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Kommunikationsmaßnahmen für Mitarbeiterbefragungen

Kommunikationsmassnahmen

Um einen reibungslosen Ablauf einer Mitarbeiterbefragung zu fördern, ist es wichtig, dass die gesamte Belegschaft genauestens über die anstehende Befragung informiert wird. Es bietet sich an, einen Mix aus Kommunikationsmaßnahmen zu gestalten, um durch transparente und positive Kommunikation auch die letzten Zweifler sozusagen ins Boot zu holen. Es gilt, die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter von dem Projekt zu überzeugen und nicht, sie zur Teilnahme zu überreden.

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Unsere Leistungen im Überblick

Was sollte kommuniziert werden?

Die Mitarbeiter sollten über die wesentlichen Details der Mitarbeiterbefragung informiert sein:

  • Grundlegende Information über das Projekt
  • Ziele der Befragung
  • Nutzen für jeden Einzelnen
  • Ablauf und Termine
  • Anonymität und Datenschutz
  • Kommunikation der Ergebnisse
  • Geplante Folgeprozesse

 

Den richtigen Medienmix finden

 

Es empfiehlt sich, die Mitarbeiter nicht nur über einen Kanal zu informieren. Eine Auswahl aus den folgenden Informationskanälen ist zu empfehlen:

  • E-Mails
  • Aushänge / Poster
  • Intranet
  • Mitarbeiter-Zeitschrift
  • Rundschreiben
  • Brief
  • Info-Flyer
  • Information durch den Betriebsrat
  • Promotion durch Führungskräfte
  • Personalversammlung

 

Gerne unterstützen wir Sie bei der Wahl der richtigen Kommunikationsmittel für Ihre Mitarbeiterbefragung und geben unsere Erfahrungen – auch im internationalen Kontext – gerne an Sie weiter.

 

Teilnehmerrekrutierung

Wie Sie Teilnehmer gewinnen können

 

Zur Kommunikation während des Mitarbeiterbefragungsprojektes gehört auch die Teilnehmerrekrutierung. Diese steht und fällt mit einer geeigneten Einladung:

  • Die Teilnehmer werden in der Regel via personalisierter E-Mail zur Teilnahme an der Befragung eingeladen. Durch das Anklicken eines pseudonymisierten Links gelangt der Teilnehmer direkt zum Fragebogen. Ein im Link integrierter Zufallscode (das Pseudonym) stellt sicher, dass jeder Teilnehmer nur einmal an der Umfrage teilnehmen und bei Unterbrechen der Befragung diese zu einem späteren Zeitpunkt fortsetzen und beenden kann. Darüber hinaus können dem Teilnehmer auf diese Weise gegebenenfalls spezifische Fragestellungen zugewiesen oder sogenannte nicht-personenbezogene Metadaten hinterlegt werden (etwa Standort oder Geschäftsbereich). Zur Erhöhung der Rücklaufquote empfiehlt Rogator den Versand einer Erinnerungs-E-Mail (Reminder) an alle Teilnehmer (unabhängig von ihrem Bearbeitungsstatus).

 

  • Falls nicht für alle Teilnahmeberichtigten eine E-Mail-Adresse existiert, was etwa in Produktionsbereichen häufig anzutreffen ist, empfehlen sich die beiden Ansätze „Briefeinladung“ sowie „Papierbefragung“. Die Briefeinladung ist ein einfaches, persönlich an den Mitarbeitenden adressiertes Schreiben, das einen aufgedruckten Teilnahmelink sowie einen pseudonymisierten Zugangscode enthält, mit denen der Mitarbeitende zur Online-Umfrage gelangt. Die Teilnahme erfolgt – abhängig von den Vorgaben des Auftraggebers – über das private Smartphone oder über vom Auftraggeber bereitgestellte Terminals, in Ausnahmefällen auch am Heimcomputer. Die Papiereinladungen werden gedruckt, kuvertiert und gesammelt an den Auftraggeber zur internen Verteilung verschickt.

 

  • Falls keine Online-Zugänge bereitgestellt werden können, so ist der hybride Ansatz zu empfehlen, also die Verwendung zweier unterschiedlicher Erhebungsmethoden, in dem Fall eine Paper-Pencil-Befragung als Ergänzung zur Online-Befragung. Hier besteht die Möglichkeit, Einladung und Fragebogen als Papierversion zu generieren und den Teilnehmenden in persönlich adressierten Umschlägen zukommen zu lassen. Die ausgefüllten Fragebögen können dann entweder vor Ort mittels Wahlurnen gesammelt oder (innerhalb Deutschlands) von jedem Mitarbeitenden direkt an Rogator zurückgesandt werden. Die Fragebögen werden gesammelt und in ein digitales Format übertragen, sodass die Daten aus der Offline- sowie aus der Online-Befragung zusammenfließen und ganzheitlich ausgewertet werden können.

 

Gemeinsam Kommunikation gestalten

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Gerne erarbeiten wir mit Ihnen gemeinsam den richtigen Kommunikationsmix für Ihre Mitarbeiterbefragung.

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