Umgang mit schwierigen Mitarbeitern

1. Schwierige Mitarbeitertypen erkennen und analysieren

1.1 Verschiedene Arten schwieriger Mitarbeiter

Manche Mitarbeitende sind aus Sicht der Führungskraft schwieriger zu führen als andere. Sie werden in diesem Artikel vereinfachend als „schwierige Mitarbeiter“ bezeichnet, was sich jedoch auf die Herausforderung bei der Führungsaufgabe bezieht. Die Bezeichnung „schwierige Mitarbeiter“ ist also keinesfalls abwertend gemeint.

Die Gründe, warum ein Mitarbeitender als schwierig wahrgenommen wird, können grundlegend unterschiedlich sein. Deshalb stellen wir hier die gängigsten Mitarbeitertypen vor:

• Unzuverlässige Mitarbeiter: Gerade wenn es um knappe Deadlines geht, ist es wichtig, dass Teammitglieder gut zusammenarbeiten. Umso frustrierender, wenn Mitarbeitende sich nicht an Absprachen zum Timing halten oder regelmäßig zu spät ins Meeting kommen. Je nach Umfang der Unzuverlässigkeit kann sich diese Verhaltensweise auf konkrete Arbeitsergebnisse und damit auf den Unternehmenserfolg auswirken, weshalb Führungskräfte hier zeitnah reagieren sollten.
• Unzufriedene und respektlose Mitarbeiter: Manche Mitarbeitende verleihen ihrem Unmut und ihrer Unzufriedenheit bezüglich unterschiedlicher Themen lautstark Ausdruck. Wenn dieser Zustand länger anhält, kann er auch in Respektlosigkeit gegenüber Vorgesetzten münden. Dieses Verhalten sollte insofern ernst genommen und möglichst zügig in den Griff bekommen werden, da es schnell auf Teammitglieder abfärben und deren Einschätzung der Lage negativ beeinflussen kann.
  Selbst wenn notorische Nörgler seit Jahren im Team bekannt sind und das Team ihre Ausfälle einordnen und abfangen kann, ist es trotzdem wichtig, die unzufriedenen Mitarbeitenden und die Auswirkungen ihrer Worte im Auge zu behalten.
• Häufig kranke Mitarbeiter: Wenn Mitarbeitende regelmäßig krank sind, sorgt dies mitunter für Unmut im Team, da die anderen Teammitglieder die anfallende Arbeit zusätzlich abfangen müssen. Eine Klärung der Sachlage durch die Führungskraft ist hier empfehlenswert, um ggf. die zukünftige Ressourcenplanung anzupassen.
• Hilfsbedürftige oder faule Mitarbeiter: Einige Mitarbeitende scheuen vor umfangreichen oder komplexen Aufgaben zurück. Ob sie dazu nicht qualifiziert sind oder dies aus Gründen der Faulheit machen, ist manchmal nur schwer ersichtlich. Leider wirkt sich diese Verhaltensweise schnell auf das übrige Team aus, da die anderen Teammitglieder die Aufgaben übernehmen oder die Person häufig unterstützen müssen – beides ist dauerhaft unbefriedigend und erfordert Gegenmaßnahmen der Führungskraft.

1.2 Mögliche Ursachen für das Verhalten schwieriger Mitarbeiter

Ein wichtiger Bestandteil im Umgang mit schwierigen Mitarbeitern besteht im Bewusstsein, dass die meisten Menschen konkrete Gründe für die Verhaltensweisen haben, die ihren Kolleginnen und Kollegen das Leben erschweren. Dies können beispielsweise die folgenden sein:

• Private Probleme: Auch wenn es im professionellen Business-Umfeld häufig nicht angemessen ist, über Schwierigkeiten im Privatleben zu sprechen, ändert das nichts daran, dass diese existieren – und mitunter so gravierend sind, dass Mitarbeitenden sie während ihrer Arbeitszeit nicht komplett aus ihrem Kopf verbannen können. Trennungen, Todesfälle oder familiäre Konflikte können die Laune und die Motivation der Mitarbeitenden drücken. Sie können aber auch konkrete Verhaltensänderungen hervorrufen, wie beispielsweise die Vermeidung von Verantwortung.
• Suboptimales Aufgabengebiet: Es ist im Grunde nicht möglich, für jeden Mitarbeitenden die perfekten Aufgaben zu finden, mit denen sich die Person zwar gefordert, aber nicht überfordert fühlt. Wenn hier jedoch ein zu großes Ungleichgewicht herrscht, die Person also dauerhaft über- oder unterfordert ist, kann dies negative Gefühle wie Unzufriedenheit hervorrufen. Ebenso kann sich der daraus resultierende Stress auf die Gesundheit auswirken.
• Stressiges Arbeitsumfeld: Einige Menschen reagieren negativ auf ein herausforderndes Arbeitsumfeld, also wenn dieses beispielsweise dauerhaft laut oder unruhig oder von wechselnden Tag- und Nachtschichten geprägt ist. Solche Phänomene müssen nicht von Anfang an auftreten. Es ist sogar typisch, dass sie erst nach einiger Zeit bemerkt werden, da sie sich schleichend entwickeln.
• Fehlende Akzeptanz des Führungsstils: Manchmal passt der Führungsstil eines Vorgesetzten nicht zu allen Teammitgliedern. Einige Menschen wünschen sich eine enge Begleitung bei ihrer Arbeit, während andere am liebsten allein vor sich hin werkeln. Wenn hier verschiedene Vorstellungen von Führungsperson und Mitarbeiter aufeinandertreffen, kann dies in einen offenen Konflikt münden, oder auch in eine der oben beschriebenen schwierigen Verhaltensweisen.

2. Tipps für den Umgang mit schwierigen Mitarbeitern

2.1 Situation sachlich analysieren

Wie bereits erwähnt sind alle Problemfälle anders. Es ist beim Umgang mit schwierigen Mitarbeitern als Vorgesetzter daher wichtig, die konkrete Situation genau zu analysieren: Was ist passiert? Welche Auswirkungen hat die Situation auf die Projekte oder auf das Team? Ist diese Veränderung plötzlich eingetreten oder handelt es sich um eine schleichende Verschlechterung?

Als Führungskraft ist es essentiell, einen Schritt zurück zu treten und etwaige Emotionen beiseite zu schieben. Diese liefern zwar einen ersten Hinweis darauf, dass etwas nicht passt, beim konkreten Erarbeiten eines Lösungswegs sind sie aber meist nicht hilfreich. Es lohnt sich, sich an dieser Stelle seine Grundhaltung als Führungskraft zu vergegenwärtigen, beispielsweise indem man wohlwollend gegenüber seinen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern eingestellt ist.

Ein weiterer Schritt beim Umgang mit schwierigen Mitarbeitenden besteht darin, sich die Erwartungen an den Mitarbeiter oder die Mitarbeiterin vor Augen zu führen. So können Abweichungen aber auch möglicherweise ungerechtfertigte Vorwürfe gut identifiziert werden.
Hilfreich ist die Sammlung einiger konkreter Situationen, um die Beobachtungen zu stützen. Dies sollte keinesfalls in eine ausführliche Dokumentation von Fehlverhalten münden – es geht im ersten Schritt lediglich darum, die möglicherweise emotional geprägten Eindrücke von unpassendem Verhalten sachlich zu untermauern.

2.2 Konstruktive Problemlösungs-Gespräche führen

Anschließend empfehlen wir beim Umgang mit schwierigen Mitarbeitern ein erstes Gespräch zur Problemlösung. Dieses sollte selbstverständlich in einem ruhigen Moment und unter vier Augen geführt werden. Kritikgespräche sind häufig für beide Seiten aufreibend, da Kritik zu formulieren ähnlich unangenehm ist, wie sie zu empfangen.

Wichtig als Führungskraft ist es, bei sich selbst zu bleiben und die Situation aus eigener Sicht zu schildern. Bevor etwaige Ermahnungen ausgesprochen werden, ist es empfehlenswert, ausführlich zuzuhören. Nicht alle Mitarbeitenden sind bereit, die Hintergründe ihres Verhaltens mit ihrer Führungskraft zu teilen – das muss akzeptiert werden. Aber wenn die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter mitteilt, was als störend oder belastend empfunden wird, ist es essentiell, ihm oder ihr vorurteilsfrei zuzuhören. Denn es geht darum, eine Lösung zu finden, die für beide Seiten langfristig befriedigend ist.

Dazu kann beispielsweise gehören, die Arbeitszeit des Mitarbeitenden teilweise zu reduzieren, damit dieser die Pflege eines Angehörigen organisieren kann, oder Weiterbildungen zu ermöglichen, damit sich die Person sicherer in ihrem Aufgabengebiet fühlt. Ein „Out-of-the-Box“-Denken und die Offenheit für ungewöhnliche Lösungswege bewähren sich an dieser Stelle besonders. Denn Mitarbeiterzufriedenheit steigern beinhaltet auch, auf die Individuen einzugehen und ihnen gerecht zu werden. Der Rückhalt der vorgesetzten Person in einer schwierigen Situation trägt entscheidend zur langfristigen Mitarbeiterbindung und -loyalität bei.

Wenn sich der Mitarbeitende in Bezug auf die Hintergründe seines Verhaltens nicht öffnen will, empfiehlt es sich, sachlich zu bleiben und die oben genannten Erwartungen freundlich zu formulieren. Es ist auch ohne tiefergehenden Austausch möglich, etwaiges Fehlverhalten fair und wertschätzend anzusprechen.

Häufig ist es beim Umgang mit schwierigen Mitarbeitern nicht mit einem einzigen Gespräch getan. Es macht Sinn, direkt Folgegespräche zu vereinbaren, um Fortschritte gemeinsam zu überprüfen. Wenn sich keine Besserung einstellt, kann es hilfreich sein, auch die Personalabteilung zu diesen Gesprächen einzuladen oder um Rat zu bitten.

2.3 Mitarbeiterbefragung durchführen

Wenn es mehrere schwierige Mitarbeitende gibt, kann es hilfreich sein, eine Mitarbeiterbefragung durchzuführen, denn diese ermöglicht es insbesondere, strukturelle Probleme zu erkennen. Wobei es am besten ist, gar nicht erst zu warten, bis etwaige Probleme wie der Umgang mit schwierigen Mitarbeitern auftauchen. Eine Mitarbeiterbefragung ist ein gutes Tool, um regelmäßig den Status Quo mit Blick auf die Mitarbeiterzufriedenheit zu überprüfen. Da sie komplett anonym durchgeführt werden kann, liefert sie einen objektiven Überblick und gibt damit auch ein gutes Feedback an die Führungskräfte.

Durch die regelmäßige Durchführung einer Befragung, zum Beispiel im Jahresrhythmus, lassen sich auch Trends und Entwicklungen gut erkennen und bewerten. Damit können Unternehmen und Führungskräfte zügig auf Veränderungen reagieren und so zumindest teilweise verhindern, dass aus motivierten Mitarbeitern schwierige Mitarbeiter werden.

Es gibt spezialisierte Anbieter für Mitarbeiterbefragungen , die entweder bei der Durchführung unterstützen oder diese komplett übernehmen. Eine Inanspruchnahme dieser Dienstleistung empfiehlt sich fast immer, da sie dafür sorgt, dass die Ergebnisse gleichermaßen anonym und valide sind und somit eine gute Arbeitsgrundlage für daraus folgende Entscheidungen bilden.

3. Häufige Fragen zum Umgang mit schwierigen Mitarbeitern

• Welche Strategien gibt es zur Konfliktlösung mit schwierigen Mitarbeitern?
  Im ersten Schritt empfiehlt sich eine sachliche Analyse der schwierigen Situation(en). Daran anschließen sollte ein konstruktives und möglichst offenes Gespräch zwischen Führungskraft und Mitarbeitendem, in dem geklärt wird, ob es konkrete Ursachen für das Verhalten des Mitarbeitenden gibt. Wenn diese identifiziert wurden, kann gemeinsam nach einer Lösung gesucht werden. Möglicherweise braucht es dafür mehrere Gespräche oder auch Anpassungen einer gemeinsam erarbeiteten Strategie. Im Zuge langfristiger Mitarbeiterbindung lohnt sich das jedoch.
• Wer kann mir bei der Bewältigung von Mitarbeiterproblemen helfen?
  Häufig wünschen sich Führungskräfte bei einer solchen Herausforderung dezidiertes Feedback, zum Beispiel zu der Frage, welche Gesprächstechniken sich für Kritikgespräche eignen. Ein Coaching für Führungskräfte kann bei solchen Fragen unterstützen und wertvolle Tipps für die konkrete Situation geben.
• Welche rechtlichen Schritte gibt es, wenn alles andere vergeblich ist?
  Manchmal lässt sich trotz vielfältiger Bemühungen keine Lösung finden. Wenn eine Entlassung in Erwägung gezogen wird, benötigt es eine genaue Dokumentation des Fehlverhaltens, die in einer Abmahnung mündet. Stellt sich anschließend keine Verbesserung ein, ist – rein theoretisch – eine Kündigung möglich. Hierbei sollte eine enge Abstimmung mit der Personalabteilung und ggf. einer Anwältin oder einem Anwalt stattfinden, um sicherzustellen, dass alle Schritte rechtlich einwandfrei sind. Möglicherweise lässt sich auch eine andere Lösung finden, beispielsweise eine interne Versetzung oder ein Aufhebungsvertrag.
• Was sind häufige Ursachen für Konflikte am Arbeitsplatz?
  Schwierige Mitarbeiter sind häufig ein Indiz für strukturelle Problematiken am Arbeitsplatz. Denkbar sind hier zum Beispiel mangelnde Wertschätzung der geleisteten Arbeit, schlechte Stimmung im Team aufgrund von Druck von oben oder Missverständnisse aufgrund verschiedener Arten der Kommunikation. Mithilfe von umsichtiger Führung und regelmäßigen Feedback-Gesprächen lassen sich solche Konflikte am Arbeitsplatz gezielt entschärfen.

4. Fazit: Schwierige Mitarbeiter führen erfordert gezielte Maßnahmen

Die Führung schwieriger Mitarbeiter stellt auch für erfahrene Führungskräfte mitunter eine Herausforderung dar. Es lohnt sich jedoch, sich dem Umgang mit schwierigen Mitarbeitenden konstruktiv zu stellen, da auf diese Weise ein gutes Betriebsklima aufrechterhalten und die Produktivität des Unternehmens sichergestellt werden kann.

Mitarbeiterbefragungen sind ein gutes Mittel, um regelmäßig den Status Quo bei der Mitarbeiterzufriedenheit zu überprüfen. Gerade wenn es weitreichende Veränderungen im Unternehmen gab oder geben wird, liefern solche Befragungen wertvolle Hinweise, wie die Veränderungen aufgenommen wurden und die tägliche Arbeit beeinflusst haben. Spezialisierte Dienstleister wie Rogator unterstützen dabei, eine solche Befragung professionell durchzuführen.