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Wie lässt sich die interne Zusammenarbeit in Unternehmen durch Schnittstellen-Feedback optimieren?

02.11.2021

Ein gut funktionierendes Miteinander innerhalb von Unternehmen, also zwischen einzelnen Personen, Teams oder ganzen Abteilungen oder Bereiche, ist wesentliche Voraussetzung dafür, auch extern zu überzeugen. Es ist sogar wissenschaftlich belegt, dass eine reibungslose interne Zusammenarbeit höhere Margen und eine bessere / stärkere Kundenbindung erzeugt. Dies hat mehrere Gründe: Gute Teamarbeit wirkt sich positiv auf das Unternehmensklima und damit auf die Motivation der Mitarbeitenden aus, was wiederum die Produktivität steigert. Aber auch im Hinblick auf die zunehmende Digitalisierung, die jeden Tag neue Herausforderungen mit sich bringt, kann sich ein funktionierendes interdisziplinäres Zusammenwirken lohnen: Denn durch die immer stärkere Vernetzung und den Austausch bisher getrennter Fachbereiche können neue (digitale) Potenziale erschlossen werden.

 

Die Berührungspunkte verschiedener Abteilungen, auch Schnittstellen genannt, reichen von einem kurzen Telefonat bis hin zur Bitte um fachliche Unterstützung. Diese Berührungspunkte stehen beim sog. Schnittstellen-Feedback im Fokus – also der Analyse der Schnittstellen in einem Unternehmen, beispielsweise im Hinblick auf Kommunikation, Schnelligkeit oder Serviceorientierung. Um eine optimale Zusammenarbeit verschiedener Bereiche zu fördern, kann es sich auch für Sie lohnen, ein Schnittstellen-Feedback durchzuführen, um etwaige Optimierungen gezielt vornehmen zu können.

 

 

Realisierung eines Schnittstellen-Feedbacks

 

Schnittstellen-Feedback lässt sich am einfachsten in Form einer Schnittstellen-Befragung erheben: Hierzu wird eine (Online-)Befragung unter Ihren Mitarbeitenden durchgeführt, die auch häufig als interne Kundenbefragung bezeichnet wird, da sie sich inhaltlich sowie von der Perspektive stark an eine klassische Kundenumfrage anlehnt.

 

 

Welche Schnittstellen sollten geprüft werden?

 

Es ist wichtig, dass nicht nur die Abteilungen mit Kontakt zu Kundinnen und Kunden und deren Schnittstellen analysiert werden – denn auch Teams mit rein internen Stakeholdern tragen zur Erfüllung des Geschäftsauftrags bei. Und bei Schnittstellen-Feedbacks geht es gerade um die Dienstleistungen, die innerhalb Ihres Unternehmens erbracht werden.

 

Konkret heißt das, dass sich alle Abteilungen und deren Schnittstellen für eine entsprechende Analyse eignen, von der IT-Abteilung über das HR-Team bis zur Marketing-Division. Selbstverständlich gilt dies auch bei einer übergreifenden Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Standorten oder Ländern.

 

 

Welche Fragen können im Schnittstellen-Feedback gestellt werden?

 

Folgende Bereiche können beispielsweise bei einem Schnittstellen-Feedback abgefragt werden:

  •  Information und Kommunikation: Wer benötigt von wem wann welche Informationen? Wie geschieht der Austausch dieser Informationen? Erfolgen regelmäßige Updates?
  • Serviceorientierung: Verhalten sich die Kolleginnen und Kollegen freundlich und hilfsbereit? Bieten sie womöglich sogar weitere Unterstützung, die nicht angefragt wurde?
  • Effizienz: Funktionieren die Abläufe und Prozesse gut und effizient? Werden die Anliegen in einem angemessenen Zeitraum bearbeitet?

 

Je nach Erkenntnisinteresse Ihres Unternehmens sollten diese Fragen individualisiert werden. Sie ermöglichen es, sehr konkret festzustellen, an welchen Stellen es womöglich Reibungsverluste gibt – und versetzen einzelne Bereiche in die Lage, gezielt Anpassungen vorzunehmen, sei es durch Anpassung einzelner Prozesse, Ausweitung etwaiger Kompetenzen oder Weiterbildungen der Mitarbeitenden.

 

 

Wie geht es nach dem Schnittstellen-Feedback weiter?

 

Bei der Auswertung des Schnittstellen-Feedbacks und der Umsetzung möglicher Optimierungen sind Mitarbeitenden und Führungskräfte gleichermaßen gefragt. Wie bei allen Mitarbeitenden-Befragungen besteht eine essenzielle Voraussetzung für mögliche Veränderungen darin, die Ergebnisse transparent zu kommunizieren und nach zu besprechen.

 

Gerade wenn neue Prozesse angestoßen werden sollen, kann es einige Zeit dauern, bis Ergebnisse sichtbar werden. Es lohnt sich aber, am Ball zu bleiben, da eine gute interne Zusammenarbeit auch entscheidend zur Verbesserung des Betriebsklimas beiträgt und damit zur täglichen Motivation jedes einzelnen Mitarbeitenden.

 

 

Umsetzung mit Hilfe eines externen Dienstleisters

 

Bei der Realisierung eines Schnittstellen-Feedbacks unterstützen wir von Rogator Sie gern. Wir bieten die passende Software, breites methodisches Know-how sowie langjährige Erfahrung. Als Full-Service-Dienstleister sorgen wir für eine zeit- und kosteneffiziente Abwicklung Ihrer Befragung und können auch in sensiblen Bereichen wie Datenschutz und Anonymität der Teilnehmenden punkten.

 

 

Fazit

 

Bereits heute hadern viele Führungskräfte mit der Erkenntnis, dass die einzelnen Abteilungen des Unternehmens oft genug eher isoliert als gemeinsam unterwegs sind – im schlimmsten Fall verstehen sie sich sogar als Konkurrenz! Durch solche Wissenssilos werden Potenziale in Bezug auf die gesamt Leistungsfähigkeit der Organisation verschenkt und so Umsatzgewinne geschmälert. Eine gut funktionierende Zusammenarbeit wird also zukünftig immer wichtiger – und professionelles Schnittstellen-Feedback kann einen entscheidenden Beitrag zu deren Optimierung leisten. Es kann individuelle Verbesserungsoptionen für jedes Team isolieren, das sich damit gezielt weiterentwickeln kann. In der Folge profitiert das gesamte Unternehmen, wenn die Zusammenarbeit der einzelnen Abteilungen besser und effizienter verläuft als zuvor – und womöglich sogar so gut läuft, dass sich auf dieser Basis neue Geschäftsmodelle ergeben.

 

 

Case Studies zum Thema Schnittstellen-Feedback

 

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