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Warum sind interne Schnittstellenbefragungen sinnvoll?

22.06.2020
Gruppe klascht ein, Teamwork

Andere Baustelle? Von wegen. Für eine gelungene Außenwirkung sitzen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter innerhalb eines Unternehmens alle im selben Boot. Soll ein reibungsloses Miteinander intern gelingen, so rücken Schnittstellen und Prozesse in das Blickfeld, denn oft erweisen sich gerade sie als Ressourcenfresser und Effizienzkiller. Lassen sich diese kritischen Punkte an der Nahtstelle zwischen den Abteilungen mithilfe der Marktforschung optimieren oder gar steuern? Diese Frage beleuchtet dieser Blogartikel.

 

Was eine interne Schnittstelle kennzeichnet

 

Eine Schnittstelle markiert den neuralgischen Punkt zwischen zwei Organisationen oder Programmen. Im Geschäftsleben finden sich Schnittstellen vielerorts, etwa – aus Sicht der Organisation – zu Lieferanten, Kunden und Partnern, aber auch innerhalb eines Unternehmens, hier zwischen einzelnen Abteilungen, Akteuren, Bereichen oder Prozessschritten. Wenn Arbeitsvorgänge von einer Abteilung in die andere übergehen, so ist dies häufig mit Informationsverlust verbunden. Auch mangelnde Kommunikation oder Kompetenzstreitigkeiten können sich ungünstig auswirken. An den Schnittstellen kann es folglich zu Reibungsverlusten hinsichtlich Effizienz und Ressourcen kommen, was eine rasche und funktionierende Arbeitsweise oftmals deutlich erschwert.

 

Die Bedeutung von Schnittstellen

 

Ob externe Schnittstellen zwischen einzelnen Unternehmen oder interne Schnittstellen zwischen einzelnen Abteilungen und Bereichen: Für Unternehmen sind Schnittstellen sehr wichtig, weil sie einen Effekt auf die Faktoren Kosten, Qualität und Zeit haben, die wichtige Steuerungsdimensionen für das Unternehmen insgesamt bilden. Das Schnittstellenmanagement hat im Rahmen der Schnittstellenanalyse die Aufgabe, diese Punkte so zu optimieren und zu steuern, dass ein reibungsloser Workflow sichergestellt ist.

 

Das macht eine interne Schnittstellenbefragung aus

 

Die interne Kundenbefragung, auch Schnittstellen-Feedback oder Schnittstellenbefragung genannt, kombiniert Kundenbefragung und Mitarbeiterbefragung. Mithilfe einer Schnittstellenbefragung lässt sich in Erfahrung bringen, wie zufrieden das Personal mit der Leistung anderer Abteilungen im Unternehmen ist. In Bezug auf den Inhalt orientiert sie sich weitgehend an typischen Kundenzufriedenheitsbefragungen. Angestrebt wird eine Optimierung interner Prozesse, um langfristig nach außen erfolgreich zu sein.

 

Die Vorteile von internen Schnittstellenbefragungen

 

Mit internen Kundenbefragungen können Schnittstellen zum Erfolgsfaktor werden. Konkret bieten interne Schnittstellenbefragungen den auftraggebenden Unternehmen nachstehende Pluspunkte:

 

  • Reibungspunkte identifizieren

Mithilfe einer unternehmensinternen Schnittstellenbefragung lassen sich Verzögerungen und sonstige Fehlerquellen bei Schnittstellen identifizieren. Auf diese Weise erfahren Sie mehr über mögliche Schwachstellen und Ineffizienzen im Unternehmen.

 

  • Optimierungsansätze finden

Im Rahmen der Schnittstellenbefragung schildern Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, welche Probleme den Fluss an den kritischen Punkten zwischen den Abteilungen stoppen. Idealweise äußern Ihre Angestellten hierzu auch entsprechende Lösungsvorschläge, die Sie von Anfang an sammeln können. Gerade für die Anbieter interner Services ist dieses Feedback hochinteressant. Die Verbesserungsvorschläge der Beschäftigten tragen häufig dazu bei, wichtiges Verbesserungspotenzial aufzudecken, und stoßen so die Weiterentwicklung von Produkten und Dienstleistungen des Unternehmens an.

 

  • Kommunikation optimieren

Der Schlüssel für eine gelungene Verständigung ist, dass man einander zuhört. Denn gerade die interne Kommunikation kann sich als Bruchstelle erweisen, wie sich oft angesichts von Fehlinterpretationen, Missverständnissen oder Informationsverlusten zeigt. Indem Sie für Ihre Angestellten ein offenes Ohr dafür haben, wo intern der Schuh drückt, nehmen Sie sie ernst und zeigen so Ihre Wertschätzung. Die Mitarbeitenden sehen, dass sie über ihr Feedback eine Wirkung erzielen können, und fühlen sich wichtig genommen. Auf diese Weise lässt sich die Kommunikationskultur optimieren, was häufig auch die Effizienz betrieblicher Prozesse steigert.

 

  • Interne Zusammenarbeit verbessern

Liegt es an der Organisation? Oder sind die zwischenmenschlichen Beziehungen ausbaufähig? Im Rahmen des internen Schnittstellen-Feedbacks können mögliche Probleme bei der internen Zusammenarbeit aufgedeckt werden. Häufig werden auch Informationsverluste aufgespürt und Wege ermittelt, um Mehraufwand zu vermeiden. Auf diese Weise lässt sich die Kooperation der Angestellten und Abteilungen untereinander wirtschaftlicher gestalten und die schnittstellenübergreifende Zusammenarbeit im gesamten Unternehmen verbessern.

 

Fazit

 

Im Zuge der Arbeitsteilung kann sich jeder Bereich auf seine Kernkompetenzen konzentrieren. Die Kooperation gelingt jedoch nicht immer. Im „Niemandsland“ zwischen Akteuren und Abteilungen befinden sich wesentliche Potenziale, die sich mit erprobten Prozessen und moderner Software optimieren lassen.

 

Möchten Unternehmen ihre internen Schnittstellen, Strukturen und Prozesse professionell unter die Lupe nehmen, so fragen sie am besten ihre internen Expertinnen und Experten um deren Meinung: die Beschäftigten selbst! Aus diesem Grund sind interne Kundenbefragungen ein probates Mittel. Sie liefern relevante Impulse, um Schwachstellen im Unternehmen aufzudecken und Verbesserungspotenziale auszuschöpfen, die sich gerade an den Nahtstellen zwischen den einzelnen Abteilungen ergeben. Wer sein Unternehmen langfristig auf Erfolgskurs steuern möchte, kommt deshalb an internen Schnittstellen-Feedbacks nicht vorbei.

 

 

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