von Rogator helfen Ihnen gern dabei, den individuell für Sie passenden Prozess für Exit-Feedbacks zu finden und umzusetzen. Durch unsere langjährige Erfahrung bieten wir nicht nur technisches Know-how für die Realisierung, sondern ein Full-Service-Angebot, in dem wir Sie umfassend beraten.

 

 

Fazit

 

Ausscheidende Mitarbeitende nehmen Exit-Befragungen sehr unterschiedlich wahr. Je nach den Gründen für den Austritt freuen sie sich häufig über die Möglichkeit, ihre Insider-Kenntnisse anbringen und dem Unternehmen ehrliche Hinweise zur Verbesserung geben zu können. Falls die Kündigung eine Reaktion auf schlechte Arbeitsbedingungen ist, besteht jedoch meist keine Veranlassung für die ausgeschiedenen Personen, an der Befragung teilzunehmen. Hier können Sie mithilfe einiger Maßnahmen, zum Beispiel der Kommunikation der Anonymität und der zeitlichen Entkoppelung von der Erstellung des Arbeitszeugnisses, versuchen gegenzusteuern. Trotzdem empfiehlt es sich, auch nicht beantwortete Exit-Befragungen zu dokumentieren – denn wenn derartige Interviews insgesamt nur selten genutzt werden, gibt es womöglich Nachbesserungsbedarf bei der Form der Befragung oder beim Prozess als solchem. Dieser Aufwand lohnt sich, denn wenn es einem Unternehmen gelingt, erfolgreich Exit-Befragungen durchzuführen, kann es daraus nützliche und wertvolle Erkenntnisse gewinnen.

 

 

Referenzprojekt zum Nachlesen

 

Erfahren Sie mehr zum Thema Exit-Befragungen in unserer Case Study:

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Verstehen Sie die Gründe, warum ein Mitarbeitender den Job wechselt und wie Sie Strukturen verändern können, um Mitarbeitende langfristig zu gewinnen. Rogator unterstützt Sie bei der Konzeption und Durchführung Ihrer Exit-Befragungen.

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