Datenschutz und Datenmanagement bei Online-Mitarbeiterbefragungen
Dass die Gewährleistung von Anonymität, Vertraulichkeit und Sicherheit der Daten eines der obersten Prinzipien einer Online-Mitarbeiterbefragung sein muss, sollte selbstverständlich sein. Es reicht aber nicht aus, dies einfach nur zu erwähnen, sondern auch in technisch-organisatorischer Hinsicht sind die Voraussetzungen dafür zu schaffen. Nur einer der Aspekte ist diesbezüglich die SSL-Verschlüsselung der Daten, die unbedingt als Standard eingerichtet werden sollte. Doch wie können Sie jene Sicherheit und Datenschutz wahren?
Stellen Sie sich die Frage, wo die erhobenen Daten gespeichert werden und wer einen Zugriff auf diese Daten hat. Weniger günstig kommunizierbar ist die Verwendung eines internen Servers des Unternehmens zur Durchführung der Befragung. An dieser Stelle kann jederzeit ein gewisses Misstrauen in Teilen der Belegschaft aufkeimen, dass die Daten einer Person im Zweifelsfall eben doch direkt vom Vorgesetzten eingesehen werden könnten. Sie können diesem Eindruck und solch einer Befürchtung entgegenwirken. In den allermeisten Fällen ist die Beauftragung eines externen Dienstleisters zur Erhebung und Speicherung der Befragungsdaten sinnvoll. Darüber hinaus sollte schriftlich vereinbart werden, dass dem Auftraggeber kein direkter Zugriff auf diese Daten gewährt und dass auch keine sogenannten Rohdaten – also Daten auf der Einzelfallebene – ausgeliefert werden, die wiederum Rückschlüsse durch die Kombination verschiedener Personenmerkmale gestatten könnten.
Sicherung der Umfrageserver gegen unerwünschte oder kriminelle Zugriffe
Neben der Regelung erwünschter und notwendiger Datenzugriffe ist es andererseits auch essenziell, Umfrageserver gegen nicht-erwünschte, kriminelle Zugriffe zu sichern. Ein Unternehmen, das solcherlei Dienstleistungen zur Durchführung von Online-Mitarbeiterbefragungen anbietet, muss sich darum entsprechende Nachfragen bzw. das Einfordern von Sicherheitskonzepten und weiteren Unterlagen zur Gewährleistung der Datensicherheit gefallen lassen. An dieser Stelle sollten Sie als Auftraggeber ein erhöhtes Sicherheitsniveau verlangen. Diese sollte eine aktuelle Sicherheitsarchitektur, regelmäßige Sicherheitschecks und –updates sowie ausreichenden Backup-Verfahren einschließen, auch wenn hierbei entsprechende Kosten anfallen. Darum macht dieser Aspekt auch häufig den Unterschied aus zwischen einem sehr günstigen und einem wirklich professionellen Anbieter entsprechender Dienstleistungen.
Wer liest was? Transparenz und Verbindlichkeit von Beginn an
Ein weiterer wichtiger Punkt ist die Frage der Übermittlung der Auswertungen zu einer Online-Mitarbeiterbefragung. Es sollte vorab geklärt sein, eventuell auch unter Beteiligung des Betriebsrates, welche Personen beispielsweise Zugriff auf die Gesamtauswertungen oder auf die Bewertungen in bestimmten Organisationseinheiten erhalten sollen. Gibt es für die Geschäftsführung ein Zugriffsrecht auf alle Berichte? Oder werden Auswertungen, die eine bestimmte Führungskraft betreffen, nur direkt an diese geliefert? Verteilt die Personalabteilung alle Berichte in elektronischer oder in gedruckter Form? Von der Definition dieser Aspekte kann nicht zuletzt auch die Bereitschaft betroffener Personen zur Unterstützung des Projektes abhängen. Darum sollte diesbezüglich von Beginn an Transparenz und Verbindlichkeit über die geplante Vorgehensweise herrschen.
Separate Übermittlung der Zugriffsdaten als weiterer Schutz
Die konkrete Lieferung von Auswertungen und Berichten an den Auftraggeber einer Online-Mitarbeiterbefragung erfolgt häufig ebenfalls online über gesicherte Austauschplattformen. Dies ist vor allem dann interessant, wenn eine Vielzahl von Dateien an eine größere Zahl von Empfängern ausgegeben werden soll. Hier bietet sich eine technische Lösung an, bei der die Empfänger per E-Mail die nötigen Zugänge erhalten. Eine Problematik an dieser Stelle ist allerdings, dass Informationen dieser Art auch abgefangen werden können. Oftmals lesen gerade hochrangige Führungskräfte ihre E-Mails gar nicht mehr selbst. Stattdessen übernimmt ein Assistent diese Verantwortung. Wenn diese Person alle Zugangsinformationen per E-Mail erhält, so ist sie natürlich auch selbst in der Lage, den eigentlich vertraulichen Bericht einer Mitarbeiterbefragung einzusehen. In diesen Fällen ist ein Teil der Zugangsinformationen (in der Regel das Zugangs-Passwort) über andere Wege zu übermitteln, etwa per Telefon oder in einem als „Persönlich“ gekennzeichneten Brief.
Externer Dienstleister als „Treuhänder“ gewährleistet Anonymität
Zu guter Letzt stellt sich noch die Frage, wie ein Umfrage-Dienstleister bei einer Online-Mitarbeiterbefragung die Anonymität der Teilnehmer wahren kann. Vor allem in Anbetracht, dass jede Person einen eindeutigen Umfragelink bzw. Teilnahmecode erhält, mit dessen Kenntnis man vielleicht auf den ausfüllenden Mitarbeiter rückschließen könnte. Wie in anderen Bereichen der Marktforschung auch, arbeitet man hier mit einer Pseudonymisierung sowie einer getrennt gelagerten Schlüsselliste. Bei dieser Vorgehensweise tritt der entsprechende Dienstleister quasi als „Treuhänder“ der Informationen auf und gewährleistet – vertraglich garantiert – die nötige Datentrennung.
Fazit
Bei einer Online-Umfrage ist die Anonymität und Sicherheit der erfassten Daten das A und O, um erfolgversprechende Ergebnisse zu generieren und das Vertrauen der Mitarbeiter zu gewinnen. Schaffen Sie von Beginn bis Ende Ihrer Befragungs-Projekte Transparenz und legen Sie den Fokus auf ein hohes Sicherheitsniveau. Ein wichtiger Aspekt ist die konsistente Kommunikation, aus der deutlich hervorgeht wie Daten gesammelt, übermittelt und verarbeitet werden.
Referenzprojekt zum Nachlesen
Erfahren Sie mehr zu Anonymität bei Mitarbeiterfeedbacks in unserer Case Study „Anonymität bei Mitarbeiterfeedbacks“.
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