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Change Management

Sinn und Herausforderungen des Change Managements
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Agiles Anpassen durch strukturiertes Change Management

Ein wesentlicher geschäftlicher Erfolgsfaktor ist heutzutage eine agile Unternehmenskultur. Globalisierung, technische Innovationssprünge, Ressourcenverknappung oder auch sich wandelnde Ansprüche der Mitarbeiter an Arbeitszeiten und -orte sind nur einige der Umstände, die Unternehmen dazu zwingen, flexibel zu bleiben und sich kontinuierlich an neue Rahmen- und Umweltbedingungen anzupassen. Change Management beschreibt vor diesem Hintergrund alle Maßnahmen, Projekte und Aktivitäten, die zu einer umfassenden Veränderung führen.

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Planvoll – nicht kopflos

Die oberste Maxime dabei ist: Die Veränderungen werden planvoll, zielgerichtet und ganzheitlich auf den Weg gebracht und umgesetzt. Denn beim Change Management geht es nicht um kleinere Abwandlungen einzelner Arbeitsabläufe, sondern um eine tiefgreifende Veränderung von Strategien, Strukturen und unternehmenskulturellen Aspekten. Und diese betrifft im Zweifelsfalle ausnahmslos alle Mitarbeiter. Bei diesem Prozess ist es nicht ratsam, irgendwelche Managementmoden aufzugreifen, nur weil diese gerade im Trend sind! Der gezielte Prozess des Change Managements beginnt bei der strategiegeleiteten Ermittlung des tatsächlichen Bedarfs von Veränderungen.

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Klassische „Baustellen“ für Change Management

Übliche Einsatz- und Themenfelder von Change Management sind folgende:

  • Digitalisierung und Globalisierung
  • Erschließung neuer Märkte und neuer Zielgruppen
  • Expansion an weitere Standorte bzw. in andere Länder
  • Einführung neuer Produkte
  • Fusion mit einem Partner/Akquisition eines anderen Unternehmens
  • Etablieren einer Matrixorganisation
  • Anpassung an aktuelle Technologien
  • Umsetzung veränderter gesetzlicher Vorschriften

Change Management hat einen absoluten Fokus auf das Heute. Es geht dabei nicht darum, in der Vergangenheit nach Fehlern zu suchen, Schuldige zu identifizieren oder verpassten Chancen nachzutrauern, sondern darum, den aktuellen Herausforderungen aktiv mit den passenden Instrumenten zu begegnen.

Strukturierter Prozess

Im Rahmen des Change Managements werden wie im klassischen Projektmanagement verschiedene Stufen durchlaufen:
Planung, Durchführung, Überwachung und gegebenenfalls Gegensteuerung. Zu Anfang steht das Erfassen des Veränderungsbedarfs mithilfe einer Selbst- und Marktbewertung inklusive Analyse der Mitbewerber. Daraus werden Ziele und Maßnahmen abgeleitet sowie Argumente formuliert, deren Nachvollziehbarkeit unabdingbar für eine breite Akzeptanz unter der Mitarbeiterschaft ist. Die Umsetzung erfolgt schließlich zum Beispiel mithilfe von Prozessmanagement, Workshops, Coachings, Beratung etc. Der nächste wichtige Schritt ist die Kontrolle: Wurden alle Ziele zufriedenstellend erreicht? Wenn diese Frage im Idealfall mit Ja beantwortet wird, folgt darauf final die Kommunikation an alle: „Das war’s!“ Auch wenn inzwischen der stetige Wandel der Normalzustand geworden ist und Unternehmen sich beständig an neue Rahmenbedingungen anpassen müssen, braucht ein konkreter Change-Management-Prozess ein ebenso konkretes Ende. Ein stabiles Umfeld ist nach der Betriebsamkeit der Veränderungen wichtig, damit sich die neuen Prozesse endgültig einspielen können.

 

 

Erfolg und Scheitern

Damit alle Unternehmensangehörige rasch in ihre neuen Aufgaben hineinfinden, ihr Verhalten verändern und neue Werte verinnerlichen können, sollten folgende Erfolgsfaktoren des Change Managements berücksichtigt werden:

  • Klare Ziele
  • Straffe, aber gründliche Problemanalyse
  • Holistischer Ansatz statt Teillösungen
  • Einbeziehen aller betroffenen Mitarbeiter
  • Vorleben der Veränderungsbereitschaft durch Vorgesetzte
  • Umfassende und konstante Kommunikation
  • Qualifizierung für neue Aufgaben

Neben der großen Chance, die ein Unternehmen ergreift, wenn es nötige Veränderungen anstößt, um wettbewerbsfähig zu bleiben, lauern im Rahmen solch umfangreicher Prozesse allerdings auch große Risiken. Change Management kann Unternehmen auch in die Krise führen, wenn es nicht fachgerecht umgesetzt wird. Auch ein Im-Sande-Verlaufen der umfangreich angekündigten Maßnahmen stiftet nachhaltig ein schlechtes Betriebsklima – ganz abgesehen vom betriebswirtschaftlichen Potenzial, das dadurch möglicherweise ungenutzt bleibt bzw. verloren geht.

 

Folgende Fehler sollten darum möglichst vermieden werden:

  • Es fehlt eine positive und scharf umrissene Vision.
  • Die Kommunikation ist nur einseitig und hat keine klare Linie.
  • Veränderungen werden zu schnell bzw. radikal „durchgepeitscht“.
  • Führungskräfte und Management engagieren sich nicht sichtbar.
  • Die Bedürfnisse und Emotionen der Mitarbeiter werden übergangen.
  • Es mangelt an kurzfristigen Erfolgen (die auch gefeiert werden dürfen).

 

 

Der Faktor Mensch

Die Initiative zu einem Change-Management-Prozess geht immer „von oben“ aus, sprich vom Top-Management. Da in der Regel sämtliche Unternehmensangehörige von tiefgreifenden Umwälzungen betroffen sind, sollte das Management möglichst alle dafür begeistern und gewinnen können. Nur dann kann eine wirkliche und dauerhafte Veränderung von innen heraus stattfinden. Veränderungsprozesse dürfen aber – egal wie stark sie möglicherweise die Produktivität ankurbeln – nicht auf Kosten der Menschlichkeit gehen. Denn angesichts großer Veränderungen sehen Mitarbeiter oftmals ihren Status, ihre Position oder ihren Handlungsradius in Gefahr. Häufig müssen sie ihre Komfortzone verlassen und ihre Handlungssicherheit aufgeben. Kritischer Widerstand kann sich dann formieren, wenn Mitarbeiter ihren Wert als Mensch angegriffen sehen sowie mit zu hohen Erwartungen konfrontiert oder dazu gezwungen werden, etwas zu tun oder zu unterlassen.

Die Hauptgründe für ein Scheitern des Change Managements auf Personalebene sind folgende:

  • Mangelnde Kommunikation
  • Fehlendes Vertrauen
  • Individuelle Vorbehalte
  • Zu geringe Motivation

Es gilt also, früh und transparent zu kommunizieren, das Personal in den Prozess einzubinden und es nicht vor vollendete Tatsachen zu stellen. Dazu gehört es in jedem Fall, die Bedenken der Mitarbeiter ernst zu nehmen. Am einfachsten gelingt dies mithilfe regelmäßiger Mitarbeiterbefragungen, die nicht nur die aktuelle Stimmung einfangen, sondern den Mitarbeitern auch vermitteln, dass sie Mitbestimmer sind. Im Besonderen bieten sich hier kurze Puls-Befragungen an, in denen zielgerichtet das Stimmungsbild auch in einzelnen Unternehmensbereichen abgefragt werden kann. Die konkreten Fragen sind jeweils an die Inhalte der Veränderung und den Prozessstatus angepasst, umfassen aber mindestens folgende Punkte:

  • Zu welchem Grad wurde die Veränderung im Arbeitsalltag bereits umgesetzt?
  • Welche Schwierigkeiten und Hürden gibt es bei der Umsetzung?
  • Für wie sinnvoll bzw. zielführend werden die Maßnahmen von den Mitarbeitern gehalten?

Die Antworten zeigen präzise auf, wo Handlungs- oder Kommunikationsbedarf besteht, ob etwa in der entsprechenden Abteilung Unterstützung nötig ist. In diesem Sinne ist ein leichter Widerstand gegen neue Prozesse gut, weil er Bedürfnisse aufzeigt, auf die es sich reagieren lässt. Ebenso bieten Befragungsergebnisse wertvolle Reflexionsansätze. Solche knappen Puls-Befragungen werden optimalerweise quartalsweise durchgeführt, wenn nötig sogar monatlich.

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Goldene Regeln

Die wichtigsten Regeln für ein erfolgreiches Change Management lauten:

 

A. Früh planen, anstatt abzuwarten, bis Veränderungen unumgänglich sind und man sich nur noch als Spielball der Umstände betrachten kann und keinen eigenen Aktionsradius mehr hat. Es geht um eine proaktive und vorausschauende Gestaltung, denn es sind im Regelfall sämtliche Mitarbeiter betroffen.

B. Ebenso sollten deren mögliche Ängste vor Veränderungen wahr- und ernstgenommen werden. Wer Widerstände nicht eskalieren lässt, sondern Veränderungen in engem Abgleich mit der Arbeitsrealität und den Bedürfnissen der Belegschaft durchführt, ist auf dem besten Weg, den Change-Management-Prozess zu einem erfolgreichen Ende zu führen.

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