Mitarbeiterbefragung auswerten: 7 Tipps aus der Praxis

Als deutscher Anbieter für Mitarbeiterbefragungen analysieren wir täglich die Rückmeldungen von Beschäftigten in Unternehmen aller Größen und Branchen. Die wichtigsten Erkenntnisse aus dieser Arbeit haben wir hier für Sie zusammengestellt, damit auch Ihre Mitarbeiterbefragungs-Auswertung zu greifbaren Verbesserungen führt.

Inhaltsverzeichnis

1. Mitarbeiterzufriedenheit messen mit diesen 2 Methoden
2. 7 Tipps zur Auswertung von Mitarbeiterbefragungen
   
3. Wichtige Hinweise für die Auswertung von Mitarbeiterbefragungen
4. Mitarbeiterbefragungen auswerten mit Rogator

7 Tipps zur Auswertung von Mitarbeiterbefragungen

Eine erfolgreiche Auswertung einer Mitarbeiterbefragungen beginnt mit klaren Zielen und einer präzisen Fragestellung, gefolgt von einer sorgfältigen Datenaufbereitung. Quantitative Analysen zeigen Trends, qualitative Auswertungen bringen Kontext und beides führt zu gezielten Maßnahmen. Wie das im Detail aussieht, erfahren Sie im Folgenden:

1. Ziele und Kriterien definieren

Der erste Schritt bei der Auswertung einer Mitarbeiterbefragung besteht darin, sich über die eigenen Ziele im Klaren zu sein. Ohne eine klare Ausrichtung laufen Sie Gefahr, dass die Ergebnisse zwar interessant wirken, aber keine handlungsrelevanten Erkenntnisse liefern. Fragen Sie sich deshalb gleich zu Beginn: Was möchten wir mit dieser Befragung erreichen?

Typische Zielsetzungen sind zum Beispiel:

• die Verbesserung der Führungskultur,
• die Stärkung der Zusammenarbeit zwischen Abteilungen
• oder die Identifikation von Belastungsfaktoren im Arbeitsalltag.

Je präziser diese Ziele formuliert sind, desto leichter fällt es später, die relevanten Daten herauszufiltern und zu interpretieren.

Darauf aufbauend lassen sich konkrete Kriterien für die Auswertung definieren, etwa nach Organisationseinheiten, Standorten oder Hierarchieebenen. So können Sie gezielt Unterschiede sichtbar machen, beispielsweise zwischen Teams, zwischen Führungskräften und Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern oder zwischen einzelnen Standorten.

2. Daten sichern und vorbereiten

Bevor Sie mit der Analyse Ihrer Mitarbeiterbefragung starten, steht die sorgfältige Datenvorbereitung im Mittelpunkt. Nur mit sauberen, vollständigen und aussagekräftigen Daten können Sie richtige Schlüsse ziehen und gezielt Maßnahmen ableiten.

Der erste Schritt ist dabei, eine möglichst hohe Rücklaufquote zu erreichen, idealerweise über 50 Prozent und auch über alle Geschäftsbereiche verteilt, um repräsentative Aussagen treffen zu können. Bereits in der Vorbereitungsphase der Umfrage wird durch überzeugende Kommunikation, klare Fragestellungen, eine intelligente Fragebogendramaturgie und eine attraktive und mobil optimierte Gestaltung, der Grundstein gelegt, um viele Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zur Teilnahme zu bewegen.

Nach Abschluss der Befragung müssen die eingegangenen Fragebögen oder Datensätze systematisch bereinigt werden. Dazu zählt zum Beispiel das Entfernen von Duplikaten, unvollständig ausgefüllten Fragebögen oder Antworten mit auffällig kurzer Bearbeitungszeit. Auch sogenannte „Antwortmuster“, bei denen z.B. ausschließlich mittlere Skalenwerte ausgewählt wurden, sollten überprüft werden. Wichtig dabei: Diese Prüfung erfolgt stets unter Wahrung der Anonymität, um das Vertrauen der Belegschaft nicht zu gefährden.

Ein strukturierter Daten-Check umfasst auch die Prüfung der Filterdaten, etwa zu Standorten, Abteilungen oder Organisationseinheiten. So können Sie später sinnvolle Vergleiche zwischen Gruppen durchführen (z.B. Vertrieb vs. Einkauf oder Standort A vs. Standort B). Entscheidend ist, dass die Stichprobe innerhalb jeder betrachteten Einheit ausreichend groß ist, eine sogenannte Mindest-Stichprobengröße schützt vor verzerrten Aussagen und sorgt für valide Ergebnisse.

Nicht zuletzt sollten Sie sich bewusst machen, welche ursprüngliche Fragestellung Sie mit der Befragung beantworten wollten. Ob es um die Führungskultur, die Kommunikation oder die psychische Belastung ging. Behalten Sie dieses Ziel beim Daten-Check im Blick, um den Fokus bei der Auswertung nicht zu verlieren. Nur so sichern Sie die Basis für eine fundierte und zielgerichtete Analyse Ihrer Mitarbeitendenbefragung.

3. Quantitative Auswertung

Die quantitative Auswertung von Mitarbeiterbefragungen basiert auf geschlossenen Fragen, meist in Form von Skalen oder Multiple-Choice-Formaten. Hierbei werden den Antwortoptionen feste Werte zugewiesen, zum Beispiel auf einer fünfstufigen Skala von „Stimme gar nicht zu“ bis „Stimme voll und ganz zu“. Diese lassen sich in numerische Werte (z.B. 1 bis 5 oder 0 bis 100) überführen, um zentrale Kennzahlen wie Mittelwerte, Häufigkeiten und Zustimmungswerte zu berechnen. Auf dieser Basis werden Trends und Muster sichtbar, die auf Stärken, Schwachstellen oder Verbesserungspotenziale hinweisen.

Gerade Skalenfragen, die in vielen Umfragen bis zu 80 Prozent der Fragen ausmachen, bieten hier eine wertvolle Grundlage. Sie ermöglichen eine feine Differenzierung und lassen sich flexibel gestalten: etwa mit Schiebereglern, Tabellen oder numerischen Eingaben.

Besonders hilfreich ist dabei der Vergleich zwischen verschiedenen Gruppen (z.B. Standorten oder Teams) oder über Zeitverläufe hinweg. Tools, z.B. G3plus von Rogator, erleichtern diese Form der Datenauswertung durch automatische Berechnung und grafische Aufbereitung, alternativ lassen sich die Rohdaten auch zur Weiterbearbeitung exportieren, etwa in Excel. So wird aus jeder Skalenbewertung ein strategischer Hinweisgeber.

4. Qualitative Auswertung

Die qualitative Auswertung konzentriert sich auf die Angaben in den Freitextfeldern und genau hier verbirgt sich oft der wertvollste Input einer Mitarbeiterbefragung. Denn während Skalen und Multiple-Choice-Fragen Tendenzen sichtbar machen, liefern Kommentare Hintergründe, konkrete Verbesserungsvorschläge und emotionale Einblicke.

Um diese Vielfalt an Antworten nutzbar zu machen, ist eine strukturierte Kategorisierung unerlässlich: Aussagen werden thematisch gebündelt, etwa nach Führung, Kommunikation, Arbeitsbedingungen oder Weiterentwicklung und anschließend in sogenannte Cluster oder Themenfelder überführt. Auch die Sortierung nach Abteilungen oder Standorten kann zusätzliche Einblicke bringen.

Gerade bei Fragen wie „Was sollten wir im Unternehmen verbessern?“ ist mit einem breiten Meinungsspektrum zu rechnen. Daher lohnt es sich, wiederkehrende Begriffe z.B. per Wortwolke visuell darzustellen, ein hilfreiches Mittel zur schnellen Erkennung von Schwerpunkten.

Zwar ist die qualitative Auswertung zeitintensiv, doch sie ergänzt die Zahlenanalyse um tiefere Zusammenhänge und liefert wertvolle Impulse für maßgeschneiderte Maßnahmen. Wer hier genau hinsieht, erfährt nicht nur das „Was“, sondern auch das „Warum“.

Hier liefern Software Tools für KI gestützte Textanalyse wertvolle und vor allem zeitsparende Unterstützung und reduzieren den Aufwand erheblich. Darüber hinaus arbeiten sie meist präziser.

5. Ergebnisse interpretieren und Maßnahmen ableiten

Nach der Auswertung der Mitarbeiterbefragung beginnt der entscheidende Schritt: die fundierte Interpretation der Ergebnisse im Abgleich mit den zuvor definierten Zielen und Fragestellungen.

Nur wer weiß, was er herausfinden wollte, kann einschätzen, was die Ergebnisse wirklich bedeuten. Wichtig ist dabei ein differenzierter Blick, auf:

• besonders stark oder schwach bewertete Themenbereiche
• Abweichungen zwischen Organisationseinheiten
• Veränderungen im Vergleich zu Vorbefragungen

Neben dem Blick auf Mittelwerte sollten auch Verteilungen, Streuungen und Ausreißer beachtet werden, um ein realistisches Bild zu gewinnen. Besonders hilfreich ist der Vergleich mit Benchmarks oder internen Zielvorgaben, etwa zur Mitarbeiterzufriedenheit oder Kommunikation. Ein scheinbar „durchschnittlicher“ Wert kann durchaus kritisch sein, wenn er unter den Erwartungen oder dem Branchendurchschnitt liegt.

Sind die wichtigsten Handlungsfelder identifiziert, sollten Maßnahmen entwickelt werden, die sich unmittelbar aus den Ergebnissen ableiten lassen – konkret, priorisiert und machbar. Dabei empfiehlt sich die Zusammenarbeit mit Führungskräften und, je nach Thema, auch mit betroffenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern. So steigt nicht nur die Qualität der Maßnahmen, sondern auch deren Akzeptanz.

Hilfreich ist es, Maßnahmen anhand des Eisenhower-Prinzips (dringlich/wichtig) oder in Form eines Maßnahmenplans mit Verantwortlichkeiten, Fristen und messbaren Zielen zu strukturieren.

Wichtig: Nicht alles auf einmal verändern wollen. Lieber mit einem gut umsetzbaren Pilotprojekt starten, Erfolge sichtbar machen und dann iterativ ausbauen. Die Wirkung der Maßnahmen sollte zudem regelmäßig überprüft werden, z.B. durch Pulsbefragungen oder Kennzahlen, um eine kontinuierliche Weiterentwicklung sicherzustellen. So wird aus der Befragung kein Einmalprojekt, sondern ein wirksames Steuerungsinstrument der Organisationsentwicklung.

6. Bericht erstellen und kommunizieren

Die professionelle Aufbereitung der Ergebnisse ist ein zentraler Erfolgsfaktor. Denn nur was verständlich dargestellt wird, kann auch wirken.

Der Bericht sollte …

• strukturiert und klar aufgebaut sein
• visuell ansprechend wirken
• zielgruppengerecht aufbereitet werden

Geeignete Formate sind zum Beispiel:

• Management-Summaries für die Geschäftsleitung
• Dashboards für Bereichsleitungen
• Präsentationen für Betriebsversammlungen

Wichtige Kennzahlen, Trends und Auffälligkeiten sollten durch Diagramme und Kommentare verständlich eingeordnet werden. Dabei gilt: Weniger ist oft mehr. Statt Datenflut helfen übersichtliche Highlights, thematische Cluster und praxisnahe Interpretation. Besonders bei sensiblen Themen oder negativen Ergebnissen ist es entscheidend, die Anonymität zu wahren und konstruktiv zu bleiben.

Ebenso wichtig ist die anschließende Kommunikation. Die Ergebnisse sollten zeitnah und offen an alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zurückgespielt werden, über

• E-Mail,
• Intranet,
• Präsentationen
• oder Workshops.

Dabei sollten auch nächste Schritte skizziert werden: Wo wird angesetzt? Was passiert mit dem Feedback? Nur so entsteht Vertrauen in den Prozess und die Bereitschaft, sich auch in künftige Befragungen aktiv einzubringen. Eine klare Kommunikation der Ergebnisse ist daher nicht der Abschluss, sondern der Anfang wirksamer Veränderung.

7. Follow-up und kontinuierliche Verbesserung

Nach der Umsetzung von Maßnahmen ist die Arbeit nicht vorbei – im Gegenteil: Jetzt beginnt der entscheidende Teil des Veränderungsprozesses. Um sicherzustellen, dass Maßnahmen auch wirklich greifen, sollten deren Auswirkungen regelmäßig überprüft werden, etwa durch Folgebefragungen, Puls-Checks oder gezielte Feedbackrunden in den betroffenen Teams. Dadurch lassen sich Fortschritte sichtbar machen, blinde Flecken erkennen und Maßnahmen bei Bedarf nachschärfen oder neu priorisieren.

Wichtig ist, dass der Follow-up-Prozess systematisch geplant und fest im Jahreszyklus der Organisation verankert ist. Dazu gehören klare Verantwortlichkeiten, ein realistischer Zeitplan sowie die Rückmeldung an Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, welche Veränderungen bereits umgesetzt wurden. Diese Transparenz erhöht nicht nur die Akzeptanz, sondern zeigt auch: Ihre Meinung hat etwas bewegt.

Darüber hinaus sollte auch der Befragungsprozess selbst regelmäßig reflektiert und optimiert werden, etwa hinsichtlich Fragebogenqualität, Kommunikation oder Beteiligungsquote. So entwickelt sich das Unternehmen mit jeder Befragung weiter, hin zu einer lernenden Organisation, in der Mitarbeiterfeedback dauerhaft zur strategischen Entscheidungsgrundlage wird.

Wichtige Hinweise für die Auswertung von Mitarbeiterbefragungen

Bei der Auswertung von Mitarbeiterbefragungen sollten einige grundlegende Prinzipien beachtet werden:

• Anonymität wahren: Ergebnisse dürfen ausschließlich auf Gruppenebene dargestellt werden. Nur so lässt sich die Anonymität bei Mitarbeiterbefragungen garantieren und verhindern, dass Rückschlüsse auf einzelne Personen möglich sind.
• Objektivität der Analyse: Die Auswertung sollte auf klaren Daten beruhen, nachvollziehbar dokumentiert sein und ohne persönliche Wertungen erfolgen. Das reduziert Verzerrungen und erhöht die Glaubwürdigkeit der Befragungsergebnisse.
• Zeitnahe Auswertung: Ergebnisse sollten schnell verarbeitet und kommuniziert werden. Nur wenn sie aktuell bleiben und unmittelbar in konkrete Maßnahmen überführt werden, entsteht Vertrauen in den Prozess und Bereitschaft zur aktiven Mitgestaltung.

Mitarbeiterbefragungen durchführen mit Rogator

Mit Rogator haben Sie einen erfahrenen Partner an Ihrer Seite, der Sie umfassend dabei unterstützt, Ihre Mitarbeiterumfrage professionell auszuwerten – von der Datenaufbereitung über die Analyse bis zur maßgeschneiderten Ergebnispräsentation. Unsere Expertise sorgt für aussagekräftige Ergebnisse, datenschutzkonforme Prozesse und praxisnahe Handlungsempfehlungen.

Weitere Informationen über uns finden Sie hier.

Referenzprojekt zum Nachlesen

Erfahren Sie mehr zur Durchführung einer Mitarbeiterbefragung mit Rogator in unserer Case Study „Mitarbeiterbefragung zur Standortverlagerung eines Industriekonzerns“.  

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Verfasst von Jasmin Zitzmann

Jasmin Zitzmann ist eine erfahrene Marktforscherin bei der Rogator AG. Ihre langjährige Expertise in der Marktforschung, speziell im Bereich Employee Feedback, bereichert unsere Blogbeiträge durch praxisnahe Einblicke und fundiertes Fachwissen aus erster Hand. 

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