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Welche Funktionen einer Befragungssoftware sind ausschlaggebend für die erfolgreiche Durchführung einer Online-Befragung?

17.06.2019

Einfach, schnell, professionell: So soll die Erstellung, Durchführung und Auswertung einer Umfrage per Befragungssoftware funktionieren. Welchen Ansprüchen muss eine Software genügen, damit sie den Prozess optimal unterstützt?

 

 

Von vorne bis hinten

 

Eine solide Befragungssoftware begleitet den Anwender ab dem ersten Schritt des Fragebogenaufbaus und leitet ihn durch sämtliche Projektphasen bis hin zur Auswertung. Das umfasst u. a.

 

  • die Programmierung der Fragen inkl. Frage- und Antwortbaukasten,
  • das visuelle Design des Fragebogens,
  • das Befragungsmanagement,
  • den Mailversand der Einladungen und Reminder,
  • die eigentliche Durchführung sowie
  • die Auswertung inkl. Visualisierung der Ergebnisse und Echtzeitanalysen.

 

Im besten Fall kann ein (virtueller) Assistent bei individuellen Herausforderungen und Unklarheiten helfen. Ein responsives Design für eine stolperfreie Anwendung sollte selbstverständlich sein.

 

 

Schnittstellen und weitere technische Features

 

Eine gute Software glänzt nicht für sich alleine, sondern lässt Importe und Exporte zu. Denkbar ist z. B. das Importieren eines bereits existierenden Fragebogens im Word-, Excel- oder PDF-Format sowie andersherum das Exportieren von Daten in diversen Konvertierungsformaten (z. B. CSV, SAV, XLS). In Bezug auf den eigentlichen Fragebogen sollte ebenso der Import bzw. das Einbinden von verschiedensten Medieninhalten, etwa von Video- oder Audiosequenzen, möglich sein. Dass die Umfragesoftware das Ausspielen der Befragung auf verschiedenen Endgeräten – Stichwort Mobiloptimierung – ermöglichen muss, versteht sich von selbst.

 

Ein weiteres Qualitätsmerkmal einer hochwertigen Befragungssoftware ist die Möglichkeit der Randomisierung von Fragen und Antwortmöglichkeiten. Damit wird einem hohen wissenschaftlichen Anspruch nachgekommen und die Ergebnisse liefern belastbare und aussagekräftige Fakten für die Markt- und Mitarbeiterforschung.

 

 

Mehrsprachigkeit

 

Es ist eine ungemeine Erleichterung – sowohl zeitlich als auch finanziell –, wenn eine Umfragesoftware bereits Standardtexte in verschiedenen Sprachen enthält. Dazu gehört z. B. der Hinweis, dass noch eine Antwort anzukreuzen ist oder dass eine unerlaubt hohe Ziffer eingegeben wurde. Auch wenn dies nur ganz kurze Textpassagen sind, summieren sich diese möglichen Meldungen über die Umfrage hinweg. Noch größer ist das Plus, wenn auf eine Bibliothek an wiederkehrenden Fragen und Antworten in verschiedenen Sprachen zurückgegriffen werden kann.

 

Des Weiteren sollte die Software unbedingt eine Exportfunktion von Textdateien in der Ausgangssprache bieten, damit Übersetzer auf Basis eines übersichtlichen Dokuments ihre Arbeit starten können.

 

 

Distribution

 

Eine professionelle Befragungssoftware unterstützt schließlich auch beim Ausspielen der Umfrage. Eingebunden sein sollte in jedem Fall die Funktion eines Serienmailversands. Ideal ist dabei die Möglichkeit der Personalisierung der Einladungs-E-Mail. Weitere Möglichkeiten zur Bekanntmachung bzw. Einbettung der Umfrageeinladung auf diversen Kanälen sind z. B. das automatische Generieren von QR-Codes und das Bereitstellen von Social-Media-Buttons.

 

 

Fazit

 

Automatisierung ist das große Stichwort, wenn es um den sinnvollen und effizienten Einsatz einer Befragungssoftware geht. Es muss ein hoher Grad an Individualisierung möglich sein – gleichzeitig aber sollten so viele Bausteine (etwa Fragenkomplexe und Übersetzungen) wie möglich vorliegen, um das Erstellen und Ausspielen tatsächlich einfach, schnell und verlässlich zu machen.

 

Die Befragungssoftware G3plus von Rogator deckt beispielsweise durch ihre modulare Struktur sämtliche Ansprüche und Herausforderungen ab – angefangen beim eigentlichen Fragebogendesign über Einladung und Durchführung bis hin zur Auswertung und Ergebnisvisualisierung. Jenseits all der Automatisierung ist ein individueller Support wichtig – am besten nicht nur durch ein Online-Manual und eine FAQ-Sammlung, sondern durch leibhaftige qualifizierte Ansprechpartner.

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