Verwendung mehrerer Sprachen in der Mitarbeiterbefragung

16.02.2018
Mehrsprachige Mitarbeiterbefragung

In Zeiten der Globalisierung agieren mittlerweile viele Unternehmen international. So betrifft diese Entwicklung sowohl die Big Player und Großunternehmen als auch mittlere und kleine Unternehmen weltweit. Der internationale Kundenkreis sowie die Produktions- und Vertriebsstandorte gewinnen demnach zunehmend an Bedeutung, weshalb auch das Thema „Mehrsprachigkeit“ einer Mitarbeiterbefragung  gleichermaßen immer wichtiger wird.

 

Dieser Blogbeitrag zeigt Fallstricke bei der Verwendung mehrerer Sprachen in der Mitarbeiterbefragung auf.

 

Welche Sprachen sind bereitzustellen?

 

In einigen Unternehmen oder Zielgruppen kann es bereits genügen, die Mitarbeiterbefragung ausschließlich in Englisch durchzuführen, wenngleich es auch bei guten Englischsprechern zu Verständnisunterschieden im Vergleich zu einem Englisch-Muttersprachler kommen kann. In den meisten Fällen ist diese Variante jedoch nicht ausreichend, sondern es ist gang und gäbe, verschiedene Sprachvarianten anzubieten. Grund genug, an dieser Stelle auf ein paar Probleme in diesem Kontext hinzuweisen.

 

Operatives Ziel eines Mitarbeiterfeedbacks sollte es immer sein, dem Großteil der Personen die Befragung in ihrer Muttersprache zu liefern. Denn nur in diesem Fall kann für die Teilnehmer zweifelsfrei gewährleistet werden, dass sie die Fragen semantisch auch wirklich korrekt verstehen. Das bedeutet nicht, dass wirklich jede einzelne Muttersprache jedes einzelnen Mitglieds der Belegschaft zu berücksichtigen ist. Hierbei sollte insbesondere die Kosten-Nutzen-Relation beachtet werden. Es darf allerdings auch nicht der Eindruck entstehen, dass durch ein eingeschränktes Angebot entsprechender Sprachen bestimmte Personenkreise mehr oder weniger systematisch ausgeschlossen werden sollen.

 

Wie hoch ist der Aufwand?

 

Bei online durchgeführten Mitarbeiterbefragungen ist es vergleichsweise einfach, verschiedene Sprachen anzubieten. Rein technisch hilft bei der Umsetzung einer solchen Online-Mitarbeiterbefragung oftmals die verwendete Software, indem sie etwa eine Exportfunktion zur Generierung einer Textdatei in der jeweiligen Ausgangssprache anbietet. Diese Datei kann dann vom Übersetzer bearbeitet und die hieraus entstandene Übersetzung schlussendlich wieder in die Umfrage-Software eingespielt werden, womit ein erheblicher Aufwand für die technische Erstellung der Sprachvarianten deutlich reduziert wird.

 

Im Gegensatz dazu ist es bei einer Papier-Befragung etwas komplexer, weil eventuell diverse Versionen (rein physisch) gedruckt und vorgehalten werden müssen. Oder eine vorab festgelegte Sprachversion für einen Teilnehmerkreis ist im Ausnahmefall dann doch nicht die korrekte oder die vom Teilnehmer gewünschte. Beim Papierfragebogen gibt es nun einmal keine Sprachauswahl. In solchen Fällen muss entweder flexibel reagiert und eine andere Sprachversion bereitgestellt werden oder es wird auf eine Mitarbeiterbefragung bei der betreffenden Person verzichtet.

 

Was ist bei den Übersetzungen zu beachten?

 

Das Management der Übersetzungen wird auch gern einmal zum echten „Flaschenhals“ für ein zeitkritisches Projekt und sollte deshalb als separater Zeitblock in die Gesamt-Terminierung eingeplant werden. Nicht selten wird dieser Teil als nachrangig betrachtet oder nur als rein operative Tätigkeit angesehen. Er kann jedoch erst beginnen, wenn der Fragebogen und die begleitenden Texte in der Ausgangssprache final vorliegen. Mitunter ist es nämlich so, dass für den eigentlichen Fragebogen intensive Abstimmungsrunden durchlaufen werden. Nicht selten führen diese zusätzlichen Abstimmungsrunden zu Zeitverzug, weil sie in der Projektplanung nicht berücksichtigt wurden.

 

Bei internationalen Unternehmen können Übersetzungen häufig von internen Abteilungen durchgeführt oder von diesen nochmals geprüft werden. Zumindest das letztgenannte Proofreading durch Mitarbeiter vor Ort ist absolut empfehlenswert, da dort die unternehmenstypische Sprachwahl geläufig ist und auch Fachbegriffe korrekt übersetzt werden können. Das Zwischenschalten eines fachfremden Übersetzungsbüros ist oftmals aus Kapazitätsgründen notwendig, aber die ungeprüfte Verwendung dieser Übersetzungen birgt das Potenzial für unliebsame Überraschungen, da die genannten Aspekte bei den Dienstleistern schlicht unbekannt sind und darum auch keine Berücksichtigung finden können.

 

Die Erfahrung zeigt außerdem, dass die Leistungen von Übersetzungsbüros stark schwanken können, da diese Agenturen in der Regel mit einer Vielzahl von Übersetzern zusammenarbeiten, welche die Aufgabe unterschiedlich ernstnehmen. Das Bewusstsein, dass es auf jeden einzelnen Satz ankommt und dass eine geringfügig erscheinende Abweichung den Sinn einer Frage oder eines Items teilweise bis vollständig ändern und damit die Ergebnisse unbrauchbar machen kann, ist eben unterschiedlich verteilt. Es empfiehlt sich, das Übersetzungsbüro darauf hinzuweisen, dass nicht eine „möglichst wohlklingende“ Übersetzung gewünscht ist, sondern eine „möglichst bedeutungsgleiche“ im Vergleich zur Ausgangssprache.

 

Ist Spanisch gleich Spanisch?

 

Ein Aspekt, der nicht selten vergessen oder als nicht so wichtig erachtet wird, ist die Problematik der Nutzung der vermeintlich gleichen Sprache in verschiedenen Ländern. Der Klassiker ist sicherlich die Unterscheidung zwischen britischem und amerikanischem Englisch. Aber es gibt noch viele andere Variationen, zum Beispiel Französisch für Frankreich oder für Kanada? Portugiesisch für Portugal oder für Brasilien? Spanisch für Spanien oder Lateinamerika? Hier kann es durchaus Begrifflichkeiten geben, die in einem der beiden Gebiete falsch oder gar nicht verstanden werden. Oder es fühlen sich Teilnehmer – beispielsweise in Mexiko – nicht ernstgenommen, wenn ihnen nur europäisches Spanisch angeboten wird. Hierfür sollten also jeweils separate Übersetzungen verwendet werden.

 

Wer bekommt welche Sprache?

 

Falls die Mitarbeiterbefragung komplett online durchgeführt werden kann, so sind die Voraussetzungen am günstigsten. In diesem Fall muss nur pro eingeladener Person entschieden werden, welches die „erste Sprache“ für jede Person sein soll, die in der Einladungs-E-Mail zur Anwendung kommt. In aller Regel wählt man hierfür die am jeweiligen Standort gesprochene Sprache in der Annahme, dass diese vom Empfänger mit einer sehr hohen Wahrscheinlichkeit verstanden wird. Zur Sicherheit wird oftmals noch eine englische Version darunter gesetzt, auf die am Beginn der Nachricht hingewiesen wird – bspw. mit einem „Scroll down for English version“.

 

Mehr oder weniger unabhängig davon wird es dem Eingeladenen dann nach Aufruf des entsprechenden Umfragelinks per Auswahl gestattet, aus den verfügbaren Varianten die für ihn passendste Sprachversion des Fragebogens auszusuchen. Bei manchen Programmen ist es auch möglich, die Sprache während der Teilnahme zu wechseln bzw. nach einem Neustart immer wieder neu auszuwählen. Allerdings muss dabei technisch verhindert werden, dass der Fragebogen mehrfach in verschiedenen Sprachen ausgefüllt werden kann.

 

Etwas komplizierter wird es, wenn Papierversionen ins Spiel kommen, da nicht alle Mitarbeiter über eine E-Mail-Adresse verfügen. In diesem Fall kann man kaum sicherheitshalber noch eine weitere englische Version mitschicken, da ja alles gedruckt werden muss. Es empfiehlt sich also, etwas mehr Aufwand darauf zu verwenden, die bevorzugte Sprache pro Person herauszufinden, damit diese auch passgenau geliefert wird. Darüber hinaus hat es sich im Sinne einer möglichst hohen Rücklaufquote bewährt, Ersatz-Fragebögen in anderen Sprachen bereitzuhalten (auch als PDF zum Ausdruck vor Ort möglich).

 

Wie geht man mit Textantworten in einer mehrsprachigen Mitarbeiterbefragung um?

 

Ein Aspekt, der bei der Projektplanung gerne übersehen wird, ist die mögliche Entstehung von Texten in verschiedenen Sprachen, die bei offenen Antwortfeldern eingegeben werden. Falls eine zentrale Auswertung dieser Texte beabsichtigt ist, so müssen diese häufig zuerst rückübersetzt werden in eine einheitliche Sprache, die vom Vercoder auch zuverlässig verstanden wird.
Eine zweite Möglichkeit ist die Übersetzung der zuvor zentral vergebenen Kategorien und die Verwendung von lokalen Vercodern, welche die jeweilige Landessprache beherrschen. Dieses Vorgehen geht jedoch von einem bereits vorhandenen Kategoriensystem aus und ist kaum dazu geeignet, in den Texten neue Zusammenhänge zu entdecken, an die zuvor nicht gedacht worden ist.

Die dritte Option ist der ausschließliche Gebrauch der offenen Kommentare vor Ort, wo die betreffende Sprache auch verstanden wird. Allerdings ist dann keine übergeordnete Analyse der Texte mehr möglich.

 

Fazit: Großzügige Projektplanung für Mitarbeiterbefragungen mit mehreren Sprachen

 

Die Verwendung mehrerer Sprachen in Befragungen – in diesem Falle in einer Mitarbeiterbefragung – ist eine auf den ersten Blick relativ simple Angelegenheit. Vermeintlich müssen einfach nur die benötigten Übersetzungen angefertigt werden. Der Teufel steckt allerdings wie so oft im Detail und nicht selten ist der Aufwand höher als gedacht. Auch an dieser Stelle empfiehlt sich die Beauftragung eines erfahrenen Dienstleisters für Ihr nächstes Mitarbeiterbefragungs-Projekt und eine großzügige Projektplanung mit ausreichend Puffer für Übersetzungsdienstleistungen und Korrekturrunden.

 

 

Referenzprojekt zum Nachlesen

 

Erfahren Sie mehr zur Durchführung einer Mitarbeiterbefragung mit Rogator in unserer Case Study „Internationale Mitarbeiterbefragung – Fallstudie aus dem Automotive-Bereich“.

 

>> zur Case Study <<

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