In welchem Umfang sollten Mitarbeitende über die Ergebnisse einer Mitarbeiterbefragung informiert werden?
Last, but not least endet eine Mitarbeiterbefragung üblicherweise mit der Information der Angestellten. In diesem Schritt wird das Personal über die Ergebnisse der Befragung informiert. Die Mitarbeitenden können jetzt die Resultate interpretieren und ihre Schlussfolgerungen daraus ziehen sowie Handlungen ableiten. Unklarheit herrscht jedoch häufig in Bezug auf die Kommunikation im Nachgang zu einer Mitarbeiterbefragung: Welche Ergebnisse sollten an die Mitarbeitenden übermittelt werden und wie umfangreich sollte diese Information ausfallen?
Warum die Information der Mitarbeitenden wichtig ist
Die Nachbereitung bzw. Aufarbeitung der Ergebnisse sowie die Planung von Follow-up-Prozessen bilden den Abschluss einer Mitarbeiterbefragung. In der Regel werden dabei zunächst die Beschäftigten über die wichtigsten Ergebnisse informiert. Aus zwei Gründen ist die Vermittlung der Ergebnisse wichtig:
- Die Information ist ein Erfolgsfaktor
Ohne die vorherige Information der Belegschaft wird die spätere Umsetzung der Erkenntnisse erschwert. Sobald alle informiert sind, ist es viel einfacher, die tatkräftige Unterstützung der Mitarbeitenden hierfür zu sichern. Es bietet sich im Übrigen an, die Mitarbeiterbefragung bei der späteren Durchführung von Maßnahmen als Quelle und Anstoß zu nennen. So wird diese auch kommunikativ als erfolgreiches Projekt positioniert.
- Die Information als Motivationsfaktor
Die Ergebnisrückmeldung erweist sich häufig als wichtige Motivation für die Beschäftigten, an einer Mitarbeitendenbefragung überhaupt teilzunehmen. Viele Probanden fühlen sich im Nachhinein bestärkt und vermitteln den anderen Angestellten die Botschaft, dass das Unternehmen ein „offenes Ohr“ für ihre Anliegen hat. Sie vermittelt den Kolleginnen und Kollegen somit die Teilnahme, wenn sie daraus folgende Maßnahmen und Veränderungen im Unternehmen erkennen können.
Welcher Umfang ist ratsam?
Informationen auf der Gesamtebene
Es sollte in jedem Fall eine unternehmensweite Form der Darstellung der Gesamtergebnisse für die Belegschaft erfolgen. Hierfür werden häufig Mitarbeiterzeitschriften oder auch Publikationen im Intranet gewählt. Manche Unternehmen machen sich sogar die Mühe, einen kleinen Flyer mit einer Zusammenfassung zu produzieren, der dann beispielsweise mit der Gehaltsabrechnung verteilt werden kann. Auf der Gesamtebene sind die Ergebnisse zwar meist nicht so interessant und detailliert wie in den Organisationseinheiten, dieser Schritt ist aber dennoch sehr wichtig, um der Belegschaft ein Gesamtbild zu vermitteln. Diese Ergebnisse sollten in geeigneter Form auch von der Geschäftsleitung kommentiert werden.
Übermittlung der wichtigsten Informationen an die Organisationseinheiten und Abteilungen
Bei sehr großen Unternehmen ist es empfehlenswert, die größeren Organisationseinheiten ebenfalls über die wichtigsten, allgemeinen Ergebnisse für die jeweilige Einheit zu informieren. Hierbei wird meist das Intranet als Option gewählt und übergeordnete Informationen sind erst einmal ausreichend.
In den einzelnen Abteilungen müssen die verantwortlichen Führungskräfte aber in jedem Fall auch über detailliertere Resultate in Kenntnis gesetzt werden, um daraus entsprechende Maßnahmen ableiten zu können. Dies geschieht in der Regel in Form der Lieferung entsprechender Detailberichte durch das beauftragte Institut an die Führungskräfte.
Reflexion der Resultate mit den Mitarbeitenden
Im nächsten Schritt sollten die Ergebnisse innerhalb der einzelnen Teams und Bereiche mit den Beschäftigten detaillierter besprochen werden. Jetzt ist es die Aufgabe der Führungskraft, die Angestellten auf der lokalen Ebene über die Ergebnisse zu informieren, zum Beispiel im Rahmen von Workshops. Idealerweise leitet die Führungskraft hiermit einen Austausch ein, startet ein Gespräch, in dessen Rahmen offen diskutiert wird, wie sich mögliche Probleme (schlechte Ergebnisse, Unklarheiten usw.) beheben lassen.
Es ist ratsam, die Mitarbeitenden innerhalb dieses Gespräches wesentlich zu beteiligen, indem man sie in den Prozess hineinnimmt, ihnen konkrete Aufgaben zuweist und sie in Handlungen einbindet.
Eine solche Form der Ergebnisverarbeitung unter Beteiligung der Belegschaft vermitteln den Mitarbeitenden am ehesten den Eindruck, dass mit den Ergebnissen überhaupt „etwas gemacht wird“.
Welche Kommunikationswege bieten sich an, um die Ergebnisse zu übermitteln?
Die Übermittlung der wichtigsten Resultate hängt auch vom Aufbau und von der Ausgestaltung der Medien und Möglichkeiten eines jeden Unternehmens ab. Als Kommunikationskanäle bieten sich Publikationsformen an wie beispielsweise das Intranet, die Mitarbeiterzeitschrift, der unternehmenseigene Newsletter, ein Flyer oder ein Aushang – positioniert an strategisch günstigen Orten wie dem Schwarzen Brett.
Auf eine persönliche Weise kann das Feedback beispielsweise im Rahmen von Teammeetings, Mitarbeiterversammlungen oder Betriebsversammlungen vermittelt werden.
Spezielle Herausforderungen
Der Wettbewerb hört mit
Auch wenn die Gewährleistung von Anonymität und Vertraulichkeit der Daten zentral ist, muss davon ausgegangen werden, dass die Informationen zumindest teilweise den Konkurrenten bekannt werden. Darum ist ein „Zuviel an Information“ gerade in öffentlich zugänglichen Publikationen zu vermeiden. Die wesentlichen Details der Ergebnisrückmeldung sollten in vertraulichen und persönlichen Gesprächen bzw. Workshops übermittelt werden.
Pranger
Bei der Übermittlung der Informationen muss unbedingt vermieden werden, einzelne Abteilungen oder Angestelltengruppen (z.B. die Führungskräfte) größerer Fehler zu bezichtigen und sie somit an den „Pranger“ zu stellen. Bei der Dosierung der Ergebnisrückmeldung ist darum Fingerspitzengefühl gefragt.
Vernachlässigung
Die nachträgliche Aufarbeitung und Verwendung der Feedback-Ergebnisse darf nicht vernachlässigt werden. Deshalb sollte in einer formalen Weise dafür gesorgt werden, dass die gewonnenen Resultate im Unternehmen angewendet werden. Dies kann beispielsweise mithilfe einer elektronischen Dokumentation des Prozesses erreicht werden.
Anregungen, Hinweise und Tipps
Transparenz und Offenheit als Maxime
Ein gewisses Maß an Transparenz ist für eine erfolgreiche Weitergabe der Ergebnisse elementar. Die Geschäftsleitung sollte die wichtigsten Resultate und Schlussfolgerungen auswählen und im Rahmen einer offenen Kommunikation auch erste Maßnahmen zugänglich machen. Um Motivation und Vertrauen der Beschäftigten zu stärken, ist eine transparente Vorgehensweise wichtig.
Kommunikationsmaßnahmen schon im Fragebogen nennen
Es ist ratsam, schon bei der Organisation und Konzeption des Befragungsprojekts an dessen Finale zu denken. Ein erster Hinweis über die folgende Auswertung findet sich meist am Schluss des Fragebogens. An dieser Stelle kann ebenfalls ein Hinweis gegeben werden, in welchem Rahmen die Beschäftigten über die Resultate der Befragung informiert werden.
Zeitraum möglichst kurz halten
Auch empfiehlt es sich, die Spanne zwischen dem Ende der Umfrage und der Auswertung sowie der Datenübermittlung möglichst kurz zu halten. Anderenfalls wird wertvolle Zeit verschwendet, die mit dem frühen Umsetzen der ersten Verbesserungen sinnvoller eingesetzt wäre.
Fazit
Transparenz bei und „Transport“ von Ergebnisrückmeldungen spielen für den Erfolg von Mitarbeitendenbefragungen eine wesentliche Rolle. Hier kommt es vor allem auf die Fragen an, „wie“ und „wie viel“ der wichtigsten Resultate kommuniziert werden sollten. Wenden Organisationen die richtigen Kanäle an und lassen sie die Resultate in konkrete Handlungen münden, steht einer erfolgreichen Umsetzung der gewonnenen Informationen nichts mehr im Weg.
Case Studies zum Thema Mitarbeiterbefragung
- Online-Mitarbeiterbefragung – Fallstudie eines Herstellers für Outdoor-Artikel
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