Wie lässt sich die Teilnahmequote bei internationalen Mitarbeitendenbefragungen erhöhen? Diese Frage beschäftigt zahlreiche Unternehmen, die internationale Feedbacks mit der Belegschaft durchführen.
Internationale Mitarbeitendenbefragungen
Mitarbeitende sind das Herzstück eines Unternehmens. Keine noch so überzeugende Strategie hat im Arbeitsalltag eine Chance, wenn die Mitarbeitenden sie nicht mittragen. Um etwaige Abweichungen zwischen dem Ideal- und dem Ist-Zustand zu überprüfen oder um festzustellen, ob an bestimmten Stellen noch Unterstützung benötigt wird, werden gerne Befragungen der Mitarbeitenden eingesetzt. Diese sind besonders erfolgreich, wenn ihre Teilnahmequote hoch ist – nur so erhalten Sie Ergebnisse, die repräsentativ sind. Und selbige repräsentative Ergebnisse sollten anschließend möglichst umfassend berücksichtigt und verwirklicht werden.
Vom Prinzip her funktionieren internationale Mitarbeitendenbefragungen ähnlich wie nationale Projekte. Jedoch gibt es einige Besonderheiten, die Sie beachten sollten, um auch hierbei eine möglichst hohe Teilnahmequote für Ihre Mitarbeiterbefragung zu erreichen. Wir stellen im folgenden Artikel einige Aspekte vor, die unserer Erfahrung nach zum Erreichen einer hohen Teilnahmequote bei internationalen Mitarbeitendenbefragungen beitragen.
Kolleginnen und Kollegen vor Ort einbeziehen
Ohne lokalen Support geht meist nichts! Da die Mitarbeitenden eines Standorts die internationalen HR-Beauftragten oder Führungskräfte in der Regel kaum kennen und dementsprechend keinen Bezug zu ihnen haben, ist es sinnvoll, Mitarbeitende vor Ort als Promotoren zu gewinnen – die sog. Survey Champions -, um eine hohe Teilnahmequote für Ihre Mitarbeiterbefragung zu erzielen. Dank moderner Technik sind virtuelle Informationsrunden für die Personalvertretungen und die Führungskräfte der jeweiligen Standorte unkompliziert umzusetzen.
Promotoren unterstützen die Kommunikation und Werbung
Es gilt für die Mitarbeitendenbefragung zu werben und ihren Nutzen zu vermitteln, auch angesichts der Tatsache, dass eventuelle Berührungsängste an den Standorten bestehen, dass mit einer Befragung „von oben“ in die Strukturen vor Ort eingegriffen werde. Mit einem sensiblen und konstruktiven Umgang ist es jedoch in vielen Fällen möglich, die entsprechenden Multiplikatoren vor Ort vom Nutzen der Befragung zu überzeugen. Außerdem können Promotoren vor Ort bei der Klärung praktischer Fragen unterstützen, zum Beispiel in Bezug auf logistische und organisatorische Prozesse, wie zum Beispiel Versandvorlaufzeiten, falls Papier-Einladungen und -Fragebögen zum Einsatz kommen.
Sprachverständnis erhöht die Teilnahmequote für Mitarbeiterbefragungen
Es mag simpel klingen, ist aber essenziell: Je besser Mitarbeitende die Vorab-Kommunikation sowie die Fragen des Fragebogens verstehen, desto höher fällt die Teilnahmequote bei der Mitarbeiterbefragung aus. Selbst wenn Englisch die offizielle Unternehmenssprache ist, stellt die Benutzung des Englischen für viele Mitarbeitende eine Herausforderung dar.
Daher ist eine Übersetzung in die vorherrschenden Muttersprachen häufig eine sinnvolle Investition in die Verbesserung der Teilnahmequote der Mitarbeiterbefragung. Wichtig ist hierbei, die Qualität der Übersetzung sicherzustellen und sie vom vorab angesprochenen Team vor Ort prüfen zu lassen – denn gerade schlecht übersetzte Fachbegriffe oder regional unterschiedliche kulturelle Konzepte können schnell für Irritationen sorgen.
Es ist übrigens gar nicht nötig, dass Ihr Unternehmen offiziell international aufgestellt ist: Selbst bei Migrations-Hintergrund vieler Mitarbeitender an einem Ihrer Standorte kann sich mitunter eine Übersetzung lohnen. Am besten lassen Sie die Teilnehmenden beim Online-Fragebogen ihre bevorzugte Sprache selbst auswählen.
Sensibilität für kulturelle Eigenheiten
Um eine hohe Teilnahmequote in Mitarbeiterbefragungen zu erreichen, ist es außerdem entscheidend, dass die Teilnehmenden den Fragebogen bis zum Ende ausfüllen. Konkret heißt das, dass Sie Fragen vermeiden sollten, die die befragten Personen irritieren könnten – je nach Kulturkreis können bereits Eingangsfragen nach Geschlecht oder Alter dazu zählen.
Wir empfehlen Ihnen daher, den Fragebogen mit dem Team vor Ort vorab gemeinsam zu prüfen. Sollten sich möglicherweise unangenehme Fragen als unerlässlich herausstellen, kann eine dezidierte Kommunikation diesen Konflikt gegebenenfalls vermeiden.
Gute Vorbereitungen
Wie bei allen Befragungen gilt es natürlich auch hier, gut auf alle Fälle und Eventualitäten vorbereitet zu sein. Es sollten etwa technische Einschränkungen und Besonderheiten an den einzelnen Standorten beachtet sowie Fehler und Störungen weitgehend vermieden werden, etwa Anzeigeprobleme im Mailing oder Fragebogen. Hierbei spielt insbesondere auch das Handling auf mobilen Endgeräten, wie Smartphones und Tablets, eine Rolle, respektive sollten Sie immer auf eine mobile Optimierung Ihrer Befragung achten.
Reminder steigern die Teilnahmequote von Mitarbeiterbefragungen
Auch bei internationalen Mitarbeitendenbefragungen gilt: Reminder sind ein wirksames Mittel, um die Teilnahmequote nach oben zu treiben. Eine zweimalige Erinnerung hat sich bewährt, einmal zur Halbzeit und einmal kurz vor dem Ende der Befragung als Last Call. Auch wenn der Befragungszeitraum verlängert wird, sollten Sie dies nochmal explizit kommunizieren.
Hohe Teilnahmequote bei Ihrer eigenen internationalen Mitarbeitendenbefragung
Wenn Sie eine internationale Mitarbeitendenbefragung verwirklichen möchten, unterstützen wir von Rogator gern dabei. Wir verfügen über breite Expertise, um eine hohe Teilnahmequote zu erreichen, und können gerne Erfahrungswerte aus ähnlichen Projekten beisteuern. Bei Überlegungen, welche Maßnahmen sich für Ihr Befragungsprojekt wirklich lohnen, geben wir Ihnen eine ehrliche Einschätzung.
Fazit
Gerade bei international agierenden Unternehmen ist es häufig eine Herausforderung, zu überprüfen, ob alle Standorte im Sinne der Unternehmensstrategie und -kultur agieren. Eine Mitarbeitendenbefragung kann hierüber Aufschluss geben, sofern sie über eine ausreichend hohe Teilnahmequote verfügt, um repräsentative Ergebnisse zu erzeugen.
Um eine gute Teilnahmequote zu erreichen, ist mitunter hoher Aufwand nötig, wenn beispielsweise extra Übersetzungen angefertigt werden müssen oder regelmäßige Meetings Zeit von allen Beteiligten erfordern. Trotzdem sind entsprechende Maßnahmen ein entscheidender Erfolgsfaktor, denn eine hohe Teilnahmequote verspricht aussagekräftige Ergebnisse, die das Unternehmen als solches weiterbringen. Denn unverfälschtes Feedback der eigenen Mitarbeitenden kann einen wertvollen Beitrag zur Weiterentwicklung der Unternehmensstrategie und damit zum Erfolg eines Unternehmens leisten.
Vortrag zum Thema internationale Mitarbeiterbefragung
In unserer Videoaufzeichnung aus der Rogator-Roadshow erfahren Sie mehr über das Thema internationale Mitarbeiterbefragung. Wir stellen Ihnen sowohl unsere Videoaufzeichnungen als auch die dazugehörigen Unterlagen bzw. Vortragsfolien kostenfrei zur Verfügung.
Referenzprojekte zum Nachlesen
Erfahren Sie mehr zum Thema internationale Mitarbeiterbefragung in unseren Case Studies:
- Internationale Mitarbeiterbefragung – Fallstudie aus dem Automotive-Bereich
- 360-Grad-Feedback – Fallstudie eines internationalen Textilherstellers
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