Umfrage auswerten in sechs Schritten

1. Ziele der Umfrageauswertung festlegen

Die Auswertung einer Umfrage basiert immer auf dem vorliegenden Erkenntnisinteresse. Idealerweise wurde dies bereits bei der Erstellung des Fragebogens definiert, um sicherzustellen, dass die Befragung diese Informationen auch valide abfragt. Nun geht es darum, sich diese Fragen wieder ins Gedächtnis zu rufen – oder sie ggf. erstmalig zu definieren.
Denn wenn wir eine Umfrage auswerten, sind die Ergebnisdaten oftmals sehr umfangreich und können mit unterschiedlichen Schwerpunkten analysiert werden. Der Fokus auf eine Zielsetzung hilft, dabei nicht den Überblick zu verlieren.

2. Daten der Umfrage aufbereiten

Bevor es in medias res geht, lohnt es sich, die Datenstruktur zu prüfen und ggf. einzelne Datensätze auszuschließen. Möglicherweise entsprechen einzelne Umfrageteilnehmer nicht der anvisierten Zielgruppe, so dass sich eine Auswertung ihrer Daten nicht lohnt. In einigen Fällen kommt es auch vor, dass sich Teilnehmende offensichtlich schnell durchgeklickt haben – beispielsweise, wenn sich die Antworten widersprechen oder immer die erste Antwort ausgewählt wurde. Diese Datensätze können bzw. sollten ebenfalls vernachlässigt werden, wenn es ums Umfrage auswerten geht.

Dabei bitte beachten: Die Fragebogenauswertung ist zwar wichtig, aber die Anonymität der Daten hat Vorrang. Gerade wenn eine anonyme Umfrage kommuniziert wurde, ist es unerlässlich, diesen Anspruch auch bei der Auswertung der Befragung einzuhalten.

Zudem empfiehlt es sich bereits während der laufenden Online-Befragung , die Rücklaufquote und insbesondere die Abbruchquote im Blick zu behalten. Wenn letztere sehr hoch ist, ist es empfehlenswert, die Ursache herauszufinden und ggf. Maßnahmen zu ergreifen: Sind manche Fragen zu schwierig zu beantworten oder unklar? Gibt es womöglich ein technisches Problem bei den Teilnehmenden?

3. Umfragedaten analysieren

Für die Umfrageanalyse gibt es verschiedene Auswertungsmethoden: Deskriptive Statistik bezeichnet hierbei beschreibende Verfahren, die einfache Berechnungen beinhalten können. Statistische Analysen gehen weiter in die Tiefe und benötigen spezifische Fachkenntnisse, um sie korrekt anzuwenden.

Dies sind die wichtigsten statistischen Kennzahlen beim Umfrage auswerten:

• Der Mittelwert, auch Durchschnitt genannt, zählt alle Werte zusammen und teilt sie anschließend durch die Anzahl der Antworten. Ein klassisches Beispiel hierfür ist die Meldung, dass eine Frau in Deutschland durchschnittlich 1,46 Kinder bekommt (laut Geburtenrate 2022).
• Der Median, auch Zentralwert genannt, befindet sich genau in der Mitte einer Auflistung der Messwerte. Sein Vorteil gegenüber dem Mittelwert besteht darin, dass er robuster gegenüber stark abweichenden Werten, so genannten Ausreißern, ist.
• Der Modus, auch Modalwert genannt, bezeichnet den Datenwert, der unter allen Antworten am häufigsten genannt wird. Er ist ebenfalls robust gegenüber Ausreißern und seine Anwendung ist insbesondere dann empfehlenswert, wenn es eine Häufung bei einer Antwortoption gibt. So fällt beispielsweise die Aussage, dass Vanille die beliebteste Eissorte ist, in diese Kategorie.
• Die Standardabweichung und die Varianz zeigen an, wie sehr die Antworten vom Mittelwert abweichen. Sie ermöglichen damit die Einordnung der vorangegangen statistischen Werte.
  Eine Kreuztabelle wird gern genutzt, um den Zusammenhang zwischen zwei Variablen zu zeigen. So könnte unsere Beispiel-Auswertung der beliebtesten Eissorte noch in die Präferenzen erwachsener Personen und Kinder unterteilt und direkt verglichen werden.

Eine Besonderheit bei der Analyse stellen offenen Antworten dar: Diese verursachen mitunter hohen Aufwand bei der manuellen Auswertung, da es nötig ist, teils große Textmengen immer auf dieselbe Art und Weise einzuordnen. Moderne Textanalyse-Tools schaffen hier Abhilfe und ermöglichen es, Freitext-Antworten auf hohem qualitativem Niveau zu analysieren.
Es gibt in der deskriptiven Statistik verschiedene Skalenniveaus, um die erforschten Merkmale bzw. Variablen einzuordnen. Je nach verwendeter Skala gilt es, die passende Art der Auswertung zu finden. Deshalb ist es auch so wichtig bereits bei der Fragebogenerstellung die potentiell gewünschten Analyseverfahren im Hinterkopf zu haben, da die Wahl der Skala bereits hier definiert wird.
Eine Nominalskala ist beispielsweise eine Skala, die qualitative Merkmale wie die Muttersprache oder den Familienstand beschreibt. Bei der Ordinalskala ist trotz qualitativer Beschreibung bereits eine Rangfolge vorhanden, zum Beispiel ein Ranking in einem Sport-Wettbewerb. Zudem gibt es noch weitere gängige Skalenniveaus wie die Intervallskala, die Absolutskala oder die Verhältnisskala. Ein Sonderfall ist die Likert-Skala . Dabei können Teilnehmende ihre Zustimmung oder Ablehnung auf einer Skala ausdrücken, wodurch es möglich ist, ein komplexes Meinungsbild zu erhalten. Bei der Auswertung arbeitet man hier üblicherweise mit Mittelwerten, die zu einem Gesamt-Mittelwert bzw. Gesamt-Score verrechnet werden.

4. Umfrageergebnisse visualisieren

Nun liegen einem vermutlich sehr viele Zahlen vor. Wir empfehlen, die Umfragedaten grafisch aufzubereiten, zum Beispiel mit Excel. Gerade bei einer großen Zahl an Ergebnissen ist es für diejenigen, die sie später nutzen, hilfreich, wenn die Ergebnis-Grafiken ein bekanntes Design haben, Stichwort Corporate Design.

Es gilt, die passende Darstellungsform für die erhobenen Daten zu wählen. Balken- und Säulendiagramme vermitteln beispielsweise einen schnellen Überblick über die höchsten und niedrigsten Werte. Kreis- bzw. Kuchendiagramme visualisieren – bei einer überschaubaren Anzahl an Antwortkategorien – sehr anschaulich die Verteilung der gegebenen Antworten in Prozentwerte. Streudiagramme stellen die gemessenen Werte in einem x-y-Koordinatensystem dar, sodass sich beispielsweise Trendlinien bestimmen lassen. Ein Boxplot-Diagramm visualisiert uns statistische Kennzahlen: Minimum, erstes Quartil, Median, drittes Quartil und Maximum. Um nur einige besonders häufige Darstellungsformen aufzuzeigen.

Schließlich kommt es auch immer auf den Berichtsempfänger an, welche Detailtiefe und welche darauf abgestimmte Darstellungsform zu wählen ist. Im Rahmen einer Gesamtauswertung der Umfragedaten können Unterschiede verdeutlicht werden, die bspw. zwischen verschiedenen Organisationseinheiten aufgedeckt werden. Diese Abweichungen sind dann entsprechend zu interpretieren bzw. strukturellen und/oder personellen Unterschieden zuzuordnen. Falls über eine Gesamtpräsentation hinaus die Produktion von Teilberichten für bestimmte Teilgruppen (z.B. unterschiedliche Standorte/Märkte/Abteilungen) erwünscht ist, kann beispielsweise eine teilautomatisierte Auswertungsroutine (sog. Excel-Master) zum Einsatz kommen, mit Hilfe dessen alle Diagramme und Berichte einheitlich generiert werden können.

Bei kontinuierlichen oder regelmäßigen Befragungen steht häufig beim Umfrage auswerten im Vordergrund, dass die Daten sehr schnell visualisiert werden und so auch unmittelbar verarbeitet und interpretiert werden können. Viele Online-Befragungs-Tools beinhalten für diese Fälle so genannte Dashboards: Diese visualisieren, gerade im Falle von länger andauernden oder regelmäßigen Befragungen, die jeweils aktuellen Umfrage-Ergebnisse in Echtzeit.

Bei Rogator-Auswertungen wird Wert daraufgelegt, die vorhandenen Daten nicht nur möglichst zielgruppenverständlich darzustellen, sondern auch Informationen zu verdichten und auf das Wesentliche derselben zu reduzieren. Gleichwohl dürfen bei der Verdichtung aber nicht zu viele Feinheiten verloren gehen oder verdeckt werden. Oftmals ist sowohl die Gesamt- als auch die Detailsicht notwendig, um ein umfassendes Bild der Umfrageergebnisse zu vermitteln.

6. Umfrageergebnisse präsentieren

Der letzte Schritt beim Umfrage auswerten besteht darin, die Ergebnisse der Umfrage zu verteilen. Bei der Präsentation der Umfragedaten lohnt es sich, diese an die jeweiligen Zielgruppen bzw. Stakeholder individuell anzupassen, insbesondere, was die Detailtiefe angeht.

Fast immer lohnt sich die bereits erwähnte visuelle Darstellung, da Menschen Bilder schneller erfassen und verstehen können als reinen Text oder Zahlen. Je kürzer und prägnanter die Aufbereitung ist, umso höher ist die Wahrscheinlichkeit, dass die Umfrageauswertung positiv im Gedächtnis bleibt. Um auch die selbstständige Arbeit mit den Ergebnissen zu erleichtern arbeiten wir in unseren Auswertungen mit Interpretationshilfen wie zum Beispiel einem Ampelsystem, Erläuterungen zur Auswertung oder Benchmarks.

Sie benötigen Unterstützung bei der Auswertung von Umfragen?

Wenn Sie bei einem dieser Schritte Support benötigen oder gern Ihre gesamte Befragung professionell begleiten lassen möchten, sind wir gern für Sie da – egal, ob es um eine Kundenumfrage oder eine Mitarbeiterbefragung geht. Unsere Befragungssoftware G3plus unterstützt Sie durch viele hilfreiche Funktionen bei der Auswertung Ihrer Umfrage: Individuelle Sonderfunktionen, ein umfangreiches Dashboard und hohe Datenschutz-Standards ermöglichen die Anwendung moderner Auswertungsverfahren sowie Echtzeit-Analysen.

Fazit: Umfrage auswerten

Der Prozess, eine Umfrage auszuwerten, besteht also aus sechs Schritten: Von der Klärung der Zielsetzung und der Datenaufbereitung geht es über die statistische Auswertung und die Datenvisualisierung hin zur Interpretation und Kommunikation der Ergebnisse. Es lohnt sich, alle Schritte sorgfältig durchzuführen, um eine hohe Qualität zu gewährleisten. Gerade wenn Folge-Befragungen geplant sind, schafft eine professionelle Auswertung Vertrauen bei den Menschen, die an der Umfrage teilgenommen haben.

Wir bei Rogator verfügen über jahrelange Erfahrung in allen Aspekten rund um die Datenanalyse und Auswertung von Umfrageergebnissen. Gern unterstützen wir Sie im Rahmen einer Beratung oder auch als Full-Service-Anbieter dabei, Ihre Umfrage zu analysieren und die Daten für Sie nutzbar zu machen.