Verteilung der Ergebnisberichte einer Mitarbeiterbefragung

22.11.2017
Ergebnisberichte Mitarbeiterbefragung

Unternehmensweite Mitarbeiterbefragungen oder umfassende Führungskräfte-Feedbacks bringen eine Vielzahl an Daten und Informationen hervor, welche es effektiv an die richtigen Stellen zu verteilen gilt. Dieser Text zeigt auf, welche Möglichkeiten es gibt.

 

Wer erhält welche Ergebnisse?

 

Für wen die Ergebnisse einer Mitarbeiterbefragung interessant bzw. relevant sind, hängt in erster Linie davon ab, um welche Art von Befragung es sich handelt. Grob lassen sich hier drei Arten unterscheiden:

Die wahllose Verteilung von Ergebnissen sollte vermieden werden. Eine zu große Menge an Daten kann zu Überforderung führen, was die ernsthafte Auseinandersetzung mit den Ergebnissen hemmt. Je größer die Datenmenge, desto schwieriger ist es für die Empfänger, wichtige Erkenntnisse zu identifizieren.

 

Sinnvoller ist es, die Beteiligten bzw. Verantwortlichen zielgenau mit den Informationen zu versorgen, die tatsächlich für sie bzw. ihren Verantwortungsbereich relevant sind.

 

Ergebnisse themenspezifischer Mitarbeiterbefragungen

 

Sofern die themenspezifische Mitarbeiterbefragung einen Anlass zum Inhalt hat, der den gesamten Teilnehmerkreis gleichermaßen betrifft (z.B. der Umzug in ein anderes Gebäude o.ä.) ist es ausreichend die Gesamtergebnisse zu analysieren. I.d.R. werden diese dann den jeweiligen Verantwortlichen für das entsprechende Thema (z.B. Projektkoordinator, Leiter etc.) zur Verfügung gestellt.

 

Ergebnisse klassischer Mitarbeiterbefragungen

 

Bei groß angelegten Unternehmensbefragungen gestaltet sich dies anders. Hier dienen die Gesamtergebnisse meist nur als Überblick für das obere Management, den HR-Bereich oder zur Kommunikation der Ergebnisse an die Mitarbeiter. Von größerer Bedeutung sind in diesem Fall die Ergebnisse für die jeweiligen Abteilungen, Teams, Standorte oder weitere Einheiten des Unternehmens. Sinnvoll ist es, den entsprechenden Leitern die Ergebnisse Ihrer Einheit bereitzustellen (ggf. mit Vergleichswerten zum Gesamtunternehmen, anderen Standorten oder vergleichbaren Einheiten), sodass sie gezielt Erkenntnisse für Ihren Bereich erlangen und ggf. entsprechende Maßnahmen in die Wege leiten können.

 

Ergebnisse von Führungskräfte-Feedbacks

 

Bei Führungskräfte-Feedbacks ist die individuelle Analyse und Bereitstellung der Ergebnisse von besonders großer Wichtigkeit. Eine Auswertung über alle Führungskräfte hinweg kann für die Unternehmensleitung erstellt werden, um einen Gesamteindruck über die Qualität des Führungsverhaltens im Unternehmen zu erhalten. In erster Linie dient eine solche Befragung aber dazu, den Führungskräften selbst wichtige Informationen zu ihrem Führungsverhalten zukommen zu lassen. Die individuellen Feedbacks sollen es ihnen ermöglichen, ihr eigenes Verhalten einschätzen zu können und ggf. Verbesserungspotenzial daraus abzuleiten. Damit handelt es sich hier um höchst persönliche Daten, deren Verteilung in besonderem Maße dem Datenschutz unterliegen. Die genaue Überlegung und Abstimmung, wer welche Berichte zur Einsicht erhält ist hier daher elentar.

 

Möglichkeiten der Bereitstellung

 

Grundsätzlich kann die Bereitstellung der Ergebnisberichte sowohl von den unternehmensinternen Organisatoren der Mitarbeiterbefragung vorgenommen werden (z.B. HR-Abteilung) oder durch den durchführenden Dienstleister.

Vor allem bei Führungskräfte-Feedbacks empfehlen wir dringend den Versand der Berichte von neutraler Stelle. Eine Software zur Durchführung von Führungskräfte-Feedbacks sollte standardmäßig die automaische Generierung und Bereitstellung der individuellen Berichte pro Feedback-Nehmer beinhalten. Sobald der Bericht vorliegt, erhält die Führungskraft eine Benachrichtigung per Mail und kann den Bericht auf seiner persönlichen und passwortgeschützten Oberfläche downloaden. Auf diese Weise kann der Empfänger sicher sein, dass keine dritte Person Einblick in seine Ergebnisse erhält.

 

Im Rahmen klassischer Mitarbeiterbefragungen mit einheits-spezifischer Auswertung bietet die Rogator AG die Verteilung der Berichte über eine SSL-verschlüsselte Austauschplattform an. Dabei wird für jeden Empfänger oder für jede Empfängergruppe ein Konto angelegt, in welchem der oder die entsprechenden Einheits-Berichte hinterlegt sind. Per E-Mail erhält der Empfänger(-kreis) einen Link zu dem jeweiligen Konto. Mit diesem Vorgehen entfällt die ggf. aufwändige Verteilung über die unternehmensinternen Organisatoren und die Empfänger können komfortabel auf alle für sie relevanten Ergebnisse zugreifen.

 

Wie auch immer die Reports verteilt werden, man sollte die Empfänger damit nicht alleine lassen. Im Rahmen der Bereitstellung muss immer auch darüber informiert werden, was von den Empfängern erwartet wird und wie sich das weitere Vorgehen nach dem Versand der Ergebnisse gestaltet (Aufgaben, Termine, Deadlines etc.).

 

Um dem Leser die strukturierte Arbeit mit den Ergebnissen zu vereinfachen, bietet es sich an, entsprechende Guidelines zur Arbeit mit den Daten und Platz für Notizen in den Berichten aufzunehmen.

 

Die Teilnehmer nicht vergessen

 

Eine an die Unternehmenskultur angepasste Kommunikation der Mitarbeiterbefragung und das rechtzeitige Informieren der Teilnehmer ist für die Akzeptanz und Teilnahmebereitschaft von größter Wichtigkeit. Dies gilt nicht nur für die Ankündigung im Vorfeld der Befragung, sondern in gleichem Maße auch für die Kommunikation der Ergebnisse und daraus resultierenden Maßnahmen.

 

Auf welchem Wege und in welchem Umfang die Mitarbeiter über die Erkenntnisse der Befragung informiert werden, hängt von der generellen Kommunikationskultur und der Größe des Unternehmens ab.

 

Hier einige gängige Vorgehensweisen:

  • Vorstellung bzw. Bereitstellung der Gesamtergebnisse im Detail für alle Mitarbeiter
  • Vorstellung bzw. Bereitstellung der Haupterkenntnisse aus der Mitarbeiterbefragung und der resultierenden Schritte/Maßnahmen für alle Mitarbeiter (in großen Unternehmen z.B. auch über Plakate)
  • Vorstellung und Besprechung der Abteilungs-/Bereichs-/Teamergebnisse in entsprechender Runde (z.B. Team-Meetings, Abteilungsversammlungen etc.)

Die Information der Mitarbeiter über die Haupterkenntnisse und die weiteren Schritte und Maßnahmen ist unbedingt notwendig, um den Teilnehmer zu zeigen, dass Ihre Stimmen gehört werden und sie mit ihrer Teilnahme etwas bewegen können. Die Bereitstellung aller Detailergebnisse an den gesamten Teilnehmerkreis ist in der Regel jedoch nicht erforderlich.

 

Fazit: An die richtigen Stellen verteilen

 

Um die Ergebnisse von Mitarbeiterbefragungen effektiv nutzen zu können, ist es weder notwendig noch zielführend alle erhobenen Daten an alle Beteiligten zu verteilen. Werden die Empfänger mit Daten überschüttet, hemmt dies die konkrete Auseinandersetzung mit möglichen Erkenntnissen. Die zielgenaue Aufbereitung und Verteilung der Ergebnisse entscheidet somit über Erfolg oder Misserfolg einer Mitarbeiterbefragung und sollte daher wohl überlegt sein. Die Rogator AG berät Sie gerne auch in diesem Projektschritt.

 

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