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Wann sollte eine Einladung zu einer Online-Befragung noch postalisch versendet werden?

01.02.2021
Briefeinladung Online-Befragung

Eine Online-Kundenbefragung kann viele wichtige Anhaltspunkte liefern – umso entscheidender ist, dass Ihre Kundinnen und Kunden möglichst zahlreich daran teilnehmen. Auch wenn es im ersten Moment widersprüchlich klingen mag: Manchmal ergibt es Sinn, per klassischem Brief zur Online-Umfrage einzuladen. Wir erläutern im folgenden Beitrag, warum das so ist.

 

 

Einladung per Brief

 

Trotz höherer Kosten aufgrund von Porto und höherer Umweltbelastung gibt es einige Fälle, in denen es sinnvoll sein kann, eine Online-Einladung durch eine gedruckte Einladung zu ersetzen oder sie zumindest in dieser Form zu ergänzen.

 

Diese Fälle sind denkbar:

  • Wenn die E-Mail-Postfächer unregelmäßig geprüft werden: Das kann bei ehrenamtlichen Initiativen ohne digitalen Schwerpunkt in ihrer Arbeit vorkommen. Oder auch bei Privatpersonen, die ihre E-Mails nur gelegentlich abrufen.
  • Wenn die E-Mail voraussichtlich nicht von der Zielperson direkt gelesen wird: Beispielsweise pflegen manche Ehepaare oder Familien eine gemeinsame E-Mail-Adresse, wodurch mal die eine und mal die andere Person E-Mails sortiert.
  • Wenn die Zielgruppe den Umgang mit E-Mails nicht gewöhnt ist: Gerade ältere Personen, die sogar eine E-Mail-Adresse besitzen, sind oft noch wenig online-affin und stoßen technisch schnell an ihre Grenzen.

 

 

Verzerrungseffekt vermeiden

 

In all diesen genannten Fällen kann auch ein systematischer Verzerrungseffekt entstehen: Aufgrund des unterschiedlichen E-Mail-Nutzungsverhaltens einer heterogenen Zielgruppe würde ein Teil der Befragten wie geplant teilnehmen, der andere Teil hingegen nicht bzw. mit deutlich geringerer Wahrscheinlichkeit. Dadurch würden online-fremde Personen und ihre Meinung in den Ergebnissen der Umfrage unterrepräsentiert werden.

 

 

Besondere Wertschätzung vermitteln

 

Je nach Produkt und Unternehmen ist eine Einladung per Brief auch ein Marketinginstrument, das eine besonders hohe Wertigkeit ausdrückt. Womöglich wird auch eine besondere Form der Vertraulichkeit suggeriert, indem ein möglicher Premium-Status einer Kundin oder eines Kunden angesprochen wird.

 

 

Sicherheitsbedenken

 

Gerade in Zeiten von Datenschutzskandalen können auch Sicherheitsaspekte ausschlaggebend sein, sich gegen den Versand unverschlüsselter E-Mails zu entscheiden. Prinzipiell ist es empfehlenswert, den Teilnehmerinnen und Teilnehmern der Umfrage zusätzlich zum Umfragelink einen pseudonymisierten Code zur Verfügung zu stellen, um gefälschte Fragebögen zu vermeiden. Besagter Code sollte nur einmalig benutzbar sein und kann – für eine besonders hohe Sicherheitsstufe – sogar separat zum Umfragelink versendet werden.

 

 

Datenschutzhindernisse

 

Möglicherweise liegt dem durchführenden Unternehmen nicht das Einverständnis des Kunden zur Einladung per E-Mail vor. Das Anschreiben per Brief stellt hingegen meist eine weniger hohe Datenschutzhürde dar.

 

 

Fazit

 

Es gibt verschiedenste Gründe, die Einladung zu einer Online-Befragung per Post zu verschicken: von Sicherheitsaspekten über Marketing-Strategien bis hin zur Befürchtung, dass die E-Mail-Einladungen nicht bei der richtigen Person ankommen oder nicht beachtet werden. Daher lohnt es sich zu prüfen, ob einer oder sogar mehrere Gründe zutreffend sind. Denn durch den Versand einer Teilnahme-Einladung per Post können Sie womöglich eine entscheidend höhere Teilnahmequote erreichen.

 

 

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