Mitarbeiterbefragung – Typische Fallstricke

26.03.2018
Mitarbeiterbefragung Typische Fallstricke

Eine Mitarbeiterbefragung kann mitunter eine hohe Komplexität aufweisen und verschiedene Komplexitätsgrade erhöhen den Aufwand in der Regel immer weiter. Auf der Grundlage unserer Erfahrungen aus vielen Hundert Mitarbeiterbefragungsprojekten haben wir die häufigsten Probleme und Fehleinschätzungen der durchführenden Unternehmen zusammengestellt.

 

 

Fehler bergen hohes Risiko

 

Wie bei vielen Vorhaben, so gibt es auch bei Mitarbeiterbefragungen typische Fehler und Fallstricke, die wiederholt in den Projekten auftauchen. Häufig liegt es daran, dass die entsprechende Erfahrung fehlt. Fehler dieser Art können bei Mitarbeiterbefragungen folgeneich sein, da sie oftmals mühsam wieder behoben und „geheilt“ werden müssen. Denn beim Mitarbeiter-Feedback werden wiederholt die gleichen Teilnehmerinnen und Teilnehmer für Befragungen herangezogen. Bei der Befragung von Konsumenten kann in der Regel jedes Mal eine neue Stichprobe rekrutiert werden, bei der Mitarbeiterbefragung geht das naturgemäß nicht. Und die Belegschaft wird sich mittelfristig an eventuelle Fehler und Unstimmigkeiten erinnern, was sich somit mindestens auf die jeweils nächste Befragung auswirken kann.

 

 

In diesem Blogbeitrag geht es um folgende Fragen:

 

  • Welche Fehler passieren häufig schon bei der Planung?
  • Sollten wir den Betriebsrat in die Aktivitäten einbinden?
  • Muss die Belegschaft schon vorab informiert werden?
  • Wie kann die Länge des Fragebogens begrenzt werden?

 

Was kann bei der Planung und Organisation schon schiefgehen?

 

Bei Mitarbeiterbefragungen werden entscheidende Fehler häufig bereits bei der Konzeption und Organisation eines Projektes gemacht. Hier wird mitunter eine viel zu ehrgeizige Zeitplanung angelegt, mit den Vorbereitungen wird zu spät begonnen und das Ganze wird „übers Knie gebrochen“. Quelle eines solchen Fehlers sind nicht selten Geschäftsführer und Vorstände.

 

Diese streben – aus durchaus nachvollziehbaren Gründen – eine Mitarbeiterbefragung an. Jedoch geben sie der zuständigen Fachabteilung zu wenig Zeit zur adäquaten Umsetzung. Wenn diese dann noch den Zeitaufwand für die notwendigen Abstimmungen unterschätzt und die Vorbereitungen zu spät angeht, steht das Projekt von Beginn an unter unnötigem Zeitdruck. Hinzu kommt noch, dass gerade in hierarchisch strukturierten Unternehmen die meiste Zeit für interne Abstimmungen verbraucht wird, da viele Schritte von bestimmten Gremien und /oder Vorgesetzten freigegeben werden müssen.

 

Im günstigsten Fall verschiebt sich die Mitarbeiterbefragung um ein paar Wochen. Im ungünstigsten Fall gerät man durch eine Verschiebung in einen „unpassenden Zeitraum“, wie etwa die Sommerferien, einen Betriebsurlaub oder die nachfragestärkste Zeit des Jahres. Mitunter werden Projekte dann sogar um ein ganzes Jahr verschoben, was mit einer vernünftigen Planung vermeidbar gewesen wäre.

 

 

Wieso den Betriebsrat informieren?

 

Ein besonders wichtiger Punkt ist die in aller Regel die notwendige Absprache mit den Arbeitnehmervertretungen bzw. Betriebsräten, gerade wenn die Mitarbeiterbefragung zum ersten Mal erfolgen soll. Mitunter gibt es bei Mitarbeiterbefragungen Verzögerungen in der Umsetzung, weil genau die Freigabe durch diese Institution nicht vorliegt, diese aber zum Beispiel nur alle vier Wochen zusammentritt und nur dann beschlussfähig ist.

 

Entsprechend ihrer Aufgabe wollen die Vertreter in den Betriebsräten dann aber meist nicht einfach nur die Befragung „abnicken“, sondern völlig zurecht auch etwas über die Inhalte, die geplanten Folgeprozesse oder die Anonymität der Teilnehmer erfahren. Aus diesen Gründen sollten Betriebsräte bei einer geplanten Mitarbeiterbefragung von Beginn an nicht nur informiert, sondern einbezogen werden.

 

Oftmals ziehen die Arbeitnehmerervertreter  mit „an einem Strang“, sobald sie sich ernstgenommen fühlen und sich vom Projekt überzeugen lassen. Im Idealfall folgen im Zuge des Projektes sinnvolle Verbesserungsvorschläge.  Betriebsräte können möglicherweise den Weg für notwendige Schritte freigeben und sogar als „Promotoren“ des gesamten Projektes auftreten. In solch vertrauensvoller Atmosphäre hat eine Mitarbeiterbefragung von Beginn an viel höhere Chancen auf Erfolg.

 

 

Und was machen wir mit der Belegschaft?

 

Neben der Vertretung der Arbeitnehmer sollte aber natürlich auch die Belegschaft selbst zu einem gewissen Zeitpunkt über das Vorhaben „Mitarbeiterbefragung“ informiert werden. Auf diese Weise können eventuell auftretende Fragen, Einwände oder Missverständnisse bereits im Vorfeld thematisiert und ausgeräumt werden.

 

Wenn die Mitarbeiter erst mit der Einladung von dem Projekt erfahren und sich erst dann einen Überblick hierzu verschaffen bzw. eine Meinung bilden können, ist es möglicherweise bereits zu spät. Bei nicht wenigen könnte der Eindruck entstehen, dass die Befragung irgendwie „durchgedrückt“ werden soll, ohne allzu viel Information darüber preisgeben zu wollen. Eine solche Vorgehensweise leistet dann der mangelnden Akzeptanz und somit einer geringeren Teilnahmebereitschaft der Mitarbeiter unnötig Vorschub.

 

 

 

Die Mitarbeiter antworten doch sowieso, oder?

 

Eine weitere, häufiger auftretende Problematik ist die Versuchung der beteiligten Personen, möglichst viele Aspekte in eine Mitarbeiterbefragung „hineinzupacken“. Meist liegt das daran, dass in der Konzeptionsphase zu viele Menschen am Projekt beteiligt sind, die alle ihre „Wünsche“ für den Fragebogen haben. An dieser Stelle bewährt es sich, vorab klare Ziele für die Befragung abzustecken. Für auftretenden Wunschfragen gilt es diese immer wieder an den Zielen zu gemessen.

 

Denn ein zu langer Fragebogen wirkt ab einem gewissen Umfang einfach abschreckend auf die Teilnehmerschaft. Die Mitarbeiter sehen ab einem gewissen Punkt keinen Sinn mehr darin, auch noch die x-te kleinteilige Detailfrage zu beantworten. Ein hoher Bearbeitungsaufwand spricht sich innerhalb der Belegschaft auch schnell herum. Vor allem in den Ohren derjenigen, die sich die Befragung noch gar nicht angesehen haben, wird diese dann bereits diskreditiert. All diese Dinge können sich dann natürlich negativ auf den Rücklauf auswirken.

 

 

Fazit

 

Die Durchführung einer Mitarbeiterbefragung – gleich in welchem Medium – birgt ohne Zweifel zahlreiche Fallstricke, auch über die oben genannte Aufzählung hinaus. Und die Probleme und Auswirkungen derselben steigern sich mit zunehmender Komplexität des Projektes. Auch an dieser Stelle helfen Ihnen erfahrene Dienstleister aus dem Bereich Mitarbeiterfeedback gerne weiter und unterstützen Sie mit kompetenter Beratung.

 

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Wir unterstützen Sie von der Planung bis zur Auswertung Ihrer Befragung und sorgen dafür, dass Ihnen keine unnötigen Fehler unterlaufen.

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